Einbeziehung von Stakeholdern zur Verbesserung der Entscheidungsfindung

von Juan Carlos Barahona und Carlos Siri, Fakultät Forschung und Entwicklung, INCAE Business School, Costa Rica

Öffentlichkeitsbeteiligung wird allgemein definiert als Aktivitäten, durch die die Anliegen, Bedürfnisse, Interessen und Werte der Menschen in Entscheidungen und Maßnahmen zu öffentlichen Angelegenheiten und Themen einbezogen werden.

Die Einbeziehung direkter Formen der Öffentlichkeitsbeteiligung in die Aufsichtsarbeit kann das Engagement der Bürgerinnen und Bürger stärken und die Entscheidungsfindung der Obersten Rechnungskontrollbehörde (ORKB) beeinflussen. Dies hat der Comptroller General der Republik Costa Rica (CGR) festgestellt, als er die Übertragung von Anschaffungen im Gesundheitsbereich im Wert von 4 Milliarden Dollar auf eine digitale nationale Beschaffungsplattform erwog.

Eine lange nationale Debatte über das öffentliche Beschaffungswesen endete 2015, als öffentliche Einrichtungen gesetzlich verpflichtet wurden, öffentliche Mittel und Beschaffungen über eine nationale E-Vergabeplattform zu verwalten. Daraufhin wurde eine Debatte über die zu verwendende Plattform geführt.

Um die Diskussion voranzutreiben, holte die CGR-Führung Beiträge von denjenigen ein, die direkt von der Entscheidung betroffen sind – costa-ricanische Beamte – und gab ein Projekt in Auftrag, um sowohl Nutzer als auch potenzielle Nutzer eines solchen Systems aktiv einzubeziehen

Als Ergänzung zu traditionelleren Methoden, wie z. B. Umfragen, bei denen persönliche Meinungen in Durchschnittswerten oder anderen Metriken untergehen können, wurde im Rahmen des Projekts die Q-Methodologie eingesetzt, um verschiedene Standpunkte zu sammeln und zu analysieren.

Diese Methode war ausschlaggebend für die abschließenden Diskussionen über die Verwendung der vorgesehenen e-Beschaffungsplattform, obwohl der größte öffentliche Einkäufer des Landes, die Caja Costarricense de Seguridad Social (CCSS), zu denjenigen gehörte, die die Einführung der Plattform ablehnten.

Q-METHODIK: DER PROZESS

Die Entwicklung des Concourse. Der Diskurs ist eine Sammlung von Aussagen oder individuellen Perspektiven zu einem bestimmten Thema. Diese Aussagen werden durch Interviews, Diskussionen oder andere Quellen gesammelt.

Entwicklung des Q-Sets und Q-Sortierung. Domänenexperten leiten eine kleinere Menge von Aussagen (Q-Set) aus dem Concourse ab. Jeder Teilnehmer ordnet diese Teilmenge anhand eines Sortiergitters, das angibt, inwieweit die einzelnen Aussagen die Meinungen der Teilnehmer widerspiegeln. Q-Sorts werden dann gesammelt, analysiert und miteinander korreliert, um mögliche Muster zu ermitteln, die Faktoren bilden, die zu Meinungsclustern zusammengefasst werden können.

Q-METHODIK: DER PROZESS FÜR CGR

Die CGR-Führung versuchte zu verstehen, warum die Übertragung von 4 Milliarden Dollar an öffentlichen Geldern auf die elektronische Beschaffungsplattform Sistema de Compras Públicas (SICOP) blockiert ist.

Der Concourse. Vierzig Beamte beantworteten in Fokusgruppen und offenen Interviews leitende (aber nicht einschränkende) Fragen:

• Was ist Ihre Meinung zu SICOP?
• Worin besteht der größte Mehrwert des Systems?
• Was ist das System, das den geringsten Mehrwert bietet?
• Wann haben Sie das System zuletzt benutzt – was ist passiert und warum?
• Beschreiben Sie Ihre besten und/oder schlechtesten Erfahrungen mit dem System.

