Das vernetzte Audit: Vorausdenken zur Maximierung der Wirkung

Die Autoren: Loren Yager und Martin deAlteriis, Ausbilder am Center for Audit Excellence; Hannah Maloney, USAID Office of the Inspector General

Der Artikel gibt nicht die Meinung von USAID, US OIG oder der US-Regierung wieder.

Einführung

Viele Prüfer verfügen über beträchtliche Erfahrung bei der Durchführung der einzelnen Prüfungsphasen. Dennoch verlieren dieselben Prüfer oft den Schwung, wenn es darum geht, von einer Phase zur nächsten zu wechseln. Ein Grund dafür ist, dass die Prüfer die Details richtig erfassen müssen, um überzeugende Feststellungen und Schlussfolgerungen zu erhalten. Allerdings kann genau diese Konzentration auf die Details einen Prüfer daran hindern, zu berücksichtigen, wie sich die Entscheidungen in einer Phase auf die nächste Phase der Prüfung auswirken. Daher sollten Prüfer nicht nur die technischen Fähigkeiten entwickeln, die für die Durchführung der einzelnen Prüfungsphasen erforderlich sind, sondern auch die Fähigkeit, vorausschauend zu denken, damit eine Prüfung reibungslos von einer Phase zur nächsten übergehen kann.

Glücklicherweise können Schulungen, Tools und Übungen den Teams helfen, die Fähigkeiten zu entwickeln, die Dynamik zwischen den einzelnen Phasen aufrechtzuerhalten und sicherzustellen, dass sie bei jedem Audit die größtmögliche Wirkung erzielen. Das Gesamtkonzept wird in Abbildung 1 veranschaulicht, in der die wichtigsten Phasen eines Audits als die äußeren Teile eines Puzzles dargestellt sind: Formulierung von Zielen, Festlegung von Kriterien, Sammlung von Beweisen und Entwicklung der Botschaft.

Das Puzzle veranschaulicht, wie jede Phase auf natürliche Weise mit der nächsten verbunden ist. Das große Bindeglied ist die Wirkung, die bei jeder Prüfung im Mittelpunkt stehen sollte.

So sollte ein Prüfungsteam beispielsweise Entscheidungen über die Ziele unter Berücksichtigung der Kriterien treffen, damit das Team nicht zurückgehen und die Ziele neu überdenken muss, wenn keine anwendbaren Kriterien verfügbar sind. In ähnlicher Weise sollten Entscheidungen über Kriterien im Wissen um die Qualität und Verfügbarkeit von Nachweisen getroffen werden, die für die Feststellung der Bedingung und den Fortgang der Prüfung erforderlich sind. Als Nächstes sollten die kollektiven Nachweise in eine kohärente, logische Botschaft einfließen. Dieser Übergang erfordert ein deutliches Umdenken von der Detailorientierung der Nachweise hin zum großen Ganzen, dem “So what” der Botschaft. Schließlich muss die Botschaft zu den Zielen zurückführen und den eigentlichen Zweck der Prüfung ansprechen. Ein Fehltritt in irgendeiner Phase kann sich auf den Zeitplan, den Ressourcenbedarf, die Autorität der Botschaft oder die Stärke der Empfehlungen auswirken. Auch die Moral und die Motivation des Teams werden in Mitleidenschaft gezogen.

Es mag wie eine große Aufgabe erscheinen, aber die richtigen Werkzeuge und Fähigkeiten können Teams dabei helfen, alle Übergänge im Prüfungsprozess zu bewältigen.

Formulierung von Zielen unter Berücksichtigung der Kriterien

Die Vorausschau auf die nächsten Phasen eines Audits beginnt, wenn ein Team seine Ziele formuliert. Auch wenn in den Prüfungszielen nicht ausdrücklich Kriterien genannt werden müssen, so ist es doch eine ausgezeichnete Praxis, wenn das Team über Kriterien nachdenkt, die auf die Situation zutreffen könnten. Es kann sein, dass die Teams in dieser frühen Phase eines Audits noch keine endgültigen Entscheidungen über die Kriterien treffen können, aber die Planung wird erheblich vorangetrieben, wenn die Teams die verschiedenen Möglichkeiten in Betracht ziehen und prüfen, ob diese Bewertungen erfolgreich abgeschlossen werden können.

