عمليات التدقيق القائمة على تكنولوجيا المعلومات: أداة قوية في بيئة تدقيق متغيرة

بقلم لي سويون ، المدير العام لمكتب إدارة المعلومات ؛ كيم تايك ، مدير ، و LEE Choongjae ، مدقق ، قسم تحليل البيانات وإدارة المعلومات ؛ SAI كوريا

تحول رقمي في التدقيق

لتقديم خدمة أفضل لاحتياجات المواطنين وتعزيز الخدمات ، أدخلت العديد من البلدان أنظمة مبتكرة للحكومة الإلكترونية باستخدام تكنولوجيا المعلومات (IT). وفقًا لمسح الحكومة الإلكترونية لعام 2020 الذي أجرته إدارة الشؤون الاقتصادية والاجتماعية التابعة للأمم المتحدة (UN DESA) ، تتبع معظم البلدان والبلديات استراتيجيات الحكومة الرقمية.

في كوريا ، التي وجد مسح إدارة الشؤون الاقتصادية والاجتماعية التابع للأمم المتحدة أنها من بين القادة في الحكومة الإلكترونية ، يتم إجراء العديد من مجالات الإدارة العامة – مثل الرعاية الصحية والضرائب والتعليم والنقل وإدارة الأراضي – إلكترونيًا ، مما أدى إلى التبادل من المعلومات الرقمية بين الوزارات. تعمل الحكومة أيضًا على دمج التقنيات الناشئة (بما في ذلك الذكاء الاصطناعي وتحليلات البيانات و 5 G) في نظام الحكومة الإلكترونية لتقديم الخدمات بشكل أكثر فعالية.

أدت هذه التغييرات في الإدارة العامة في كوريا والعديد من البلدان الأخرى إلى تحول رقمي في التدقيق. يقوم المدققون بشكل متزايد بتكميل ، أو حتى استبدال ، الطريقة التقليدية للحصول على الأدلة – التحقق من المعلومات في المستندات المكتوبة – بأخرى تركز على فحص البيانات المخزنة في أنظمة المعلومات. يمكن أن تعزز عمليات التدقيق عن بُعد هذه القائمة على تكنولوجيا المعلومات من الكفاءة ، حيث قد لا يحتاج المدققون إلى الانخراط في عملية تستغرق وقتًا طويلاً وتستغرق وقتًا طويلاً لزيارة كل موقع شخصيًا لفحص سجلات المدققين. أدت الاضطرابات الناجمة عن جائحة COVID-19 إلى تسريع التحول إلى عمليات التدقيق عن بُعد ، حيث تعمل أجهزة التدقيق العليا (SAIs) على تعزيز مرونتها في الظروف الصعبة.

نظام فعال لتحليل البيانات الرقمية

يسعى مجلس التدقيق والتفتيش (BAI) – الجهاز الأعلى للرقابة المالية والمحاسبة في كوريا – باستمرار إلى تعزيز جهوده لقياس ما إذا كان المدققون يلتزمون باللوائح ويعملون وفقًا لمبادئ الاقتصاد والكفاءة والفعالية. تحقيقا لهذه الغاية ، أنشأت BAI بارون (أفضل نظام تدقيق وتفتيش لشبكة المراقبة المستندة إلى القواعد) في فبراير 2018 كأداة لجمع البيانات الرقمية وفرزها وتحليلها.

جمع البيانات. كثيرًا ما يستخدم المدققون البيانات العامة المتعلقة بمجالات محددة (مثل النفقات والعقود المالية). تجمع BARON البيانات بما يتماشى مع احتياجات المدققين على أساس منتظم (شهري أو ربع سنوي) ، وتعالج البيانات في 653 نوعًا مختلفًا لأغراض التدقيق ، وتخزن البيانات. (انظر الشكل 1.)

بينما جعلت BARON أنواعًا مختلفة من البيانات من مختلف الكيانات الحكومية أكثر سهولة ، لم يتمكن المدققون في البداية من الوصول إلى جميع البيانات التي يحتاجون إليها. لحل هذه المشكلة ، ربطت BAI BARON بالبيانات المخزنة في نظام إدارة البيانات الوصفية للحكومة ، والذي يضم 2921 نظام معلومات و 451.200 قاعدة بيانات. مكّن هذا التحسين المدققين من البحث في قائمة البيانات الرقمية حسب المؤسسة ، ومطالبة المدققين بتقديم أي بيانات غير قابلة للاسترداد من النظام إلى الجهاز الأعلى للرقابة المالية والمحاسبة.

فرز البيانات. غالبًا ما يتم تصنيف بيانات الإنفاق المالي إلى ثلاث مجموعات بناءً على ما إذا كانت تتعلق بمشاريع المؤسسات العامة أو البنية التحتية والصيانة أو التوظيف الحكومي والخدمات الاجتماعية ، مما يسمح للمدققين بتحديد واسترجاع البيانات بسهولة. يمكن للمدققين أيضًا استخدام BARON لفرز البيانات المالية عن طريق إدخال مفاتيح فرز مختلفة وفقًا لاحتياجاتهم. يمكن للمدققين تنظيم البيانات المالية المتعلقة بمشاريع المؤسسات العامة برقم الكود (على سبيل المثال ، أكواد المشاريع الحكومية للسنة المعنية ، وأكواد المؤسسات المالية ، وما إلى ذلك). يستخدم بارون العنوان كمفتاح فرز للبيانات المتعلقة بنفقات البنية التحتية الحكومية ، ومعلومات التعريف الشخصية (PII) كمفتاح فرز للمعلومات حول التوظيف والخدمات الاجتماعية.