Die Antworten spiegelten das gesamte Meinungsspektrum wider und umfassten die 345 Stellungnahmen der Teilnehmer. Neutrale Experten, die über syntaktische und semantische Kenntnisse der einzelnen Aussagen verfügten, erstellten daraus ein Q-Set – 35 Aussagen, die dann von Beamten im ganzen Land in eine Q-Sortierung (Rangfolge) gebracht wurden (124 von 314 eingeladenen Beamten nahmen schließlich an der Q-Sortierung teil).

Q-Sort Ranking. Die Teilnehmer beantworteten die Fragen zunächst, indem sie die Aussagen per Drag & Drop in drei verschiedene Kategorien einordneten:

• Entspricht meiner Meinung am wenigsten
• Neutral
• Entspricht meiner Meinung am meisten

Anschließend stuften die Teilnehmer jede Aussage auf einem Präferenzkontinuum ein (siehe Tabelle 1), das auf dem Grad basiert, in dem die Aussage “meiner Meinung am wenigsten entspricht” (-5) über Null (neutral) bis “meiner Meinung am meisten entspricht” (+5).

Nach Berücksichtigung der Antwortvalidität wurden 101 Teilnehmer-Rankings (48 Nutzer und 53 potenzielle Nutzer von SICOP) für die Analyse verwendet.

Q-Analyse und Faktorinterpretation. Es wurden herausragende gemeinsame Standpunkte (Faktoren) extrahiert, und die Analyse reduzierte die einzelnen Standpunkte auf zwei zusammenfassende Faktoren: (1) Benutzer, die das System gut genug verstehen, um seine Schwächen zu kennen, und (2) Benutzer, die das System für nützlich halten, aber besondere Aufmerksamkeit benötigen (siehe Tabelle 2).

Tabelle 2 zeigt auch die Faktorladung (negativ oder positiv) für jede Aussage, die auf der Grundlage des Scorings und der ersten qualitativen Daten auch als “ausgeprägt” oder “übereinstimmend” charakterisiert wird.

Die Statistiken deuten darauf hin, dass “Faktor 1” in erster Linie aus Antworten einer Gruppe von “Supernutzern” besteht, die das System genau kennen und in der Lage sind, Fallstricke in einer Weise zu erkennen, wie es die Nutzer von “Faktor 2” nicht können.

Zusammenfassung

Die Ergebnisse zeigen, dass das e-Vergabesystem von den Nutzern und potenziellen Nutzern trotz allgemeiner Unzufriedenheit mit der Systemverwaltung weitgehend als nützlich angesehen wird. Die gewonnenen Informationen können bei der Entwicklung effektiverer Umsetzungs- und Managementstrategien hilfreich sein, z. B. bei der Fokussierung auf Marketing und Betrieb, um negativen Meinungen entgegenzuwirken, bei der Festlegung von Maßnahmen für bestimmte Unterscheidungsmerkmale und bei der Ausarbeitung besserer Antworten auf die Bedürfnisse der Kunden.

Beitrag und künftige Ausrichtung

Mithilfe der Q-Methodik konnte die CGR die Stimmen der Interessengruppen einholen, diese Perspektiven auf neuartige Weise verarbeiten und die Projektergebnisse nutzen, um die Überlegungen zur Übertragung von öffentlich finanzierten gesundheitsbezogenen Anschaffungen im Wert von 4 Milliarden Dollar auf die elektronische Beschaffungsplattform (SICOP) neu zu gestalten.

Dieses Projekt ermöglichte es den direkt von der Entscheidung betroffenen Stakeholdern, sich an der Diskussion zu beteiligen, und zeigt, wie ORKB die Öffentlichkeitsbeteiligung in ihre Aufsichtsarbeit einbeziehen können, um die Interessengruppen besser zu verstehen und einzubinden und die Bereitstellung öffentlicher Güter und Dienstleistungen positiv zu beeinflussen.

Wenn Sie mehr über dieses Projekt und die Q-Methodik als Instrument zur Verbesserung der Öffentlichkeitsbeteiligung erfahren möchten und eine vollständige Liste der Referenzen wünschen, wenden Sie sich bitte an die Autoren: juan.barahona@incae.edu und siri.carlos@incae.edu.