Cerrar el círculo fiscalizador: una metodología para el seguimiento de las recomendaciones de auditoría
Autor: Dr. Guy McClain, profesor asociado de Contabilidad & Auditoría, Else School of Management, Millsaps College, EE.UU (1)
Introducción
Las auditorías llevadas a cabo por las Entidades Fiscalizadoras Superiores (EFS) son herramientas muy valiosas que contribuyen a identificar riesgos, ineficiencias y áreas de mejora en una amplia variedad de programas gubernamentales. Estas auditorías cierran la brecha entre las políticas y la práctica gracias a sus resultados oportunos y una retroalimentación constructiva a las entidades auditadas. Esta retroalimentación constructiva incluye recomendaciones dirigidas a mejorar el rendimiento y la implementación de las mismas a efectos de asegurar el cumplimiento de las políticas y/o normas. Este cierre del círculo fiscalizador constituye un paso final esencial en el proceso de auditoría.
Ahora bien, cerrar el círculo fiscalizador puede resultar menos eficaz si las EFS no efectúan un seguimiento del estado de implementación de las recomendaciones de auditoría. De hecho, la INTOSAI P-12 sobre el valor y beneficio de las Entidades Fiscalizadoras Superiores señala la importancia del seguimiento (Principio 1) y la información (Principio 3) en materia de recomendaciones de auditoría.(2) El seguimiento y la información incrementan la confianza de la ciudadanía al dar transparencia a la labor desempeñada por las EFS. Además, la información sobre el seguimiento puede ser utilizada internamente por las EFS con vistas a medir su propio rendimiento y contribuir así a promover sus esfuerzos en el control de calidad.
Una reciente encuesta realizada por el Grupo de Trabajo sobre Evaluación de Políticas y Programas Públicos de la INTOSAI reveló que, si bien el 72% de los encuestados monitoreaba la implementación de las recomendaciones de auditoría, solo el 45% publicaba información sobre las recomendaciones implementadas(3). Es decir, por lo general se realiza un seguimiento de las recomendaciones, pero los resultados obtenidos no se suelen divulgar. Esta falta de transparencia resulta preocupante, dado que cada vez son más las investigaciones académicas que demuestran el efecto positivo de la comunicación de los resultados de implementación sobre la opinión que tienen los ciudadanos de los gobiernos(4) y servicios públicos(5) locales.
Una metodología para el seguimiento de las recomendaciones de auditoría
El desarrollo de una metodología para el seguimiento de la implementación de las recomendaciones de auditoría puede aumentar la transparencia de cara al público y mejorar el control de calidad interno de las EFS. Los pasos que se indican a continuación conforman directrices de índole general, ya que cada EFS tendrá sus propias circunstancias y problemáticas. Sin embargo, pueden servir de punto de partida para diseñar el método que mejor se adapte a cada EFS y a su ámbito de influencia concreto.
Paso 1: Explicar las recomendaciones de auditoría
Las EFS están en una posición que les permite disponer de información relevante a la que los directores de programas y otros auditados puede que no tengan. Este enfoque de silos a nivel de la burocracia gubernamental puede crear malentendidos entre las EFS y la entidad auditada. De ahí que sea crucial que las EFS expliquen las recomendaciones de auditoría con todo detalle. Hacer partícipe a la entidad de los debates y del análisis en profundidad de los datos ayudará a asegurar que comprenda cabalmente todas las cuestiones subyacentes.
La meta es que la entidad auditada reconozca que las recomendaciones son importantes y que su implementación está bajo su control. Por otro lado, también cabe la posibilidad de que los auditados cuestionen las recomendaciones. En consecuencia, las EFS deberían estar preparadas para responder con propiedad aportando más evidencia o realizando ajustes. Un proceso de negociación de este tipo llevará su tiempo, pero si las EFS no atienden a las objeciones y los argumentos en contra que los auditados puedan plantear a las recomendaciones, la resolución de las deficiencias en su conjunto podría demorarse o no ser la adecuada, al no existir un diálogo abierto entre las EFS y los auditados de cara a una comprensión cabal de las recomendaciones de auditoría.
Paso 2: Priorizar las recomendaciones y definir los plazos de implementación
Diferentes fuentes de información revisten diferente valor. La evaluación de los programas y las revisiones del rendimiento son herramientas clave para las EFS en materia de gestión de programas, pero se diferencian en muchos aspectos. Por ejemplo, la evaluación de programas puede estar basada en datos cualitativos, mientras que en las revisiones del rendimiento solo se podrán utilizar datos estrictamente cuantitativos. Al margen de esto, las EFS siempre tienen la posibilidad de priorizar las recomendaciones en función de factores de riesgo como el impacto potencial, la conformidad con los objetivos estratégicos de la entidad auditada o el coste de mitigación.
