Qualitätserwägungen bei komplexen, nicht-routinemäßigen und folgenschweren Prüfungsaufträgen

von Aamir Fayyaz, Direktor, Spezialisierte Prüfungsabteilung, SAI Pakistan

Es ist eine weit verbreitete Weisheit, dass jeder Mitarbeiter einer Obersten Rechnungskontrollbehörde (ORKB) für die Prüfungsqualität verantwortlich ist und dass die ORKB die Qualität in jeder Phase des Prüfungsprozesses durch Standardarbeitsverfahren sicherstellen sollten. Dies ist sicherlich richtig, insbesondere bei Routineprüfungen. Bei komplexen, nicht-routinemäßigen und folgenschweren Prüfungen kommt jedoch das fachliche Urteilsvermögen – insbesondere des Managements – bei der Gewährleistung der Prüfungsqualität stärker zum Tragen, vor allem in Schlüsselmomenten des Prüfungsprozesses.

Komplexe, nicht routinemäßige Prüfungen stellen ein beträchtliches Risiko dar
Die ORKB setzen den Großteil ihrer Ressourcen für Routineprüfungen ein. Gelegentlich müssen die ORKB jedoch spezielle Prüfungen durchführen, die komplexe Themen und Sektoren abdecken (siehe Abbildung unten). Diese Prüfungen – seien es Prüfungen der Rechnungsführung, der Rechtmäßigkeit, der Wirtschaftlichkeit oder eine Kombination davon – können erhebliche Risiken für den Ruf der ORKB und der Auftraggeber, der Geberorganisationen und anderer Interessengruppen mit sich bringen.

Während die Qualitätsstandards bei jedem Prüfungsauftrag eingehalten werden müssen, erfordern komplexe und nicht routinemäßige Prüfungen besondere Aufmerksamkeit, ein Grundsatz, der in ISSAI 140 bekräftigt wird, wo es heißt, dass “einige Arbeiten der ORKB ein hohes Maß an Komplexität und Bedeutung aufweisen können, die eine intensive Qualitätskontrolle vor der Herausgabe eines Berichts erfordern”. Auch wenn die ORKB die Qualität während des gesamten Prüfungszyklus gebührend berücksichtigen sollten, gibt es kritische Zeitpunkte, an denen Entscheidungen weitreichende Auswirkungen auf die Qualität haben können und ein fundiertes fachliches Urteilsvermögen der Führungskräfte erfordern.

Um dies zu veranschaulichen, betrachten wir zwei Szenarien, in denen eine ORKB mit der Prüfung von Staatsausgaben zur Bekämpfung der COVID-19-Pandemie beauftragt wird. Nach Festlegung des Berichtszeitraums ist die erste qualitätsbezogene Entscheidung der ORKB die Wahl der für den Auftrag am besten geeigneten Prüfungsart.

Szenario A: Die ORKB entscheidet sich für eine Prüfung der Rechnungsführung

Wesentlichkeitsgrad. Nach der Entscheidung über die Art der Prüfung muss die ORKB nun die Erheblichkeitsschwelle festlegen, d. h. das akzeptable Ausmaß von Fehlern und falschen Angaben. Bei normalen Aufträgen können die ORKBn eine Wesentlichkeitsschwelle von 1 bis 5 Prozent der ausgewählten Bestandteile des Jahresabschlusses festlegen und diese Schwelle dann für die Prüfung aller Bestandteile verwenden. Da es sich jedoch um eine komplexe, nicht routinemäßige Prüfung handelt, muss die ORKB diese Entscheidung besonders berücksichtigen, da die Erheblichkeitsschwelle schwerwiegende Auswirkungen auf den Umfang der durchgeführten Prüfungsarbeiten haben könnte und der entscheidende Faktor für die Art des abgegebenen Bestätigungsvermerks sein wird. Um sicherzustellen, dass die Wesentlichkeitsschwelle angemessen ist, sollte der Leiter der ORKB, der oberste Prüfungsleiter oder der Prüfungsausschuss diese wichtige Entscheidung treffen.

Zusicherung. Die nächste wichtige Entscheidung, die sich auf die Qualität auswirkt, ist die Festlegung der Quellen der Prüfungssicherheit, d. h. die Bewertung des Prüfungsrisikos (die Möglichkeit, dass ein wesentlicher Fehler im Jahresabschluss vorliegt) und seiner Komponenten (inhärente, Kontroll- und Aufdeckungsrisiken). Wie die Wesentlichkeitsschwelle wirkt sich diese Festlegung auf den Umfang der Prüfungstests und -verfahren, die Art der zu erhebenden Nachweise, die erwarteten Prüfungsfeststellungen, mögliche Empfehlungen und letztlich den Nutzen des Prüfungsprodukts für die Beteiligten aus.