So könnte ein Team, das eine Prüfung des Schulbaus plant, zunächst zahlreiche Kriterien in Betracht ziehen, die von der Auftragsvergabe bis zur Einhaltung von Umweltvorschriften reichen. Diese frühe Diskussion würde das Team auf die Notwendigkeit aufmerksam machen, die in Frage kommenden Kriterien einzugrenzen, damit das Team in der nächsten Phase Fortschritte machen kann. Wenn das Team beschließt, sich auf die Überwachung des Schulbaus zu konzentrieren, könnten sich die Kriterien auf Projektmeilensteine, regelmäßige Berichterstattung und lokale Baustandards für ein Bildungsumfeld beschränken.

Überlegen Sie, welche Beweise für die Kriterien benötigt werden

Die Verknüpfung der Prüfungsphasen wird noch wichtiger, wenn das Team die Kriterien verfeinert, die auf ein Prüfungsziel angewandt werden sollen. Da jedes Bewertungsziel zwangsläufig einen Vergleich zwischen den Kriterien und dem Zustand beinhaltet, werden die Nachweise, auf die sich die Prüfung stützt, durch die Wahl der Kriterien bestimmt. Wenn das Team beispielsweise beschließt, sich darauf zu konzentrieren, ob der Schulbau seine Fristen einhält, wäre der Zeitplan für das Projekt eine wichtige Quelle von Kriterien. Bei dieser Prüfung wäre der entsprechende Nachweis, ob die verschiedenen Meilensteine des Zeitplans eingehalten werden. Der Schulbau muss auch die lokalen Baunormen und Vertragsanforderungen erfüllen, so dass diese ebenfalls Teil der Kriterien sein könnten. Wie in Abbildung 2 dargestellt, kann ein Pfeildiagramm den Teams helfen, die allgemeinen Kriterien zu verfeinern, wenn die Prüfung an Schärfe gewinnt.

Bei einer bewertenden Prüfung wie diesem Beispiel ist es für die Prüfungsteams von Vorteil, wenn sie sich Gedanken über die Nachweise machen, die für die Bewertung anhand der ausgewählten Kriterien erforderlich sind. Eine nützliche Technik ist die Identifizierung von “Look Fors” unter Verwendung eines ähnlichen Instruments wie Tabelle 1, das auf die ausgewählten Kriterien zugeschnitten ist.

Tabelle 1 veranschaulicht einen ersten Schnitt bei den beweiskräftigen “Look Fors” für eine bewertende Prüfung des Schulbaus. Sie zeigt, dass das Team der Meinung war, dass dokumentarische Belege am besten geeignet sind, um den Zustand für die drei ausgewählten Kriterien festzustellen. Diese Art von Tabelle ermöglicht es dem Team nicht nur, sich über die Stärke, Qualität und Verfügbarkeit von Beweisen zu verständigen, sondern auch, sich mit der Frage auseinanderzusetzen, ob es sich auf Inspektionen durch andere verlassen wird oder ob das Team einen Experten hinzuziehen muss, der qualifiziert ist, unabhängige Beobachtungen und Inspektionen als Teil der Beweissammlung durchzuführen.

Weitere Iterationen dieser Tabelle könnten mehr Details über jede Art von Beweismitteln und deren Erfassung enthalten. So könnte das Team beispielsweise eine Checkliste oder ein Datenerfassungsinstrument für die Überprüfung der physischen Inspektionen erstellen, um sicherzustellen, dass das Team systematisch vorgeht. Da die Sammlung von Beweisen kostspielig ist und die meisten Reisen und Befragungen nicht wiederholt werden können, tragen diese zusätzlichen Planungsschritte dazu bei, dass das Team genügend und angemessene Beweise sammelt – nicht zu viel und nicht zu wenig – und es nicht dem Zufall überlässt. Ein Team, das daran gewöhnt ist, bei der Sammlung von Beweisen strategisch vorzugehen, ist für die nächste Phase des Audits besser aufgestellt: die Entwicklung von Botschaften.

