Die an der SPMR teilnehmenden ORKB haben auf ihre eigene Art und Weise bewiesen, dass sie sowohl über die Fähigkeit als auch über ein wachsendes strategisches Managementinstrumentarium verfügen, um selbst mit den schwierigsten und unerwartetsten Umständen erfolgreich umzugehen.
von Dafina Dimitrova, leitende Managerin für SAI Governance, IDI
Als die COVID-19-Pandemie im März 2020 ausbrach, befanden sich 22 Teams der Obersten Rechnungskontrollbehörden (ORKB), die an der Initiative der INTOSAI-Entwicklungsinitiative (IDI) für Strategie, Leistungsmessung und Berichterstattung (SPMR ) teilnahmen, in einer prekären Situation. Sie hatten über ein Jahr damit verbracht, ihre Leistung zu bewerten und einen strategischen Plan zu erstellen, der angesichts der dramatischen Ereignisse, die sich abzeichneten, auf den Kopf gestellt zu werden schien. Hatten die Teams, die mit dem Zugang zu Informationen, der Kommunikation und der Sicherheit zu kämpfen hatten, überhaupt noch Zeit, sich auf die strategische Planung und das Management zu konzentrieren, oder würden sich ihre Bemühungen als vergeblich erweisen?
Die SPMR-Prämisse
Die globale Einführung des SPMR, die vom Schweizer Staatssekretariat für Wirtschaft (SECO) unterstützt wird, begann Ende 2018 für 22 ORKB aus drei regionalen INTOSAI-Gruppen: der Afrikanischen Organisation der englischsprachigen ORKB (AFROSAI-E), der Asiatischen Organisation der ORKB (ASOSAI) und der Europäischen Organisation der ORKB (EUROSAI). Drei weitere regionale Gruppen – die Arabische Organisation der ORKB (ARABOSAI), der Regionale Rat für die Ausbildung der ORKB des frankophonen Afrikas südlich der Sahara (CREFIAF) und die Organisation der lateinamerikanischen und karibischen ORKB (OLACEFS) – schlossen sich 2019 an, wodurch sich die Gesamtzahl der teilnehmenden ORKB auf über 40 erhöhte.
Die Initiative geht davon aus, dass ORKB ihre Gesamtleistung durch eine ganzheitliche Stärkung ihrer strategischen Managementprozesse nachhaltig verbessern können. Zu diesem Zweck arbeiten die teilnehmenden ORKB die Schlüsselelemente des strategischen Managements in einem relativ linearen, wenn auch iterativen Prozess ab: von der Bewertung der Leistung unter Verwendung des Rahmens für die Leistungsmessung der ORKB (SAI Performance Measurement Framework – PMF) über die strategische und operative Planung bis hin zur Einrichtung regelmäßiger Überwachungs- und Berichtsverfahren. Der letzte Schritt ist die Durchführung einer weiteren Bewertung des PMF durch die ORKB, um die Fortschritte zu messen und Inputs für den nächsten Strategieplan zu liefern.
Ein noch nie dagewesener Stresstest
COVID-19 war ein noch nie dagewesener Stresstest für das SPMR-Konzept. Die Pandemie stellte den Inhalt und die Dauer strategischer Pläne in Frage, verschärfte die Herausforderungen bei der operativen Planung und machte die Knappheit der Ressourcen deutlich, die vielen ORKB zur Verfügung stehen. Es wurden auch grundlegende Fragen zur Bedeutung und Rolle der ORKB als Institutionen des öffentlichen Sektors gestellt und wie diese in den Organisationsplänen und Prozessen berücksichtigt werden.
Ursprünglich bestand SPMR aus regionalen Workshops, die von Angesicht zu Angesicht stattfanden, sowie aus Unterstützung vor Ort und aus der Ferne, die von einem speziellen Berater der IDI oder einem Mitarbeiter geleistet wurde. Die Pandemie stoppte geplante Workshops und Aktivitäten in den Ländern und unterbrach in vielen Fällen den Kontakt des IDI-Teams mit den teilnehmenden ORKB. Die IDI beschäftigte sich mit der Frage, welche Art von strategischer Managementunterstützung benötigt wird und wie diese geleistet werden kann. Angesichts solch widriger Ereignisse stellt sich die Frage, ob die ORKB der Fertigstellung ihrer PMF-Bewertungen und der Ausarbeitung strategischer Pläne Vorrang einräumen würden und sollten.
