التدقيق المتصل: التفكير المستقبلي لتعظيم الأثر

المؤلفان: لورين ييغر ومارتن دي ألتيرييس، مدربان في مركز التميز في مراجعة الحسابات؛ هانا مالوني، مكتب المفتش العام للوكالة الأمريكية للتنمية الدولية

لا يعكس المقال آراء الوكالة الأمريكية للتنمية الدولية أو مكتب المفتش العام الأمريكي أو حكومة الولايات المتحدة.

مقدمة

اكتسب العديد من مدققي الحسابات خبرة كبيرة في إجراء كل مرحلة من مراحل التدقيق، إلا أن هؤلاء المدققين أنفسهم غالبًا ما يفقدون الزخم عندما يتعلق الأمر بالانتقال من مرحلة إلى أخرى. أحد أسباب ذلك هو أن المدققين يجب أن يحصلوا على التفاصيل الصحيحة لدعم النتائج والاستنتاجات المقنعة؛ ومع ذلك، فإن نفس التركيز على التفاصيل قد يمنع المدقق من النظر في كيفية تأثير القرارات في مرحلة ما على المرحلة التالية من التدقيق. وبالتالي، فبالإضافة إلى تطوير المهارات الفنية اللازمة لتنفيذ كل مرحلة من مراحل التدقيق، يجب على المدققين أيضًا تطوير القدرة على التفكير المستقبلي للمساعدة في انتقال التدقيق بسلاسة من مرحلة إلى أخرى.

ولحسن الحظ، يمكن أن يساعد التدريب والأدوات والتمارين الفرق على تطوير المهارات اللازمة للحفاظ على الزخم بين المراحل وضمان تحقيق أكبر أثر من كل عملية تدقيق. ويتضح المفهوم العام في الشكل 1، حيث يتم تمثيل المراحل الرئيسية للتدقيق كقطع خارجية من الأحجية: صياغة الأهداف، ووضع المعايير، وجمع الأدلة، وتطوير الرسالة.

يوضح اللغز كيف ترتبط كل مرحلة بشكل طبيعي بالمرحلة التالية. الرابط الكبير هو التأثير، والذي يجب أن يكون محورياً في أي تدقيق.

على سبيل المثال، يجب أن يتخذ فريق التدقيق قرارات بشأن الأهداف مع وضع المعايير في الاعتبار، بحيث لا يضطر الفريق إلى العودة إلى الوراء وإعادة التفكير في الأهداف إذا لم تتوفر المعايير القابلة للتطبيق. وبالمثل، ينبغي اتخاذ القرارات المتعلقة بالمعايير مع فهم نوعية وتوافر الأدلة التي ستكون ضرورية لإثبات الحالة والمضي قدمًا في التدقيق. بعد ذلك، في حين يجب أن تتدفق الأدلة المجمعة في رسالة متماسكة ومنطقية، فإن هذا الانتقال يتطلب تغييرًا كبيرًا في التفكير من التركيز على التفاصيل في الأدلة إلى “ماذا إذن” في الرسالة. وأخيراً، يجب أن ترتبط الرسالة بالأهداف وتعالج الغرض الأساسي من التدقيق. يمكن أن يؤثر أي خطأ في أي مرحلة على التأثير من حيث التوقيت أو متطلبات الموارد أو سلطة الرسالة أو قوة التوصيات. كما أن التأثير على معنويات الفريق ودوافعه يصبح أيضًا من الخسائر المتبقية.

قد يبدو الأمر صعباً للغاية، ولكن الأدوات والمهارات المناسبة يمكن أن تساعد الفرق على إدارة جميع التحولات في عملية التدقيق.

صياغة الأهداف مع وضع المعايير في الاعتبار

يبدأ التطلع إلى المراحل التالية من التدقيق عندما يقوم الفريق بصياغة أهدافه. وعلى الرغم من أنه ليس من الضروري أن تذكر أهداف التدقيق المعايير على وجه التحديد، إلا أنه من الممارسات الممتازة أن ينظر الفريق في المعايير التي قد تنطبق على الحالة. قد لا يكون من الممكن للفرق اتخاذ قرارات نهائية بشأن المعايير في هذه المرحلة المبكرة من التدقيق، ولكن التخطيط يكون متقدمًا إلى حد كبير عندما تنظر الفرق في الاحتمالات المختلفة وما إذا كان يمكن إتمام تلك التقييمات بنجاح.

على سبيل المثال، قد ينظر فريق يخطط لإجراء تدقيق في بناء المدارس في البداية في معايير عديدة تتراوح بين المشتريات والامتثال البيئي. ومن شأن هذه المناقشة المبكرة أن تنبه الفريق إلى ضرورة تضييق نطاق المعايير قيد النظر لكي يتمكن الفريق من إحراز تقدم في المرحلة التالية. إذا قرر الفريق تضييق نطاق التركيز على مراقبة بناء المدارس، فقد تركز المعايير على مراحل المشروع وإعداد التقارير الدورية ومعايير البناء المحلية للبيئة التعليمية.

