Mejora de las capacidades de gestión estratégica: empoderando la planificación estratégica con el taller de habilidades de facilitación de la PASAI
Autor: Revista de la INTOSAI
Introducción:
Una de las actividades incluidas en el programa de la Asociación de Entidades Fiscalizadoras Superiores del Pacífico (PASAI) consiste en asegurar que todas las Entidades Fiscalizadoras Superiores (EFS) miembros elaboren e implementen sus propios planes estratégicos integrales a la par que realistas. Sin embargo, las EFS a título individual a veces carecen de las habilidades y capacidades necesarias para formular planes estratégicos y operativos, o para establecer marcos que les permitan supervisar y rendir cuentas de sus resultados frente a dichos planes. En febrero de 2023, tres EFS miembros todavía no contaban con un plan estratégico, y en cinco los planes estratégicos expiraban en ese mismo año.
La PASAI asiste a sus EFS miembros en el desarrollo de planes estratégicos, brindándoles apoyo tanto a nivel de EFS como a través de programas regionales. A lo largo de los años, se ha servido siempre de ambas modalidades.
En el marco de su labor, la PASAI organizó para sus EFS miembros el programa de “Mejora de las capacidades de gestión estratégica” (Enhancing Strategic Management Capabilities), un proyecto regional de siete meses de duración destinado a crear capacidades en las EFS para dirigir el proceso de desarrollo y gestión de la estrategia organizativa y promover el pensamiento estratégico a nivel interno. Una parte clave del programa consistió en lograr que las EFS asumieran como propio el proceso de desarrollo de estrategias y en empoderarlas para elaborar sus respectivos planes estratégicos y operativos bajo la atenta supervisión del equipo de facilitadores del programa. Participaron un total de seis EFS: Chuuk, Palaos, Guam, Kosrae, Pohnpei y Tuvalu.
A modo de inicio del programa, la PASAI organizó un curso en línea de una semana abierto a todos los miembros del personal de las EFS participantes. Esta primera etapa estaba enfocada a la adquisición de conocimientos básicos, por lo que los inscritos siguieron módulos formativos dirigidos a concienciar sobre los procesos de gestión estratégica, incluida la comunicación y la gestión del cambio.
En marzo de 2023, la PASAI organizó un taller presencial en Guam para apoyar a los titulares de las EFS y a su personal seleccionado para ello en el desarrollo de habilidades sólidas en la facilitación de procesos. El taller “Empoderando las habilidades de facilitación” (Empowering Facilitation Skills”) utilizó un enfoque dinámico y práctico para empoderar a las EFS para adquirir las habilidades esenciales de un facilitador de procesos eficaz y ser capaz de gestionar la facilitación de procesos de planificación estratégica en el seno de sus propias EFS.
Desarrollo de habilidades de facilitación:
La parte central del taller estuvo dedicada al desarrollo de habilidades de facilitación. La PASAI reconoce la importancia de capacitar a las EFS en materia de facilitación de sesiones de planificación estratégica a nivel interno, a fin de dotarlas no solo de conocimientos teóricos, sino también de las habilidades prácticas necesarias para poder llevar a cabo el proceso de planificación estratégica de forma eficaz.
El taller de habilidades de facilitación, dirigido por Pritom Phookun, facilitador de creación de capacidades de Empower By Design, comenzó estableciendo un contexto abierto y enfocado a objetivos que facilitó el aprendizaje y una participación activa.
El Auditor Público de Guam, BJ Cruz, pronunció las palabras de apertura, destacando el compromiso de Guam con la planificación estratégica. Cruz enfatizó la importancia de que Guam publicara un plan estratégico y emitiera un plan anual. El gesto de bienvenida y los buenos deseos para el éxito de la semana crearon desde el principio un buen ambiente en el taller.
Tras familiarizarse con las cualidades, conocimientos, habilidades y actitudes que conforman un facilitador empoderador, los asistentes al taller aprendieron cómo formular preguntas oportunas, escuchar con atención y responder adecuadamente. El debate sobre el papel de los facilitadores externos puso de relieve la importancia de prevenir los prejuicios y garantizar que se formulen las preguntas adecuadas. Es importante destacar que la ventaja de un facilitador reside en su capacidad de facilitación más que en su dominio del tema: así, los participantes aprendieron que no hace falta ser experto en la materia para ser buenos facilitadores de un debate sobre un determinado tema.
