Strategische Managementkompetenzen verbessern: Unterstützung für die strategische Planung dank des PASAI-Workshops zu Moderationskompetenzen
Autor: INTOSAI-Zeitschrift
Einleitung:
Eine der Tätigkeiten im Programm der Pazifischen Assoziation der Obersten Rechnungskontrollbehörden (PASAI) ist, sicherzustellen, dass jede Oberste Rechnungskontrollbehörde (ORKB) mit Mitgliedsstatus ihren eigenen umfassenden und realistischen Strategischen Plan ausarbeitet sowie umsetzt. Jedoch fehlen manchen ORKB die Fähigkeiten und Kapazitäten, ihre eigenen Strategischen Pläne und Einsatzpläne zu erarbeiten sowie Rahmenwerke für die Kontrolle ihrer Leistung und die Berichterstattung anhand dieser Pläne einzuführen. Im Februar 2023 hatten drei Mitglieds-ORKB keinen Strategischen Plan und fünf hatten Strategische Pläne, die innerhalb des Jahres noch ablaufen sollten.
Die PASAI bietet ihren Mitglieds-ORKB Unterstützung bei der Ausarbeitung Strategischer Pläne, indem sie sowohl Unterstützung auf ORKB-Ebene bereitstellt als auch regionale Programme anbietet. Im Laufe der Jahre unterstützte die PASAI ihre ORKB auf beide Arten.
Die PASAI schritt mit ihrem Programm zur Verbesserung der strategischen Managementkompetenzen (Enhancing Strategic Management Capabilities; ESMC) ein, einem siebenmonatigen Regionalprogramm zum Ausbau der ORKB-Kompetenzen im Bereich der Steuerung der organisatorischen Strategieentwicklung, des Prozessmanagements und der Förderung des strategischen Denkens innerhalb der ORKB. Ein wichtiger Bestandteil des Programms war, dass sich ORKB den Strategieentwicklungsprozess zu eigen machen und sie in die Lage versetzt werden, ihre eigenen Strategischen Pläne und Einsatzpläne unter der Anleitung des Unterstützungsteams auszuarbeiten. Sechs ORKB nahmen an dem Programm teil: Chuuk, Palau, Guam, Kosrae, Pohnpei und Tuvalu.
Zum Programmauftakt hielt die PASAI einen einwöchigen Online-Kurs, der allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der ORKB offenstand, ab. In diesem ersten Schritt wurde ein Schwerpunkt auf die Vermittlung von Grundwissen gelegt. Die Teilnehmenden absolvierten Lernmodule zur Bewusstseinsbildung für strategische Managementprozesse, unter anderem Kommunikations- und Veränderungsmanagement.
Im März 2023 veranstaltete die PASAI einen Präsenzworkshop in Guam, um ORKB-Leiterinnen und -Leiter sowie ihre ausgewählten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bei der Entwicklung fundierter Fähigkeiten im Bereich Prozessbegleitung zu unterstützen. Der Workshop zur Stärkung der Moderationskompetenzen bediente sich eines dynamischen und praktischen Ansatzes, der ORKB in die Lage versetzen sollte, wesentliche Fähigkeiten zu erwerben, um wirksame Prozessbegleiter zu werden und die Begleitung strategischer Planungsprozesse innerhalb ihrer eigenen ORKB abwickeln zu können.
Entwicklung von Moderationskompetenzen:
In dem Workshop ging es vorrangig um die Entwicklung von Moderationskompetenzen. Die PASAI erkennt, wie wichtig es ist, ORKB in die Lage zu versetzen, strategische Planungssitzungen intern zu moderieren, um sicherzustellen, dass ORKB nicht nur mit theoretischem Wissen, sondern auch mit den praktischen Fähigkeiten, die für die erfolgreiche Anleitung des strategischen Planungsprozesses erforderlich sind, ausgestattet sind.
Im von Pritom Phookun, Schulungsleiter im Bereich Sachkompetenzausbau bei Empower By Design, gehaltenen Workshop zu Moderationskompetenzen wurde zunächst eine zielorientierte und offene Atmosphäre, die Lernen sowie aktive Teilnahme fördert, geschaffen.
B. J. Cruz, Leiter der ORKB Guam, hielt die Eröffnungsrede und hob das Engagement seiner Organisation für strategische Planung hervor. Cruz betonte, wie wichtig es in Guam sei, einen Strategischen Plan sowie einen Jahresplan zu veröffentlichen. Der Willkommensgruß und die guten Wünsche für eine erfolgreiche Woche sorgten von Anfang an für eine gute Stimmung im Workshop.
Nachdem sie die Eigenschaften, Kenntnisse, Fähigkeiten und Einstellungen, die befähigende Moderatorinnen und Moderatoren ausmachen, kennengelernt hatten, lernten die Workshopteilnehmenden, wie sie am besten aussagekräftige Fragen stellen, effektiv zuhören und angemessen reagieren können. Die Diskussion rund um die Rolle externer Moderatorinnen und Moderatoren zeigte, wie wichtig es ist, Vorurteile zu vermeiden und sicherzustellen, dass die richtigen Fragen gestellt werden. Wesentlich ist, dass sich der Mehrwert von Moderatorinnen und Moderatoren in ihren Moderationskompetenzen und nicht in ihrem Fachwissen begründet. Die Teilnehmenden lernten, dass sie selbst keine Fachexpertinnen und -experten sein müssen, um eine Diskussion zu einem bestimmten Thema gut moderieren zu können.
