Digitale Transformation der ORKB Saudi-Arabien: innovative Lösungen für die Empfehlungsumsetzung und die Prüfungsnachkontrolle

von Herrn Ahmed AlQurashi, CPA, Prüfungsleiter an der Obersten Rechnungskontrollbehörde Saudi-Arabien

Einleitung

In den letzten Jahren hat die Oberste Rechnungskontrollbehörde (ORKB) Saudi-Arabien, der General Court of Audit (GCA), Maßnahmen ergriffen, um seinen Rahmen zu stärken, mit dem Ziel, seine Aufsichtskapazität zu verbessern, wobei der Schwerpunkt auf Objektivität, Effizienz und Professionalität lag. Der GCA nimmt eine proaktive Haltung ein und ist bestrebt, sich an die rasche Weiterentwicklung bei Prüfungen der Rechnungsführung und der Leistungsaufsicht anzupassen. Er setzt moderne Technologien und Methoden erfolgreich ein, um Prüfungen mit höherer Wirksamkeit sowie Qualität durchzuführen und die Anpassung an zeitgemäße Normen sowie Praktiken zu gewährleisten. Zum anderen erfuhren die Behörden und Ministerien im öffentlichen Sektor des Königreichs Saudi-Arabien in den letzten Jahren ebenfalls einen erheblichen Wandel. Die Bemühungen des GCA stehen im Einklang mit den ehrgeizigen Zielen der Vision 2030 des Königreichs Saudi-Arabien, die darauf abzielt, die Wirtschaft zu diversifizieren, die Effizienz des öffentlichen Sektors zu steigern und eine nachhaltige Entwicklung zu fördern.(1)

Als Reaktion auf die dynamischen Veränderungen und Herausforderungen, mit denen die Landschaft der staatlichen Finanzkontrolle konfrontiert ist, startete der GCA unter der visionären Führung Seiner Exzellenz Dr. Hussam Alangari eine strategische Initiative zu digitalen Lösungen.(2) Dieser Rahmen, der von optimierter Kommunikation, zentralisierter Nachverfolgung und integrierten Datenanalysetools gekennzeichnet ist, ermöglicht nicht nur effiziente Prüfungsnachkontrollverfahren sowie Empfehlungsumsetzung, sondern fördert auch die Transparenz, Rechenschaftspflicht und kontinuierliche Verbesserung der Tätigkeiten des öffentlichen Sektors.

Mit einer Umfrage wurden Daten über die Leistungsfähigkeit des GCA-Rahmens in Bezug auf die Erstellung sowie Umsetzung von Empfehlungen, die Prüfungsnachkontrolle und den Einfluss auf die Verbesserung staatlicher Programme erhoben. Die Umfrage wurde an insgesamt 141 Teilnehmende, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des GCA (60) sowie die durch den GCA geprüften Stellen (81), übermittelt. Die Erhebungsbögen sowie deren Ergebnisse werden in den Anhängen 1 und 2 dargelegt.

Erarbeitung von Empfehlungen im Zuge des Prüfungsverfahrens:

Zwar gibt es Schlüsseltechniken für die Durchführung von Prüfungsnachkontrollen, darunter die Einrichtung von Kommunikationskanälen, die Festlegung gezielter Kontrollfristen, die Verwendung von Kontrollblättern, die Durchführung von Inspektionen und Treffen mit Führungsverantwortlichen sowie Stakeholdern. Dennoch ist es wichtig, die zentrale Rolle des Shamel-Portals im GCA hervorzuheben: An vorderster Front dieses transformativen Unterfangens steht das Shamel-Portal, eine digitale Plattform, welche die Tätigkeiten des GCA automatisieren soll. Es bietet eine digitale Lösung, die Techniken für die Umsetzung der nach der Prüfung bestimmten Empfehlungen und für die Durchführung der Prüfungsnachkontrollen kombiniert, wodurch die Effizienz und Inanspruchnahme gesteigert wird. Shamel verbesserte die Fähigkeit des GCA, Prüfungsnachkontrollverfahren und die Empfehlungsumsetzung im Zuge des Prüfungsverfahrens zu optimieren, und zwar folgendermaßen:

• Optimierte Kommunikation: Shamel erleichtert den Austausch prüfungsbezogener Daten unter Stakeholdern in geprüften Stellen und verbessert so die Kommunikationskanäle. Dadurch wird sichergestellt, dass Empfehlungen und Folgemaßnahmen effizient sowie wirksam kommuniziert werden. Diagramm 1 veranschaulicht, dass Shamel die Fähigkeit des GCA, die abteilungsübergreifende Koordination und Kommunikation bei der Umsetzung von Prüfungsempfehlungen zu optimieren, wesentlich verbessert hat. Von den durch den GCA geprüften Stellen, die befragt wurden, berichtete die Mehrheit (74 %) über signifikant positive Auswirkungen von Shamel, nur 17 % gaben an, dass es keine Auswirkungen gab, und 10 % äußerten Unsicherheit.

