تعزيز قدرات الإدارة الاستراتيجية: تمكين التخطيط الاستراتيجي مع ورشة عمل الباساي لمهارات التيسير

من إعداد: مجلة الإنتوساي

المقدمة

يتمثل أحد أنشطة برنامج مجموعة الأجهزة العليا للرقابة المالية العامة والمحاسبة لدول الباسيفيك (الباساي) في ضمان قيام جميع الأجهزة بتطوير خططها الاستراتيجية الشاملة والواقعية وتنفيذها. إلا أنَّ الأجهزة قد تفتقر إلى القدرة على تطوير خططها الاستراتيجية والتشغيلية، فضلاً عن وضع أطر لرصد أدائها وإعداد التقارير في هذا الشأن في ضوء هذه الخطط. وفي فبراير/شباط 2023، لم يكن لدى ثلاثة أجهزة أعضاء خطة استراتيجية، فيما كان لدى خمسة خطط استراتيجية تنتهي صلاحيتها خلال العام.

وتدعم الباساي أجهزتها الأعضاء في وضع الخطط الاستراتيجية مباشرةً على مستوى الأجهزة ومن خلال البرامج الإقليمية. وعلى مر السنوات، دعمت الباساي الأجهزة باعتماد كلتا الطريقتين.

وتدخلت الباساي لتزويد الأجهزة الأعضاء ببرنامج “تعزيز قدرات الإدارة الاستراتيجية”، وهو برنامج إقليمي مدّته سبعة أشهر لبناء قدرات الأجهزة على إدارة عملية وضع الاستراتيجيات التنظيمية وإدارتها، وتعزيز التفكير الاستراتيجي في الأجهزة. ويتمثل جزء رئيسي من البرنامج في أن تتولى الأجهزة زمام عملية وضع الاستراتيجية، وتمكينها من وضع خططها الاستراتيجية والتشغيلية بتوجيه مخصّص من فريق تيسير البرامج. وشاركت في البرنامج ستة أجهزة من تشوك وباﻻو وغوام وكوسراي وبوهنباي وتوفالو.

ولبدء البرنامج، عقدت الباساي دورة تدريبية عبر الإنترنت لمدة أسبوع مفتوحة لجميع العاملين في كل من الأجهزة المذكورة. وركّزت هذه المرحلة الأولية على بناء المعرفة التأسيسية، إذ تابع المشاركون وحدات تعليمية لبناء الوعي بعمليات الإدارة الاستراتيجية، بما في ذلك إدارة الاتصالات والتغيير.

وفي مارس/آذار 2023، استضافت الباساي ورشة عمل حضوريّة في غوام لمساعدة الأجهزة على بناء مهارات قوية لتيسير العمليات لرؤساء الأجهزة والعاملين المختارين. وشكّلت ورشة عمل “تمكين مهارات التيسير” نهجاً ديناميكياً عملياً مصّمماً لتمكين الأجهزة من بناء المهارات الأساسية لتصبح ميسّرة فعّالة للعمليات، وتكون قادرة على إدارة تيسير عمليات التخطيط الاستراتيجي في داخلها.

تطوير مهارات التيسير

تمحور جوهر ورشة العمل حول تطوير مهارات التيسير. وتدرك الباساي أهمية تمكين الأجهزة من تيسير جلسات التخطيط الاستراتيجي داخلياً لضمان تزويدها ليس فقط بالمعرفة النظرية، بل أيضاً بالمهارات العملية اللازمة لتوجيه عملية التخطيط الاستراتيجي بشكل فعّال.

وبدأت ورشة مهارات التيسير بقيادة ميسّر بناء القدرات في برنامج التمكين بالتصميم ريتوم فوكون بإيجاد بيئة مفتوحة مدفوعة بالأهداف تسهِّل التعلُّم والمشاركة الفعّالة.

وأدلى المدقق العام لغوام بي جي كروز بالملاحظات الافتتاحية، وأبرز التزام غوام بالتخطيط الاستراتيجي. كما شدَّد على أهمية نشر خطة استراتيجية وإصدار خطة سنوية في غوام. وأضفت لفتة الترحيب والتمنيات الطيبة بأسبوع ناجح نفحة إيجابية على ورشة العمل.

وعند التعرف على الصفات والمعرفة والمهارات والمواقف التي تصنع ميسّراً ممكّناً، تعلّم المشاركون في ورشة العمل أفضل الطرق لطرح الأسئلة القوية، والإصغاء بفعالية، والردّ بشكل مناسب. وأبرزت المناقشة المتعلقة بدور الميسّرين الخارجيين أهمية منع التحيّزات وضمان طرح الأسئلة الصحيحة. والأهم من ذلك أنَّ ميزة الميسّر تكمن في مهاراته التيسيريّة وليس في معرفته بالمجال – فقد تعلّم المشاركون أنّه من غير الضروري أن يكونوا أنفسهم خبراء متخصّصين ليكونوا ميسّرين جيّدين لمناقشة موضوع معيّن.

ويتضمَّن التمكين، بحسب ورشة العمل، مشاركة واسعة، واستكشافاً عميقاً، وتركيزاً ثابتاً على الأهداف. ومن الأهمية بمكان بناء الثقة بين الميسّرين والمشاركين لنجاح مبادرات التخطيط الاستراتيجي. وشجّعت ورشة العمل المشاركين على التساؤل ليس فقط عمّا إذا كانوا يفعلون الأشياء بشكل صحيح، ولكن أيضاً عمّا إذا كانوا يفعلون الأشياء الصحيحة.

