Daten, Rechnungsprüfung und Strategie: Wissen freisetzen, um Chancen zu nutzen und Herausforderungen zu meistern

von Koen Van der Bracht, Oberste Rechnungskontrollbehörde von Belgien

Daten sind zu einem wichtigen Schlagwort in der Finanzkontrolle geworden, was sich in der zunehmenden Verwendung des Begriffs in der globalen Gemeinschaft der Rechenschaftspflicht zeigt, zu der auch die Internationale Organisation der Obersten Rechnungskontrollbehörden (INTOSAI) und ihre Mitglieder, die Obersten Rechnungskontrollbehörden (ORKB), gehören.

Während Daten den ORKB neue Möglichkeiten eröffnen, einschließlich interessanter Aussichten für mehr risikobasierte Prüfungen, stellen sie auch zahlreiche konzeptionelle, technische und organisatorische Herausforderungen dar. Dieser Artikel erörtert einige der Möglichkeiten und Herausforderungen, die Daten mit sich bringen, und gibt einen Überblick darüber, wie die ORKB Belgien sie angegangen ist.

Möglichkeiten

Datenverfügbarkeit und Datenanalyse haben sich auf die Finanzkontrolle als Fachgebiet und Berufsstand ausgewirkt, insbesondere da die Digitalisierung von Finanzprozessen neue Techniken hervorgebracht hat, die es den ORKB ermöglichen, 100 % der Transaktionen zu prüfen. Diese Fähigkeit erhöht die Effizienz der Finanzprüfung und ermöglicht es den Prüfern, zwischen normalen und anomalen Transaktionen zu unterscheiden. Die Unterscheidung anomaler Vorgänge schafft zusätzliche Effizienzgewinne, da die Prüfer nicht mehr eine große Stichprobe prüfen müssen, die repräsentativ sein kann (oder auch nicht).

Die Wirtschaftlichkeitsprüfung konzentriert sich traditionell auf die Bestimmung der Sparsamkeit und Effizienz von Programmen. Dank der verfügbaren Daten (und der Möglichkeit, diese in großen Mengen leichter zu analysieren) können die Prüfer jedoch die Wirksamkeit der Programme direkt messen. Bei der Prüfung eines Programms zur Armutsbekämpfung können die ORKBn nun beispielsweise die tatsächlichen Veränderungen der Armut infolge staatlicher Maßnahmen bewerten.

Herausforderungen

Die Vermehrung der Daten und die neuen Techniken bringen verschiedene Herausforderungen mit sich, die im Allgemeinen in drei Kategorien unterteilt werden können: konzeptionelle, organisatorische und technische.

Konzeptionelle Herausforderungen
Datenverfügbarkeit und -validität bleiben die wichtigsten konzeptionellen Herausforderungen. Um die Wirksamkeit politischer Maßnahmen zu messen, müssen die Prüfer häufig auf staatliche Datenbanken zurückgreifen, die für unterschiedliche Zwecke konzipiert wurden. So kann beispielsweise die Arbeitsmarktbeteiligung aus Steuerdatenbanken abgeleitet werden, in denen wichtige Informationen für eine Prüfung fehlen können. Vor der Durchführung von Bewertungen anhand von Informationen aus staatlichen Datenbanken kann eine Studie über die Zuverlässigkeit und Gültigkeit der Daten erforderlich sein. Andernfalls laufen die Prüfer Gefahr, die richtigen Fragen zu stellen und die richtigen Analysen durchzuführen, nur um aufgrund von Datenfehlern zu falschen Schlussfolgerungen zu gelangen.

Organisatorische Herausforderungen
ORKB, die sich für Investitionen in die Datenanalyse entscheiden, müssen möglicherweise auch die Art und Weise, wie Prüfungen durchgeführt werden, anpassen. Der Erwerb der richtigen Qualifikationen ist von entscheidender Bedeutung und erfordert eine gründliche Analyse der Bedürfnisse der ORKB, z. B. hinsichtlich der Art(en) der gewünschten Datenanalyse und des erforderlichen Unterstützungspersonals, einschließlich der Fähigkeiten und Kenntnisse in den Bereichen Datenbankverwaltung, Datenschutzbestimmungen und Datenvisualisierung. Darüber hinaus sollten die ORKBn überlegen, wie diese Fähigkeiten erlangt werden können, entweder durch die Schulung des derzeitigen Personals oder durch die Einstellung neuer Mitarbeiter.

