Implementación de recomendaciones y seguimiento de auditorías: la modernización de los almacenes gubernamentales en el Reino de Arabia Saudita
Coescrito por Abdulaziz S. Alarifi y Meshari A. Almunyif, Tribunal General de Cuentas, EFS del Reino de Arabia Saudita
Antecedentes:
Inmersos en una época de rápidos avances tecnológicos y crecientes retos administrativos, la necesidad de modernizar los sistemas de auditoría para mejorar la transparencia y la eficacia en la gestión de los recursos públicos es cada vez más acuciante. El Reino de Arabia Saudita se valió durante décadas de una regulación de los almacenes gubernamentales adoptada en 1983 que, en su momento, fue la más adecuada y efectiva con arreglo a las normas y requisitos. Aquella regulación fue implementada bajo la supervisión del Ministerio de Finanzas (MdF) y proporcionó unos cimientos sólidos para una gestión de recursos eficiente y eficaz. Siendo este el contexto, la Entidad Fiscalizadora Superior del Reino (el Tribunal General de Cuentas (TGC)) asumió un papel fundamental de pionera en la transformación digital y modernización de los sistemas, participando activamente en la reestructuración y el desarrollo de las regulaciones para los almacenes gubernamentales. La última de estas regulaciones se emitió en 2020, entrando en vigor previa comunicación con las autoridades del gobierno, en particular el Ministerio de Finanzas, por un lado, y las autoridades superiores, por otro. En el marco de este proceso se introdujeron avanzados sistemas automatizados, se mejoraron los procedimientos gubernamentales y se activó la gobernanza administrativa con arreglo a las mejores prácticas, lo que contribuyó a una significativa mejora en las operaciones y los servicios públicos.
El presente artículo busca ilustrar cómo apoyar eficazmente la implementación de las recomendaciones de auditoría y hacer un seguimiento de su cumplimiento. El enfoque descrito es un ejemplo paradigmático de cuán importantes son la innovación, la gobernanza, así como la adopción de las mejores prácticas a la hora de modernizar los sistemas de auditoría nacionales. En el pasado, la gestión de almacenes se enfrentaba a importantes desafíos derivados de la falta de regulaciones y procedimientos eficaces, lo que afectaba negativamente a la eficiencia y efectividad operativa de los almacenes y se materializaba en dos aspectos básicos:
- Aspecto regulador: Las regulaciones aplicadas desde la década de 1980 estaban desfasadas y no mantenían el ritmo de la evolución administrativa y financiera moderna.
- Aspecto laboral: En los antiguos métodos de gestión de almacenes no existían procedimientos prácticos claramente organizados, a la vez que los controles no estaban activados como era debido, lo que provocaba la mala utilización de los recursos.
Recomendaciones adoptadas:
A partir de estos retos, el TGC formuló varias recomendaciones – que fueron implementadas – para mejorar la gestión de los almacenes gubernamentales en el Reino de Arabia Saudita.
Sistemas automatizados de gestión de almacenes: Hasta entonces, la gestión de almacenes se basaba en procedimientos en papel que cubrían las necesidades básicas de almacenaje y seguimiento. Pero con el avance de la tecnología y el incremento de los requisitos de control y seguimiento, estos procedimientos, que en su momento fueron eficaces, empezaron a acusar deficiencias, dando lugar a complicaciones que hicieron inoperantes los sistemas en soporte papel.
Hacía falta un nuevo sistema automatizado de gestión de almacenes para ajustarse a los métodos de gestión modernos. Esta actualización estuvo acompañada, además, de la inclusión de los requisitos necesarios para codificar los artículos de almacén mediante códigos QR, puesto que este es uno de los instrumentos más importantes a efectos de mejorar la supervisión y el control de los movimientos de artículos y de facilitar los procedimientos. El TGC también recomendó a los almacenes gubernamentales adoptar entre sus métodos de gestión el sistema “first in, first out” (“primero en entrar, primero en salir”).
Portal de transferencias: Una nueva página creada en el portal en línea de las entidades gubernamentales, en la que se muestran los artículos de baja rotación y los devueltos a los almacenes de la entidad en cuestión, permite a otras entidades gubernamentales beneficiarse de estos o proceder a su venta.
Formularios de almacén: Los formularios de gestión de almacenes están diseñados e informatizados a efectos de registrar y realizar el seguimiento de los artículos de almacén y aumentar así la capacidad de supervisarlos y reducir el despilfarro económico.
Automatización de formas y procedimientos de recuento de inventario: La automatización de los procedimientos de recuento de existencias en todas sus formas, ya sea de forma completa o parcial, periódica o continua, resulta a la vez rentable y eficiente. Los procedimientos de gobernanza se activan en los procesos de recuento de inventario y se vinculan a sistemas automatizados.
Esta automatización ha contribuido a acelerar los recuentos de inventario y a facilitar su cálculo mediante códigos QR, sobre todo desde que los formularios de recuento de inventario también están automatizados. Asimismo, permite la autenticación electrónica de formularios, lo que facilita el intercambio de copias de los formularios de recuento de inventario, las actas de los comités de recuento y el envío automático de los informes finales al TGC.
Todo el desarrollo y la automatización de los almacenes gubernamentales descritos han ido acompañados de la inversión del TGC en la creación de un sistema de auditoría integrado que garantiza el máximo aprovechamiento de sus macrodatos (big data). Este sistema está integrado con los sistemas de almacenes de las entidades gubernamentales y es capaz de interpretar todos los formularios de los almacenes, analizarlos y emitir informes detallados que ayudan en la realización de las auditorías y en la elaboración de las recomendaciones más adecuadas para las entidades gubernamentales con respecto a sus almacenes.