Nutzung der SPMR-Beteiligung
Die ORKB der ersten drei Regionalgruppen, die zum Zeitpunkt der Pandemie am weitesten in der Initiative fortgeschritten waren, erkannten bald, dass die Fortschritte, die sie in der SPMR erzielt hatten, ihnen helfen konnten, gestärkt aus der Krise hervorzugehen. Nach dem anfänglichen Schock haben die meisten SPMR-Teilnehmer schnell eine Arbeitsroutine für die Fernarbeit entwickelt und den Kontakt zum IDI-Team wiederhergestellt, obwohl es immer wieder Probleme mit dem Informationszugang, der Technologie, der Konnektivität und der Vereinbarkeit von Beruf und Familie gab. Auf Seiten der IDI hat das Team die Arbeitsabläufe rasch umgestellt und die möglichen kurz- und längerfristigen Auswirkungen der Pandemie auf das strategische Management der ORKB untersucht.
Die IDI veröffentlichte Leitfäden und führte im April und Mai 2020 eine COVID-19-Webinarreihe durch. Das Ende 2020 veröffentlichte Handbuch für das strategische Management der ORKB enthielt Material zu COVID-19 und reflektierte die ersten Erfahrungen mit der Reaktion darauf. Bei der anschließenden bilateralen Unterstützung und den Kursen zur operativen Planung, Überwachung und Umsetzung wurde auf einen vollständig digitalen Modus umgestellt, der einen flexibleren Ansatz ermöglicht.
Drei Faktoren trugen dazu bei, dass die ORKB ihre Beteiligung an der SPMR während der Pandemie nutzen konnten.
Erstens waren die Ergebnisse des PMF der ORKB selbst im Entwurfsstadium noch weitgehend gültig, relevant und hilfreich. Das PMF der ORKB bietet eine ganzheitliche Bewertung der Leistung in sechs grundlegenden Bereichen: Unabhängigkeit und rechtlicher Rahmen, interne Steuerung und Ethik, Prüfungsqualität und Berichterstattung, Finanzmanagement, Personalwesen und externe Kommunikation. Diese detaillierten Feststellungen bilden eine solide Grundlage für das Verständnis der Stärken und Schwächen der ORKB-Leistung.
Die Panoramaanalyse des SAI PMF unterstützte die ORKB bei kurzfristigen Entscheidungen und der Festlegung von Prioritäten, um die Kontinuität des Geschäftsbetriebs in den ersten Monaten der Krise sicherzustellen. Auch wenn die ORKB die Ergebnisse während der Pandemie durch eine andere Brille betrachtet haben mögen, blieben die grundlegenden Informationen relevant.
Zweitens hat das Feedback von internen und externen Interessengruppen – wie Mitgliedern des Parlaments, der Exekutive und der Zivilgesellschaft sowie von ORKB-Mitarbeitern – den Teilnehmern geholfen, eine starke ORKB-Strategie zu entwickeln. Als die Pandemie ausbrach, befanden sich die teilnehmenden ORKB in unterschiedlichen Stadien der Sammlung von Feedback der Interessengruppen. Nichtsdestotrotz bot die Pandemie eine neue Gelegenheit, auf die Interessengruppen zuzugehen und besser zu verstehen, welche Rolle die ORKBn bei der Sicherstellung der Transparenz und Rechenschaftspflicht der COVID-19-Notfallfinanzierung spielen können.
Drittens warfen die ORKB einen neuen Blick auf ihre Entwürfe für strategische Pläne und definierten neue Ergebnisse im Zusammenhang mit der Bewältigung der Auswirkungen der Pandemie. Die ORKB passten ihre Prioritäten auch angesichts des Drucks auf die personellen und finanziellen Ressourcen an, mit dem viele von ihnen konfrontiert waren. Die strategischen Pläne der ORKB mussten als Entwurf für die Erfüllung ihres Mandats dienen, um angesichts neuer Herausforderungen relevant zu bleiben und die Leistung in den wichtigsten Bereichen nachhaltig zu verbessern.
Mehr als ein Jahr nach Ausbruch der Pandemie, wie haben die SPMR-ORKB die Pandemie durch strategisches Management überstanden?
