Empfehlungsumsetzung und Prüfungsnachkontrolle: Modernisierung staatlicher Lager im Königreich Saudi-Arabien

Gemeinsam verfasst von Abdulaziz S. Alarifi und Meshari A. Almunyif, General Court of Audit, ORKB des Königreichs Saudi-Arabien

Hintergrund

In diesem Zeitalter, das von rasanten Entwicklungen in den Bereichen der Technologie und wachsenden administrativen Herausforderungen geprägt ist, wird es immer notwendiger, die Prüfsysteme zu modernisieren, um die Transparenz und Effizienz der öffentlichen Ressourcenverwaltung zu steigern. Jahrzehntelang verließ sich das Königreich Saudi-Arabien auf eine im Jahr 1983 verabschiedete Regelung für staatliche Lager, die damals den Normen und Anforderungen entsprechend angemessen und wirksam war. Diese Regelung, die unter der Aufsicht des Finanzministeriums umgesetzt wurde, bot eine solide Grundlage für die effiziente und wirksame Ressourcenverwaltung. In diesem Zusammenhang spielte die Oberste Rechnungskontrollbehörde des Königreichs (vom Englischen „General Court of Audit“ kurz GCA) durch die aktive Teilnahme an der Umstrukturierung und Weiterentwicklung der Regelungen für staatliche Lager eine Vorreiterrolle für den digitalen Wandel und die Systemmodernisierung. Die aktuellste dieser Regelungen wurde im Jahr 2020 erlassen und trat im Anschluss an Rücksprache mit den staatlichen Behörden, insbesondere dem Finanzministerium einerseits und höheren Instanzen andererseits, in Kraft. Im Rahmen dessen wurden fortschrittliche automatisierte Systeme eingeführt, staatliche Verfahren verbessert und eine Verwaltungsführung im Einklang mit bewährten Verfahren angeregt. Dies trug wesentlich zur Verbesserung staatlicher Tätigkeiten und Leistungen bei.

Ziel dieses Beitrags ist es, aufzuzeigen, wie die Umsetzung von Prüfungsempfehlungen erfolgreich unterstützt und wirksam nachkontrolliert werden kann. Dieser Ansatz ist ein hervorragendes Beispiel dafür, wie wichtig Innovation, gute Verwaltungsführung und die Übernahme von bewährten Verfahren für die Modernisierung staatlicher Prüfsysteme sind. In der Vergangenheit war die Lagerverwaltung mit großen Herausforderungen konfrontiert, da es an wirksamen Regelungen und Verfahren mangelte. Das beeinträchtigte die Effizienz und Wirksamkeit des Lagerbetriebs negativ. Die Hauptherausforderungen betrafen zwei grundlegende Aspekte:

1. Regelungsaspekt: Die seit den 1980ern befolgten Regelungen galten als veraltet und hinkten hinter modernen Verwaltungs- sowie Finanzentwicklungen hinterher. 
2. Arbeitsaspekt: Die alten Lagerverwaltungsmethoden boten weder klare noch geordnete praktische Abläufe. Auch Kontrollen wurden nicht richtig getätigt, was zu einer schlechten Ressourcennutzung führte.

Erteilte Empfehlungen:

Auf der Grundlage dieser Herausforderungen legte der GCA mehrere Empfehlungen fest, die umgesetzt wurden, um die staatliche Lagerverwaltung des Königreichs Saudi-Arabien zu verbessern. 

Automatisierte Lagerverwaltungssysteme: Früher beruhte die Lagerverwaltung auf papiergestützten Abläufen, welche die grundlegenden Anforderungen an die Lagerung und Nachkontrolle erfüllten. Diese Abläufe entpuppten sich jedoch trotz ihrer damaligen Wirksamkeit mit dem technologischen Fortschritt und zunehmenden Kontroll- sowie Aufsichtsvorgaben als mangelhaft, was zu der Schwierigkeit führte, dass die papiergestützten Systeme nicht mehr effizient waren. 

Eine neue automatisierte Lagerverwaltung war notwendig, um den modernen Abläufen der Lagerverwaltung gerecht zu werden. Mit dieser Modernisierung wurden auch Vorgaben für die Codierung von Lagerartikeln mit QR-Codes hinzugefügt, da dies eines der wichtigsten Mittel zur Verbesserung der Überwachung sowie Kontrolle der Warenbewegungen und zur Vereinfachung der Abläufe ist. Der GCA empfahl den staatlichen Lagern ebenfalls, die First-In-First-Out-Methode in die Lagerverwaltung einzuführen.

