Erfolg Von Prüfungstechnologien Unter Dem Prüfungspersonal In Der Staatlichen Finanzkontrolle Malaysias: Wichtige Erkenntnisse & Zukünftige Ausrichtungen

von Dr. Farida Binti Veerankutty, Leiterin der Abteilung für interne Prüfungen, Ministerium für Wohnungswesen und Lokalverwaltung Malaysia

Einleitung

Die neuen Geschäftsmodelle im digitalen Umfeld haben Auswirkungen auf die derzeitigen Prüfungsverfahren, insbesondere im Bereich der Prüfungen der Rechnungsführung, und haben dem Prüfdienst eine neue Perspektive eröffnet. Das Prüfungspersonal muss mit den von Technologien verursachten Veränderungen umgehen (Yen, Huang, Li & Hsiah, 2006). Dies hat dazu geführt, dass neue Prüfungsverfahren, -methoden sowie -instrumente benötigt werden, um Kontrollen zu bewerten und so neue Geschäftsrisiken zu mindern (Masli, Peters & Richardson, 2010). Darüber hinaus legen Prüfungsnormen eindeutig fest, dass computergestützte Kontrollen und Prüfmethoden anzuwenden sind, wenn überprüfte Stellen fortschrittliche Unternehmenssysteme einsetzen und in hohem Maße auf Informationstechnologie (IT) angewiesen sind (Abdolmohammadi & Boss, 2009).

Prüferinnen und Prüfer müssen modernste Prüfungssoftwareanwendungen (Prüfungstechnologie) in Prüfungsverfahren einbinden. Dies spornt das Prüfungspersonal dazu an, seine Arbeit in einer elektronischen Umgebung durchzuführen, und ermöglicht ein effizienteres sowie wirksameres Prüfungsverfahren (Braun & Davis, 2003).

Aktuelle Forschung zeigt, dass unter Fachleuten im Bereich Prüfungstechnologie eine erhebliche Diskrepanz zwischen der wahrgenommenen und der tatsächlichen Kompetenz herrscht. Prüferinnen und Prüfer erkennen die strategische Bedeutung dieser Hilfsmittel zwar an, ihre fachliche Kompetenz ist jedoch nach wie vor unzureichend. Folglich sind gezielte pädagogische Maßnahmen erforderlich, um deren Fähigkeiten an die Anforderungen der Branche anzupassen (Feliciano, C., & Quick, R., 2022).

Warum Prüfungstechnologie Wichtig Ist

Obwohl der Technologieeinsatz unter malaysischen Prüferinnen und Prüfern des öffentlichen Sektors im Zuge von Prüfungsvorhaben bereits im Jahr 1980 seinen Anfang nahm, äußerte die Leitung der Obersten Rechnungskontrollbehörde Malaysia (National Audit Department of Malaysia; NAD) die Bedenken, dass das Prüfungspersonal Technologien nicht ausreichend nutzt (Buang, 2015). Trotz des Einsatzes von Technologien stehen Prüferinnen und Prüfer des öffentlichen Sektors weiterhin vor Herausforderungen, was die Erwartungen der Führungsebene sowie berufliche Normen anbelangt (Veerankutty, 2009). In einer Forschungsarbeit aus dem Jahr 2015 wurde festgestellt, dass das Prüfungspersonal des öffentlichen Sektors bei der Datengewinnung sowie der Erhebung von Prüfungsnachweisen keine Analysen unstrukturierter Daten nutzt, was auf mangelnde fachliche Expertise sowie auf Probleme im Zusammenhang mit komplexen Systemen, Daten aus unterschiedlichen Quellen und Plattformen, personellen Kompetenzen und Fähigkeiten sowie Haftungs- und Kompatibilitätsfragen zurückzuführen ist (Buang, 2015).

Allerdings setzte im Anschluss an die COVID-19-Pandemie ein Aufwärtstrend bei der Nutzung von Prüfungstechnologien ein. Im Jahr 2022 hoben IFAC und CIPFA hervor, dass es in der öffentlichen Finanzverwaltung eine deutliche Verlagerung hin zum Einsatz integrierter Prüfungstechnologien gab. Daher ist es notwendig, die Wirksamkeit der Anwendung von Prüfungstechnologien im Rahmen des Prüfungsvorhabens zu beurteilen. Im Zuge dessen können Prüfungsorganisationen feststellen, ob die Prüferinnen und Prüfer in der Lage sind, die erforderlichen Aufgaben zu erfüllen sowie qualitativ hochwertige Prüfungsleistungen zu erbringen. Damit der Einsatz von Prüfungstechnologien ein wirksames Instrument für das Prüfungsvorhaben ist, müssen die Faktoren, mit denen der Erfolg der Prüfungstechnologien am besten gemessen wird, erschlossen und besser verstanden werden.

