EUM: neue Perspektive auf die Erfassung der Empfehlungsumsetzung

Autor: Dr. Sutthi Suntharanurak(1)

Einleitung

In der dynamischen Landschaft der öffentlichen Verwaltung ist das Streben nach mehr Rechenschaftspflicht, Effizienz und Transparenz ein endloses Unterfangen. Traditionelle Metriken und Aufsichtsmechanismen sind zwar grundlegend, werden der Erfassung des kontinuierlichen Fortschritts bei der Umsetzung von Prüfungsempfehlungen jedoch oft nicht gerecht.

In meiner jüngsten Kurzstudie stellte ich eine einfache Forschungsfrage: Wie erfassen Oberste Rechnungskontrollbehörden die Empfehlungsumsetzung? Das Erfassungssystem sollte konkrete und messbare Zahlen, zum Beispiel Verhältnisse, Grade oder Prozentsätze, liefern.

Beruhend auf meinen aufregenden Forschungsergebnissen nannte ich dieses System Empfehlungsumsetzungsmetrik (EUM), welche die Umsetzungsrate (UR), Auswirkungspunkte (AP) und Umsetzungszeit (UZ) beinhaltet. Dieses System stellt eine Weiterentwicklung der Art und Weise dar, wie wir die Umsetzung von ORKB-Empfehlungen verstehen und verbessern können. Die EUM bietet ein umfassendes Rahmenwerk. Sie verfolgt und verbessert die Wirksamkeit der Umsetzungsunterfangen.

Motivation für einen neuen Ansatz

Die Anfänge der UR (Umsetzungsrate), AP (Auswirkungspunkte) und UZ (Umsetzungszeit) rühren von dem entscheidenden Bedarf her, über reine Compliance hinaus hin zu bedeutsamer Veränderung zu gehen. Herkömmliche Erfassungsmethoden, die sich häufig auf Konformitätsquoten und binäre Ergebnisse beschränken, reichen nicht aus, um die tatsächlichen Auswirkungen der Empfehlungen und die Effizienz ihrer Umsetzung zu erfassen.

In einem Zeitalter, in dem das Vertrauen der Öffentlichkeit von zentraler Bedeutung ist, bieten diese neuen Metriken die Möglichkeit, die Wirksamkeit der Unterfangen zur Verbesserung der Tätigkeiten des öffentlichen Sektors zu quantifizieren sowie zu kommunizieren und sicherzustellen, dass Empfehlungen nicht nur als Berichte im Regal verstauben, sondern in greifbare Verbesserungen überführt werden.

Warum EUM? Der umfassende Ansatz.

Der Ansporn für die Entwicklung der EUM geht auf den anerkannten Bedarf für eine kontinuierlichere, ganzheitlichere Sichtweise darauf, wie Empfehlungen in staatlichen Stellen umgesetzt werden, zurück. Traditionelle Metriken sind zwar nützlich, bieten allerdings oft nur eine eingeschränkte Perspektive mit einem Fokus auf Compliance und ohne angemessene Erfassung der qualitativen Auswirkungen oder der Effizienz des Umsetzungsverfahrens.

In einem Klima, in dem die staatliche Rechenschaftspflicht und der optimale Mitteleinsatz immer mehr auf den Prüfstand gestellt werden, ist die EUM jedoch ein Beleg für die Verpflichtung zu Transparenz, strategischer Verbesserung und operativer Effizienz.

Woraus besteht die EUM?

Meiner Forschung zufolge stützt sich die EUM auf drei Grundpfeiler: UR (Umsetzungsrate), AP (Auswirkungspunkte) und UZ (Umsetzungszeit).

In der echten Welt könnten wir den Erfolg von ORKB anhand des Vertrauens der Öffentlichkeit, der Akzeptanz staatlicher Stellen und anderer Stakeholder erfassen. Stellvertretend dafür können wir die Umsetzungsrate, die Messung der Prüfungswirkung und sogar die Umsetzungszeit aufbringen.

Umsetzungsrate (UR)

Die Umsetzungsrate (UR) quantifiziert den Prozentsatz der Empfehlungen, die innerhalb eines bestimmten Zeitraums vollständig umgesetzt wurden, und bietet somit eine eindeutige Messgröße für die Compliance und Reaktionsfähigkeit. Nehmen wir zum Beispiel ein Szenario an, in dem die ORKB drei Empfehlungen ausspricht.

• Empfehlung 1: Die geprüfte Stelle sollte die Beschaffungsverfahren verbessern, um Kosten zu senken.
• Empfehlung 2: Die geprüfte Stelle sollte ein neues IT-System einführen, um die Datensicherheit zu erhöhen.
• Empfehlung 3: Die geprüfte Stelle sollte eine Strategie für regelmäßige Prüfungen der Rechnungsführung erstellen und durchsetzen.