• Zentralisierte Plattform: Durch die Bereitstellung einer zentralen Plattform für prüfungsbezogene Tätigkeiten vereinfacht Shamel das Verfahren für die Nachverfolgung von Empfehlungen und Folgemaßnahmen. Prüferinnen und Prüfer können den Status von Empfehlungen sowie Nachkontrollen einfach überwachen und so eine zeitgerechte Umsetzung sicherstellen. Den in Diagramm 2 dargestellten Daten zufolge empfinden 94 % der Befragten die Shamel-Plattform häufiger als wirksam bei der Umsetzung von Empfehlungen und Feedback im Zuge der Überwachungstätigkeiten. Diese hohe Wirksamkeit wird Shamels Hauptmerkmalen zugeschrieben, darunter seiner Leistungsfähigkeit, Effizienz und Zuverlässigkeit, die eine entscheidende Rolle bei der erfolgreichen Umsetzung der GCA-Prüfungsempfehlungen gespielt haben.

• Einbindung und Schulungen: Die Einbindung von über 800 geprüften Stellen in das Shamel-System wird durch umfassende Schulungseinheiten ergänzt. Dieser proaktive Ansatz unterstreicht das Engagement für die Einbindung der geprüften Stellen in das Prüfungsverfahren. Dies fördert eine Kultur der Zusammenarbeit, Transparenz und Rechenschaftspflicht. Durch die Sicherstellung, dass alle Stakeholder die Plattform beherrschen, werden die geprüften Stellen in die Lage versetzt, aktiv am Prüfungsverfahren teilzunehmen und die Verantwortung für die Umsetzung der Empfehlungen zu übernehmen.

Das Shamel-Portal führt fortschrittliche Datenanalysetools ein, die das Prüfteam in die Lage versetzen, datengetriebene Erkenntnisse bei der Leistungsbeurteilung geprüfter Stellen erfolgreich einzusetzen. Neben seinen Datenanalysefunktionen beinhaltet Shamel ebenfalls ein interaktives Portal, das die Kommunikation sowie Zusammenarbeit im Hinblick auf die Prüfungserkenntnisse zwischen dem Prüfteam und den geprüften Stellen optimieren soll. Diagramm 3 und Diagramm 4 heben die gestiegene Rechenschaftspflicht, Transparenz sowie die durch Shamel geförderte optimierte Kommunikation zwischen den geprüften Stellen hervor. In Diagramm 3 gaben 76 % der Befragten an, dass die Plattform die Rechenschaftspflicht in Bezug auf die Empfehlungsumsetzung und die Einhaltung der Feststellungen des GCA verbessert hat. Nur 12 % befanden sie diesbezüglich für unwirksam und weitere 12 % waren unsicher. Diagramm 4 zeigt wiederum, dass die meisten geprüften Stellen (65 von 81) der Meinung sind, dass Shamel die Transparenz innerhalb ihrer Organisation in Bezug auf den Prüfungsprozess und die Empfehlungsumsetzung fördert. Einige geprüfte Stellen (10 von 81) waren jedoch der Meinung, dass Shamel keine Auswirkungen auf die Transparenz hat, während andere Stellen (6 von 81) sich nicht sicher waren, ob Shamel die Transparenz innerhalb ihrer Organisation fördert.

FNachkontrolle und Korrespondenz mit staatlichen Stellen sowie Ministerien zur Nachverfolgung der Empfehlungsumsetzung:

Die Nachkontrolle und Korrespondenz mit staatlichen Stellen sowie Ministerien zur Nachverfolgung der Empfehlungsumsetzung sind ausschlaggebende Aspekte der Prüfungsaufsicht, die durch die Shamel-Plattform wesentlich erleichtert werden.

• Förderung von Koordination und Kommunikation: Shamel dient der Obersten Rechnungskontrollbehörde und staatlichen Stellen als vielseitiges Instrument. Die plattforminternen Kommunikationstools ermöglichen eine effiziente Korrespondenz, Updates und Klärungsanfragen bezüglich der Maßnahmen zur Empfehlungsumsetzung. Wie aus Diagramm 5 hervorgeht, berichtete die Mehrheit der geprüften Stellen (59 von 81), dass Shamel die Koordination und Kommunikation zwischen den verschiedenen Abteilungen oder Bereichen innerhalb der geprüften Stelle bei der Empfehlungsumsetzung sowie der Einhaltung der Feststellungen des GCA erleichtert hat. Staatliche Stellen und Ministerien, einschließlich derer, die für die Regierungsführung zuständig sind, können direkt über die Plattform Rückmeldungen geben, Orientierungshilfen anfordern oder um die Klärung bestimmter Empfehlungen bitten. 14 der 81 Stellen gaben an, dass die Plattform keinerlei Einfluss auf die Koordination und Kommunikation innerhalb ihrer Organisation hat, während 8 von 81 unsicher waren.

