BPK Big Data Analytics (BIDICS): über eine Frage, auf die es keine Antwort gibt

¹Muhammad Rafi Bakri, Rio Tirta, ORKB Indonesien

Einleitung

Die Analyse von Big Data (Big Data Analytics; BDA) nahm in den letzten Jahren erheblich zu. BDA wird häufig für die Darstellung immenser Datenmengen verwendet, damit Nutzerinnen und Nutzer diese effizienter analysieren und in Prüfungsverfahren Beurteilungen vornehmen können (Saggi und Jain 2018). Daher fand sich die internationale Prüfgemeinschaft zusammen, um den BDA-Einsatz im Prüfwesen zu mobilisieren (Appelbaum, Kogan und Vasarhelyi 2017). 

Als weltweiter Zusammenschluss der Obersten Rechnungskontrollbehörden (ORKB) initiierte die INTOSAI die BDA-Bewegung mit der Bildung der Arbeitsgruppe zu Big Data (WGBD) im Dezember 2016. Die Einrichtung der WGBD der INTOSAI steht im Einklang mit dem Strategischen Ziel III, das darauf abzielt, die Kompetenzen der ORKB auf der ganzen Welt im Zeitalter von Big Data auszubauen.

Laut der Entwicklungsübersicht der WGBD der INTOSAI (INTOSAI 2022a) führten zumindest 9 ORKB Prüfungsinfrastruktur mit Big Data ein, zum Beispiel China, Russland, Brasilien, Norwegen, Estland, die Türkei und die Philippinen. Darüber hinaus richtete auch der Europäische Rechnungshof eine Big-Data-Prüfungsplattform ein, die EU-Länder seit 2021 verwenden können. Die ORKB Indonesien, auch bekannt als „Badan Pemeriksa Keuangan“ (BPK), zählte mit der Einführung einer Big-Data-Prüfungsplattform im Jahr 2017 zu den Vorreitern im Bereich BDA. Die BPK-Plattform, BPK Big Data Analytics – oder kurz BIDICS – kann in Übereinstimmung mit dem Prüfbedarf als Forum für die Erhebung, Verarbeitung sowie Durchführung verschiedenster Datenanalysen verwendet werden (INTOSAI 2022c). 

E-Prüfung: der Ursprung von BIDICS

BIDICS ist eine Plattform, die das BPK in seinem Prüfungsablauf durch die Verwendung von BDA unterstützt. Bevor BIDICS zu einer Plattform wurde, bestand es in einer altmodischeren Version als sogenannte E-Prüfung. Die E-Prüfung, die von 2010 bis 2014 entwickelt wurde, bediente sich des Collect-First-Prinzips, bei dem das BPK zuerst die erforderlichen Daten erheben und sie im Anschluss validieren musste. Sobald die Daten validiert sind, können sie für die Prüfungsanalyse verwendet werden. Das E-Prüfungsformat ist die Voraussetzung für die Bildung einer datengesteuerten Organisation.

Die E-Prüfung erfordert, dass das BPK und die zu prüfenden Stellen bei der Datenerhebung zusammenwirken. Das BPK schließt eine Vereinbarung mit der zu prüfenden Stelle über die Anforderung von Daten aus Finanzberichten ab, damit diese in die Datenbank eingespeist werden können. Im Jahr 2014 schloss das BPK zur Erhebung großer Datenmengen 767 Absichtserklärungen (Memorandums of Unterstanding; MoU) mit staatlichen Institutionen (zu prüfenden Stellen) ab.

Nach der Datenerhebung validiert das BPK die Daten erneut. Sobald die Daten validiert sind, können die Prüferinnen und Prüfer des BPK sämtliche Finanzdaten staatlicher Institutionen schneller, einfacher und wirksamer auf ihre Richtigkeit überprüfen. Der Einsatz von E-Prüfungen macht die Prüfungstätigkeiten auch zweckdienlicher und effizienter. Das Verfahren für die Erhebung und Verwendung von Big Data in der E-Prüfung folgt der von der INTOSAI im Jahr 2022 herausgegebenen Fachmethodik (2022b).

Der Einsatz von E-Prüfungen wirkt sich positiv auf die Staatsfinanzen aus. Seit 2014 konnte das BPK 46.586 Konten prüfen, von denen 19,95 % erfolgreich geschlossen wurden. Durch die Schließung dieser Konten konnten staatliche Mittel in Höhe von 11,8 Millionen USD oder 7 Trillionen IDR eingespart werden. Diese Ergebnisse veranlassten alle internen wie externen Stakeholder des BPK dazu, die Plattform aggressiver weiterzuentwickeln und den breiteren Einsatz von BDA im Rahmen von Prüfungen zu fördern.

BIDICS-Umsetzungsrahmen

Erlass Nummer 206/K/X-XIII.2/8/2021 des BPK-Generalsekretärs bildet die bedeutende Grundlage für die Umsetzung und Entwicklung von BIDICS. Die nachstehende Abbildung zeigt den Auftrag und den Plan für die Durchsetzung von BIDICS im Umfeld des BPK (2021a).