Zuweisung von Werten für die Umsetzungsrate (UR): Diese wird als Prozentsatz auf der Grundlage der vollständig umgesetzten Empfehlungen berechnet. Gehen wir von Folgendem aus:

• Empfehlung 1: Vollständig umgesetzt.
• Empfehlung 2: Teilweise umgesetzt (gilt für die UR-Berechnung als nicht vollständig umgesetzt).
• Empfehlung 3: Vollständig umgesetzt.

Berechnung der Umsetzungsrate (UR): 2 von 3 Empfehlungen wurden vollständig umgesetzt. Daher beläuft sich die UR auf 67 %. Das Ziel der Umsetzungsrate (UR) besteht darin, den Prozentsatz der Empfehlungen, die innerhalb eines bestimmten Zeitraums vollständig umgesetzt wurden, zu erfassen.

Die ORKB könnte Kriterien festlegen und eine Definition für „vollständig umgesetzt“ erarbeiten. Sie könnte ebenfalls klar definieren, was als „vollständig umgesetzt“ gilt. Dazu könnten zum Beispiel folgende Kriterien zählen: alle vorgeschlagenen Maßnahmen umgesetzt, Ziele erreicht oder bestimmte Ergebnisse erzielt.

Die ORKB könnte einen Standardzeitraum festlegen, in dem erwartet wird, dass die Empfehlungen umgesetzt werden. Dieser könnte je nach Art der Empfehlung variieren (zum Beispiel: langfristig vs. kurzfristig). Sie könnte festlegen, wie Empfehlungen und deren Umsetzungsstatus nachverfolgt werden. Dies könnte regelmäßige Fortschrittsberichte seitens der geprüften Stelle oder Kontrollprüfungen beinhalten.

Auswirkungspunkte

Die zweite Metrik, die Auswirkungspunkte (AP), weist jeder Empfehlung auf Grundlage ihres Potenzials, die Effizienz zu steigern, Verschwendung zu verringern oder die Wirksamkeit zu erhöhen, einen qualitativen Wert zu. Sie vermittelt ein Verständnis für den Stellenwert der einzelnen Empfehlungen. Die Auswirkungspunkte (AP) stellen die Erfassung der Tragweite der Veränderung dar.

Es ist von zentraler Bedeutung, die Auswirkungen jeder Empfehlung zu verstehen, um Maßnahmen und Ressourcen priorisieren zu können. Die Auswirkungspunkte weisen jeder Empfehlung auf Grundlage ihres Potenzials, die Effizienz zu steigern, die Verschwendung zu verringern oder die Wirksamkeit zu steigern, einen qualitativen Wert zu, normalerweise auf einer Skala von 1 bis 5.

Die Auswirkungspunkte (AP) ähneln dem Konzept der Prüfungswirkung. Diese Metrik setzt voraus, dass die Prüferinnen und Prüfer quantifizieren, inwieweit jede einzelne Empfehlung, wenn sie umgesetzt ist, Einfluss auf die geprüfte Stelle nimmt. Den einzelnen Empfehlungen werden verschiedene Punkteanzahlen zugewiesen, um ihre unterschiedlichen Wirkungsgrade widerzuspiegeln. Das Punktesystem behandelt im Grunde nicht alle Empfehlungen gleich.

Zunächst werden die Punkte auf einer Skala von 1 bis 5 vergeben, wobei 1 für minimale Auswirkung und 5 für maximale Auswirkung steht. Nehmen wir ein Beispiel, das eine geprüfte Stelle betrifft: Die Prüferin bzw. der Prüfer verzeichnet, dass die Umsetzung der ersten Empfehlung zu einer Auswirkung führt, die mit der Stufe 2 bewertet wird. Die zweite Empfehlung würde bei Umsetzung eine Wirkung der Stufe 5 erzielen, während die dritte Empfehlung eine Wirkung der Stufe 3 aufweist.

Daher beläuft sich die Gesamtpunktanzahl der erwarteten Auswirkung für diese Prüfung auf 2 + 5 + 3 = 10. Die tatsächlichen Auswirkungspunkte belaufen sich jedoch auf 2 + 0 + 3 = 5. (In diesem Szenario hat die Stelle die zweite Empfehlung nicht umgesetzt und daher auch keine damit einhergehende Wirkung erzielt). Dieses Beispiel veranschaulicht, dass die geprüfte Stelle eine Wirkung von 50 % der erwarteten Auswirkungspunkte erzielt hat, also 5/10.

