رسومات القرار: أدوات بسيطة لتحسين اتخاذ قرارات التدقيق

بقلم لورين ياغر وبول فرانسيس ، مركز التدقيق المتميز التابع لمكتب مساءلة الحكومة الأمريكية

يعد اتخاذ قرارات تخطيط مستنيرة في وقت مبكر من عملية التدقيق أمرًا أساسيًا لاستكمال عمليات التدقيق في الوقت المناسب. تستخدم العديد من الفرق المعلومات التاريخية لتحديد المدة التي ستستغرقها عملية التدقيق. لكن كل تدقيق وكل مؤسسة تدقيق مختلفة ، لذلك من المستحيل إنشاء جداول وإرشادات من التجارب السابقة يمكن تطبيقها على جميع المواقف. يمكن لبعض الرسومات البسيطة أن تمكن فرق التدقيق من إجراء مناقشات أكثر عمقًا في مرحلة مبكرة ومواجهة بعض الصعوبات والتحديات التي غالبًا ما تسبب مشاكل لاحقًا في عملية التدقيق. يمكن لأدوات القرار هذه أيضًا تسهيل التواصل مع أصحاب المصلحة والقيادة في المنظمة ، وتمكينهم من التقييم السريع والمساهمة في تخطيط التدقيق وكذلك اتخاذ القرارات المتعلقة بالموارد.

يمكن أن تساعد “خريطة الحرارة” (الشكل 1) الفرق بسرعة وبشكل استباقي على تقييم مدى تعقيد عملية التدقيق على طول بعدي النطاق والمنهجية. على الجانب الأيسر ، هناك عوامل تؤثر على نطاق التدقيق ، وعلى الجانب الأيمن ، العوامل التي تؤثر على التعقيد المنهجي للتدقيق.

عوامل النطاق:

• مقياس البرنامج / قيمة الدولار
• تعقيد البرنامج
• تقييمي مقابل / وصفي
• عدد متخذي القرار
• عدد المنظمات
• عدد من المواقع
• عدد السنوات
• وحدة (وحدات) التحليل

عوامل المنهجية:

• المراجعات السابقة في القضية
• مستوى التعاون مع الجهة المدققة
• تقييمي مقابل / وصفي
• المعايير المعمول بها
• قاعدة البيانات المعروفة
• الأدلة الأولية / العمل الميداني
• طرق الجمع / الاختيار
• عدد الأهداف
• مدى السفر
• – وحدة (وحدات) التحليل

على سبيل المثال ، فإن التدقيق على استخدام وإساءة استخدام بطاقات الشحن الرسمية يحدد جميع المربعات في المنطقة الخضراء: قواعد واضحة (معايير) ، بيانات ممتازة ، العديد من عمليات التدقيق السابقة ، عدم الحاجة للسفر ، إلخ. في المقابل ، من المرجح أن تقع في المنطقة الحمراء مراجعة مقترحة لأول مرة على برنامج هجرة خاص يتضمن مواقع متعددة حول العالم ، وعدد قليل من مصادر البيانات الموثوقة ، إن وجدت ، ونقص التعاون مع الوكالة الخاضعة للتدقيق.

يتيح استخدام قائمة العوامل هذه للفرق تقييم مدى تعقيد عملية التدقيق المحتملة بسرعة والبدء في التخطيط بتوازن مناسب للموارد والوعي بتأثير التدقيق. يمكن للفرق أيضًا استخدام خريطة الحرارة طوال عملية التدقيق من خلال إعادة النظر في أهداف التدقيق لمعرفة ما إذا كان التدقيق إما طموحًا للغاية (بعيد جدًا في المنطقة الحمراء) أو غير مؤثر بشكل كافٍ (بعيد جدًا في المنطقة الخضراء).

ستتضح في النهاية العديد من العوامل التي تؤثر على التعقيد على مدار عملية التدقيق ، ولكن ميزة إجراء هذه المناقشة مبكرًا هي أن الفريق وأصحاب المصلحة يمكنهم البدء في معالجة هذه العوامل واتخاذ القرارات في مرحلة مبكرة ، لضمان استخدامها الموارد بحكمة.

الرسم الثاني البسيط الذي يمكن أن يساعد الفرق على اتخاذ القرارات هو “مخطط السهم” (الشكل 2) ، والذي يوضح الاختلافات المهمة بين منطقة التدقيق العامة ووحدة التحليل المحددة للغاية.

