Digital por defecto: concepto para la creación de una cultura digital en la Junta de Auditoría de la República de Indonesia

Por: Pingky Dezar Zulkarnain, la Junta de Auditoría de la República de Indonesia

Antecedentes

La pandemia de COVID-19 trajo consigo retos sin precedentes, uno de los cuales fue la imposición de restricciones a la actividad física para atajar la propagación del virus (Abouk & Heydari, 2021). Estas restricciones alteraron significativamente la forma en la que la Junta de Auditoría de la República de Indonesia (BPK) llevaba a cabo sus procesos de auditoría. Como respuesta, las organizaciones y entidades se vieron obligadas a adaptarse y encontrar formas innovadoras para proseguir con sus operaciones de manera eficiente.

Ante las limitaciones a las interacciones físicas, no solo la BPK, sino también otras Entidades Fiscalizadoras Superiores en todo el mundo, recurrieron a la tecnología como herramienta clave para renovar sus procedimientos de auditoría (Ngoma, 2021). Así, adoptaron soluciones de trabajo remoto, de analítica de datos y plataformas de comunicación en línea para realizar auditorías y recopilar la información requerida. Ahora, los auditores pueden acceder electrónicamente a los registros y documentos financieros, lo que reduce la necesidad de hacer visitas presenciales. Este cambio hacia auditorías basadas en la tecnología no solo mejora la eficiencia del proceso de auditoría, sino que además minimiza los riesgos potenciales de salud que entrañan las inspecciones físicas.

La optimización de la tecnología con el fin de sustituir algunas actividades físicas en el proceso de auditoría no solo permite un enfoque más flexible y versátil, sino que también alberga el potencial de mejorar la calidad de la auditoría. En este sentido, los auditores ya pueden centrarse más en el análisis de datos y la interpretación de la información financiera, por lo que el proceso de auditoría gana en perspectiva y valor estratégico. Este cambio hacia un enfoque de auditoría más tecnológico brinda la oportunidad de causar un efecto duradero en los métodos de auditoría en el mundo pospandémico.

Teniendo en cuenta el rápido avance de la tecnología y las repercusiones de la pandemia de COVID-19, está cobrando fuerza la convicción de que, en el futuro, los procesos de auditoría se llevarán a cabo predominantemente en plataformas digitales. En un esfuerzo por aprovechar el potencial de la tecnología, la BPK decidió adoptar el concepto de “digital por defecto” (Digital by Default).

El concepto de “digital por defecto” significa que la BPK dará prioridad al uso de soluciones digitales en todos los aspectos de sus procedimientos de auditoría. Esto incluye la adopción de aplicaciones digitales de auditoría, el análisis automatizado de datos y la elaboración de informes y la comunicación totalmente en línea. Con este enfoque, la BPK pretende mejorar la eficiencia, la transparencia y la precisión en la ejecución de las auditorías. Además, es un avance significativo a la hora de abordar los retos asociados a la disparidad de emplazamientos de los auditados, sobre todo teniendo en cuenta que Indonesia es un país archipelágico compuesto por multitud de islas.

Aparte de servir para mejorar estos objetivos, el concepto “digital por defecto” también ofrece la posibilidad de reducir los costes y el impacto medioambiental asociados a los procesos de auditoría físicos. Así pues, la BPK está en vías de lograr resultados de auditoría más eficientes y precisos al tiempo que satisface las demandas de una era digital en constante evolución.

Para hacer realidad la “digitalización por defecto”, la BPK aplica un enfoque centrado en el desarrollo de las personas, los procesos y la tecnología como metas clave (Harris Kern y Randy Johnson, 1998; Noyes, 2004; Ross et al., 2006). Esta estrategia subraya la importancia de armonizar estos tres elementos en la búsqueda de una organización más orientada a lo digital y más eficiente.

Digital por defecto: las personas

Aunque no hay consenso sobre la definición del concepto “digital por defecto”, la BPK está de acuerdo en que hace referencia a aquellos elementos digitales que desempeñan un papel a la hora de facilitar la ejecución de los procesos empresariales. Este enfoque no presupone que deban utilizarse siempre herramientas o técnicas digitales en las tareas de un proyecto. Más bien al contrario, solo pretende poner de relieve la falta de sentido práctico cuando no se usan componentes digitales en una organización.