Bis Mitte 2021 hatten die teilnehmenden ORKB der ersten drei regionalen Gruppen (AFROSAI-E, ASOSAI und EUROSAI) die formalen methodischen Aspekte der SPMR-Initiative abgeschlossen. Achtzehn dieser 22 ORKB haben ihre PMF-Berichte fertiggestellt oder befinden sich in der Endphase der unabhängigen Überprüfung ihrer Qualität durch die IDI.
Elf der 22 ORKB haben ihre neuen oder überarbeiteten strategischen Pläne von der Leitung genehmigt oder befinden sich in der letzten Entwurfsphase, die noch von der Leitung genehmigt werden muss. Die anderen elf ORKB entwickeln derzeit einen neuen strategischen Plan für 2022. Die Pläne konzentrieren sich auf die Herausforderungen, die sich durch die Pandemie ergeben, und haben unter anderem die Digitalisierung, die Verbesserung der internen und externen Kommunikation, die Einführung neuer Prüfungsarten und -themen, die Verwaltung der Humanressourcen und das Wohlergehen der Mitarbeiter zur Priorität. Die ORKB haben auch verbesserte Einsatzpläne erstellt, die finanzielle und personelle Ressourcen, Risikoüberwachung und Prioritätensetzung betreffen. Die ORKB in den drei regionalen Gruppen, die später beigetreten sind, sind noch dabei, Ergebnisse zu erzielen.
SAI-Erfolgsgeschichten
Jede teilnehmende ORKB hat ihren einzigartigen Kontext und ihre Erfahrungen in die SPMR-Initiative eingebracht und das Peer-Learning unterstützt. Die IDI hat einige dieser Erfahrungen in einer Reihe von PMF- und SPMR-Erfolgsgeschichten der ORKB festgehalten. Zum Beispiel:
- Die Erfahrungen von Bhutan und Costa Rica zeigen, wie eine wiederholte Bewertung des PMF den ORKB helfen kann, Fortschritte zu messen und Verbesserungen über strategische Planungszyklen hinweg zu erreichen.
- Die Fälle Aserbaidschan und Malediven zeigen, wie Teams trotz einer Reihe zusätzlicher Herausforderungen wie Veränderungen in der Teamzusammensetzung und politischen Unruhen durchhalten und großartige Ergebnisse erzielen können.
- Die Führungsrolle der ORKB und ihr Engagement für Spitzenleistungen waren der Schlüssel zum Erreichen von Ergebnissen im strategischen Management in Georgien, Guam (Teil der SPMR-Pilotgruppe in der Pazifikregion) und Kenia.
Diese Geschichten spiegeln das breite Spektrum der geplanten und unerwarteten Veränderungen wider, zu denen SPMR beigetragen hat. Sie zeigen auch, wie SPMR-Teilnehmer eine verstärkende Wirkung haben können, wenn sie neue Rollen übernehmen. Zum Beispiel:
- Während ihrer Tätigkeit als regionale SPMR-Ressourceperson für die AFROSAI-E-ORKB wurde Nancy Gathungu zum Auditor-General von Kenia ernannt.
Die Teamleiterin des aserbaidschanischen SPMR-Teams, Frau Vafa Mutallimova, wurde in dieser Funktion Mitglied des Vorstands der Rechnungskammer. - In Guam, einer kleinen ORKB mit weniger als 20 Mitarbeitern, fungierte Jerrick Hernandez, der am SPMR-Pilotprojekt teilnahm, später als Ressource für die weltweite Einführung der Initiative. Herr Hernandez berät nun die ORKB der Philippinen – eine der größten und komplexesten ORKB in der ASOSAI-Region – in Fragen des strategischen Managements.
Strategisches Management kann ein anspruchsvoller Prozess sein. Sie erfordert Aufgeschlossenheit, Beharrlichkeit, Engagement der Führungskräfte, Flexibilität und Zusammenarbeit. Die an der SPMR teilnehmenden ORKB haben auf ihre eigene Art und Weise bewiesen, dass sie sowohl über die Fähigkeit als auch über ein wachsendes strategisches Managementinstrumentarium verfügen, um selbst mit den schwierigsten und unerwartetsten Umständen erfolgreich umzugehen.