تحليل البيانات. في المراحل الأولى من تطبيق BARON ، حدد النظام تلقائيًا المخالفات المحتملة في مالية الولاية أو المالية المحلية من البيانات المتراكمة. ثم قام المدققون بفحص ما إذا كانت هناك أي أنشطة مشبوهة قد حدثت في الكيانات الخاضعة للرقابة وقدموا توصيات لمعالجتها. ومع ذلك ، لا يمكن الوصول إلى جميع البيانات من خلال النظام.

اليوم ، تمكّن BARON المدققين من تحليل البيانات المالية جنبًا إلى جنب مع أشكال أخرى من البيانات (مثل تفاصيل تسجيل السيارة والبيانات الجغرافية المكانية) من مصادر مختلفة. أنشأت BAI أداة جداول بيانات في BARON تمكن المراجعين من ترتيب البيانات (مثل التاريخ والعنوان والرقم التسلسلي) في تنسيق موحد وتحليلها (على سبيل المثال عن طريق استخراج البيانات ذات الصلة بناءً على معايير محددة) ومقارنة القيم داخل أو عبر مجموعات البيانات.

يسمح BARON أيضًا للمدققين بإجراء تحليل مكاني – مثل التخزين المؤقت (تحديد منطقة محيطة ضمن مسافة معينة من ميزة جغرافية ، مثل المناطق المتأثرة بالدخان من حريق المبنى) ، التراكب (تركيب المعلومات من طبقات بيانات متعددة ، مثل تحديد المناطق التي تغطي مناطق حماية مياه الشرب وأراضي الحزام الأخضر) ، وقياس المسافة — مباشرة على الخريطة.

تخطط شركة BAI لمواصلة تعزيز أنواع مدققي تحليل البيانات التي يمكن لمراجعي تحليل البيانات إجراؤها في بارون. قد يؤدي ذلك إلى عمليات تدقيق أكثر تقدمًا قائمة على تكنولوجيا المعلومات ، حيث يستخدم المدققون أدوات متطورة مثل الذكاء الاصطناعي لتحليل البيانات.

آفاق وتحديات عمليات التدقيق القائمة على تكنولوجيا المعلومات

بالإضافة إلى تطوير BARON ، بذلت BAI العديد من الجهود لتشجيع استخدام عمليات التدقيق القائمة على تكنولوجيا المعلومات ، بما في ذلك إنشاء قسم مخصص لتحليل البيانات وإدارة المعلومات (DDAIM). يقدم هذا القسم ، جنبًا إلى جنب مع معهد أبحاث التدقيق والتفتيش (AIRI) ، الدعم لأقسام التدقيق في جمع البيانات الرقمية وتحليلها وتقييم أداء بارون من أجل تحسين النظام. تعزز BAI أيضًا عمليات التدقيق القائمة على تكنولوجيا المعلومات من خلال اختيار ومنح حالات تدقيق نموذجية قائمة على تكنولوجيا المعلومات مرتين سنويًا.

يستمر استخدام المدققين للنظام في التوسع ، مع زيادة عدد الفرق التي تخطط لعمليات التدقيق بعد التأكد أولاً من جدواها من خلال فحص بيانات BARON. من 2018 إلى 2020 ، تضاعف عدد التنزيلات من BARON ، وزاد متوسط عدد التنزيلات والزيارات إلى BARON لكل مستخدم (انظر الشكلين 2 و 3). منذ عام 2020 ، عندما قامت BAI بتحسين وظائف جداول البيانات ، زاد عدد المراجعين الذين يستخدمون BARON بشكل كبير.

بينما أسست BAI BARON لتقليل الحواجز التي تحول دون إجراء عمليات تدقيق قائمة على تكنولوجيا المعلومات ، لا يزال المدققون يتأقلمون مع النظام الجديد. لتعزيز استخدام BARON بشكل أكبر ، تحتاج BAI للتغلب على تحديين رئيسيين.

أولاً ، تعمل BAI مع المؤسسات العامة لضمان إدخال معلومات دقيقة في قواعد بياناتها ، مما يؤثر بدوره على جودة بيانات BARON. بالإضافة إلى ذلك ، نفذت الحكومة الكورية قانون تعزيز الإدارة العامة القائمة على البيانات ، والذي يشجع التحول الرقمي في القطاع العام. بالنظر إلى هذه الجهود التعاونية ، فإن BAI متفائلة بشأن آفاق عمليات التدقيق القائمة على تكنولوجيا المعلومات. ثانيًا ، يتعين على BAI تطوير دورة تغذية راجعة ، بحيث يمكن للمدققين و DDAIM مشاركة آرائهم بانتظام حول كيف يمكن أن يكون بارون أكثر فائدة وفعالية.

مع تعرض بيئة التدقيق لتغييرات كبيرة بسبب كل من التقنيات الناشئة وتفشي الوباء ، ستواصل BAI جهودها لتحسين بارون وتوسيع استخدامه. من خلال تعزيز عمليات التدقيق القائمة على تكنولوجيا المعلومات ، تهدف BAI إلى مواكبة التحول إلى الحكومة الإلكترونية وضمان استمرارها في الوفاء بولايتها وتلبية معايير الجودة حتى في الظروف الصعبة.