Zusammenarbeit zwischen der PASAI und der CAAF zur Entwicklung von Leistungsmessungssystemen in zwei ORKB
Autor: Yves Genest, stellvertretender Leiter, Forschung und Spezialprojekte, Canadian Audit and Accountability Foundation
Von 2022 bis 2023 beauftragte die Pazifische Assoziation der Obersten Rechnungskontrollbehörden (PASAI) die kanadische Stiftung für Prüfung und Rechenschaftspflicht (Canadian Audit and Accountability Foundation; CAAF) damit, die Entwicklung und Umsetzung von Leistungsmessungssystemen für die ORKB der Föderierten Staaten von Mikronesien (FSM) und die ORKB Pohnpei zu unterstützen.
Dieses Projekt zielte darauf ab, ein Leistungsmessungssystem (performance monitoring system; PMS) zu entwickeln, um den beiden ORKB zu ermöglichen, ihre Leistung anhand ihrer strategischen Pläne zu überwachen und darüber zu berichten. Das PMS sollte beide ORKB in die Lage versetzen, die Umsetzung ihrer strategischen Pläne zu überwachen und dabei gleichzeitig auf betrieblicher Ebene Leistungskennzahlen (key performance indicators; KPIs) zu erfassen sowie Ziele, Basisszenarien und Meilensteine für zentrale Tätigkeiten, die in Verbindung mit der Erzielung von Ergebnissen stehen, festzusetzen.
Ein zentrales Element des Projekts bildete die Durchführung eines sehr intensiven und interaktiven Workshops mit den Leitern der ORKB der FSM und Pohnpei sowie deren jeweiligem Personal. Die Ergebnisse waren PMS- und Überwachungspläne, die mehrere bestehende, neue und potenzielle Leistungskennzahlen sowie Methoden und Verfahren zu ihrer Erhebung enthalten, die es den ORKB ermöglichen werden, ihre Leistung zu überwachen.
Die PASAI und die CAAF gewannen die folgenden zentralen Erkenntnisse aus dem Projekt.
- Ausarbeitung und Umsetzung eines soliden mehrjährigen strategischen Plans
Das zentrale Grundprinzip des Strategischen Managementhandbuchs für ORKB der INTOSAI und der IDI ist die konzeptuelle und operationelle Konsistenz zwischen dem strategischen Rahmenwerk der ORKB und ihrem Ergebnisrahmenwerk. Sämtliche Überwachungs- und Leitdokumente der ORKB sollten sowohl intern als auch extern eine einheitliche Sprache verwenden und die Grundlage des PMS bilden. Wie es der Leiter der ORKB der FSM, Haser Hainrick, anlässlich des PMS-Workshops ausdrückte: Wir sind bereits stark. Wir möchten uns weiterhin verbessern, indem wir auf dem aufbauen, was wir schon erreicht haben.
- Bescheidener Beginn und schrittweise Verbesserungen
Die ORKB leisteten bei der Festlegung und Konzeptualisierung der Leistungsindikatoren beachtliche Arbeit. Sie bestanden darauf, Indikatoren zu bestimmen, die kostengünstig, praktisch sowie relevant für ihre Ziele und Zielsetzungen sind. Im Sinne dieses Grundsatzes wurden während der Workshops und Arbeitssitzungen viele potenzielle Erweiterungen sowie eventuelle Verbesserungen der diskutierten und angenommenen Indikatoren in Erwägung gezogen.
- Wirksame Nutzung bestehender administrativer Datenbanken
Grundlegende Indikatoren wie die Anzahl der Berichte, die Stundenanzahl der angebotenen Schulungen etc. werden aus betrieblichen Gründen bereits erhoben. Sie boten den ORKB günstige Gelegenheiten, die sie nutzen konnten. Die ORKB erwiesen sich als sehr geschickt darin, diese Vorteile zu nutzen.