النظر في الأدلة المطلوبة للمعايير

يصبح الربط بين مراحل التدقيق أكثر أهمية عندما يقوم الفريق بتنقيح المعايير التي سيتم تطبيقها على هدف التدقيق. نظرًا لأن كل هدف تقييمي ينطوي بالضرورة على مقارنة بين المعايير والحالة، فإن الأدلة التي تعتمد عليها المراجعة تتحدد من خلال اختيار المعايير. على سبيل المثال، إذا قرر الفريق التركيز على ما إذا كان بناء المدرسة يفي بالمواعيد النهائية المحددة، فإن المصدر الرئيسي للمعايير سيكون الجدول الزمني للمشروع. في هذا التدقيق، سيكون الدليل ذو الصلة هو ما إذا كان يتم الوفاء بمختلف المعالم الرئيسية في الجدول الزمني. يجب أن يفي بناء المدرسة بمعايير البناء المحلية ومتطلبات العقد أيضًا، لذا يمكن أن تكون هذه أيضًا جزءًا من المعايير. كما هو موضح في الشكل 2، يمكن أن يساعد المخطط السهمي الفرق في تنقيح المعايير العامة مع زيادة التركيز على التدقيق.

في التدقيق التقييمي مثل هذا المثال، ستستفيد فرق التدقيق من التفكير في الأدلة التي ستكون مطلوبة للتقييم مقابل المعايير المختارة. ومن الأساليب المفيدة تحديد “البحث عن الموانع” باستخدام أداة مماثلة للجدول 1، مصممة خصيصًا للمعايير المختارة.

ويوضح الجدول رقم 1 أول قطع أولي في “البحث عن الأدلة” للتدقيق التقييمي لبناء المدارس. ويبين أن الفريق وجد أن الأدلة المستندية هي الأفضل لإثبات حالة المعايير الثلاثة المختارة. وبالإضافة إلى اجتماع قوي في الآراء حول قوة الأدلة وجودتها وتوافرها، يتيح هذا النوع من الجداول للفريق مواجهة أسئلة مثل ما إذا كان الفريق سيعتمد على عمليات التفتيش التي يقوم بها آخرون، أو ما إذا كان الفريق بحاجة إلى استقدام خبير مؤهل لإجراء ملاحظات وعمليات تفتيش مستقلة كجزء من عملية جمع الأدلة.

قد تتضمن التكرارات الإضافية لهذا الجدول المزيد من التفاصيل حول كل نوع من الأدلة وكيفية جمعها. على سبيل المثال، قد يقوم الفريق بوضع قائمة مرجعية أو أداة لجمع البيانات لمراجعة عمليات التفتيش المادية لضمان أن يكون الفريق منهجيًا في نهجه. نظرًا لأن جمع الأدلة مكلف ولا يمكن تكرار معظم الرحلات والمقابلات، فإن خطوات التخطيط الإضافية هذه تساعد على ضمان أن الفريق سيجمع أدلة كافية ومناسبة – ليس الكثير منها ولا القليل منها – ولا يترك الأمر للصدفة. إن الفريق الذي اعتاد على التفكير الاستراتيجي من خلال جمع الأدلة سيكون في وضع أفضل للمرحلة التالية من التدقيق: تطوير الرسالة.

تحويل طريقة التفكير من جمع الأدلة إلى تطوير الرسالة

وفي حين أن جمع الأدلة غالبًا ما ينطوي على مجموعة من الجهود الموزعة بين أعضاء الفريق، فإن تطوير الرسالة يتطلب عقلية مختلفة حيث يجتمع أعضاء الفريق معًا مع رسالة شاملة للتدقيق وإجابة واضحة لكل هدف. وكما هو مبين بالتفصيل في الشكل 3، فإن المهام التي ينطوي عليها جمع الأدلة موجهة نحو التفاصيل وغالبًا ما تتضمن تركيز أعضاء الفريق على مهام محددة. وعلى النقيض من ذلك، فإن تطوير الرسالة يتطلب من أعضاء الفريق أنفسهم تحويل طريقة تفكيرهم إلى مهمة مختلفة تمامًا تتمثل في اتخاذ قرار بشأن النتائج الرئيسية التي ستكون محورية في تقرير التدقيق. وتتضمن القرارات الصعبة في هذه المرحلة تحديد كيفية تلخيص الأدلة التي تم جمعها بشق الأنفس، أو إعادة تنظيمها، أو حذفها بالكامل في بعض الحالات.

يمكن استخدام عدد من الأساليب للمساعدة في هذا التغيير في طريقة التفكير، وكلها تتطلب من أعضاء الفريق مواجهة قرارات صعبة حول أهم القضايا التي يريد الفريق تضمينها في التقرير. تتمثل إحدى أفضل الطرق في إنشاء مخطط تفصيلي للتقرير مع عناوين قائمة على الرسائل تشير إلى النتائج الرئيسية لكل هدف من الأهداف. وبالمثل، يشير العنوان العام لتقرير التدقيق إلى نبرة واتجاه العمل التالي. حتى إذا تم تغيير العنوان والعناوين أثناء عملية التحرير، فإن المخطط التفصيلي يخلق بداية للانتقال بين جمع الأدلة وكتابة التقرير. لا يخدم المخطط التفصيلي ذو العناوين البسيطة المستندة إلى الموضوع نفس الغرض لأنه يسمح للفريق بتأخير اتخاذ تلك القرارات الصعبة.