Wechsel der Denkweise von der Sammlung von Beweisen zur Entwicklung von Botschaften

Während die Sammlung von Beweisen oft eine Reihe von Anstrengungen erfordert, die auf die Teammitglieder verteilt sind, erfordert die Entwicklung von Nachrichten eine andere Denkweise, bei der die Teammitglieder mit einer Gesamtbotschaft für die Prüfung und einer klaren Antwort für jedes Ziel zusammenkommen. Wie in Abbildung 3 dargestellt, sind die Aufgaben, die mit der Sammlung von Beweisen verbunden sind, detailorientiert und erfordern oft, dass sich die Teammitglieder auf bestimmte Aufgaben konzentrieren. Im Gegensatz dazu erfordert die Entwicklung der Botschaft, dass dieselben Teammitglieder sich auf die ganz andere Aufgabe konzentrieren, über die wichtigsten Ergebnisse zu entscheiden, die im Mittelpunkt des Prüfungsberichts stehen werden. Zu den schwierigen Entscheidungen in dieser Phase gehört es, zu entscheiden, wie die mühsam gesammelten Beweise zusammengefasst, umstrukturiert oder in manchen Fällen ganz weggelassen werden sollen.

Es gibt eine Reihe von Techniken, die bei diesem Umdenken helfen können. Alle verlangen von den Teammitgliedern, dass sie sich schwierigen Entscheidungen über die wichtigsten Themen, die das Team in den Bericht aufnehmen möchte, stellen. Eine der besten Methoden ist die Erstellung eines Berichtsentwurfs mit nachrichtenbasierten Überschriften, die die wichtigsten Ergebnisse für jedes der Ziele signalisieren. Ein Gesamttitel für den Auditbericht gibt ebenfalls den Ton und die Richtung der folgenden Arbeit an. Selbst wenn der Titel und die Überschriften während des Bearbeitungsprozesses geändert werden, schafft die Gliederung eine Starthilfe für den Übergang von der Beweiserhebung zum Schreiben des Berichts. Eine Gliederung mit einfachen, themenbezogenen Überschriften erfüllt nicht den gleichen Zweck, da sie es dem Team ermöglicht, diese schwierigen Entscheidungen zu verschieben.

Andere Hilfsmittel, die verwendet werden können, sind verschiedene Vorlagen, die das Team auffordern, die Kriterien, die Bedingung, die Ursache und die Wirkung (CCCE) oder ein Protokoll der Prüfungsfeststellungen (RAF), das diese Elemente zusammen mit den wichtigsten Ergebnissen und Beispielen enthält, bereitzustellen. Diese Vorlagen können in Verbindung mit einer Praxis verwendet werden, die als “Schreiben an der Wand” bezeichnet wird, bei der die Teammitglieder alle Nachweise in einer Reihe von Sitzungen anzeigen und organisieren können, anstatt schriftliche Materialien hin und her zu schicken. Unabhängig davon, welche Instrumente oder Techniken verwendet werden, ist es wichtig, dass die Teammitglieder Entscheidungen über die Gesamtbotschaft treffen müssen, wenn sie den Übergang von der Sammlung der Fakten zur Entwicklung der Botschaft und zum Verfassen des Berichts erfolgreich bewältigen wollen.