- Verwendung von Umfragen und Fragebögen
Umfragen bieten die Gelegenheit, die Wahrnehmung verschiedener Stakeholder, welche die Leistungen von ORKB in Anspruch nehmen, zu beurteilen. Im Falle von ORKB sind das in der Regel geprüfte Stellen, Gesetzgeber und die breite Öffentlichkeit. Jede Frage in einer für die ORKB entwickelten Abschlussbefragung der geprüften Stellen könnte in einen Indikator für Professionalität, Transparenz, Wirtschaftlichkeit und Wirksamkeit überführt werden. Auch wenn sie manchmal subjektiv und imperfekt sind, sind sie kostengünstig und generieren frische, neue Daten, die über reinen administrativen Output hinausgehen. Mit zunehmender Reife der ORKB können diese Indikatoren durch objektivere Messwerte ersetzt oder als ergänzende Nachweise beibehalten werden.
- Verwendung des Ergebnisrahmenwerks zur Erarbeitung neuer Indikatoren mit zunehmender ORKB-Reife
Die im Zuge dieses Projekts entwickelten PMS beruhen direkt auf den strategischen Plänen der ORKB und begründen sich auf den Ergebnissen, Strategien sowie Tätigkeiten des zu diesem Zwecke entwickelten Ergebnisrahmenwerks.
Die Ergebnisrahmenwerke enthalten eine Ergebniskette, die von den grundlegenden Tätigkeiten bis zu den Endergebnissen reicht. Daher werden diese schrittweise anspruchsvoller. Die verschiedenen Schritte der Ergebniskette verlangen dem ORKB-Personal ein allmählich zunehmendes Kompetenzniveau ab, um erreicht zu werden (Tätigkeiten, Outputs, unmittelbare Ergebnisse, Zwischenergebnisse, Endergebnisse). ORKB können dieses Tool verwenden, um Lücken zu ermitteln sowie Anstrengungen für deren Schließung zu unternehmen und so weiterhin zu reifen sowie sich zu verbessern. Beispiele für die Qualitätssteigerung der KPIs werden in der unten stehenden Tabelle angeführt:
Tabelle 1 – Beispiele für KPIs, aufgegliedert nach den Stufen des Ergebnisrahmenwerks
- Führung als Grundpfeiler des Erfolgs
Führung ist die wichtigste Zutat für die erfolgreiche Umsetzung eines PMS. Die Führungsebenen der ORKB stellte ihr Engagement nicht nur durch die Annahme eines konzeptuell soliden PMS, sondern auch durch die Zuweisung von Ressourcen zur Datenerhebung unter Beweis. Sie verpflichteten sich durch interne sowie externe Berichterstattung auch zu Ergebnistransparenz. Das PMS kann daher zu einem gültigen Messinstrument für Fortschritt oder einem Frühwarnsystem, das die Ergreifung von Abhilfemaßnahmen anzeigt, werden.
- Vorbildwirkung für die Regierung
Ein PMS fungiert nicht nur als Steuerungsinstrument, sondern auch als Rechenschaftspflichtmechanismus. Durch den Einsatz ihres PMS, die Verknüpfung mit einem strategischen Rahmenwerk, die Messung der Ergebnisse sowie deren Berichterstattung entwickelten die ORKB einen erstklassigen Führungs- und Rechenschaftspflichtansatz und können das in ihrer eigenen Organisation entwickelte Fachwissen nutzen, um die Nützlichkeit dieses Ansatzes aufzuzeigen sowie das Fachwissen zu entwickeln, um in diese Richtung gehende Bemühungen von Regierungsstellen zu bewerten. Wie es der Leiter der Obersten Rechnungskontrollbehörde des Staats Pohnpei, Ihlen Joseph, anlässlich des PMS-Workshops ausdrückte: Ich möchte, dass meine Behörde ein positives Vorbild ist. Wir können den Ministerien konkret zeigen, wie es funktionieren kann.
Die Messung des Fortschritts und der Errungenschaften der ORKB auf Ergebnisebene ist ein wichtiges Element zur Unterstützung des strategischen Ergebnisrahmenwerks der ORKB und ein Kernbestandteil des Strategieerarbeitungsprozesses. Das PMS ermöglicht den ORKB, laufend zu bewerten und zu vergleichen, ob die betrieblichen Realitäten die Erfüllung der strategischen Absicht nach wie vor ermöglichen und fördern. Dies wird zur Bewertung des Fortschritts bei der Umsetzung der geplanten Ergebnisse gemäß dem Ergebnisrahmenwerk der ORKB-Strategie beitragen.