El empoderamiento, según el taller, implica un amplio compromiso, una exploración profunda y una atención constante a las metas. Crear confianza entre facilitadores y participantes es crucial para el éxito de las iniciativas de planificación estratégica. El taller animó a los participantes a plantearse no solo si lo están haciendo bien, sino también si están haciendo lo correcto.
El taller de facilitación tuvo un enfoque didáctico práctico, y los asistentes fueron animados a liderar debates basados en objetivos sobre un tema elegido por sus respectivos grupos de trabajo, aplicando sus recién adquiridas habilidades para formular preguntas, escuchar y contestar en consecuencia. Los facilitadores se aseguraron de que cada persona tuviera la oportunidad de compartir sus puntos de vista, preguntar para indagar más y escuchar lo que aportaban los demás, en vez de imponer sus propias opiniones en la conversación.
Los participantes también aprendieron las mejores prácticas para dar y recibir feedback, de forma motivadora, instructiva y empoderadora, así como a lidiar eficazmente con los comportamientos desafiantes de otras personas y a conseguir que intervengan positivamente en las sesiones de desarrollo estratégico. Afinando las técnicas de retroalimentación y comprendiendo el cómo abordar las situaciones difíciles, los facilitadores podrán mantener la confianza de un grupo y seguir enriqueciendo los debates abiertos en pro del desarrollo estratégico.
Después, durante los dos últimos días del taller, cada participante tuvo la oportunidad de planificar, preparar y poner en práctica sus propias sesiones de facilitación, al tiempo que sus compañeros de grupo tuvieron la posibilidad de aportar comentarios constructivos sobre cómo seguir mejorando.
Conclusión:
Una vez concluido el taller, se animó a los participantes a aplicar lo aprendido en las fases previas a la formulación de planes estratégicos adaptados a los retos y oportunidades singulares de sus respectivas EFS.
Después del taller ESMC en Guam, las EFS trabajaron en el desarrollo de sus planes estratégicos, planes operativos (primer año de su plan estratégico) y marcos de monitoreo y evaluación, y elaboraron un plan de trabajo que detallaba las actividades y los plazos para redactar estos documentos. Entre marzo y diciembre de 2023, las EFS implementaron sus planes de trabajo con el apoyo y la orientación a distancia del consultor. Una de las actividades clave en el desarrollo de los planes estratégicos fue la celebración de reuniones de consulta con las partes interesadas clave de las EFS.
El principal objetivo del taller de Guam consistió en desarrollar las habilidades de facilitación de los equipos de planificación estratégica para permitirles facilitar las reuniones de consulta con las partes interesadas, y la mayoría de las EFS acabaron llevando a cabo un taller para interactuar con estas. Con antelación a los talleres se realizó una ingente labor preparatoria. Las EFS redactaron planes para las reuniones de consulta, que incluían la estructura, el formato y los temas a tratar. Estos planes fueron revisados por el consultor antes de que tuvieran lugar los talleres, a fin de garantizar la pertinencia y la calidad de las sesiones de consulta. A día de hoy, todas las EFS han finalizado ya el desarrollo de su plan estratégico, su plan operativo y su marco de monitoreo y evaluación, a excepción de Guam, que concluirá su plan operativo a comienzos de febrero de 2024.
El programa fue un éxito a nivel de las EFS y a nivel regional, y prestó su apoyo a tres EFS que aún no contaban con plan estratégico. Para las EFS de Chuuk, Kosrae y Palaos, los planes estratégicos que prepararon fueron los primeros. Una de las prioridades estratégicas de la PASAI es que las EFS cuenten con un plan estratégico integral a la par que realista, que les permita cumplir con sus mandatos, implementar sus planes y rendir cuentas de sus resultados frente a dichos planes. De las 20 EFS de la PASAI, actualmente solo una carece de plan estratégico, y el objetivo de la PASAI es apoyarla en esa labor en el año en curso, en 2024.
El taller de facilitación de la PASAI es una iniciativa clave para empoderar a las EFS para que emprendan una planificación estratégica de forma independiente. Una combinación de creación de conocimientos, desarrollo de habilidades y puesta en práctica garantiza que las EFS del Pacífico estén bien preparadas para afrontar los retos en materia de auditoría. Dirigiendo sus esfuerzos a la colaboración y a las asociaciones estratégicas, la PASAI busca fortalecer las capacidades de las EFS de la región del Pacífico.
Puede ver el álbum de fotos completo del Taller de Facilitación de PASAI aquí.