Dieses Schema zeigt, dass BIDICS ein Hilfsmittel zur Durchführung von drei Analysearten ist: Deskription, Diagnose und Risikovorhersage. Diese drei Analysen können auf Basis der vorhandenen Daten ein Muster aufzeigen. Prüferinnen und Prüfer können im Rahmen von Prüfungen unterstützend auf diese Ergebnisse zurückgreifen.

Bei der Verwendung von BIDICS werden zwei Operationen miteinander verknüpft, und zwar Sondierungs- und Bestätigungsoperationen. Sondierungsoperationen zielen auf die Ermittlung von Hinweisen und Anzeichen auf eine Anomalie, Irregularität oder ein Ereignismuster ab. Die durch die Sondierungsoperationen erhaltenen Informationen werden im Anschluss in einem Bestätigungsverfahren weiterverarbeitet, um sicherzustellen, dass die Ergebnisse der Sondierungsoperationen ausreichen, um als präzise, sachdienliche und stichhaltige Prüfungsnachweise zu gelten. Diese beiden Operationen bieten den Prüferinnen und Prüfern die perfekte Kombination für die Durchführung der Prüfung.

Beim Einsatz von BIDICS wird ein zielorientierter Ansatz verwendet. In der Praxis verwenden Prüferinnen und Prüfer BIDICS, wenn eine Unklarheit auftaucht. Diese Unklarheiten werden an das BIDICS-Laborteam weitergeleitet, um den Bedarf für die Prüferinnen und Prüfer sowie die Datenverfügbarkeit zur Beantwortung der Fragen zu erörtern.

Die Erfolgsquote für die Beantwortung der Fragen der Prüferin bzw. des Prüfers hängt von der Datenverfügbarkeit in der BIDICS-Datenbank ab. Dies bildet die wichtigste Grundlage für die Anwendung des Grundsatzes „Erfassbarkeit vor Validität“ durch BIDICS. Bei diesem Grundsatz geht es vorrangig darum, so viele Daten wie möglich zu erfassen, bevor sie vom Laborteam validiert werden, wenn sie zur Verwendung kommen sollen. Dank diesem Prinzip verfügt BIDICS über ein umfangreiches und vielfältiges Datenangebot, das den Anforderungen der Prüferinnen und Prüfer gerecht werden kann.

Anders verhält es sich, wenn die von der Prüferin bzw. dem Prüfer benötigten Daten nicht verfügbar sind. In einem solchen Fall führt das BIDICS-Laborteam eine Suche nach ähnlichen Daten durch, damit das Defizit BIDICS sogar noch anwachsen lässt. Daraus lässt sich schließen, dass BIDICS aus einer Frage entstanden ist, auf die es keine Antwort gibt.

Laut dem BIDICS-Entwicklungsbericht (2021) verwendet das BPK die Leistungsmessungsmethode North Star Metric. Dank dieser Methode kann BIDICS rasch und ohne Einschränkungen wachsen. Die Messung der Leistung von BIDICS hängt stark davon ab, wie viele Fragen die Prüferinnen und Prüfer mithilfe des analytischen Modells der Plattform beantworten. Zudem fördert die North Star Metric die Entwicklung anderer Kennzahlen, und zwar (1) das Wachstum der erhobenen Daten, (2) das Wachstum verbundener Daten, (3) die Zunahme der am Dashboard vertretenen analytischen Modelle und (4) den Anstieg der Anzahl analytischer Modelle, die in Branchenanwendungen zum Einsatz kommen.

BIDICS-Architektur

BIDICS führt Big-Data-Analysen in sehr vielen verschiedenen Variationen durch. BIDICS kann strukturierte, halbstrukturierte und sogar unstrukturierte Daten analysieren. Alle drei Arten kommen Prüferinnen und Prüfern bei Prüfungen üblicherweise unter. Jedoch kann nicht jede Datenart unmittelbar geprüft werden. Deshalb ist BIDICS nützlich.

Strukturierte Daten lassen sich am einfachsten verarbeiten, da diese in Form einer Tabelle mit Zeilen und Spalten vorliegen. Zu unstrukturierten Daten zählen Texte, Bilder, Ton- oder Videoaufnahmen. Daten, die also keinem klaren Muster folgen. Die Kombination aus diesen beiden Datenarten nennt man halbstrukturierte Daten. Beispiele für halbstrukturierte Daten sind Daten in den Formaten JavaScript Object Notation (JSON), Extensible Markup Language (XML) oder HyperText Markup Language (HTML), die von Regierungswebsites oder anderen Organisationen stammen.

Strukturierte Daten werden mittels Stapelverarbeitung von einer Analysesoftware verarbeitet, während unstrukturierte Daten mittels Stromverarbeitung verarbeitet werden. Im Anschluss führt diese Analysesoftware Analysen mit statistischen und mathematischen Algorithmen durch. Die Analyseergebnisse werden dann im Analyseergebnisspeicher gespeichert, um entweder visuell über das Dashboard abgebildet oder in von Prüferinnen und Prüfern üblicherweise verwendeten Anwendungen eingesetzt zu werden.