Tatsächliche Auswirkungspunkte < erwartete (Auswirkungspunkte) (1)

Aus der Gleichung (1) geht hervor, dass die Ermittlung der Prüfungswirkung bzw. der Auswirkungspunkte für die ORKB von entscheidender Bedeutung ist, da sie das Ausmaß beziffert, in dem ihre Empfehlungen zu wesentlichen Veränderungen in den geprüften Stellen geführt haben. Daher sollten ORKB ihre tatsächlichen Auswirkungspunkte (AP) so weit steigern, dass sie sich den erwarteten Auswirkungspunkten, oder E(AP), annähern.

Umsetzungszeit (UZ)

Die Umsetzungszeit (UZ) misst die Reaktionsschnelligkeit, indem die Durchschnittszeit von der Erteilung einer Empfehlung bis hin zu ihrer vollständigen Umsetzung berechnet wird. Diese Metrik stellt die Effizienz und Dynamik des Umsetzungsverfahrens in den Mittelpunkt.

Die Umsetzungszeit (UZ) gibt die Durchschnittszeit von der Erteilung einer Empfehlung bis hin zu ihrer vollständigen Umsetzung an. Zum Beispiel: 

• Empfehlung 1: Umgesetzt in 6 Monaten.
• Empfehlung 2: Umsetzung wurde begonnen, ist jedoch noch nicht abgeschlossen; sie beläuft sich derzeit auf 8 Monate.
• Empfehlung 3: Umgesetzt in 9 Monaten.

Berechnung der durchschnittlichen Umsetzungszeit: (6 + 9) / 2 = 7,5 Monate (nur vollständig umgesetzte Empfehlungen werden berücksichtigt).

Beiträge der UR, AP und UZ

Zusammengenommen bieten diese Instrumente mehrere Sichtweisen auf den Umsetzungsfortschritt. Die Umsetzungsrate (UR) steigert die Rechenschaftspflicht, indem sie eine klare Konformitätsrate liefert, die Auswirkungspunkte (AP) sorgen für eine strategische Ausrichtung, indem sie die Wirkungen der Empfehlungen hervorheben, und die Umsetzungszeit (UZ) unterstreicht die Effizienz, indem die Umsetzungsgeschwindigkeit verfolgt wird. Zusammen steigern sie Transparenz, bilden eine Grundlage für strategische Entscheidungen und fördern eine dynamischere, reaktionsschnellere Herangehensweise an die Verbesserung des öffentlichen Sektors.

Der Beitrag der EUM: Leistungssteigerung des öffentlichen Sektors

Die EUM leistet auf mehreren bedeutenden Wegen einen Beitrag zum öffentlichen Sektor:

• Fundierte Entscheidungsfindung: Zusammengenommen bieten die Komponenten der EUM eine mehrdimensionale Sichtweise auf den Prozess der Empfehlungsumsetzung, die sowohl ORKB als auch den von ihnen geprüften Stellen eine fundiertere Entscheidungsfindung ermöglichen.
• Gesteigerte Rechenschaftspflicht: Durch die Bereitstellung einer transparenten, quantifizierbaren Messgröße für die Empfehlungsumsetzung verbessert die EUM die Rechenschaftspflicht der öffentlichen Stellen, sowohl gegenüber ORKB als auch gegenüber der Öffentlichkeit.
• Strategische Verbesserung: Die AP-Komponente stellt sicher, dass die Empfehlungen mit der größten potenziellen Wirkung priorisiert werden, und bietet so eine Orientierungshilfe für die strategische Ressourcenzuteilung und Maßnahmen.
• Operative Effizienz: Die UZ hebt die Effizienz des Umsetzungsverfahrens hervor. Dadurch werden Stellen ermutigt, ihre Verfahren zu optimieren und bürokratiebedingte Verzögerungen abzubauen.

Fazit

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die EUM eine transformative Metrikensammlung darstellt, die ein neues Zeitalter der Rechenschaftspflicht und Effizienz im öffentlichen Sektor widerspiegeln könnte. Durch die Einführung der EUM können sowohl Oberste Rechnungskontrollbehörden als auch geprüfte Stellen sicherstellen, dass Empfehlungen nicht rein als Anregungen enden, sondern sich zu wirkungsvollen, greifbaren Verbesserungen entwickeln. Dieser ganzheitliche Ansatz betont ein Bekenntnis zu Spitzenleistungen. Er katapultiert öffentliche Einrichtungen in eine Zukunft, die von mehr Transparenz, Effizienz und strategischem Wachstum gekennzeichnet ist.