Autor: Adnene Maali, Adnene Maali, Oficina Estatal de Auditoría de Qatar
El papel de las EFS en la auditoría ex ante de los contratos públicos
En el marco del proceso de contratación pública intervienen numerosos organismos para velar por la conformidad y la debida rendición de cuentas antes de la formalización de los contratos. Los órganos gubernamentales de supervisión de la contratación pública, tales como ministerios, agencias u otros organismos especializados, suelen tener encomendada la tarea de auditar o aprobar los contratos públicos ex ante. De este modo, se aseguran de que los contratos cumplen la legalidad, los umbrales económicos y los pliegos de condiciones antes de su firma. A menudo mantienen una base de datos centralizada de contratos, en la que se encuentran registrados los acuerdos de contratación de todas las entidades gubernamentales.
Algunas Entidades Fiscalizadoras Superiores (EFS) tienen atribuida por mandato la fiscalización ex ante de contratos públicos. Para poder gestionar eficazmente el gran volumen de contratos de este tipo, con frecuencia emplean métodos de muestreo. Los contratos sujetos a auditoría ex ante se pueden clasificar en función de umbrales económicos -por ejemplo, contratos que superen un determinado importe- o en función de su naturaleza, como los relacionados con licitaciones públicas o proyectos estratégicos. Este enfoque permite a las EFS centrarse en los contratos de alto riesgo o de elevado valor y asegurar así la detección temprana de posibles problemas sin necesidad de un despliegue excesivo de recursos.
Con todo, quedan retos por superar. Las EFS disponen de plazos muy ajustados para llevar a cabo estas auditorías y la coordinación con otras entidades de fiscalización previa puede dar lugar a opiniones contradictorias. Si una EFS, en el marco de una auditoría posterior, disiente de la aprobación previa por parte de otro órgano de control, se pueden producir retrasos o impugnaciones legales, en particular si ya hay comprometidos recursos sustanciales. De ahí que, si bien la auditoría ex ante refuerza los controles preventivos, exige también un enfoque estratégico y de colaboración para equilibrar el rigor con la eficiencia.
La IA como herramienta transformadora en las revisiones ex ante de contratos
La Inteligencia Artificial (IA) ha transformado por completo la forma en la que las organizaciones jurídicas y las empresas con gran volumen de contratación gestionan las revisiones de los acuerdos. Los bufetes de abogados, por ejemplo, usan herramientas de IA como Kira Systems para analizar los contratos y señalan incoherencias o riesgos jurídicos mediante el Procesamiento del Lenguaje Natural (PLN). Por otra parte, algunas entidades gubernamentales ya han incorporado algoritmos de IA como los de Palantir Technologies, a fin de rastrear datos históricos de contratación en busca de patrones de fraude, tales como adjudicatarios recurrentes de contratos sin licitación pública. Todas estas prácticas basadas en IA, que ya están transformando las auditorías legales y forenses, pueden ser aprovechadas por las EFS para revolucionar la auditoría de los contratos públicos. La IA permite a las EFS procesar ingentes volúmenes de datos con mucha más rapidez y precisión que los auditores humanos, lo que se traduce en varias ventajas clave:
- Del muestreo a las auditorías exhaustivas de datos: En muchas jurisdicciones, las regulaciones o los procedimientos circunscriben a las EFS a auditar los contratos en función de umbrales económicos y a poner el foco en los de mayor valor por falta de tiempo y recursos. Esta tendencia a recurrir al muestreo deja sin examinar los contratos de menor valor. La IA rompe con estas limitaciones al permitir la revisión de todos los contratos, con independencia de su cuantía, y garantizar la plena conformidad en todo el proceso de contratación.
- Contribución a la conformidad y la eficiencia: La capacidad de la IA de reconocer automáticamente los riesgos en materia de cumplimiento, como la existencia de cláusulas no conformes o la ausencia de términos clave, mejora la eficiencia general de las auditorías. Asimismo, contribuye a la detección de irregularidades, lo que permite a los auditores centrarse en los contratos de mayor riesgo que podrían requerir un control más pormenorizado. Un ejemplo: los sistemas de IA señalan los contratos a los que les faltan cláusulas esenciales, como garantías de cumplimiento o de responsabilidad civil, agilizando así los controles de conformidad de los auditores.
