SAI Costa Rica nutzt Innovation und Flexibilität, um die Herausforderungen von COVID-19 zu meistern

Die ORKB Costa Rica geht bei der Prüfung des öffentlichen Auftragswesens zu einem KI-basierten Ansatz über

von Falon Arias, Jose Pablo Arroyo, Ana Duran, und Carlos Morales

Vor kurzem hat die ORKB Costa Rica einen innovativen Ansatz – den Einsatz von künstlicher Intelligenz (KI) – für die Prüfung der öffentlichen Beschaffung von Waren und Dienstleistungen gewählt. Die ORKB hat im Jahr 2020 zwei Prüfungen unter Einsatz von KI durchgeführt und plant zwei weitere im Jahr 2021.

Traditionell prüfte die ORKB Costa Rica Kaufverträge auf der Grundlage von Stichproben, ihrer Kosten oder besonderer Risikofaktoren, insbesondere im Hinblick auf Korruption. Diese Methoden waren arbeitsintensiv und erlaubten es der ORKB nicht, alle risikoreichen Verträge zu prüfen. Im Gegensatz dazu konnte die ORKB durch den Einsatz von KI Verträge mit erheblichen Abweichungen in Bezug auf Umfang, Kosten und Zeit effizienter erkennen. Dies macht KI zu einem wirksamen Instrument der Korruptionsprävention, das potenziell auch in einer Reihe anderer Bereiche eingesetzt werden könnte.

Der erste Schritt bei der Umstellung auf ein KI-gestütztes Prüfungsverfahren für das öffentliche Beschaffungswesen bestand für die ORKB Costa Rica darin, auf der Grundlage früherer Erfahrungen, bewährter Praktiken und der Auswertung der Literatur zu bewerten, wie die folgenden Variablen den Umfang, die Kosten und den Zeitrahmen von Verträgen beeinflussen könnten:

• Technische Kapazität und Arbeitsweise der Auftragnehmer
• Art des Auftragsvergabeverfahrens
• Art des Marktes, zu dem die Ware oder Dienstleistung gehört
• Merkmale und Kapazität der Einrichtung, die den Vertrag verwaltet

Der zweite Schritt bestand in der Anwendung einer “Modellierung-Einsatz-Lerntechnik”. Die ORKB Costa Rica wählte mit Hilfe eines Vorhersagemodells sehr erfolgreiche bzw. erfolglose öffentliche Beschaffungen (d.h. Extremwerte) aus und analysierte dann die erfolglosen Beschaffungen im Detail, um die Ursachen des Scheiterns zu ermitteln.

Die Ergebnisse dieser Analyse ermöglichten es der ORKB Costa Rica, spezifische Maßnahmen zur Verbesserung der Beschaffungsverfahren zu bestimmen, wie z.B. die Einführung von Bestandskontrollen zur Verbesserung der Planung und des Umfangs von Verträgen und die Einholung einer größeren Anzahl von Angeboten, um die Transparenz zu erhöhen und angemessene Kosten für Waren und Dienstleistungen zu gewährleisten. Die ORKB Costa Rica empfahl diese Maßnahmen in ihren Prüfungsberichten.

Durch das Hinzufügen neuer Informationen zu bereits analysierten Verträgen generierte die ORKB Costa Rica eine große Menge an Daten, die zur Entwicklung eines maschinellen Lernsystems beitrugen. Dieses System kann bestimmte Verträge automatisch analysieren und die ORKB auf risikoreiche Verträge aufmerksam machen, wodurch die Prüfung von Verträgen durch die ORKB wesentlich effizienter wird.

SAI Costa Rica wählt einen agilen Ansatz für die Prüfung

Um den öffentlichen Sektor bei der Bewältigung der Herausforderungen von COVID-19 zu unterstützen, hat das Comptroller General Office von Costa Rica seinen Prüfungsansatz flexibler gestaltet. Während der Pandemie hat die Oberste Rechnungskontrollbehörde (ORKB) den Prozess, den Zeitplan und den Inhalt der wichtigsten Prüfungen angepasst, um den geprüften Stellen schnell einen Mehrwert zu bieten, ohne die Qualität zu beeinträchtigen.

Seit 2020 hat die ORKB Costa Rica diese Anpassungen auf eine Teilmenge (15) ihrer Ordnungsmäßigkeitsprüfungen angewandt. Die ORKB legte sehr klare Kriterien für diese Prüfungen fest und teilte sie in “Mini-Zyklen” oder “Sprints” ein, in denen die Prüfer bereits in den ersten Phasen des Auftrags mit der Erstellung von Berichten beginnen. Dieser Ansatz hat es der ORKB Costa Rica ermöglicht, Verbesserungsempfehlungen – in einem ausgewogenen Ton – zu kommunizieren, bevor ein endgültiger Bericht herausgegeben wird, so dass die Regierung in Echtzeit Entscheidungen treffen kann, die zu einer effizienteren Verwaltung des öffentlichen Sektors führen.

Durch diesen agilen Ansatz – der die in ISSAI 100 festgelegten Grundprinzipien ergänzt – hat die SAI Costa Rica den Wert ihrer Dienstleistungen erhöht, um die Bedürfnisse der Betroffenen und der Öffentlichkeit besser zu erfüllen. Darüber hinaus setzte die ORKB Costa Rica diese Änderungen ohne zusätzliche finanzielle oder personelle Ressourcen um, was darauf hindeutet, dass es für jede ORKB möglich ist, agiler zu werden.