Las EFS también podrían priorizar las recomendaciones según los plazos necesarios para su implementación por parte de los auditados. No cabe insistir lo suficiente en la importancia de las líneas de tiempo. La elección de los intervalos adecuados para la línea de tiempo puede suponer un ejercicio de equilibrio delicado. Cuanto más largo el plazo, más probable es que se olvide la información. Pero un calendario extremadamente ajustado tiende a banalizar la situación, dado que las recomendaciones relevantes pueden requerir un tiempo considerable para ser cumplidas. En cualquier caso, si una EFS tiene la facultad, en el marco de su mandato, de variar los plazos de implementación de requisitos, debería haber un cauce de comunicación claro con la entidad auditada que favorezca la rendición de cuentas. Si bien es cierto que conviene colaborar con la entidad auditada en el proceso (véase el paso 1), la línea de tiempo y los plazos comunican al auditado su obligación de corregir lo recomendado en el marco de la auditoría.
En caso de formar parte del mandato y del ámbito de responsabilidades de la EFS, también los planes de acción pueden contribuir a garantizar la implementación de las recomendaciones. Una vez que las EFS tengan priorizadas sus recomendaciones, podrían verificar si las entidades auditadas han desarrollado planes de acción claros y detallados, en colaboración y de acuerdo con la EFS, para abordar cada cuestión. Este plan de acción debería incluir pasos específicos, responsabilidades, recursos y plazos.
Paso 3: No obsesionarse con la tecnología
Las herramientas tecnológicas pueden mejorar significativamente las labores de seguimiento. Los sistemas automatizados de gestión de casos pueden ayudar a las EFS a gestionar múltiples auditorías y sus respectivas recomendaciones. Sin embargo, esta informatización de los procesos posiblemente solo esté al alcance de EFS con elevados presupuestos y plantillas considerables.
Pero el seguimiento de recomendaciones de auditoría no se reduce a elegir el software adecuado. Un seguimiento eficaz consiste en mantener viva la obligación de rendir cuentas y fijar unas expectativas claras, cosas para las que apenas se necesita tecnología. Un sistema de seguimiento eficaz se puede crear con un mínimo de tecnología, a saber, un procesador de textos, hojas de cálculo, correo electrónico y un sistema de archivo.
Paso 4: Monitorear el progreso mediante una cultura de mejora continua
Las EFS tienen la posibilidad de sacar el máximo efecto de sus recomendaciones de auditoría creando una cultura de mejora continua. Esta cultura engloba el proceso de adquirir, crear, compartir y aplicar conocimientos para mejorar el rendimiento de la entidad auditada. Las EFS deberían alentar a los auditados a percibir las recomendaciones como una oportunidad de aprendizaje y crecimiento, más que como una crítica o un fracaso. Este cambio conceptual puede contribuir a que las recomendaciones de auditoría se aborden de forma proactiva y eficaz.
Para crear una cultura así, hace falta un esfuerzo sistemático, que se puede facilitar definiendo objetivos de auditoría, indicadores de auditoría y formas de medir el progreso. Las EFS deberían adecuar el contenido y el estilo de su comunicación a las necesidades y preferencias de la entidad auditada. La meta es motivar a los auditados a asumir su responsabilidad por las recomendaciones de auditoría.
Un monitoreo regular es esencial para asegurar la efectiva implementación de las recomendaciones por parte de la entidad auditada. Este proceso implica el seguimiento del progreso y de las acciones del auditado, la revisión de la efectividad de los cambios implementados y la identificación de cualquier laguna o acción adicional requerida para cumplir con las recomendaciones, de ser necesario. Este paso no debería confundirse con las auditorías de seguimiento que las EFS podrían estar obligadas a realizar, sino que consiste más bien en comprobar con la entidad auditada los progresos logrados y brindarle apoyo.
Conclusión
Las recomendaciones de auditoría identifican los riesgos para la consecución de resultados coherentes con las políticas y los requisitos legales, a la vez que exponen las medidas para abordar esos riesgos y las posibilidades de mejora. Utilizando esta guía de cuatro pasos, las EFS pueden transformar sus recomendaciones de auditoría de un desafío a una oportunidad, impulsando la mejora, reforzando la gestión de riesgos y añadiendo valor a los programas gubernamentales sujetos a auditoría.