Die Anwendung von BIDICS

BIDICS durchläuft derzeit eine sehr bedeutende Weiterentwicklung. BIDICS verfügt bereits über ein intelligentes Dashboard, das den Prüferinnen und Prüfern als Hilfsmittel dienen kann, um sich einen Überblick über die Lage der geprüften Stelle zu verschaffen, sowohl in finanzieller als auch in anderer Hinsicht. Die Prüferin bzw. der Prüfer kann die Daten des verfügbaren Dashboards selbständig analysieren und die Fragen beantworten.

Auf BIDICS kann über https://bidics.bpk.go.id/ zugegriffen werden. Es verfügt über eine Anzeige, die mehrere Hauptmenüs enthält, nämlich Homepage, Einführung, Schwerpunktaktivitäten, Lernen, Veranstaltungen sowie Überwachung und Beurteilung. Jedes Menü verfügt über mehrere Untermenüs, die sich auf die Einführung von BIDICS in den BIDICS-Bericht beziehen.

Diese Situation ergibt sich, weil Big Data zu Staatsfinanzen in BIDICS allgegenwärtig ist. Als eine der Voraussetzungen für die Erleichterung des Analyseprozesses ist Big Data zu Staatsfinanzen mit einem Datenkatalog ausgestattet und wendet Data-Governance-Praktiken an, um die Zuverlässigkeit sowie die Zuversicht bezüglich einer optimalen Datennutzung zu erhöhen.

Darüber hinaus gibt es auch ein Analyselabor für Staatsfinanzen, dessen Aufgabe es ist, auf der Grundlage von BIDICS Analysemodelle zu entwickeln. Dieses Labor verfügt über eine Rechenfunktion für Endbenutzerinnen und -benutzer, ein System für die Entwicklung von Automatisierungstools und die Abgabe von Eigenberichten. Es hat außerdem mehrere Arbeitsplätze/Computer mit Zugriff auf eine Analysesoftware mit ausreichender Rechenleistung.

Mit Stand 2023 verfügt BIDICS über insgesamt 10 analytische Datencluster, die in Prüfungen zum Einsatz kommen können, nämlich Zentralverwaltung, Lokalverwaltung, Weltwirtschaft, gebietsspezifische Daten, Covid-19-Daten, Sozialhilfe und Subventionen, nationale Entwicklungspläne, LPSE (Abkürzung der indonesischen Bezeichnung des indonesischen Instituts für sozioökonomische Entwicklung), Durchsuchung von Finanzdaten und Überwachung der institutionellen Evaluierung. Diese Cluster haben Untercluster, wodurch es für die Prüferin bzw. den Prüfer einfacher wird, die zu verwendenden Daten auszuwählen.

Die zum BPK gehörende BPK-Vertretung der Provinz Jambi verwendete BIDICS, um die auf Lokalverwaltungen abzielenden Prüfungstätigkeiten zu stärken. Prüferinnen und Prüfer können Trends in folgenden Bereichen erkennen:

Ausgaben und Einnahmen der Lokalverwaltung als Teil der Prüfungsplanung. Zusätzlich kann die Prüferin bzw. der Prüfer innerhalb eines bestimmten Zeitraums die Beschaffungsverfahren von Waren und Dienstleistungen sowie den E-Katalog der zu prüfenden Stelle einsehen. Dadurch kann die Prüferin bzw. der Prüfer das Risikoniveau der zu prüfenden Stelle kostengünstig und rasch ermitteln.

BIDICS entwickelt sich mit der Komplexität der Prüfungsthemen stetig weiter. Deshalb arbeitet das BPK mit der Universität Indonesien zusammen. Für das BPK ergeben sich aus dieser Zusammenarbeit zusätzliche Einblicke in die Hintergründe und die Anwendung von BIDICS. Darüber hinaus bildete das BPK zur Weiterentwicklung von BIDICS intern spezielle Arbeitsgruppen aus jedem Arbeitsbereich.

Fazit

Das BPK reagierte sehr gut auf Herausforderungen in Bezug auf den sich verändernden Einsatz von Big Data im Prüfwesen. Es hat lange gedauert, aber schließlich gelang es dem BPK, eine analytische datengestützte Prüfungsplattform namens BIDICS zu entwickeln. Heute verfügt BIDICS bereits über 10 Datencluster, die Prüferinnen und Prüfer bei ihren Prüfungen verwenden können. BIDICS wird in Anbetracht der zunehmenden Komplexität der vom BPK durchgeführten Prüfungen in der Zukunft vielen Herausforderungen gegenüberstehen. Daher ist es notwendig, BIDICS uneingeschränkt weiterzuentwickeln, damit die Plattform bei Prüfungen auch weiterhin hilfreich bleibt.