Modernización de la estructura organizativa de las unidades de almacén: A medida que iban cambiando los requisitos administrativos y tecnológicos, surgía la necesidad de una estructura organizativa más flexible y eficiente. Las unidades de almacén se reestructuraron orgánicamente para vincularlas a sus respectivas administraciones, divisiones y/o departamentos gubernamentales, y ahora se organizan en función de la carga de trabajo y de los requerimientos de cada entidad gubernamental. Esta transformación estructural busca seguir el ritmo de los rápidos avances y aumenta la eficacia administrativa, ya que la dependencia administrativa de la unidad de almacén se determina en términos de la naturaleza de las tareas, la especialización y la estructura administrativa de cada entidad. Gracias a este cambio, las tareas se distribuyen con mayor eficacia, lo que favorece una respuesta rápida a las necesidades operativas y reduce la burocracia. El vínculo funcional entre los almacenes y los demás departamentos, como los de compras y finanzas, potencia la integración y coordinación entre las diferentes actividades, facilitando con ello el intercambio de información y la mejora en la gestión de los recursos.
Actualización de las responsabilidades de los empleados de almacén: Se han revisado las responsabilidades de los empleados de almacenes gubernamentales y algunas de sus categorías. Por ejemplo, el puesto de ‘responsable de fichas de artículos’ ya no hace falta. En función de las necesidades derivadas de los cambios tecnológicos, estos puestos o funciones se han automatizado, al tiempo que se han desviado las iniciativas y la atención hacia otros ámbitos de gestión de los almacenes gubernamentales y la supervisión operativa, en beneficio de la capacitación de los empleados en términos de rapidez y precisión del trabajo.
Disposiciones generales: Habida cuenta de la experiencia acumulada por el TGC en la aplicación de las mejores prácticas en el ámbito de la supervisión, se han añadido algunas disposiciones generales importantes que, entre otras, son:
- El establecimiento de requisitos para que los sistemas automatizados de los almacenes gubernamentales permitan integrar y gestionar todo tipo de almacenes, clasificándolos según su tipo y ubicación, gobernanza y reparto de competencias en los sistemas automatizados (tales como: control ‘Maker’ – ‘Checker’); la no aceptación de enmiendas a los memorandos y actas después de su aprobación; el registro y cotejo inmediatos de las operaciones de recepción y despacho; la posibilidad de extraer todo tipo de informes; y otros requisitos que garanticen el máximo beneficio de los sistemas de almacén automatizados.
- La incorporación de requisitos en materia de espacio y seguridad a las unidades de almacén, tales como el aprovechamiento óptimo de suelos y superficies, la disponibilidad de equipos de manipulación y la facilidad de movimiento, el equipamiento de los almacenes con sistemas de protección y seguridad contra incendios, y otras exigencias importantes.
- La separación de las oficinas del personal de administración y de suministro de los almacenes, a excepción de la oficina del encargado de almacén u oficial con funciones de custodia, que se situaría junto a las zonas de recepción y despacho. Estas disposiciones generales velan por sacar el máximo provecho de los almacenes e invertir de forma óptima el dinero y el esfuerzo públicos.
La labor del TGC no se limita a los aspectos puramente económicos, sino que también incluye la verificación de varios aspectos críticos no económicos que inciden en el rendimiento global de los almacenes, entre ellos:
- La ubicación de los almacenes: se analiza si las ubicaciones son las apropiadas para las funciones previstas, lo que contribuye a mejorar la eficiencia logística.
- El compromiso con la aplicación de todos los requisitos: se vela por que todas las entidades se ciñan a las normas establecidas y a los sistemas de automatización aprobados, asegurando la eficacia y el desarrollo continuos.
- La adecuación de los almacenes: se evalúa la adecuación de los almacenes a las necesidades de almacenaje y operatividad, para garantizar la máxima efectividad.
- La capacidad del personal responsable: se verifica el nivel de rendimiento de los empleados responsables de la gestión de los almacenes y se evalúa su efectividad y cualificación para desempeñar sus tareas.
Merced a esta labor, el TGC trabaja para potenciar la supervisión y la transparencia, amén de mejorar el rendimiento global de las unidades de almacén. Este amplio espectro de funciones pone de relieve la importancia de la EFS, no solo como órgano supervisor, sino también como pilar fundamental de cara al apoyo y la optimización de las operaciones gubernamentales.
Uno de los elementos esenciales para el éxito de las recomendaciones propuestas es un seguimiento minucioso que garantice su implementación efectiva. En este contexto, el TGC ostenta un papel activo en la revisión del cumplimiento de las recomendaciones a través de la cooperación directa con las entidades gubernamentales pertinentes. El seguimiento incluye visitas sobre el terreno realizadas por profesionales del TGC a fin de verificar in situ la aplicación de las regulaciones y los procedimientos. Además, se recopilan la documentación y la evidencia necesarias para evaluar el grado de progreso alcanzado. Se presentan informes periódicos a las autoridades superiores para avalar que los resultados esperados alcanzan los objetivos deseados y para identificar cualquier obstáculo que pueda afectar a la efectividad requerida.
Conclusión:
Los almacenes gubernamentales del Reino de Arabia Saudita han experimentado una serie de transformaciones fundamentales gracias a la adopción de regulaciones modernas y a la introducción de mecanismos de auditoría y gobernanza. Las entidades gubernamentales han conseguido mejorar la eficiencia operativa y alcanzar altos niveles de transparencia y eficacia. El monitoreo continuo y las evaluaciones exhaustivas han contribuido significativamente a mejorar el rendimiento global de los almacenes. Pero esta transformación no solo incrementó la efectividad de las operaciones, sino que también elevó el nivel de utilización de los recursos, lo que demuestra cuán importante es el papel que desempeñan las EFS formulando recomendaciones que aportan valor añadido a las entidades gubernamentales.
