Den Prüfungskreislauf schließen: eine Methode zur Nachverfolgung der Prüfungsempfehlungen

Autor: Guy McClain, PhD., außerordentlicher Professor für Prüfwesen, Else School of Management, Millsaps College, USA

Einleitung

Von Obersten Rechnungskontrollbehörden (ORKB) durchgeführte Prüfungen stellen wertvolle Instrumente dar, die zur Ermittlung von Risiken, Ineffizienzen und Verbesserungsmöglichkeiten für eine breite Palette staatlicher Programme beitragen. Diese Prüfungen schließen die Lücke zwischen Strategie und Praxis, indem sie den geprüften Stellen zeitgerecht Prüfungsergebnisse sowie konstruktives Feedback liefern. Zu diesem konstruktiven Feedback gehören Empfehlungen zur Leistungssteigerung und Empfehlungsumsetzung, um sicherzustellen, dass Strategien bzw. Normen eingehalten werden. Die Schließung des Prüfungskreislaufs ist ein wesentlicher letzter Schritt im Prüfungsverfahren. 

Sie ist allerdings weniger wirksam, wenn ORKB den Umsetzungsstatus der Prüfungsempfehlungen nicht nachverfolgen. INTOSAI P-12: Wert und Nutzen von Obersten Rechnungskontrollbehörden hebt die Bedeutung der Nachverfolgung (Grundsatz 1) und der Berichterstattung über Prüfungsempfehlungen (Grundsatz 3) hervor.(2) Nachverfolgung und Berichterstattung steigern das Vertrauen der Öffentlichkeit, indem sie die ORKB-Tätigkeiten transparenter machen. Außerdem können ORKB die aus der Nachverfolgung gewonnenen Informationen intern nutzen, um Leistungen bewerten sowie vergleichen und so ihre eigenen Qualitätskontrollmaßnahmen vorantreiben zu können. 

Eine jüngste Umfrage der INTOSAI-Arbeitsgruppe Evaluierung öffentlicher Maßnahmen und Programme zeigte, dass 72 % der Antwortenden die Umsetzung von Prüfungsempfehlungen nachverfolgen, aber nur 45 % Informationen über die Empfehlungsumsetzung veröffentlichen(3). Die Nachverfolgung von Empfehlungen erfolgt also im Allgemeinen, deren Ergebnisse werden jedoch normalerweise nicht verbreitet. Diese fehlende Transparenz ist besorgniserregend, da ein wachsender Korpus wissenschaftlicher Forschung die positive Wirkung der Offenlegung der Empfehlungsumsetzung auf die öffentliche Meinung zu Lokalregierungen(4) und öffentlichen Diensten(5) aufzeigt.

Eine Methode zur Nachverfolgung von Prüfungsempfehlungen

Die Entwicklung einer Methode für die Nachverfolgung der Umsetzung von Prüfungsempfehlungen kann für mehr Transparenz gegenüber der Öffentlichkeit und eine bessere ORKB-interne Qualitätskontrolle sorgen. Die unten angeführten Schritte stellen allgemeine Richtlinien dar, da jede ORKB mit einzigartigen Umständen und Herausforderungen konfrontiert ist. Diese Richtlinien können als Ausgangspunkt für die Entwicklung einer Methode, die für ORKB und deren Interessengemeinschaften funktioniert, dienen.

1. Schritt: Prüfungsempfehlungen erklären

ORKB sind in einer Position, in der sie über relevante Informationen verfügen, die Programmleiterinnen und -leiter sowie andere geprüfte Stellen unter Umständen nicht haben. Diese abgeschottete Herangehensweise an die staatliche Verwaltung sorgt mitunter für Missverständnisse zwischen ORKB und der geprüften Stelle. Daher ist es von großer Bedeutung, dass ORKB ihre Prüfungsempfehlungen detailliert erläutern. Die Einbindung der geprüften Stellen in Diskussionen und die genaue Untersuchung der Daten hilft, sicherzustellen, dass sie die zugrunde liegenden Probleme vollständig nachvollziehen können.

Dabei besteht das Ziel darin, dass die geprüfte Stelle anerkennt, dass die Empfehlungen wichtig sind, und es in ihrer Kontrolle liegt, sie umzusetzen. Auf der anderen Seite können die geprüften Stellen Empfehlungen auch hinterfragen. Daher sollte die ORKB darauf vorbereitet sein, Fragen durch die Bereitstellung weiterer Nachweise ordnungsgemäß zu beantworten oder Anpassungen vorzunehmen. Dieser Verhandlungsprozess braucht Zeit. Räumen ORKB die Zweifel und Gegenargumente der geprüften Stelle jedoch nicht aus, wird der Mangel womöglich verspätet oder unangemessen behoben, da es keinen offenen Dialog zwischen ORKB und geprüften Stellen gibt, um die Prüfungsempfehlungen vollkommen nachvollziehen zu können.

2. Schritt: Empfehlungen priorisieren und Zeitrahmen für die Umsetzung festlegen

Verschiedene Nachweisquellen haben unterschiedliche Wertigkeiten. Programmevaluierungen und Erfolgskontrollen stellen zwei zentrale Instrumente des ORKB-Programmmanagements dar, die sich allerdings in vielerlei Hinsicht unterscheiden. So bedient sich eine Programmevaluierung mitunter qualitativer Daten, während eine Erfolgskontrolle ausschließlich quantitative Daten verwendet. Ungeachtet dessen können ORKB Empfehlungen, die auf Risikofaktoren beruhen, zum Beispiel potenzieller Wirkung, Ausrichtung auf die strategischen Ziele der geprüften Stelle und Eindämmungskosten, priorisieren. 

