Gráficos de decisión: Herramientas sencillas para mejorar la toma de decisiones en auditoría

por Loren Yager y Paul Francis, Centro para la Excelencia en Auditoría de la Oficina de Rendición de Cuentas del Gobierno de EE.UU.

Tomar decisiones de planificación bien fundadas en una fase temprana del proceso de auditoría es clave para completar las auditorías a tiempo. Muchos equipos utilizan información histórica para determinar cuánto durará una auditoría. Pero cada auditoría y cada organización auditora es diferente, por lo que es imposible crear calendarios y directrices a partir de experiencias pasadas que puedan aplicarse a todas las situaciones. Unos sencillos gráficos pueden permitir a los equipos de auditoría mantener debates más profundos en una fase más temprana y afrontar algunas de las dificultades y retos que suelen causar problemas más adelante en la auditoría. Estas herramientas de decisión también pueden facilitar la comunicación con las partes interesadas y la dirección de la organización, permitiéndoles evaluar rápidamente y contribuir a la planificación de la auditoría, así como tomar decisiones relativas a los recursos.

El “mapa de calor” (figura 1) puede ayudar a los equipos a evaluar de forma rápida y proactiva la complejidad de una auditoría en las dos dimensiones de alcance y metodología. En el lado izquierdo figuran los factores que afectan al alcance de una auditoría, y en el derecho, los factores que afectan a la complejidad metodológica de una auditoría.

Factores de alcance:

• Escala/valor en dólares del programa
• Complejidad del programa
• Evaluativo vs/ descriptivo
• Número de responsables
• Número de organizaciones
• Número de emplazamientos
• Número de años
• Unidad(es) de análisis

Factores metodológicos:

• Auditorías previas sobre el tema
• Nivel de cooperación con el organismo auditado
• Evaluativo vs/ descriptivo
• Criterios aplicables
• Base(s) de datos conocida(s)
• Pruebas primarias/trabajo de campo
• Métodos de recogida/selección
• Número de objetivos
• Alcance del viaje
• -Unidad(es) de análisis

Por ejemplo, una auditoría sobre el uso y abuso de las tarjetas de crédito oficiales cumple casi todos los requisitos de la zona verde: normas claras (criterios), datos excelentes, muchas auditorías previas, no es necesario viajar, etc. Por el contrario, una auditoría propuesta por primera vez sobre un programa especial de inmigración que implica múltiples ubicaciones en todo el mundo, pocas o ninguna fuente de datos fiables, múltiples organizaciones y falta de cooperación con la agencia auditada probablemente caería en la zona roja.

La utilización de esta lista de factores permite a los equipos evaluar rápidamente la complejidad de la posible auditoría y comenzar la planificación con un equilibrio adecuado de recursos y conciencia del impacto de la auditoría. Los equipos también pueden utilizar el mapa de calor a lo largo del proceso de auditoría revisando los objetivos de la auditoría para ver si ésta es demasiado ambiciosa (demasiado lejos en la zona roja) o insuficientemente impactante (demasiado lejos en la zona verde).

Muchos de los factores que influyen en la complejidad acabarán aclarándose en el transcurso de una auditoría, pero la ventaja de mantener este debate en una fase temprana es que el equipo y las partes interesadas pueden empezar a abordar esos factores y tomar decisiones en una fase temprana, para asegurarse de que utilizan los recursos con sensatez.

Un segundo gráfico sencillo que puede ayudar a los equipos a tomar decisiones es el “diagrama de flechas” (figura 2), que ilustra las diferencias significativas entre un área general de auditoría y una unidad de análisis muy específica.

Por ejemplo, muchas naciones tienen diversos programas de ayuda alimentaria, algunos de los cuales están diseñados para atender necesidades de emergencia, mientras que otros están vinculados a la educación o a otros sectores. Además, algunos de estos programas suministran alimentos a granel a la nación, otros implican la compra de alimentos en la región y otros proporcionan dinero en efectivo o vales directamente a los beneficiarios. La ayuda alimentaria es, por tanto, un “ámbito de fiscalización” demasiado amplio para ser abordado en una sola fiscalización.

Un equipo de auditoría puede utilizar el diagrama de flechas para tomar decisiones difíciles sobre qué aspectos del programa examinar y, en última instancia, sobre la “unidad de análisis” específica, que podría ser los costes de transporte, la calidad de la supervisión, el tiempo necesario para la entrega, los beneficios nutricionales o las pérdidas por robo o deterioro. Como en el caso del mapa de calor, el diagrama de flechas ayuda a generar conversaciones y a tomar conciencia del panorama general desde el principio. La recompensa es que las auditorías tienen un alcance adecuado y se entregan más cerca del calendario previsto.

Una de las decisiones más difíciles que deben tomar los auditores es determinar los criterios correctos que deben aplicarse al programa o actividad objeto de examen. Un tercer gráfico, el “continuo de criterios”, permite al equipo auditor reconocer algunas de las opciones que tiene en cuanto a criterios, y cómo los criterios que seleccione podrían afectar a la auditoría (figura 3).

En algunos casos, el programa o actividad puede regirse por leyes y reglamentos específicos, que los organismos no pueden alegar fácilmente que no están obligados a cumplir. A veces, sin embargo, el lenguaje es demasiado general para servir de fuente ideal de criterios. Si este es el caso, los equipos de auditoría tendrán que decidir si existen directrices de la agencia, métricas de rendimiento u otras normas que puedan utilizar.

Cada fuente de criterios tiene sus propias consecuencias. En concreto, algunos de los criterios de la parte derecha del continuo no se consideran “criterios duros”, por lo que es posible que los funcionarios de la agencia o del programa no acepten recomendaciones basadas en esas normas y la auditoría tenga poca repercusión. No obstante, este tipo de criterios son importantes para las auditorías de la eficacia de los programas.

Por ejemplo, aunque un proyecto hídrico deba cumplir las leyes y normativas, hacerlo no significa necesariamente que el programa esté teniendo el efecto deseado. El equipo auditor necesitaría otros criterios, como puntos de referencia e indicadores de rendimiento, para evaluar la eficacia.

Conclusión
El sesgo de planificación es un problema común, ya que los equipos de auditoría son casi siempre optimistas sobre su capacidad para completar la auditoría en un periodo de tiempo determinado. Los sencillos gráficos comentados anteriormente pueden orientar debates reflexivos y fundamentar decisiones en una fase temprana del proceso de planificación de la auditoría, reduciendo así los falsos comienzos y los esfuerzos ineficaces, que resultan frustrantes para el equipo y costosos para la organización auditora.

Además, estos gráficos son bastante fáciles de aprender y aplicar, por lo que sólo se necesita una pequeña inversión para aumentar el impacto del trabajo de las Entidades Fiscalizadoras Superiores y otras organizaciones de auditoría.

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