على سبيل المثال ، لدى العديد من الدول مجموعة متنوعة من برامج المساعدة الغذائية ، بعضها مصمم لتلبية احتياجات الطوارئ ، بينما يرتبط البعض الآخر بالتعليم أو بقطاعات أخرى. بالإضافة إلى ذلك ، توفر بعض هذه البرامج المواد الغذائية السائبة للأمة ، وبعضها يشمل شراء الطعام في المنطقة ، والبعض الآخر يقدم النقد أو القسائم مباشرة إلى المتلقين. ولذلك فإن المساعدة الغذائية هي “مجال مراجعة” واسع للغاية بحيث لا يمكن معالجته في عملية مراجعة واحدة.

يمكن لفريق التدقيق استخدام الرسم البياني السهمي لاتخاذ قرارات صعبة حول جوانب البرنامج التي يجب فحصها ، وفي النهاية ، حول “وحدة التحليل” المحددة ، والتي قد تكون تكاليف النقل ، وجودة الإشراف ، والوقت اللازم للتسليم ، والتغذية الفوائد أو الخسائر الناجمة عن السرقة أو التلف. كما في حالة خريطة الحرارة ، يساعد مخطط السهم في إنشاء المحادثات والوعي بالصورة الكبيرة في وقت مبكر. المردود هو عمليات التدقيق التي يتم تحديد نطاقها بشكل مناسب وتسليمها أقرب إلى الجدول الزمني المخطط له.

من أصعب القرارات التي يتعين على المدققين اتخاذها هو تحديد المعايير الصحيحة للتطبيق على البرنامج أو النشاط قيد المراجعة. الرسم الثالث ، “سلسلة المعايير” ، يمكّن فريق التدقيق من التعرف على بعض الخيارات المتوفرة لديه للمعايير ، وكيف يمكن للمعايير التي يختارها أن تؤثر على التدقيق (الشكل 3).

في بعض الحالات ، قد يسترشد البرنامج أو النشاط بقوانين وأنظمة محددة ، والتي لا يمكن للوكالات أن تدعي بسهولة أنها غير مطالبة باتباعها. ومع ذلك ، في بعض الأحيان ، تكون اللغة عامة جدًا بحيث لا تكون بمثابة مصدر مثالي للمعايير. إذا كانت هذه هي الحالة ، فسيتعين على فرق التدقيق أن تقرر ما إذا كانت هناك إرشادات للوكالة أو مقاييس أداء أو معايير أخرى يمكنهم استخدامها.

كل مصدر من مصادر المعايير له عواقبه الخاصة. على وجه الخصوص ، لا تعتبر بعض المعايير الموجودة على الجانب الأيمن من السلسلة “معايير صارمة” ، لذلك قد لا يقبل مسؤولو الوكالة أو البرنامج التوصيات بناءً على تلك المعايير ولن يكون للتدقيق تأثير يذكر. ومع ذلك ، فإن هذه الأنواع من المعايير مهمة لعمليات تدقيق فعالية البرنامج.

على سبيل المثال ، في حين أن مشروع المياه يجب أن يمتثل للقوانين واللوائح ، فإن القيام بذلك لا يعني بالضرورة أن البرنامج يحقق التأثير المطلوب. سيحتاج فريق التدقيق إلى معايير أخرى ، مثل المعايير ومقاييس الأداء ، لتقييم الفعالية.

استنتاج
يعد انحياز التخطيط مشكلة شائعة ، حيث إن فرق التدقيق دائمًا ما تكون متفائلة دائمًا بشأن قدرتها على إكمال التدقيق في غضون فترة زمنية محددة. يمكن للرسومات البسيطة التي تمت مناقشتها أعلاه أن توجه المناقشات المدروسة وتعلم القرارات في مرحلة مبكرة من عملية التخطيط للتدقيق ، وبالتالي تقلل البدايات الخاطئة والجهود غير الفعالة ، والتي تكون محبطة للفريق ومكلفة لمؤسسة التدقيق.

علاوة على ذلك ، فإن هذه الرسومات سهلة التعلم والتطبيق ، لذلك هناك حاجة إلى استثمار صغير فقط لزيادة تأثير عمل المؤسسات العليا للرقابة المالية والمحاسبة وغيرها من منظمات التدقيق.

صورة الغلاف: bagotaj / stock.adobe.com