Cooperación de la PASAI y la CAAF en el desarrollo de sistemas de medición del desempeño para dos EFS
Autor: Yves Genest, Vicepresidente, Investigación y Proyectos Especiales, Fundación Canadiense de Auditoría y Rendición de Cuentas
En 2022-23, la Asociación de Entidades Fiscalizadoras Superiores del Pacífico (PASAI) pidió a la Fundación Canadiense de Auditoría y Rendición de Cuentas (CAAF) su apoyo para el diseño y la implementación de sistemas de gestión del desempeño para la Oficina del Auditor Nacional de los Estados Federados de Micronesia (EFM) y la Oficina del Auditor Público de Pohnpei.
El objetivo de este proyecto consistía en desarrollar un sistema de supervisión del desempeño (PMS) que permitiera a estas dos EFS monitorear su desempeño en función de sus planes estratégicos e informar al respecto. Asimismo, el PMS debía capacitar a ambas EFS para hacer el seguimiento de la implementación de sus planes estratégicos, registrando, al mismo tiempo, los indicadores clave de rendimiento (KPI) a nivel operativo y estableciendo objetivos, líneas de base e hitos para las actividades clave vinculadas a la consecución de productos y resultados.
Un elemento esencial del proyecto fueron los talleres de trabajo con los auditores públicos de los EFM y del Estado de Pohnpei y su personal respectivo, muy intensos e interactivos. Los productos finales consistieron en los PMS y los planes de seguimiento que incluían varios indicadores clave de rendimiento existentes, otros nuevos y otros potenciales, complementados con la metodología y los procedimientos para recopilarlos que permitirán a las EFS monitorear su desempeño.
La PASAI y la CAAF identificaron las siguientes lecciones aprendidas clave a resultas del proyecto.
- Diseñar e implementar un plan estratégico plurianual sólido
El postulado central del Manual de Gestión Estratégica para las EFS de la INTOSAI y la IDI es la coherencia conceptual y operativa entre el marco estratégico de una EFS y su marco de resultados. Todos los documentos de supervisión y orientación de una EFS deberían utilizar un lenguaje coherente, tanto a nivel interno como externo, y constituir la base del PMS. Como dijo el Auditor Público Nacional de los EFM, Haser Hainrick, en el taller sobre PMS: Ya somos fuertes. Ahora queremos seguir mejorando a partir de lo que ya hemos conseguido.
- Empezar modestamente y mejorar gradualmente
Las EFS han realizado un trabajo considerable para establecer y conceptualizar los indicadores de desempeño. Se empecinaron en identificar indicadores que fueran económicamente eficaces, prácticos y relevantes para sus metas y objetivos. De acuerdo con este principio, durante los talleres y las sesiones de trabajo se estudiaron muchas posibles ampliaciones, así como posibles mejoras de los indicadores debatidos y adoptados.
- Aprovechar las bases de datos administrativas existentes
Los indicadores básicos como son el número de informes, el número de horas de capacitación impartidas, etc., ya están siendo recopilados por razones operativas. Para las EFS, estos indicadores fueron los más fáciles de utilizar. En este sentido, demostraron ser muy habilidosos a la hora de sacarles provecho.
- Utilizar encuestas y cuestionarios
Las encuestas brindan la oportunidad de evaluar la percepción de las distintas partes interesadas que están recibiendo los servicios de las EFS. Estas suelen ser, en el caso de las EFS, las organizaciones auditadas, el poder legislativo y el público en general. Así, cada pregunta de una encuesta de salida a los auditados desarrollada específicamente para la EFS podría ser transformada en un indicador de profesionalidad, transparencia, eficiencia y eficacia. Aunque a veces estos indicadores sean subjetivos e imperfectos, tienen una buena relación coste-eficacia y generan datos nuevos y frescos que van más allá de los meros resultados administrativos. A medida que las EFS vayan madurando, podrán ser sustituidos por mediciones más objetivas o mantenerse como evidencia complementaria.
- Utilizar el marco de resultados para desarrollar nuevos indicadores a medida que madura la EFS
Los PMS desarrollados en este proyecto están basados de forma directa en los Planes Estratégicos de las EFS y se fundamentaron en los resultados, estrategias y actividades descritos en el Marco de Resultados desarrollado a tal efecto.
Los Marcos de Resultados ofrecen una cadena de resultados que va desde las actividades básicas hasta los resultados finales. Por eso, a medida que el personal de la EFS examina los distintos pasos de la cadena de resultados, estos se vuelven cada vez más sofisticados y exigen un mayor nivel de competencia en materia de recopilación (actividades, productos, resultados inmediatos, resultados intermedios, resultados finales). Las EFS pueden utilizar esta herramienta para identificar lagunas e invertir esfuerzos en subsanarlas a fin de seguir madurando y mejorando. En la tabla que sigue se muestran ejemplos de la progresión en la calidad de los KPI:
Tabla 1 – Ejemplos de KPI desglosados en función de las fases del Marco de Resultados
- El liderazgo es la clave del éxito
El liderazgo es el ingrediente más importante para implementar con éxito un PMS. En nuestro contexto, los líderes de las EFS demostraron su compromiso no solo adoptando un PMS conceptualmente sólido, sino también asignando recursos para la recopilación de datos y estableciendo la transparencia de los resultados a través de informes internos y externos. De este modo, el PMS se puede convertir en un indicador válido de los progresos logrados o en un sistema de alerta temprana que avisa de la necesidad de adoptar medidas correctoras.
- Ser un modelo para la Administración
Un PMS no solo funciona a modo de herramienta de gestión, sino también como mecanismo de rendición de cuentas. Mediante la utilización de su PMS, vinculándolo a un marco estratégico, midiendo los resultados e informando sobre ellos, las EFS han desarrollado un enfoque de gobernanza y rendición de cuentas “best-in-class”, de los mejores de su clase, y pueden emplear los conocimientos especializados adquiridos en su propia organización para demostrar la utilidad de este enfoque y desarrollar la experiencia necesaria a efectos de evaluar los esfuerzos de los departamentos gubernamentales en esta dirección. Como dijo el Auditor Público del Estado de Pohnpei, Ihlen Joseph, en el taller sobre PMS: Quiero que mi Oficina sea un ejemplo positivo. Nosotros podemos mostrar de forma concreta a los diferentes departamentos cómo hacerlo.
La medición del progreso y los logros de las EFS a nivel de productos y resultados constituye un elemento de apoyo fundamental del marco de resultados estratégico de las EFS y una parte esencial del proceso de formulación de estrategias. El PMS permitirá a las EFS medir y comparar de manera continua si las realidades operativas todavía favorecen y apoyan la materialización de la intención estratégica. Lo que, a su vez, ayudará a evaluar el progreso en la implementación de los productos y resultados planificados, según lo especificado en el marco de resultados de la estrategia de la EFS.