Forschungsüberblick

Erfolgsmodell für Informationssysteme (IS)

Da die Organisation weiterhin erhebliche Investitionen in Informationssysteme tätigt, um die Leistungserbringung zu verbessern und die Leistung von Einzelpersonen sowie der Organisation zu steigern, ist die Bewertung von IS-Investitionen entscheidend, um deren Bedeutung und Beitrag zur Qualität, Wettbewerbsfähigkeit sowie Effizienz der Organisation zu rationalisieren. Das IS-Erfolgsmodell besteht aus drei Teilen: der Erstellung eines Informationssystems, der Nutzung des Systems und den Auswirkungen dieser Systemnutzung.

Forschungsdesign

Im Rahmen dieser Studie soll erklärt werden, wie die Sichtweise der Nutzerinnen und Nutzer auf leistungsfähige Technologien beeinflussen kann, inwieweit diese Technologien in der Lage sind, die Arbeit einer Prüferin bzw. eines Prüfers effizienter zu gestalten und die Qualität der Prüfung zu steigern.

Der Erfolg von Prüfungstechnologien ist in dieser Studie als Leistungsfähigkeit der Technologie/des Systems aus Sicht der Nutzerin bzw. des Nutzers in Bezug auf ihre bzw. seine Arbeitsleistung definiert, und die abhängige Variable soll den Erfolg der Prüfungstechnologie in Bezug auf die Verbesserung der Arbeitsleistung des Prüfungspersonals sowie die Qualität der technologiegestützten Prüfungen messen.

Forschungsmethode

Daten von Prüferinnen und Prüfern des öffentlichen Sektors, die in der ORKB Malaysia im Jahr 2016 technologiegestützte Prüfungsaufgaben wahrgenommen hatten, wurden erhoben, und zwar mittels papierbasierter und elektronischer Fragebögen. Von insgesamt 1.504 ausgeschickten Fragebögen wurden 309 als gültig eingestuft und für die weitere Analyse herangezogen.

Wichtigste Erkenntnisse

Von den 309 Befragten dieser Studie verfügen etwa 45,0 % über mehr als fünf Jahre Erfahrung im Umgang mit Prüfungstechnologien und die IT-Kenntnisse von 62,1 % der befragten Prüferinnen und Prüfer wurden als ausreichend eingestuft.

Die Ergebnisse zeigten, dass Systemqualität, Informationsqualität, wahrgenommene Nützlichkeit, Nutzerzufriedenheit und individuelle Auswirkungen valide sowie zuverlässige Maßstäbe für den Erfolg von Prüfungstechnologien sind.

Prüferinnen und Prüfer des öffentlichen Sektors waren der Ansicht, dass hochwertigere Prüfungstechnologien, zum Beispiel Systeme, die nützliche und aktuelle Informationen bereitstellen, ihre Wahrnehmung der Nützlichkeit der betreffenden Technologie steigern. Dies wiederum steigert ihre Zufriedenheit und wirkt sich positiv auf ihre Arbeitsleistung aus.

Fachliche Auswirkungen: Künftiger Aktionsplan Für Das Digitalisierungsprojekt Der Orkb

Unter der Führung der neuen Leiterin der ORKB Malaysia, Datuk Seri Wan Suraya Wan Mohd Radzi, durchläuft das NAD derzeit den größten digitalen Wandel in seiner 120-jährigen Geschichte. Die ORKB-Leiterin verschrieb sich einem Übergang von traditionellen Stichprobenprüfungen hin zu einem datengesteuerten System mit der Vision einer „vollständigen Digitalisierung“ bis 2025/2026, der sogenannten PPJ-Initiative (Projek Pendigitalan Jabatan Audit Negra), und bezeichnet das Digitalisierungsprojekt des Nationalen Rechnungshofs. (NAD, 2026).

Die Kernbestandteile der PPJ-Initiative spiegeln sich in der Einführung mehrerer wirkungsvoller digitaler Systeme wider, darunter:

• e-SelfAudit-System: eingeführt, um die Prüfung von fast 2.000 staatlich verbundenen Unternehmen zu automatisieren.

• Dashboard der ORKB-Leiterin: bietet Echtzeitüberwachung von Prüfungsthemen.

• „Kriegsraum“ für das nationale Prüfwesen: Einrichtung eines zentralen digitalen „Kriegsraums“ sowie ähnlicher Einrichtungen in allen NAD-Büros der Bundesstaaten zur Unterstützung der Echtzeit-Datenüberwachung und wirkungsvoller Prüfungen.

• System zum Ausbau des Bildungskapitals: Ein spezielles System zur Verwaltung der digitalen Weiterbildung der über 2.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der NAD.

Das im Jahr 2024 novellierte Gesetz über die staatliche Finanzkontrolle aus dem Jahr 1957 untermauert das Bekenntnis der ORKB-Leiterin, indem es ihr die Befugnis erteilt, jede Einrichtung zu prüfen, die mit öffentlichen Geldern ausgestattet ist. Dieses gewaltige Unterfangen wäre ohne das im Rahmen der PPJ-Initiative ins Leben gerufene e-SelfAudit-System nicht machbar. Die digitalen Tools sind darauf ausgelegt, den Ansatz, „den öffentlichen Geldern zu folgen“, zu erleichtern und sicherzustellen, dass jeder Geldfluss über digitale Plattformen verfolgt wird, um so Lücken sowie Ineffizienzen aufzudecken. Das Engagement der ORKB-Leiterin spiegelt eine strategische Neuausrichtung hin zu einer Institution mit Kontrollmechanismen für das digitale Zeitalter wider, die das Ziel verfolgt, menschliche Fehler sowie manuelle Verzögerungen zu beseitigen und gleichzeitig für stärkere Abschreckung vor finanzieller Misswirtschaft im öffentlichen Sektor zu sorgen.