Viele Optionen sind denkbar, die auf einem Kontinuum basieren, das von Datenspezialisten, die Teams zugeteilt werden und nur Analysen für andere Prüfungsteams durchführen, bis hin zu Datenspezialisten reicht, die vollständig in die Prüfungsteams integriert sind und die Prüfungen von Anfang bis Ende durchführen und nur Daten für einzelne Prüfungen analysieren.

Technische Herausforderungen
Bei der Durchführung von Datenanalysen in einem Prüfungskontext können ORKB mit technischen Herausforderungen konfrontiert werden und neue Software oder robustere Computer benötigen.

Die frühzeitige Berücksichtigung der erforderlichen Software bietet zahlreiche Vorteile: Sie kann die Kosten minimieren und gleichzeitig den aktuellen und künftigen Prüfungsanforderungen gerecht werden, sie bietet einen Maßstab für die Fähigkeiten und die Auswahl geeigneter Datenschutzlösungen. Neue Softwarelösungen können auch hochleistungsfähige Computer erfordern – für jeden einzelnen Datenanalysten und/oder für gemeinsam genutzte zentrale Server oder cloudbasierte Lösungen. Diese Optionen können auch davon abhängen, wie Datenspezialisten zugewiesen werden. Wenn beispielsweise Datenspezialisten von Anfang bis Ende an Prüfungen arbeiten, kann es sinnvoll sein, Rechenressourcen mit zentralen, gemeinsam genutzten Servern oder cloudbasierten Lösungen zu bündeln, da die Anzahl der Spezialisten, die gleichzeitig Datenanalysen durchführen, begrenzt ist.

Unabhängig von den Software- und Hardwareoptionen muss der Datenschutz immer berücksichtigt werden. Je mehr Daten erfasst, bearbeitet und gespeichert werden, desto wichtiger werden Investitionen in den Schutz dieser Daten, insbesondere wenn es sich um personenbezogene und/oder sensible Daten handelt.

Die belgische Lösung

Der strategische Plan der ORKB Belgien konzentriert sich auf die direkte Messung der Wirksamkeit der Politik, was oft mit Datenanalyse einhergeht. Zur Umsetzung dieses strategischen Plans hat die ORKB zahlreiche Taktiken angewandt, wie z.B.:

• Einstellung von akademisch ausgebildeten Sozialwissenschaftlern mit Datenkenntnissen;
• Durchführung einer Umfrage, um die Erfahrungen (und das Interesse an) Datenanalyse unter den vorhandenen Mitarbeitern zu ermitteln;
• Organisation einer globalen Schulungsveranstaltung über die Grundlagen der Datenanalyse; und
• Gründung einer “DataLab”-Diskussionsgruppe, die durch monatliche Treffen mit organisierter Schulung, Beratung und Unterstützung durch Datenspezialisten zur Verbreitung der Datenanalyse in der gesamten Behörde beitrug.

Die belgische ORKB entschied sich dafür, Datenspezialisten in Prüfungsteams einzusetzen, wo sie die Prüfungen von Anfang bis Ende durchführen. Über DataLab unterstützen Datenspezialisten aber auch Teams, die keine Datenanalytiker haben.

Da mehrere Softwarepakete gleichzeitig verwendet werden, sieht sich die ORKB Belgien weiterhin mit technischen Herausforderungen konfrontiert, die sich daraus ergeben, dass Mitarbeiter mit unterschiedlichem Hintergrund vorhandene Software verwenden und gleichzeitig relativ neue Datenanalysetechniken zum Einsatz kommen.

Derzeit investiert die ORKB Belgien in leistungsstarke, zentralisierte Computer und entwickelt ein Structured Query Language-Warehouse zur Speicherung der wiederkehrenden Finanzdatenströme aus der Verwaltung. Auch Cloud-basierte Lösungen werden untersucht, und der Datenschutzbeauftragte der Organisation hat eine Datenschutzrichtlinie erstellt.

Schlussfolgerung

Die Verfügbarkeit von Daten und Techniken kann nützliche Perspektiven für neue Prüfungsarten bieten. Die belgische ORKB hat diese Möglichkeiten zwar voll ausgeschöpft, aber auch einige Lektionen gelernt, wie z. B. die Notwendigkeit, (1) eine Strategie für die Datenanalyse gründlich zu erwägen und (2) potenzielle konzeptionelle, organisatorische und technische Herausforderungen zu berücksichtigen.

Obwohl die ORKB Belgien mit allen in diesem Artikel beschriebenen Herausforderungen konfrontiert war, erwies sich die Gründung von DataLab als entscheidend für die Bewältigung dieser Herausforderungen, zumal die Gruppe ein Forum für das Brainstorming von Strategien zur Überwindung aller Herausforderungen und zur Nutzung aller Möglichkeiten bot.