ORKB könnten Empfehlungen auch anhand der unterschiedlichen Zeitrahmen, die geprüfte Stellen für die Umsetzung benötigen, priorisieren. Die Bedeutung der zeitlichen Planung kann nicht oft genug betont werden. Die Auswahl des richtigen Intervalls für den Zeitplan kann einen heiklen Balanceakt darstellen. Je länger das Intervall ist, desto wahrscheinlicher ist es, dass Informationen in Vergessenheit geraten. Extrem straffe Zeitpläne neigen dazu, das Problem herunterzuspielen, da die Umsetzung ernstzunehmender Empfehlungen erhebliche zeitliche Ressourcen erfordern kann. Wenn eine ORKB im Rahmen ihres Mandats die Möglichkeit hat, die Fristen für die Umsetzung der Anforderungen zu ändern, sollte es bei der geprüften Stelle eine eindeutige Kommunikationsperson geben, wodurch die Rechenschaftspflicht begünstigt wird. Während die Zusammenarbeit mit der geprüften Stelle im Prüfungsverfahren (siehe 1. Schritt) wünschenswert ist, wird geprüften Stellen durch Fristen mitgeteilt, dass sie für die in den Prüfungsempfehlungen genannten Korrekturen zuständig sind.

Wenn diese unter das Mandat und in den Zuständigkeitsbereich der ORKB fallen, können Aktionspläne dazu beitragen, die Umsetzung der Empfehlungen sicherzustellen. Nach der Priorisierung ihrer Empfehlungen könnten ORKB dafür sorgen, dass die geprüften Stellen klare und detaillierte Aktionspläne für die Bewältigung jedes Problems in Zusammenarbeit und im Einvernehmen mit der ORKB erstellen. Ein solcher Aktionsplan sollte konkrete Schritte, Zuständigkeiten, Ressourcen und Zeitpläne enthalten.

3. Schritt: Nicht von Technologie abhängig werden

Technologische Hilfsmittel können Nachverfolgungsunterfangen wesentlich verbessern. Automatisierte Fallverwaltungssysteme können ORKB dabei unterstützen, zahlreiche Prüfungen und deren Empfehlungen zu verwalten. Diese Prozessautomatisierung steht unter Umständen jedoch nur ORKB mit großen Budgets und einer ansehnlichen Belegschaft zur Verfügung. 

Bei der Nachverfolgung von Prüfungsempfehlungen geht es nicht um die Auswahl der richtigen Software. Bei einer wirksamen Nachverfolgung geht es um die Beibehaltung von Rechenschaftspflicht und klaren Erwartungen, wofür nur wenig Technologie benötigt wird. Ein wirksames Nachverfolgungssystem kann mit einem Minimum an Technologie erstellt werden: zum Beispiel einem Textverarbeitungsprogramm, Tabellenkalkulationen sowie einem E-Mail- und Ablageprogramm.

4. Schritt: Fortschritt mit einer Kultur der kontinuierlichen Verbesserung überwachen

Durch den Aufbau einer Kultur der kontinuierlichen Verbesserung können ORKB das Beste aus ihren Prüfungsempfehlungen herausholen. Diese Kultur besteht aus dem Prozess der Wissensbeschaffung, -bildung, -verbreitung und -anwendung, um die Leistung der geprüften Stelle zu steigern. ORKB sollten die geprüften Stelle dazu ermutigen, die Empfehlungen als Lern- und Wachstumsmöglichkeiten zu sehen und nicht als Kritik oder Versagen. Dieser kulturelle Wandel kann dazu beitragen, dass Prüfungsempfehlungen proaktiv und erfolgreich umgesetzt werden.

Der Aufbau einer solchen Kultur muss systematisch erfolgen. Durch die Festlegung von Prüfungszielen, Prüfungskennziffern und Fortschrittsmessungen kann dies erleichtert werden. ORKB sollten den Kommunikationsinhalt und -stil auf die Bedürfnisse sowie Präferenzen der geprüften Stelle zuschneiden. Dabei soll die geprüfte Stelle dazu animiert werden, die Verantwortung für die Prüfungsempfehlungen zu übernehmen.

Die regelmäßige Überwachung ist unerlässlich, um sicherzustellen, dass die geprüfte Stelle die Empfehlungen erfolgreich umsetzt. Zu diesem Prozess gehören die Erfassung des Fortschritts und der von der geprüften Stelle ergriffenen Maßnahmen, die Überprüfung der Wirksamkeit der vollzogenen Veränderungen sowie gegebenenfalls die Ermittlung potenzieller Lücken oder zusätzlicher Maßnahmen, die für die Einhaltung der Empfehlungen erforderlich sind. Dieser Schritt sollte nicht mit den unter Umständen von ORKB verpflichtend durchzuführenden Kontrollprüfungen verwechselt werden. Bei diesem Schritt geht es mehr darum, bei der geprüften Stelle nachzufragen, um den Fortschritt zu beurteilen und Unterstützung zu leisten.

Fazit

Prüfungsempfehlungen ermitteln Risiken für die erfolgreiche Ergebniserzielung im Einklang mit den politischen sowie gesetzlichen Anforderungen und heben Maßnahmen zur Beseitigung dieser Risiken sowie Verbesserungsmöglichkeiten hervor. Mit diesem Vier-Schritte-Leitfaden können ORKB ihre Prüfungsempfehlungen von einer Herausforderung in eine Chance verwandeln und dabei Fortschritt vorantreiben, das Risikomanagement optimieren und einen Mehrwert für die geprüften staatlichen Programme schaffen.