Angesichts des starken Einsatzes der ORKB-Leiterin sollten sich die Systementwicklerinnen und -entwickler der PPJ-Initiative auf die Qualität der Anwendung in Bezug auf ihre Eigenschaften sowie Ergebnisse konzentrieren. Die Systementwicklerinnen und -entwickler sollten darauf achten, dass die Prüfungsanwendung bzw. -technologie nutzerfreundlich, leicht erlernbar und einfach zu bedienen ist.

Das PPJ-Team sollte sich auf die Entwicklung von Prüfungstechnologien konzentrieren, die Informationen generieren können, die den Anforderungen der Prüferinnen und Prüfer angemessen entsprechen. Die Informationen sollten aktuell und korrekt sein sowie zeitnah bereitgestellt werden. Die Verfügbarkeit korrekter Informationen wird beeinflussen, wie nützlich das Prüfungspersonal die Prüfungsanwendung bei technologiegestützten Prüfungen findet. Wenn das Prüfungspersonal erkennt, dass Prüfungstechnologien es ihnen ermöglichen, ihre Aufgaben schneller sowie effizienter zu erledigen und ihre Arbeitsleistung zu verbessern, werden sie die Prüfungstechnologien gerne nutzen. Dies wird zu einem erfolgreicheren Technologieeinsatz in ihren beruflichen Eigenschaften führen und die Zufriedenheit des Prüfungspersonals steigern – wodurch dieses die Prüfungstechnologien häufiger nutzen wird – und die Leistung technologiegestützter Prüfungen steigern. Darüber hinaus wird die Zufriedenheit der Prüferinnen und Prüfer mit der Effizienz sowie Leistungsfähigkeit der Prüfungstechnologie dazu führen, dass diese im Prüfungsvorhaben öfter erfolgreich eingesetzt wird. Folglich kann die Effizienz, Produktivität und Wirkung der Arbeitsleistung des Prüfungspersonals durch den Einsatz von Technologien gesteigert werden, was wiederum den Erfolg der Prüfungstechnologie ausmacht.

Die Führungsebene und das PPJ-Team sollten sich darauf konzentrieren, das Bewusstsein der Prüferinnen und Prüfer zu schärfen, damit diese ihre Widerstände gegenüber Technologien überwinden können. Wie aus der Forschung hervorgeht, sollten dem Prüfungspersonal zudem ausreichend Schulungsmöglichkeiten geboten werden, um den Ausbau von Wissen und Sachkompetenzen in Bezug auf Prüfungstechnologien sicherzustellen, da dies die Wahrnehmung, dass Prüfungstechnologien Prüferinnen und Prüfern Nutzen sowie Vorteile bringen, weiter stärkt. 

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Quellenangaben

1. Abdolmohammadi, M. J., & Boss, S. R. (2009). Factors Associated with IT Auditing by Internal Auditors. International Journal of Auditing, 13(3), 209-225.
2. Braun, R. L., & Davis, H. E. (2003). Computer‐assisted audit tools and techniques: analysis and perspectives. Managerial Auditing Journal, 18(9), 725-731.
3. Buang, A. (2015). Leveraging Technology to Enhance Audit Quality and Effectiveness. Anlässlich des 6. ASOSAI-Symposiums, Kuala Lumpur, Malaysia.
4. Feliciano, C., & Quick, R. (2022). Innovative Information Technology in Auditing: Auditors’ Perceptions of Future Importance and Current Auditor Expertise. Accounting in Europe, 19(2), 311–331. https://doi.org/10.1080/17449480.2022.2046283
5. IFAC & CIPFA. (2022). International Public Sector Accountability Index: 2022 Status Report. Internationale Vereinigung der Wirtschaftsprüferinnen und -prüfer.
6. National Audit Department. (26. Januar 2026). Majlis Peluncuran Sambutan 120 Tahun Jabatan Audit Negara. https://www.audit.gov.my/index.php/sorotan-aktiviti/2578-majlis-peluncuran-sambutan-120-tahun-jabatan-audit-negara
7. Masli, A., Peters, G. F., Richardson, V. J., & Sanchez, J. M. (2010). Examining the potential benefits of internal control monitoring technology. The Accounting Review, 85(3), 1001-1034
8. Veerankutty, F. (2009). Information technology (IT) related auditing in Malaysian public sector: an empirical study of national audit department of Malaysia. Unveröffentlichte wissenschaftliche Arbeit, Universität Malaya, Kuala Lumpur, Malaysia.
9. Yen, C.C., Huang, S.M., Li, C.L. and Hsiah, Y.C. (2006), “Application, influence and impact of Sarbanes-Oxley Act”, Computer Auditing Journal, Vol. 15, pp. 1-11.