Transformación digital del TGC: soluciones innovadoras para la implementación de las recomendaciones y el seguimiento de las auditorías
Por Ahmed AlQurashi, Contable Público Certificado, Director de Auditoría de la Entidad Fiscalizadora Superior de Arabia Saudita
Introducción
En los últimos años, el Tribunal General de Cuentas (TGC), a saber, la Entidad Fiscalizadora Superior (EFS) de Arabia Saudita, ha puesto en marcha una serie de medidas a fin de reforzar su marco y optimizar su capacidad de supervisión, poniendo el foco en la objetividad, la eficiencia y la profesionalidad. Asumiendo una postura proactiva, el TGC está comprometido con la adaptación a la incesante evolución en el ámbito de la auditoría financiera y la supervisión del rendimiento. Asimismo, aprovecha las modernas tecnologías y metodologías para llevar a cabo auditorías de mayor efectividad y calidad, garantizando la adecuación a las normas y prácticas de cada momento. Por otra parte, los organismos gubernamentales y los ministerios que integran el sector público del Reino de Arabia Saudita también han experimentado importantes transformaciones a lo largo de los últimos años. Todos estos esfuerzos se enmarcan en las ambiciosas metas esbozadas en la Visión 2030 del Reino de Arabia Saudita, cuyo objetivo es diversificar la economía, mejorar la eficiencia del sector público y promover el desarrollo sostenible. (1)
Como respuesta a los dinámicos cambios y retos a los que se enfrenta el mundo de la auditoría, el TGC se ha embarcado en una iniciativa estratégica focalizada en las soluciones digitales bajo el liderazgo visionario de Su Excelencia Dr. Hussam Alangari.(2) Este marco, que se caracteriza por una comunicación más ágil, un seguimiento centralizado y la integración de herramientas de análisis de datos, no solo facilita la eficiencia de los procedimientos de seguimiento de las auditorías y la implementación de las recomendaciones, sino que también fomenta la transparencia, la rendición de cuentas y la mejora continua de las actividades del sector público.
Los datos sobre la eficacia del marco del TGC en el desarrollo y la implementación de las recomendaciones y el seguimiento de las auditorías, así como su impacto en la mejora de los programas gubernamentales, fueron recabados mediante una encuesta. El cuestionario se distribuyó a un total de 141 participantes, entre empleados del TGC (60) y auditados del TGC (81). Los cuestionarios de la encuesta y sus respuestas figuran en el Anexo 1 y el Anexo 2.
La elaboración de recomendaciones a través del proceso de auditoría:
Si bien existen técnicas clave para llevar a cabo el seguimiento de las auditorías, como el establecimiento de cauces de comunicación, la fijación de plazos de seguimiento bien definidos, la utilización de hojas de seguimiento, la realización de visitas sobre el terreno y el mantenimiento de reuniones con los responsables de la gobernanza y las partes interesadas, lo cierto es que la implantación del portal Shamel en el TGC ha resultado ser fundamental. El portal Shamel, una plataforma digital dirigida a automatizar el trabajo del TGC, representa la punta de lanza de su esfuerzo transformador. Ofrece una solución digital que combina tecnologías tanto para implementar las recomendaciones formuladas después de la auditoría como para llevar a cabo el seguimiento de la misma, potenciando así su eficiencia y aprovechamiento. Shamel ha reforzado la capacidad del TGC para mejorar los procedimientos de seguimiento de las auditorías e implementar las recomendaciones derivadas del proceso de auditoría, tal y como se expone a continuación:
- Comunicación agilizada: Shamel facilita el intercambio de datos relacionados con la auditoría entre las partes interesadas de las entidades auditadas, ampliando los cauces de comunicación y asegurando así la transmisión eficiente y eficaz de las recomendaciones y las acciones de seguimiento. El gráfico 1 demuestra que Shamel ha mejorado significativamente la capacidad del TGC de fomentar la coordinación y la comunicación entre departamentos con respecto a la implementación de las recomendaciones de auditoría. Entre las entidades auditadas por el TGC encuestadas, la mayoría (74%) declaró que Shamel había tenido un impacto positivo significativo, mientras que solo un 17% indicó que no había tenido ningún impacto y un 10%, que no sabían.