Die ORKB kann das inhärente Risiko der Prüfung von COVID-19-Ausgaben nicht einfach auf 20 Prozent festlegen, wie es bei einigen Routineprüfungen der Fall sein könnte. Dies könnte zwar bedeuten, dass für die Prüfung weniger ORKB-Ressourcen und Verwaltungskontrollen benötigt werden, aber die Effizienz würde auf Kosten der Qualität gehen.

Dies bedeutet jedoch nicht, dass die ORKB übermäßig konservativ sein und das inhärente Risiko auf 80 oder 100 Prozent festlegen sollte, was einen maximalen Prüfungsaufwand erfordern und ihre begrenzten Ressourcen unnötig belasten würde. Das Gleiche gilt für die Bewertung der Sicherheit, die sich aus den internen Kontrollen und den internen Auditsystemen ergibt.

Szenario B: Die ORKB entscheidet sich für eine Wirtschaftlichkeitsprüfung

Art der Prüfung. Im Allgemeinen führen die ORKBn eine Wirtschaftlichkeitsprüfung erst durch, nachdem sie eine Vorstudie durchgeführt haben, um festzustellen, ob eine Wirtschaftlichkeitsprüfung die bessere Wahl ist als eine Prüfung der Rechnungsführung oder der Rechtmäßigkeit. ISSAI 3200 (Richtlinien für das Verfahren der Wirtschaftlichkeitsprüfung) schlägt vor, dass der Prüfer nach der Auswahl eines Prüfungsthemas durch die ORKB eine “Vorstudie” durchführen sollte, um festzustellen, “ob die Voraussetzungen für eine Prüfung gegeben sind”. Im Handbuch für Wirtschaftlichkeitsprüfungen der Pazifischen Vereinigung der Obersten Rechnungskontrollbehörden (PASAI) heißt es: “Wenn der Leiter einer ORKB beschließt, von einer Vorstudie zu einer vollständigen Prüfung überzugehen, ist ein Prüfungsvorschlag zur Prüfung und Billigung durch das Management der nächste Schritt.” Die Befolgung dieser Schritte hilft der ORKB festzustellen, ob eine Wirtschaftlichkeitsprüfung gerechtfertigt ist, und vermeidet so den Trugschluss, dass Wirtschaftlichkeitsprüfungen immer besser sind als andere Prüfungsarten.

Audit-Kriterien. Die Auswahl der Prüfungskriterien ist eine weitere wichtige Entscheidung, die sich auf die Qualität des Prüfungsprodukts auswirkt. Da geeignete Kriterien für komplexe, nicht routinemäßige Prüfungen möglicherweise nicht “von der Stange” erhältlich sind, sollten die Führungsebene der ORKB und der Kunde die zu verwendenden Kriterien erörtern und sich hoffentlich darauf einigen. Dies wird die Durchführung der Prüfung erleichtern und die Wirkung des Prüfungsberichts erhöhen.

Kapazität und Fachwissen. Da es sich um einen neuen und nicht routinemäßigen Prüfungsgegenstand handelt, wird die Prüfung zwangsläufig Neuland betreten, und die ORKB verfügt verständlicherweise nicht über die notwendigen Kapazitäten und Fachkenntnisse zur Durchführung der Prüfung. Da der Aufbau dieser Kenntnisse Zeit in Anspruch nehmen kann, sollte die ORKB flexibel sein, um sie durch Beratung oder Outsourcing zu erwerben, sofern die geltenden Normen dies zulassen. Wenn die ORKB jedoch beschließt, die Wirtschaftlichkeitsprüfung mit unzureichenden personellen Ressourcen durchzuführen, wird die Qualität des Prüfungsprodukts wahrscheinlich darunter leiden.

Andere wichtige Entscheidungen
Unabhängig von der Art der Prüfung wird die ORKB mit anderen wichtigen, qualitätsbezogenen Entscheidungen konfrontiert, wie z.B.: Wer wird mit der Prüfung beauftragt? Wer sind die Aufsichtspersonen und die Prüfer, und welche Instrumente werden sie verwenden? Wer überwacht die Qualität der Arbeitspapiere und den Prozess der Sammlung und Dokumentation von Nachweisen? Wie viel Zeit ist für die verschiedenen Phasen des Prüfungszyklus vorgesehen?

Im Gegensatz zu routinemäßigen Prüfungen öffentlicher Stellen handelt es sich bei komplexen und nicht routinemäßigen Prüfungen in der Regel um einmalige Aufträge, die mit größeren Risiken verbunden sind und daher besondere Qualitätssicherungs- und Kontrollüberlegungen erfordern. Die ORKB-Leitung ist verpflichtet, bei wichtigen Entscheidungen, die sich auf die Qualität auswirken, mit der gebotenen Sorgfalt und mit professionellem Urteilsvermögen vorzugehen. Auf diese Weise kann die ORKB ihren eigenen Ruf und den ihrer Kunden schützen, ihre Beziehungen zu den Interessengruppen wahren und sich in Krisenzeiten als unschätzbare nationale Institution erweisen.