واتّسمت ورشة عمل التّيسير بنهج عملي في التعلّم، وجرى تشجيع المشاركين على قيادة مناقشات موضوعية باستخدام مهاراتهم المكتسبة حديثاً في مجال طرح الأسئلة والإصغاء والاستجابة بشأن موضوع تختاره مجموعاتهم الصغيرة. وحرص الميسّرون على نيل كل شخص فرصة لمشاطرة وجهات نظره، وطرح الأسئلة للتحقُّق بشكل أعمق، والإصغاء إلى ما يقوله كل شخص، بدلاً من إبداء آرائهم الخاصة في المحادثة.

إلى ذلك، تعلّم المشاركون أفضل الممارسات في إبداء الملاحظات وتلقّيها بطريقة مشجّعة وتعليميّة وتمكينيّة، فضلاً عن تعلمّ كيفية التعامل بفعالية مع السلوكيات الصعبة للمشاركين وإشراكهم بشكل إيجابي في جلسات التطوير الاستراتيجي. ومن خلال صقل مهارات إبداء الملاحظات الجيدة وفهم كيفيّة التعامل مع المواقف الصعبة، سيتمكّن الميسّرون من الحفاظ على ثقة المجموعة، ومواصلة تحسين المناقشات المفتوحة للتطوير الاستراتيجي.

وتضمّنت ورشة عمل التيسير بعد ذلك قيام كل مشارك بتخطيط جلسته التيسيريّة وإعدادها وتطبيقها على مدار اليومين الأخيرين، مع إبداء المشاركين الآخرين ملاحظات بنّاءة في شأن كيفيّة التحسين أكثر.

الخلاصة:

في أعقاب ورشة العمل، جرى تشجيع المشاركين على تطبيق المعارف والمهارات المكتسبة في المراحل السابقة لوضع خطط استراتيجية مصمّمة خصّيصاً لمواجهة التحديات واقتناص الفرص الفريدة للأجهزة العليا للرقابة المالية والمحاسبة في بلدانهم.

وبعد ورشة العمل في غوام، عملت الأجهزة العليا للرقابة المالية والمحاسبة على وضع خطّتها الاستراتيجية وخطّتها التشغيلية (السنة الأولى من خطّتها الاستراتيجية) وإطارها للرصد والتقييم. كما طوّرت خطّة عمل فصّلت الأنشطة والجداول الزمنية لوضع هذه الوثائق. وفي الفترة بين مارس/آذار وديسمبر/كانون الأول 2023، نفّذت الأجهزة خطط عملها بدعم وتوجيه عن بعد من الاستشاري. وتمثّل أحد الأنشطة الرئيسية لوضع الخطط الاستراتيجية في إجراء مشاورات مع أصحاب المصلحة الرئيسيين في الأجهزة.

وكان الهدف الرئيسي لورشة عمل غوام بناء مهارات التيسير لفريق التخطيط الاستراتيجي حتى يتمكّن من تيسير المشاورات مع أصحاب المصلحة، وعقدت معظم الأجهزة في نهاية المطاف مشاورات من خلال ورش عمل مع أصحاب المصلحة، سبقها الكثير من الأعمال التحضيرية. وأعدّت الأجهزة خططها للمشاورات، بما في ذلك الهيكل والتّصميم والقضايا التي ستتمُّ مناقشتها. واستعرض الاستشاري هذه الخطط قبل عقد ورش العمل لضمان ملاءمة المشاورات وجودتها. وحتى تاريخه، استكملت معظم الأجهزة وضع خطّتها الاستراتيجية وخطّتها التشغيلية وإطارها للرصد والتقييم، باستثناء غوام التي تضع اللمسات الأخيرة على خطّتها التشغيلية في أوائل فبراير/شباط 2024.

وسمح البرنامج بتحقيق النجاح على مستوى الأجهزة والمستوى الإقليمي، ودعم ثلاثة أجهزة لم تكن لديها خطّة استراتيجية. وبالنسبة إلى أجهزة تشوك وكوسراي وبالاو، كانت الخطط الاستراتيجية التي وضعتها هي الأولى من نوعها. وتتمثل إحدى الأولويات الاستراتيجية للباساي في أن تحظى الأجهزة بخطة استراتيجية شاملة وواقعية للاضطلاع بولايتها وتكون قادرة على التنفيذ وإعداد التقارير بشأن أدائها مقارنةً بخططها الاستراتيجية. ومن أصل 20 جهازاً عضواً في الباساي، هناك جهاز واحد فقط حالياً لا يملك خطّة استراتيجية، لكن المجموعة تهدف إلى دعم هذا الجهد هذه السنة، أي في عام 2024.

وتعتبر ورشة عمل التيسير مبادرة محوريّة في تمكين الأجهزة العليا للرقابة المالية والمحاسبة من إتمام التخطيط الاستراتيجي بشكل مستقل. ويضمن الجمع بين بناء المعرفة وتطوير المهارات والتطبيق العملي الاستعداد الجيّد للأجهزة لمواجهة تحدّيات التدقيق. وتهدف المبادرة، من خلال الجهود التعاونية والشراكات الاستراتيجية، إلى تعزيز قدرات الأجهزة في منطقة المحيط الهادئ.

يمكنكم الاطلاع على ألبوم الصور الكامل من ورشة عمل تيسير PASAI هنا.