تشمل الأدوات الأخرى التي يمكن استخدامها نماذج مختلفة تتطلب من الفريق تقديم المعايير والحالة والسبب والنتيجة (CCCE)، أو سجل نتائج التدقيق (RAF)، والذي يتضمن تلك العناصر إلى جانب النتائج الرئيسية والأمثلة. يمكن استخدام هذه القوالب جنبًا إلى جنب مع ممارسة تسمى “الكتابة على الجدران” حيث يمكن لأعضاء الفريق عرض جميع الأدلة وتنظيمها في سلسلة من الجلسات بدلاً من إرسال المواد المكتوبة ذهابًا وإيابًا. أيًا كانت الأدوات أو التقنيات المستخدمة، فإن الجوهر هو أنه لا يمكن لأعضاء الفريق تجنب اتخاذ قرارات بشأن رسالة الصورة الكبيرة إذا أرادوا الانتقال بنجاح من جمع الأدلة إلى تطوير الرسالة وكتابة التقرير.

والخبر السار هو أن الكثير من المواد المتبقية من مواد التدقيق يجب أن تكون متاحة من المراحل الأولى من التدقيق، بما في ذلك الخلفية والأهداف والمعايير، كما هو موضح في الشكل 4. ويساعد الوصول إلى هذه المواد بشكل كبير في تجميع وثيقة الرسالة، ولكن يمكن أن تصبح أيضًا مصدر إلهاء إذا قضى الفريق وقتًا طويلاً في ضبط تلك الأقسام وتجنب القرارات اللازمة فيما يتعلق بالنتائج الرئيسية.

تحقيق الأثر من خلال التوصيات

على الرغم من أن منظمات التدقيق لديها العديد من الطرق لتحقيق أثر إيجابي، إلا أن تضمين توصيات قابلة للتنفيذ هو الطريقة الأكثر مباشرة لترجمة نتائج التدقيق إلى أثر. في هذه المرحلة من التدقيق، يجب أن يكون لدى الفريق جميع العناصر اللازمة لصياغة التوصيات، بما في ذلك الأدلة الكافية لدعم النتائج. يجب أن يواصل الفريق عملية التفكير المستقبلي من خلال التطلع إلى الإجراءات التصحيحية المطلوبة من الجهة الخاضعة للتدقيق. وهذا يتطلب من الفريق أن يفهم سبب النتائج، والذي قد لا يحظى أحيانًا بالعناية الواجبة عندما يركز الفريق على جمع الأدلة لإثبات الحالة. وأحد أسباب ذلك هو أن السبب غالبًا ما يتم اكتشافه وتوضيحه من خلال المقابلات وليس من خلال الأدلة المستندية، ولا يمكن أن تتم مناقشة السبب إلا بعد معرفة الحالة.

إن فهم السبب أمر ضروري لأن التوصيات وإجراءات الوكالة تكون أكثر فعالية إذا كانت تعالج السبب الجذري – وليس فقط الأعراض – للنتيجة. هناك العديد من الأساليب التي يمكن استخدامها للوصول إلى السبب الجذري، ولكن أحد أبسطها هو تطبيق “الأسباب الخمسة” الموضحة في الشكل 5. تعتبر هذه التقنية تذكيرًا مفيدًا بأن السبب الجذري قد يكون أكثر جوهرية من التفسير الأول أو الثاني، حيث يمكن أن تبدو العبارات الأولية للسبب وكأنها إعادة صياغة للنتائج. من خلال السؤال المتكرر عن السبب، يمكن للفريق صياغة توصيات تعالج السبب الجذري بحيث تحل إجراءات الوكالة المشكلة الأساسية – وتعظيم أثر التدقيق.

استنتاج

إن تقرير التدقيق المؤثر هو أكثر من مجرد مجموعة من العناصر، فهو يتطلب عملية تدقيق مترابطة تضمن الانتقال السلس بين المراحل وتزيد من إمكانية التغيير الإيجابي في الكيان الخاضع للتدقيق. من خلال صياغة الأهداف مع وضع المعايير في الاعتبار، والنظر في الأدلة اللازمة لكل معيار، وتحويل العقلية من جمع الأدلة إلى تطوير الرسالة، تمتلك فرق التدقيق جميع العناصر اللازمة لكتابة التوصيات التي تعالج السبب الجذري للنتائج. توجه هذه التوصيات انتباه الوكالة إلى المشكلة الأساسية وتساعد على ضمان عدم تكرار عمليات التدقيق المستقبلية لنفس النتائج. وعلاوة على ذلك، يمكن للزخم المستمر والانتقال السلس بين المراحل أن يساعد فرق التدقيق على تجنب العوائق التي تؤخر عمليات التدقيق وتقلل من أهميتها وتؤثر على معنويات الفريق. يساعد التدقيق المترابط على ضمان تأثير كل عملية تدقيق فردية ويزيد من تأثير منظمة التدقيق ككل.