- Plataforma centralizada: Al proveer una plataforma única para las actividades relacionadas con la auditoría, Shamel simplifica el proceso de monitoreo de las recomendaciones y las acciones de seguimiento. Permite a los auditores monitorear fácilmente el estado de las recomendaciones y las medidas de seguimiento, velando así por su implementación en el plazo previsto. Conforme a los datos presentados en el gráfico 2, el 94% de los encuestados percibe a la plataforma Shamel como “a menudo más eficaz” de cara a la implementación de las recomendaciones y al feedback durante las operaciones de monitoreo. Esta elevada eficacia es atribuible a características clave de Shamel, como p. ej. su efectividad, eficiencia y fiabilidad, factores que han sido fundamentales para el éxito del TGC en la implementación de las recomendaciones de auditoría.
- Integración y capacitación: La integración de más de 800 entidades auditadas en el sistema Shamel también ha ido acompañada de exhaustivas sesiones de capacitación. Este enfoque proactivo subraya el compromiso de implicar a las entidades auditadas en el proceso de auditoría, fomentando una cultura de la colaboración, transparencia y rendición de cuentas. El hecho de velar por que todas las partes interesadas sepan utilizar la plataforma adecuadamente empodera a las entidades auditadas para participar activamente en el proceso de auditoría y responsabilizarse de la implementación de las recomendaciones.
El portal Shamel introduce herramientas avanzadas de análisis de datos, lo que permite al equipo de auditoría aprovechar los conocimientos basados en datos para evaluar el rendimiento de las entidades auditadas. Además de las funcionalidades de análisis de datos, Shamel proporciona un portal interactivo diseñado para agilizar la comunicación y la colaboración en torno a los hallazgos de auditoría entre el equipo de auditoría y las entidades auditadas. Los gráficos 3 y 4 reflejan la mejora de la rendición de cuentas, la transparencia y la agilización de la comunicación facilitada por Shamel entre las entidades auditadas. El gráfico 3 muestra que el 76% de los encuestados considera que la plataforma ha mejorado la rendición de cuentas con respecto a la implementación de las recomendaciones y el cumplimiento de las observaciones formuladas por el TGC. Solo el 12% la encuentra ineficaz, y otro 12% no está seguro de ello. El gráfico 4, por otra parte, pone de manifiesto que la mayoría de las entidades auditadas (65 de 81) creen que Shamel promueve la transparencia dentro de su organización en lo relativo al proceso de revisión y a la implementación de las recomendaciones. No obstante, algunas entidades auditadas (10 de 81) opinan que Shamel no tiene ningún impacto en la transparencia, mientras que otras entidades (6 de 81) no están seguras del impacto de Shamel en la transparencia interna de su organización.
Seguimiento y mantenimiento de correspondencia con organismos gubernamentales y ministerios para monitorear la implementación de las recomendaciones:
El seguimiento y el intercambio de correspondencia con los organismos gubernamentales y los ministerios para monitorear la implementación de las recomendaciones representan aspectos clave de la supervisión de auditorías que la plataforma Shamel facilita significativamente.
- Facilitación de la coordinación y la comunicación: Shamel constituye una herramienta polifacética para la comunicación entre el Tribunal General de Cuentas (TGC) y las entidades gubernamentales. Las herramientas de comunicación integradas en la plataforma permiten un intercambio eficaz de correspondencia, actualizaciones y solicitudes de aclaración sobre los esfuerzos de implementación de las recomendaciones. Como se observa en el gráfico 5, la mayoría de las entidades auditadas (59 de 81) señala que Shamel había resultado útil para facilitar la coordinación y la comunicación entre los distintos departamentos o unidades de la entidad auditada de cara a implementar las recomendaciones y cumplir con las observaciones del TGC. Los organismos gubernamentales y los ministerios, incluidos aquellos encargados de la gobernanza, tienen la posibilidad de proporcionar feedback, solicitar orientación o pedir aclaraciones sobre recomendaciones específicas directamente a través de la plataforma. 14 de 81 entidades indicaron que la plataforma no había tenido ningún impacto de cara a facilitar la coordinación y la comunicación dentro de su organización, mientras que 8 de 81 no estaban seguras.