- Evaluación preventiva del riesgo de fraude: La IA desempeña un papel fundamental en la identificación de señales de alarma temprana susceptibles de indicar un fraude en los contratos públicos. Mediante algoritmos de aprendizaje automático, la IA detecta anomalías como plazos de pago inusuales, desviaciones significativas en los precios o irregularidades en la actuación de los licitadores, unas señales de advertencia que justifican un examen más minucioso. En vez de buscar el fraude una vez que se haya producido, este proceso de auditoría ex ante está centrado en reconocer de manera proactiva las señales de alarma, permitiendo a los auditores abordar los riesgos potenciales antes de que la situación vaya a mayores.
- Auditorías proactivas en tiempo real: Uno de los factores más transformadores de la IA es su capacidad de monitoreo en tiempo real. Las herramientas de IA son capaces de escanear de forma continua los contratos que se cargan y de señalar las posibles anomalías a medida que aparecen. Este enfoque proactivo refuerza la gestión de riesgos, ya que permite a los auditores afrontar eventuales problemas en una fase más temprana del ciclo de contratación en lugar de tener que esperar a las auditorías post-contrato.
- Información valiosa para la planificación de auditorías: Las auditorías ex ante de contratos basadas en IA pueden aportar información crucial de cara a ayudar a las EFS a planificar mejor sus auditorías futuras. Gracias al análisis de los datos contractuales, los auditores están en condiciones de identificar riesgos clave, deficiencias en el control o patrones que pueden servir de base para seleccionar entidades para sus planes anuales de auditoría. Además, esta información puede orientar a los auditores a la hora de determinar las áreas de interés para encargos de auditoría específicos de las entidades contratantes, aumentando así la efectividad global del proceso de auditoría.
La implementación de la IA en el proceso de auditoría ex ante de contratos
Las EFS pueden considerar los siguientes pasos para implementar la IA en el proceso de auditoría ex ante de contratos:
- Creación de una base digital para las auditorías basadas en IA: El primer y más importante paso para aprovechar la IA en las auditorías de la contratación pública es la digitalización completa de los contratos. La conversión de contratos en papel a formatos digitales facilita su accesibilidad, centraliza la gestión de datos y mejora la transparencia. Tecnologías como el Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR, por sus siglas en inglés) desempeñan aquí un papel fundamental, al convertir los documentos impresos escaneados en texto legible por máquina, lo que garantiza que incluso los contratos no digitales pueden ser analizados por los sistemas de IA. Lo ideal sería que el proceso de digitalización lo iniciaran y mantuvieran los órganos de supervisión de la contratación pública, ya que los datos de los contratos públicos suelen centralizarse en estas organizaciones en virtud de la legislación local. No obstante, las EFS pueden actuar como adalides de la digitalización instando a estas partes interesadas a iniciar y acelerar el proceso para garantizar auditorías exhaustivas y transparentes. Al mismo tiempo, las EFS pueden optar por desarrollar sus propios sistemas digitales de acuerdo con su mandato, en particular, cuando dichas bases de datos centralizadas no se ajusten plenamente a sus necesidades o cuando requieran funcionalidades específicas para auditorías avanzadas.
- Potenciación de la colaboración digital entre las EFS y los órganos de supervisión de la contratación pública: Para las Entidades Fiscalizadoras Superiores (EFS) es crucial lograr una sólida integración de los datos con los órganos reguladores, sobre todo para acceder a los datos de contratación centralizados. A través del establecimiento de sistemas de redes informáticas, las EFS disponen de la posibilidad de conectarse directamente a las bases de datos de los órganos de supervisión de la contratación pública. Así, las EFS evitan tener que invertir recursos significativos en el desarrollo de sus propias bases de datos o en el trabajo directo con las entidades auditadas, especialmente cuando se trata de fiscalizar contratos menores u organismos más pequeños. Esta integración electrónica permite a las EFS realizar auditorías en tiempo real, acceder a los datos contractuales más recientes y concentrar sus recursos en contratos de mayor valor o en auditorías más complejas. Este enfoque racionalizado aumenta la eficiencia de la auditoría al tiempo que reduce la carga administrativa, tanto para los auditores como para las entidades auditadas.