Transferportal: Auf dem Online-Portal der Behörde wurde eine neue Seite eingerichtet, auf der Artikel mit geringer Umschlagshäufigkeit und zurückgegebene Artikel aus den Lagern der Behörde angezeigt werden, damit andere staatliche Stellen diese nutzen oder verkaufen können.

Lagerformulare: Formulare für die Lagerverwaltung werden erstellt und vollständig automatisiert. So können die Lagerartikel erfasst und nachverfolgt werden, um die Kontrollmöglichkeiten zu verbessern sowie finanzielle Verschwendung zu verringern.

Automatisierung des Formulars und der Verfahren für die Inventur: Die Automatisierung der Inventurverfahren in all ihren Formen, ob Voll- oder Teilinventur, regelmäßig oder laufend, ist wirkungsvoll und effizient. In Inventurverfahren werden Kontrollverfahren eingesetzt und mit automatisierten Systemen verknüpft. 

Diese Automatisierung hat zur Beschleunigung der Inventur beigetragen und Berechnungen mit QR-Codes erleichtert, insbesondere da die Inventurformulare auch automatisiert sind. Dies erleichtert die elektronische Authentifizierung der Formulare und ermöglicht den Austausch von Kopien der Inventurformulare, die Erstellung von Protokollen des Inventurkomitees und die automatische Übermittlung der Abschlussberichte an den GCA.

Sämtliche der oben erwähnten Entwicklungen und Automatisierungen der staatlichen Lager wurden von Investitionen des GCA in ein integriertes Prüfsystem, das den größtmöglichen Nutzen seiner großen Datenmengen garantiert, begleitet. Dieses System ist in die Lagersysteme der staatlichen Stellen integriert und in der Lage, alle Lagerformulare zu interpretieren, zu analysieren und detaillierte Berichte, die eine Unterstützung für die Durchführung von Prüfungen und die Erstellung der angemessensten Empfehlung für staatliche Stellen in Bezug auf staatliche Lager bieten, auszugeben.

Modernisierung der Organisationsstruktur der Lagereinheiten: Aus der Veränderung administrativer und technologischer Vorgaben ergab sich der Bedarf für eine flexiblere sowie effizientere Organisationsstruktur. Die Lagereinheiten wurden organisatorisch so umstrukturiert, dass sie an ihre jeweiligen staatlichen Verwaltungen, Ressorts bzw. Ministerien geknüpft sind und nun auf der Grundlage des Arbeitspensums und der Anforderungen der einzelnen staatlichen Stellen organisiert sind. Diese strukturelle Transformation zielt darauf ab, mit den rasanten Entwicklungen Schritt zu halten und die Effizienz der Verwaltung zu steigern, indem die administrative Beziehung der Lagereinheit von der Art der Aufgabe, der Spezialisierung und der Verwaltungsstruktur der einzelnen Stellen bestimmt wird. Diese Änderung ermöglicht eine effizientere Verteilung der Aufgaben, eine schnellere Reaktion auf operative Anforderungen und einen Bürokratieabbau. Die funktionale Verbindung zwischen Lagern und anderen Ressorts, zum Beispiel den Beschaffungs- und Finanzressorts, verbessert die Vernetzung sowie Koordination zwischen verschiedenen Tätigkeiten, wodurch der Informationsaustausch gefördert und die Ressourcenverwaltung verbessert wird. 

Aktualisierung der Zuständigkeiten der Lagermitarbeiterinnen und -mitarbeiter: Die Zuständigkeiten der staatlichen Lagermitarbeiterinnen und -arbeiter sowie bestimmte Titel wurden überarbeitet. Beispielsweise gab es keinen Bedarf mehr für eine „Sachbearbeiterin bzw. einen Sachbearbeiter für Artikelkarten“. Um die Anforderungen des technologischen Wandels angemessen zu erfüllen, wurden diese Arbeitsstellen oder Funktionen automatisiert und die Bemühungen sowie der Fokus wurden auf andere Bereiche der staatlichen Lagerverwaltung und der operativen Überwachung gelenkt. Dies trug dazu bei, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter schneller sowie präziser arbeiteten. 