- Gestión de tareas y monitoreo del progreso: La funcionalidad de gestión de tareas de Shamel permite al TGC asignar responsabilidades, fijar plazos y monitorear el estado de implementación de las recomendaciones. Además, la plataforma ofrece indicadores muy completos y datos detallados para evaluar el rendimiento, al tiempo que muestra las notas y observaciones del TGC de forma clara y accesible. Esta funcionalidad garantiza la implementación efectiva de las recomendaciones y su resolución en el plazo oportuno. Al ofrecer una visión integral del estado de cada tarea, Shamel promueve la gestión proactiva y la mejora continua, reforzando así la rendición de cuentas y la eficiencia.
- Informes e información: Las herramientas de elaboración de informes de Shamel generan dashboards exhaustivos sobre los progresos alcanzados en la implementación de las recomendaciones, proporcionando a las partes interesadas información clara sobre el estado, el grado de avance y las tareas pendientes en torno a cada recomendación. Gracias a sus funcionalidades integradas y a su interfaz intuitiva, Shamel aporta transparencia, responsabilidad y eficacia al proceso de seguimiento, contribuyendo en último término a mejorar la gobernanza y el rendimiento del sector público.(3)
Identificación del impacto de la implementación de las recomendaciones en la mejora de los programas gubernamentales:
Tal y como se muestra en el gráfico 6, la implementación de las recomendaciones derivadas de las auditorías realizadas a través de la plataforma Shamel ha redundado en notables mejoras de los programas gubernamentales. El 77% de las entidades auditadas que participaron en la encuesta afirmaron que Shamel había contribuido significativamente a mejorar los programas gubernamentales de su organización. Por el contrario, solo un 7% señaló un efecto negativo, mientras que un 16% se mantuvo neutral. Su Excelencia Dr. Hussam Alangari, Presidente del TGC, destacó el mérito de Shamel en la mejora real de los programas gubernamentales gracias al intercambio fluido de datos y documentos entre las partes, la presentación informatizada de los resultados de las auditorías y la amplia divulgación de las observaciones y sus correspondientes indicadores de rendimiento. Esta integración no solo agiliza el proceso de auditoría, sino que también es garantía de una comunicación y un seguimiento eficaces de las recomendaciones, lo que refleja el compromiso del TGC con la calidad y la eficiencia de los procedimientos de supervisión.(4)
Conclusión
En conclusión, la utilización de la plataforma Shamel representa un paso hacia adelante transformador en el ámbito del seguimiento de las auditorías y la implementación de recomendaciones en organismos gubernamentales y ministerios. Al fomentar la comunicación fluida, facilitar la gestión de tareas y proporcionar información de gran valor a través de informes exhaustivos, Shamel mejora significativamente la eficiencia y la efectividad del proceso de auditoría, a la vez que pone de manifiesto la importancia de su papel en la promoción de la transparencia y la rendición de cuentas, en la mejora de la gobernanza, así como en la optimización de la asignación de recursos públicos.
Bibliografía
GENERAL COURT OF AUDIT (GCA). “THE GENERAL COURT of AUDIT ”a New Era … With a Vision Full of Ambitions”. (TRIBUNAL GENERAL DE CUENTAS (TGC), “EL TRIBUNAL GENERAL DE CUENTAS” – una Nueva Era … con una visión llena de ambiciones). https://www.gca.gov.sa/Uploads/Documents/Introductory.brochure.pdf, 2023.
Saudi Vision 2030. “Saudi Vision 2030 Overview.” (Visión Saudí 2030 – Visión General) www.vision2030.gov.sa, 2016. https://www.vision2030.gov.sa/en/vision-2030/overview/.
Tribunal General de Cuentas. (Marzo de 2024). El Presidente del TGC inaugura el Sistema de Auditoría Electrónica (Shamel 2.0). Extraído de: https://www.gca.gov.sa/NewsDetails?id=2397&callback=1&lang=en