Die gute Nachricht ist, dass ein Großteil des restlichen Prüfungsmaterials bereits in den früheren Phasen der Prüfung verfügbar sein sollte, einschließlich des Hintergrunds, der Ziele und der Kriterien, wie in Abbildung 4 dargestellt. Der Zugriff auf dieses Material ist eine große Hilfe bei der Erstellung des Nachrichtendokuments, kann aber auch zu einer Ablenkung werden, wenn das Team zu viel Zeit mit der Feinabstimmung dieser Abschnitte verbringt und die notwendigen Entscheidungen bezüglich der wichtigsten Ergebnisse vermeidet.

Wirkung erzielen durch Empfehlungen

Obwohl Prüfungsorganisationen zahlreiche Möglichkeiten haben, eine positive Wirkung zu erzielen, ist die Einbeziehung von umsetzbaren Empfehlungen der direkteste Weg, um Prüfungsergebnisse in Wirkung umzusetzen. An diesem Punkt der Prüfung sollte das Team über alle notwendigen Elemente für die Ausarbeitung von Empfehlungen verfügen, einschließlich ausreichender Nachweise zur Untermauerung der Feststellungen. Das Team sollte den Prozess des Vorausdenkens fortsetzen, indem es sich mit den gewünschten Korrekturmaßnahmen der geprüften Stelle befasst. Dies setzt voraus, dass das Team die Ursache der Feststellungen versteht, der manchmal nicht die gebührende Aufmerksamkeit geschenkt wird, wenn sich das Team auf das Sammeln von Beweisen zur Feststellung des Zustands konzentriert. Ein Grund dafür ist, dass die Ursache oft eher durch Befragungen als durch dokumentarische Nachweise entdeckt und geklärt wird und dass Diskussionen über die Ursache erst stattfinden können, wenn der Zustand bekannt ist.

Das Verständnis der Ursache ist von entscheidender Bedeutung, denn Empfehlungen und Maßnahmen der Behörde sind dann am wirksamsten, wenn sie die Ursache – und nicht nur die Symptome – eines Befundes angehen. Es gibt zahlreiche Techniken, um der Ursache auf den Grund zu gehen, aber eine der einfachsten ist die Anwendung der “5 Whys”, die in Abbildung 5 dargestellt sind. Diese Technik ist eine nützliche Erinnerung daran, dass die eigentliche Ursache möglicherweise grundlegender ist als die erste oder zweite Erklärung, da die ersten Erklärungen der Ursache wie Wiederholungen der Befunde aussehen können. Durch wiederholtes Nachfragen nach dem Warum kann das Team Empfehlungen ausarbeiten, die sich mit der grundlegenden Ursache befassen, so dass die Maßnahmen der Behörde das grundlegende Problem lösen – und die Wirkung des Audits maximieren.

Schlussfolgerung

Ein wirkungsvoller Auditbericht ist mehr als eine Sammlung von Elementen. Er erfordert einen zusammenhängenden Auditprozess, der reibungslose Übergänge zwischen den einzelnen Phasen gewährleistet und das Potenzial für positive Veränderungen in der geprüften Einrichtung maximiert. Durch die Formulierung von Zielen mit Blick auf die Kriterien, die Berücksichtigung der für jedes Kriterium erforderlichen Nachweise und den Wechsel von der Sammlung von Nachweisen zur Entwicklung von Botschaften verfügen die Prüfungsteams über alle Elemente, die erforderlich sind, um Empfehlungen zu verfassen, die die Ursache der Feststellungen angehen. Diese Empfehlungen lenken die Aufmerksamkeit der Behörde auf das grundlegende Problem und tragen dazu bei, dass sich dieselben Feststellungen bei künftigen Prüfungen nicht wiederholen. Darüber hinaus können eine anhaltende Dynamik und reibungslose Übergänge zwischen den einzelnen Phasen den Prüfungsteams helfen, Hindernisse zu vermeiden, die Prüfungen verzögern, die Relevanz verringern und die Moral des Teams beeinträchtigen. Die vernetzte Prüfung trägt dazu bei, die Wirkung jeder einzelnen Prüfung zu gewährleisten und die Wirkung der Prüfungsorganisation als Ganzes zu maximieren.