Allgemeine Maßnahmen: Dank der vom GCA gesammelten Erfahrung mit der Anwendung bewährter Verfahren in der Aufsicht wurden einige allgemeine und wichtige Maßnahmen hinzugefügt. Zu diesen zählen unter anderem:

• Die Festlegung von Vorgaben für automatisierte Systeme für staatliche Lager zur Aufnahme sowie Verwaltung aller Lagerarten und Klassifizierung nach Art und Standort, Kontrolle und Aufteilung der Zuständigkeiten in automatisierten Systemen (zum Beispiel Kontrolle durch den „Hersteller“ und „Kontrolleur“), Nichtannahme von Änderungen in Vermerken und Protokollen nach deren Genehmigung, sofortiges Erfassen sowie Abstimmen von Ein- und Auszahlungsvorgängen, Möglichkeit, alle Arten von Berichten zu extrahieren, sowie weitere Vorgaben, die für den größtmöglichen Nutzen aus automatisierten Lagersystemen sorgen.
• Die Hinzufügung von Raum- und Sicherheitsanforderungen zu Lagereinheiten, zum Beispiel die optimale Nutzung von Böden und Räumen, die Verfügbarkeit von Transportgeräten und leichte Beweglichkeit, Ausstattung der Lager mit Brand-, Sicherheits- sowie Schutzsystemen und andere wichtige Anforderungen.
• Die Trennung der Büros des Verwaltungs- und Belieferungspersonals von den Lagerräumen, mit Ausnahme des Büros der Lagerhalterinnen und -halter bzw. der Verwalterinnen und Verwalter, das sich in unmittelbarer Nähe der Annahme- und Zahlungsbereiche befindet. Diese allgemeinen Maßnahmen sorgen für den größtmöglichen Nutzen aus den Lagern und einen optimalen Einsatz öffentlicher Gelder sowie Bemühungen.

Die Rolle des GCA geht über finanzielle Aspekte hinaus und umfasst ebenfalls die Überprüfung mehrerer wichtiger nicht finanzieller Aspekte, welche die Gesamtleistung der Lager beeinflussen, zum Beispiel:

• Lagerstandorte: Analyse, ob die Standorte für die erwarteten Tätigkeiten geeignet sind, was zur Steigerung der Logistikeffizienz beiträgt.
• Engagement für die Einhaltung aller Vorgaben: Sicherstellung, dass sich alle Stellen an eingeführte Normen und genehmigte Automatisierungssysteme halten, was Wirksamkeit und kontinuierliche Entwicklung gewährleistet.
• Angemessenheit der Lager: Bewertung der Angemessenheit der Lager im Hinblick auf Lager- und operative Bedürfnisse, um die größtmögliche Wirksamkeit sicherzustellen.
• Kompetenz des rechenschaftspflichtigen menschlichen Elements: Überprüfung der Leistung der mit der Lagerverwaltung betrauten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie Bewertung ihrer Leistungsfähigkeit und Qualifikation für die Ausführung ihrer Aufgaben.

Auf diese Weise arbeitet der GCA daran, die Aufsicht sowie Transparenz zu erhöhen und die Gesamtleistung der Lagereinheiten zu verbessern. Diese umfassende Rolle unterstreicht die Bedeutung der ORKB – nicht nur als Aufsichtsbehörde, sondern auch als grundlegender Pfeiler für die Unterstützung und Verbesserung der staatlichen Tätigkeiten.

Entscheidend für den Erfolg der ausgesprochenen Empfehlungen ist eine sorgfältige Nachkontrolle, um ihre wirksame Umsetzung zu gewährleisten. In diesem Zusammenhang spielt der GCA durch die direkte Zusammenarbeit mit den jeweiligen staatlichen Stellen eine aktive Rolle bei der Überprüfung der Empfehlungsumsetzung. Zur Nachkontrolle gehören Inspektionen durch GCA-Fachleute, die überprüfen, ob Regelungen und Maßnahmen vor Ort umgesetzt werden. Zudem werden die erforderlichen Unterlagen und Nachweise zusammengetragen, um das Ausmaß des erzielten Fortschritts zu beurteilen. Höheren Instanzen werden regelmäßig Berichte vorgelegt, um sicherzustellen, dass mit den erwarteten Ergebnissen die gewünschten Ziele erreicht werden, und etwaige Hindernisse mit potenziellen Auswirkungen auf den erforderlichen Erfolg zu ermitteln. 

Fazit:

Staatliche Lager im Königreich Saudi-Arabien wurden dank moderner Regelungen und der Einführung von Prüfungs- sowie Kontrollfunktionen grundlegend verändert. Staatliche Stellen waren in der Lage, die Effizienz ihrer Tätigkeiten zu steigern und hohe Transparenz sowie Leistungsfähigkeit zu erreichen. Die laufende Aufsicht und umfassende Prüfungen haben erheblich dazu beigetragen, die Gesamtleistung der Lager zu verbessern. Durch diese Veränderung wurde nicht nur die operative Effizienz verbessert, sondern auch der Umfang der Ressourcennutzung erhöht, was zeigt, wie wichtig die Rolle der ORKB für die Erteilung von Empfehlungen, die einen Mehrwert für staatliche Stellen darstellen, ist.