Empfehlungen umsetzen und Prüfungswirkung ermitteln: Perspektiven der Obersten Rechnungskontrollbehörde Malta

Autorin: Frau Tanya Mercieca, stellvertretende ORKB-Leiterin

Wie erstellen ORKB im Zuge des Prüfungsverfahrens Empfehlungen?

Die Oberste Rechnungskontrollbehörde Malta (vom Englischen „National Audit Office“ kurz NAO Malta) hat den Auftrag, zur Förderung von Rechenschaftspflicht, Korrektheit und bewährten Verfahren in den Tätigkeiten der Regierung beizutragen. Dieser Auftrag wird durch eine beträchtliche Anzahl an Prüfungen der Recht- und Ordnungsmäßigkeit, der Rechnungsführung, Wirtschaftlichkeits- oder investigativen Prüfungen in verschiedensten Ministerien, Abteilungen und staatlichen Stellen kontinuierlich erfüllt.

Die Empfehlungen werden auf Basis eines systematischen Prüfungsverfahrens erarbeitet, das mit einer umfassenden Prüfungsplanung zur vorrangig risikobasierten Ermittlung der Prüfungsbereiche beginnt. Bei der Arbeit vor Ort erheben die Prüfteams Nachweise mit verschiedenen Methoden, unter anderem Befragungen, Unterlagenprüfungen und Datenanalysen. Diese Nachweise werden dann genauestens analysiert, um Schwachstellen, Unwirtschaftlichkeiten oder Nichtkonformitäten mit relevanten Bestimmungen und Vorschriften aufzudecken. Auf der Grundlage der Erkenntnisse, die aus solchen Prüfungen hervorgehen, formuliert das NAO realistische und umsetzbare Empfehlungen, die auf die Beseitigung der Grundursachen und die Optimierung der Verfahren ausgerichtet sind.

Vor der offiziellen Veröffentlichung werden diese Empfehlungen einer internen Überprüfung, die in erster Linie aus einer Prüfung durch die Management- und Führungsebene besteht, unterzogen. Darüber hinaus werden die relevanten Stakeholder durch die Übermittlung eines Management Letters zur Stellungnahme konsultiert, da es letztlich in ihrer Verantwortung liegt, die Empfehlungen so zeitnah wie möglich umzusetzen. Diese Berichte dienen als wesentliches Hilfsmittel, um Entscheidungsträgerinnen und -träger, geprüfte Stellen/Ministerien sowie die breite Öffentlichkeit über Verwaltungsbereiche, die Aufmerksamkeit und Verbesserung bedürfen, zu informieren. 

Wie fasst das NAO (Malta) bei den geprüften Stellen nach, um die Empfehlungsumsetzung nachzuverfolgen? Wie erfolgt die Korrespondenz?

Im Anschluss an die Veröffentlichung des Tätigkeitsberichts des NAO über die öffentlichen Gelder nimmt das Direktorat für „Governance Action“, das dem Büro des obersten permanenten Sekretärs untersteht, eine entscheidende Rolle bei der Prüfung der im oben genannten Bericht abgegebenen Empfehlungen ein. Es kommuniziert umfassend mit jedem relevanten Ministerium und fordert diese auf, Informationen über ergriffene oder beabsichtigte Maßnahmen als Reaktion auf jede einzelne Empfehlung zu liefern. Ministerien haben die Anordnung, die angenommenen NAO-Empfehlungen innerhalb von 90 Tagen umzusetzen. Daraufhin wird ein Bericht mit dem Titel The Governance Action Report on NAO Recommendations on Public Funds (dt. etwa „Bericht über das Regierungshandeln in Bezug auf die Empfehlungen des NAO zu öffentlichen Geldern“) veröffentlicht. 

Das NAO verfügt seinerseits über ein systematisches Nachkontrollverfahren, um die Empfehlungsumsetzung durch geprüfte Stellen zu überwachen und so die Rechenschaftspflicht sowie Fortschrittsnachverfolgung im Laufe der Zeit sicherzustellen. In seinem Nachkontrollverfahren bezieht sich das NAO auf den Governance Action Report und kontrolliert die Maßnahmen, über die berichtet wurde. Auch unabhängige Überprüfungen werden durchgeführt. Durch diesen rigorosen Prozess steigert das NAO die Wirksamkeit und Effizienz der staatlichen Tätigkeiten und nimmt dabei die geprüften Stellen in die Pflicht, festgestellte Schwachstellen zu beheben und die staatlichen Tätigkeiten zu verbessern.

Das NAO erstellt einen Kontrollbericht mit Informationen zur Empfehlungsumsetzung, der den Fortschritt der geprüften Stellen, die Umsetzungsgrade, angetroffenen Herausforderungen und gegebenenfalls Empfehlungen für weitere Maßnahmen genau darlegt. Diese Berichte dienen der Transparenz und Rechenschaftspflicht im Kontrollverfahren.

Die vom NAO für die letzten vier Jahre veröffentlichten Kontrollberichte zeigen, dass bei allen in der betreffenden Publikation enthaltenen Prüfungen durchschnittlich 81 % der Empfehlungen entweder gänzlich oder teilweise umgesetzt wurden oder von den betreffenden Ministerien und Stellen gerade umgesetzt werden.

Wie ermitteln ORKB die Wirkung, die umgesetzte Empfehlungen auf die staatlichen Programme haben?

Als Wächter der Transparenz und Rechenschaftspflicht stellt das NAO sicher, dass Empfehlungen in eine bessere Leistungserbringung für maltesische Bürgerinnen und Bürger überführt werden, insbesondere wenn es um Wirtschaftlichkeitsprüfungen geht. Außerdem führt die Umsetzung der Empfehlungen manchmal auch zu wesentlichen Kosteneinsparungen. Das steht im Einklang mit der Hauptverpflichtung der ORKB, sicherzustellen, dass die Gelder der Steuerzahlerinnen und -zahler bestmöglich sowie gemäß den geltenden Bestimmungen und Vorschriften verwendet werden.

Das NAO misst die Wirkung durch gründliche Prüfungen, bei denen Mittelzuteilungen, Aufwendungsmuster und Programmergebnisse analysiert werden. Nach Abschluss jeder Prüfung befragt die ORKB die zentralen Stakeholder, um qualitative Daten zur Nützlichkeit der betreffenden Prüfung sowie der ausgesprochenen Empfehlungen zu erheben. Darüber hinaus liefert eine sorgfältige Prüfung der Finanzunterlagen, operativen Verfahren und Leistungskennziffern konkrete Nachweise darüber, wie Empfehlungen zur Verbesserung staatlicher Programme, der Sicherstellung von Rechenschaftspflicht sowie der Förderung kontinuierlicher Verbesserung beigetragen haben.