- Extracción de datos automatizada: Una vez que los contratos están digitalizados y las EFS tienen acceso directo a ellos, las herramientas de IA pueden extraer automáticamente todo tipo de información importante, como las condiciones contractuales, los importes económicos y las partes implicadas. Esta funcionalidad permite a los auditores identificar rápidamente los riesgos potenciales y priorizar sus esfuerzos en las áreas señaladas por el sistema. Gracias a la automatización de la extracción de datos, se elimina el laborioso proceso manual de revisar los contratos en busca de detalles relevantes, lo que permite a los auditores concentrarse en los ámbitos de alto riesgo que requieren un examen más exhaustivo.
- Análisis de datos basado en IA: Después de la extracción de los datos clave de los contratos públicos, el siguiente paso consiste en utilizar esta información para un análisis en profundidad. La capacidad de la IA de generar estadísticas detalladas, reconocer patrones y crear resúmenes gráficos proporciona a los auditores información de incalculable valor. Mediante el examen de grandes conjuntos de datos, la IA descubre tendencias y correlaciones ocultas, susceptibles de revelar riesgos subyacentes o ineficiencias en el proceso de contratación. Puede localizar, por ejemplo, las cláusulas no conformes más frecuentes, permitiendo a los auditores centrarse en posibles problemas sistémicos. Estos análisis exhaustivos ofrecen pistas de auditoría claras, que facilitan la detección de irregularidades y la recopilación de evidencia en apoyo de investigaciones posteriores.
- Detección de anomalías basada en IA: La IA emplea algoritmos de aprendizaje automático para identificar anomalías en las condiciones contractuales, los precios y las cláusulas que se apartan de los patrones de contratación estándar. Estas desviaciones pueden ser señal de un eventual fraude, mala praxis o incumplimiento de los pliegos de condiciones. Así, es posible activar la función de señalización automática de estructuras de precios inusuales, planes de pago por adelantado o la ausencia de cláusulas de indemnización por daños y perjuicios. Al resaltar claramente tales irregularidades, la IA garantiza que los auditores puedan abordarlas con prontitud, mejorando así el control de la contratación pública en general.
- Categorización de anomalías y alertas basadas en IA: Tras detectar anomalías en los contratos, los sistemas de IA pueden categorizarlas en función de su gravedad, tipo y finalidad. Esta categorización inteligente permite al sistema notificarlas automáticamente a la autoridad competente, ya sea un órgano de supervisión, un equipo de auditoría o un organismo público de instrucción. Al asignar las responsabilidades en función de la naturaleza de la anomalía, la IA garantiza que los hallazgos sean atendidos con eficiencia y por los expertos adecuados. Como ejemplo: si la IA reconoce una incoherencia contractual menor, ésta podrá ser remitida a la entidad en cuestión para su resolución, mientras que los hallazgos más graves, como un posible fraude, podrán ser trasladados de inmediato a las autoridades de instrucción competentes.
Conclusión
La integración de la IA en la auditoría de los contratos públicos representa una oportunidad para las EFS de cambiar las reglas del juego. Al aprovechar las funcionalidades avanzadas de la IA, las EFS no solo pueden hacer frente a desafíos históricos como la limitación de recursos, el muestreo de auditoría y la detección diferida de riesgos, sino también mejorar el proceso de auditoría integral en tiempo real. Este cambio de enfoque de las revisiones post-factum a las estrategias proactivas y preventivas fortalece la rendición de cuentas pública y la transparencia.
La adopción de la IA por parte de las EFS no supone tan solo un salto tecnológico, sino una transformación total del mundo de la auditoría. Ahora bien, para que la IA pueda desplegar todo su potencial, los mandatos y las legislaciones actuales que rigen las EFS deben evolucionar. Estos marcos han de dar cabida a los procesos basados en IA, permitiendo a las EFS incorporar nuevas capacidades de auditoría, hasta ahora inéditas. De este modo, las EFS estarán empoderadas para reforzar su papel como custodios de la transparencia y la confianza pública, lo que redundará en una supervisión más eficaz de la contratación pública.