• Aufgabenverwaltung und Fortschrittsüberwachung: Shamels Aufgabenverwaltungsfunktion ermöglicht dem GCA, Zuständigkeiten zu vergeben, Fristen zu setzen und den Status der Aufgaben zur Empfehlungsumsetzung im Auge zu behalten. Darüber hinaus hat die Plattform umfassende Kennziffern sowie detaillierte Daten zur Leistungsbeurteilung zu bieten und stellt auch die Notizen sowie Feststellungen des GCA klar und zugänglich dar. Mit dieser Funktion wird gewährleistet, dass Empfehlungen erfolgreich umgesetzt und zeitgerecht abgeschlossen werden. Durch einen umfassenden Überblick über den Status jeder einzelnen Aufgabe fördert Shamel proaktives Management und kontinuierliche Verbesserung sowie die Erhöhung von Rechenschaftspflicht und Effizienz.
• Berichterstattung und Erkenntnisse: Shamels Berichterstattungsfunktionen generieren umfassende Dashboards zu den Maßnahmen zur Empfehlungsumsetzung, die den Stakeholdern klare Einblicke in den Status, den Fortschritt und die verbleibenden Aufgaben jeder einzelnen Empfehlung geben. Durch seine integrierten Funktionen und die benutzerfreundliche Oberfläche erhöht Shamel die Transparenz, Rechenschaftspflicht und Effizienz im Nachkontrollverfahren und trägt letztendlich zu einer besseren Regierungsführung sowie Leistung des öffentlichen Sektors bei.(3)

Ermittlung des Einflusses der Empfehlungsumsetzung auf die Verbesserung staatlicher Programme:

Wie aus dem oben stehenden Diagramm 6 hervorgeht, führte die Umsetzung der Empfehlungen im Anschluss an über die Shamel-Plattform durchgeführte Prüfungen zu bemerkenswerten Verbesserungen staatlicher Programme. 77 % der geprüften Stellen, die an der Umfrage teilnahmen, gaben an, dass Shamel wesentlich zur Verbesserung staatlicher Programme innerhalb ihrer Organisationen beitrug. Im Umkehrschluss gaben 7 % eine negative Wirkung an, während 16 % neutral blieben. Seine Exzellenz, Dr. Hussam Alangari, Präsident des GCA, betonte Shamels Erfolge in Bezug auf die Förderung wirksamer Verbesserungen in staatlichen Programmen durch den nahtlosen Daten- und Dokumentenaustausch zwischen den Beteiligten, zusätzlich zur automatisierten Berichterstattung über Prüfungsergebnisse und der umfassenden Transparenz der Feststellungen sowie der dazugehörigen Leistungskennziffern. Diese Integration beschleunigt nicht nur den Prüfungsprozess, sondern gewährleistet auch eine wirksame Kommunikation sowie Empfehlungsüberwachung und spiegelt das Engagement des GCA für Qualität sowie Effizienz in Aufsichtsverfahren wider.(4)

Schlussfolgerung

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass der Einsatz der Shamel-Plattform im Bereich der Prüfungsaufsicht und der Empfehlungsumsetzung in den staatlichen Stellen sowie Ministerien einen transformativen Schritt nach vorne darstellt. Durch die Förderung einer nahtlosen Kommunikation, die Erleichterung der Aufgabenverwaltung und die Bereitstellung wertvoller Erkenntnisse durch ganzheitliche Berichterstattung steigert Shamel die Effizienz sowie Wirksamkeit des Prüfungsverfahrens erheblich. Zudem unterstreicht seine Rolle bei der Förderung der Transparenz und Rechenschaftspflicht seine Bedeutung für die Verbesserung der Regierungsführung sowie die Optimierung der öffentlichen Mittelzuteilung.

Bibliographie

GENERAL COURT OF AUDIT (GCA). „THE GENERAL COURT of AUDIT“ a New Era … With a Vision Full of Ambitions“. “https://www.gca.gov.sa/Uploads/Documents/Introductory.brochure.pdf, 2023.

Saudi Vision 2030. „Saudi Vision 2030 Overview.“ www.vision2030.gov.sa, 2016. https://www.vision2030.gov.sa/en/vision-2030/overview/.

General Court of Audit. (März 2024). The President of GCA Inaugurates Electronic Audit System (Shamel 2.0). Aufgerufen auf: https://www.gca.gov.sa/NewsDetails?id=2397&callback=1&lang=en