La BPK se esfuerza por lograr la “digitalización por defecto” a través de un esfuerzo holístico conocido como “transformación digital”. En el marco de esta transformación digital, lo más importante es la creación de una nueva cultura en el seno de la BPK. Y el núcleo de su desarrollo lo conforman las personas, en particular el moldeado de sus conductas. Este cambio de cultura sitúa la conducta de las personas en su centro, haciendo hincapié en la necesidad de que los empleados se adapten a las prácticas digitales y tomen sus decisiones sobre la base de los datos. La transformación de la cultura, la así llamada cultura digital, fomenta un entorno colaborativo en el que el personal se compromete activamente con la tecnología, ajustando sus procesos de trabajo a las normas digitales para mejorar la eficiencia y la eficacia (UNESCO y Consejo de Europa, 2008). El objetivo de esta transformación es convertir a la BPK en una organización ágil y con visión de futuro, en la que la cultura digital esté integrada en las acciones del día a día y en la mentalidad de sus profesionales.

Digital por defecto: los procesos

La BPK ha formulado una estrategia integral destinada a fomentar el concepto “digital por defecto”. Esta estrategia pone especial énfasis en el establecimiento de procesos operativos basados en la tecnología digital, la mejora de las estructuras de gobernanza de las tecnologías de la información y el desarrollo del análisis de big data (1). La intención subyacente a estas iniciativas es aprovechar el poder de la tecnología y de los datos, no solo para mejorar los procesos operativos de la BPK, sino también para aumentar la transparencia, la eficiencia y la rendición de cuentas en los procesos.

Al centrarse en la implementación de procesos operativos integrales basados en la tecnología digital, la BPK tiene que establecer una arquitectura empresarial digital. Esta iniciativa es esencial para armonizar los sistemas de TI y las estructuras de datos de la organización con sus objetivos estratégicos y procesos operativos, facilitando así la materialización del concepto “digital por defecto”. Este enfoque estratégico asegura una integración sin fisuras de la tecnología y de las operaciones en busca de la excelencia digital. 

Además de contar con una arquitectura empresarial digital, resulta fundamental reforzar la gobernanza a través de una sólida gestión de las TI que garantice la existencia de políticas y procedimientos para administrar las plataformas digitales, armonizarlas con los procesos operativos de la BPK y salvaguardar el flujo de información que circula en las plataformas digitales. También es esencial para crear un clima de confianza en el ecosistema de auditoría que engloba al auditor, al auditado y a las partes interesadas. 

Por último, la aplicación del análisis de big data representan el componente más innovador de esta estrategia, ya que permite a la BPK aprovechar las ingentes cantidades de datos que se generan en la era digital para una toma de decisiones con conocimiento de causa. Al invertir en estas áreas, la BPK está persiguiendo un enfoque proactivo para lograr un ecosistema de auditoría más transparente, basado en datos y eficiente. El análisis de big data constituye el elemento central para la creación de la “cultura de los datos”, como parte de la “cultura digital”.

Estas tres iniciativas están recogidas en el Plan Estratégico de TI de la BPK (RINTIK) 2020-2024 como los tres pilares clave que moldean la cultura digital que consolida a la BPK como organización basada en los datos.

Digital por defecto: la tecnología

La transformación digital y lo “digital por defecto” son conceptos polifacéticos que van más allá de la mera implementación de aplicaciones o del grado en el que los procesos operativos funcionan en plataformas digitales. Aunque las aplicaciones son un componente crítico, la atención debería centrarse en una transición holística hacia la digitalización y en un cambio fundamental de la manera de operar de las organizaciones sobre una plataforma digital.

En la transformación digital, la disponibilidad de aplicaciones resulta un requisito esencial. Estas aplicaciones, tanto si ya existen como si son de nuevo desarrollo, tienen que conectar entre ellas sin fisuras, y deberían ser de tipo integrador o colaborativo. Esta integración garantiza que los datos y los procesos fluyan de forma cohesionada, facilitando un ecosistema digital unificado y eficiente. Esta interconexión permite a las empresas tomar decisiones basadas en datos y ofrecer mejores servicios a sus clientes.

La transformación digital y lo “digital por defecto” no consisten simplemente en acumular una colección de aplicaciones o migrar todos los procesos a plataformas digitales. De lo que se trata es de crear un entorno sinérgico en el que la tecnología respalde y mejore los procesos operativos, con la consiguiente mejora de la productividad, la agilidad y la innovación (Attrey et al., 2020; Leinwand & Mani, 2021). Al fomentar las aplicaciones colaborativas e interconectadas, las organizaciones pueden aprovechar todo el potencial de la esfera digital, lo que les permite adaptarse y prosperar en un entorno empresarial en constante evolución.