Gemäß dem Workshop geht Empowerment mit umfassendem Engagement, eingehender Auseinandersetzung und ständigem Voraugenhalten von Zielen einher. Der Aufbau einer Vertrauensbasis zwischen Moderatorinnen und Moderatoren sowie Teilnehmenden ist ausschlaggebend für den Erfolg der Initiativen zur strategischen Planung. Der Workshop ermutigte die Teilnehmenden dazu, sich nicht nur zu fragen, ob sie die Dinge richtig tun, sondern auch ob sie die richtigen Dinge tun.
Der Moderationsworkshop verfolgte einen praxisorientierten Lernansatz und die Teilnehmenden wurden aufgefordert, unter Verwendung ihrer neu erworbenen Hinterfragungs-, Zuhör- und Reaktionskompetenzen zielorientierte Diskussionen zu einem von ihren Kleingruppen ausgewählten Thema anzuleiten. Die Moderatorinnen und Moderatoren stellten sicher, dass jede Person die Gelegenheit hatte, ihre Perspektiven zu teilen sowie vertiefende Fragen zu stellen, und dass alle den Redebeiträgen der anderen zuhörten, anstatt ihre eigenen Meinungen in die Unterhaltung einfließen zu lassen.
Die Teilnehmenden lernten auch, wie man am besten Feedback gibt und erhält, und zwar auf ermutigende, lehrreiche und befähigende Weise. Außerdem lernten sie, wie man effektiv mit herausfordernden Verhaltensweisen von Teilnehmenden umgeht und sie positiv in die Sitzung zum Thema strategische Entwicklung einbezieht. Wenn Moderatorinnen und Moderatoren ihre Feedbackkompetenz verfeinern und verstehen, wie sie herausfordernde Situationen angehen sollen, können Sie das Vertrauen der Gruppe beibehalten und die offenen Diskussionen zur strategischen Entwicklung weiter verbessern.
Im Rahmen des Moderationsworkshops planten, organisierten und übten die Teilnehmenden in den letzten beiden Tagen des Workshops ihre eigenen Moderationen, wobei sie von ihren Kolleginnen und Kollegen konstruktives Feedback erhielten, wie sie sich weiter verbessern könnten.
Fazit:
Im Anschluss an den Workshop wurden die Teilnehmenden ermutigt, die erworbenen Kenntnisse und Kompetenzen bei der Erstellung Strategischer Pläne, die auf die einzigartigen Herausforderungen und Chancen ihrer jeweiligen ORKB zugeschnitten sind, anzuwenden.
Nach dem ESMC-Workshop in Guam arbeiteten die ORKB an ihren Strategischen Plänen, Einsatzplänen (erstes Jahr ihrer Strategischen Pläne) sowie an Kontroll- und Evaluierungsrahmenwerken. Die ORKB arbeiteten einen Arbeitsplan aus, in dem die Tätigkeiten und Zeitpläne für die Erstellung dieser Dokumente detailliert dargelegt wurden. Von März bis Dezember 2023 realisierten die ORKB ihre Arbeitspläne mit Fernunterstützung und -anleitung des Beraters. Eine zentrale Aufgabe bei der Erarbeitung des Strategischen Plans war die Beratung mit den wichtigsten ORKB-Stakeholdern.
Der Workshop in Guam zielte vorrangig darauf ab, die Moderationskompetenzen des für die strategische Planung zuständigen Teams auszubauen, damit dieses Beratungssitzungen mit Stakeholdern moderieren kann. Die meisten ORKB hielten schlussendlich einen Workshop ab, um sich mit ihren Stakeholdern auszutauschen. Im Vorfeld der Workshops fielen jede Menge Vorbereitungsarbeiten an. Die ORKB arbeiteten Pläne für die Beratungssitzungen aus, die neben Struktur und Format ebenfalls die zu besprechenden Themen enthielten. Der Berater prüfte diese Pläne vor der Abhaltung der Workshops, um die Relevanz und Qualität der Beratungssitzungen zu sichern. Mittlerweile haben alle ORKB die Ausarbeitung ihrer Strategischen Pläne, Einsatzpläne sowie Kontroll- und Evaluierungsrahmenwerke abgeschlossen, abgesehen von der ORKB Guam, die ihren Einsatzplan Anfang Februar 2024 fertigstellen wird.
Auf ORKB- und regionaler Ebene war das Programm ein Erfolg. Es bot drei ORKB, die keinen Strategischen Plan hatten, Unterstützung. Für die ORKB Chuuk, Kosrae und Palau war die Ausarbeitung ihres Strategischen Plans eine Prämiere. Eine strategische Priorität der PASAI besagt, dass ORKB über umfassende und realistische Strategische Pläne verfügen sollten, um ihre Aufträge erfüllen, den Plan umsetzen und über ihre Leistung anhand ihrer Strategischen Pläne berichten zu können. Von den 20 ORKB der PASAI hat nur eine momentan keinen Strategischen Plan, aber die PASAI möchte das dahingehende Bestreben im Jahr 2024 unterstützen.
Der Moderationsworkshop der PASAI ist eine ausschlaggebende Initiative, die ORKB in die Lage versetzt, ihre Strategien unabhängig zu planen. Die Kombination aus Wissensaufbau, Kompetenzausbau und praktischer Anwendung sorgt dafür, dass pazifische ORKB gut für die Herausforderungen der Prüfungslandschaft gewappnet sind. Durch Kooperationen und strategische Partnerschaften möchte die PASAI die Leistungsfähigkeit der ORKB im Pazifikraum stärken.
Das vollständige Fotoalbum vom PASAI Facilitation Workshop können Sie hier ansehen.