En la configuración de una cultura digital, la tecnología de la información desempeña un papel crucial al dar prioridad a la facilidad de uso, la rapidez y la precisión. Este énfasis en soluciones tecnológicas fáciles de usar, rápidas y precisas es fundamental para mejorar la productividad en general y fomentar la mentalidad digital en una organización. No obstante, incluso en la búsqueda de la eficiencia y la innovación, la seguridad debe seguir siendo un aspecto prioritario en todos los procesos emprendidos.

Aunque la búsqueda de la simplicidad, la rapidez y la precisión es esencial para mejorar la eficiencia operativa y ofrecer una experiencia digital sin fisuras, nunca debe ir en detrimento de la seguridad. En la era digital, salvaguardar los datos, los sistemas y las redes frente a las ciberamenazas es de capital importancia. Por ello, para el éxito de cualquier iniciativa de transformación digital, lo fundamental es aplicar un enfoque integral a la implantación tecnológica que integre medidas de seguridad funcionales y sólidas. Equilibrar estos aspectos crea una cultura digital resiliente en la que la tecnología no solo empodera, sino que también protege los activos digitales y la reputación de una organización.

A día de hoy, la BPK ya ha desarrollado numerosas aplicaciones para impulsar unos procesos operativos más eficientes en materia de recursos humanos, gestión de auditorías, gestión del desempeño y capacitación, entre otros. Siguiendo el espíritu de lo “digital por defecto”, estos sistemas deberían estar conectados entre sí. Es preciso encuadrar estos sistemas en un marco adecuado, como el Marco de Gestión del Desempeño de las EFS (SAI PMF) para una entidad como la BPK.

La trascendencia de la tecnología para hacer realidad el concepto de lo “digital por defecto” radica en cómo configura las actividades cotidianas de los empleados. Implica una integración sin fisuras de las plataformas digitales en las tareas rutinarias del personal, donde la videoconferencia se convierte en el modo de reunión por defecto, el proceso de revisión se desarrolla a través de aplicaciones de forma natural, la correspondencia de auditoría tiene lugar en el marco de la propia plataforma digital y las solicitudes de capacitación pueden iniciarse con solo pulsar un botón en la aplicación correspondiente. Este cambio de paradigma no solo agiliza y acelera los procesos operativos, sino que también inculca una mentalidad de “lo digital primero” en la organización. Ejemplifica cómo la tecnología se convierte en una parte integrante de la cultura organizativa, convirtiendo las herramientas y plataformas digitales en la opción por defecto para una amplia gama de actividades e impulsando, en última instancia, la eficiencia y la productividad, al tiempo que se incorporan las posibilidades que ofrece la era digital (Hartl, 2019).

Conclusión

De cara al próximo año 2024, la principal tarea a la que se enfrenta la BPK es cómo eliminar eficazmente las duplicidades a través de la tecnología, establecer procesos operativos y datos estandarizados, impulsar mejoras en los procesos e implementar la automatización en sus operaciones empresariales. La transición a la transformación digital ha revolucionado el proceso de auditoría de la EFS de Indonesia, puesto que ha permitido abordar los retos asociados a la dispersión geográfica de las entidades auditadas y, en última instancia, ha dado lugar a una auditoría más eficaz y eficiente en un país insular de las características de Indonesia. Esto se puede lograr de varias maneras, como, por ejemplo, mejorando la accesibilidad, optimizando la comunicación y sirviéndose de la colaboración en tiempo real. 

A tal fin, otras EFS que se encuentren en condiciones similares a las de la EFS de Indonesia podrían empezar por establecer una arquitectura empresarial. La arquitectura empresarial es esencial para ampliar y mejorar el proceso operativo de la auditoría pública y, al mismo tiempo, optimizar los beneficios de las TIC. Esta dirección estratégica pone de relieve el compromiso de maximizar la eficiencia y la eficacia en las actividades de la EFS. Con la consecución de estos objetivos, la EFS no solo potenciará su propia excelencia operativa, sino que también sentará un precedente para hacer suya la transformación digital como medio para fortalecer la transparencia, la precisión y la calidad en general del ecosistema de la auditoría. Este enfoque con visión de futuro contribuirá, sin duda, a una entidad más ágil, reactiva y tecnológica, preparada para hacer frente a los retos y las exigencias de la era digital.

(1) ICT Master Plan 2020-2024, pág. ii

Acerca del autor:

Pingky Dezar Zulkarnain ejerce actualmente como Director Adjunto de TI para la división IT Audit Support and Performance Management. Además, es jefe del Laboratorio de Análisis de Big Data de la BPK. Se doctoró en Estudios Políticos sobre Tecnologías de la Información y la Comunicación centrados en la lucha contra la corrupción por la Universidad de Waseda (Japón).