La Banque interaméricaine de développement publie une étude de cas sur l’audit continu des salaires

Depuis 2015, la Cour des comptes fédérale (TCU) effectue le contrôle continu des salaires, ou FCFP. L’objectif est d ‘ auditer et de contrôler les ressources dépensées pour les salaires de l’administration publique afin de s’assurer qu’elles sont utilisées conformément à la législation qui régit la rémunération des fonctionnaires actifs et retraités et des pensionnés. L’audit est réalisé par l’UTC depuis 2015 et, à la fin de l’année 2021, il avait permis d’identifier plus de 400 000 irrégularités. Cette action se traduit par des économies annuelles cumulées de 2 milliards de BRL dans les caisses de l’État.

La Banque interaméricaine de développement (BID) a transformé l’initiative de la Cour des comptes brésilienne en une note technique. Le site étude de cas servira de référence aux institutions supérieures de contrôle (ISC) d’autres pays qui cherchent à lutter contre la fraude et la corruption.

Avant 2015, l’UTC effectuait des audits de paie auprès d’une à dix unités relevant de sa compétence ou agences par an. Rien qu’en 2021, au cours du 7e cycle du FCFP, l’UTC a contrôlé les salaires de 594 organisations fédérales et a fourni des informations sur 39 types d’irrégularités, générant des économies de 405 millions de BRL (0,1 % du total des salaires contrôlés). Depuis le début du FCFP, les travaux de la Cour ont déjà généré des économies cumulées d’environ 2 milliards de BRL pour les fonds publics.

“La publication de la BID dépasse le cadre de l’administration publique fédérale et s’étend aux organismes d’audit d’autres pays, servant d’inspiration pour le recoupement des bases de données dans le domaine du personnel. Elle incite également les équipes internes à améliorer de plus en plus leur travail, à réfléchir à de nouvelles possibilités et à des améliorations de processus. Il peut également servir de référence à d’autres services de la Cour”, déclare Helton Onesio de Souza, chef adjoint du service d’audit du personnel (AudPessoal).

Fonctionnement de l’audit continu des salaires (FCFP)

Compte tenu de la taille et de la complexité des salaires de la fonction publique brésilienne, le système d’audit continu a été amélioré depuis sa mise en place. “Nous avons pu créer une plateforme qui facilite le travail du gestionnaire. Grâce à elle, l’UTC signale les preuves d’irrégularités détectées dans la paie, les dispositions légales potentiellement violées et les éventuelles suggestions de procédures pour corriger les défauts. Toutes les communications entre la Cour et le gestionnaire se font par l’intermédiaire du système, ce qui accélère le suivi et l’analyse nécessaire. Le FCFP a pour caractéristique de rapprocher la Cour des gestionnaires afin qu’ils disposent d’éléments pour aider à résoudre les problèmes”, explique M. Souza.

Chaque cycle du FCFP dure un an, commençant en avril et se terminant en mars. Le processus d’audit de base comporte quatre étapes : la collecte des données ; l’application des pistes d’audit et l’analyse des données ; la demande d’éclaircissements sur les irrégularités auprès des unités compétentes ; l’analyse des éclaircissements fournis par ces unités ; et la rédaction du rapport d’audit .

Les données sont extraites de trois bases de données principales : le Système intégré de gestion du personnel (Siape), l’Extra-Siape (base de données des salaires des entités gouvernementales qui ne suivent pas le système Siape) et le Rapport annuel d’information sociale (Rais). Les informations nationales et locales peuvent également être obtenues par le biais d’un accord de coopération avec les organismes d’audit de ces sphères de gouvernement.

Avec les bases de données obtenues, les programmes explorent, de manière automatisée, 39 pistes d’audit pour identifier les irrégularités. Les failles éventuelles peuvent être dues à plusieurs raisons : des divergences dans les données par rapport à des informations qui devraient être cohérentes, des paiements illégaux et un cumul irrégulier de postes de travail, par exemple. Les irrégularités salariales peuvent être basées sur une éventuelle incohérence ou découler d’un comportement intentionnel.

Chaque piste d’audit est documentée, précisant les critères légaux sur lesquels elle est basée, la procédure d’analyse et la procédure technique pour effectuer l’analyse. De 2015 à 2021, 415 125 irrégularités ont été identifiées. Sur ce total, 45,8 % sont des cumuls illicites de postes et de pensions ; 32,1 % concernent des personnes qui ont reçu des paiements auxquels elles n’avaient pas droit ; 7,6 % sont des incohérences dans les dossiers du personnel ; et 4,5 % correspondent à des violations du plafond salarial.

Une fois les données obtenues et analysées, la phase suivante consiste à porter les preuves détectées à l’attention des unités relevant de la compétence de l’UTC afin qu’elles puissent clarifier les preuves d’irrégularités ou prendre des mesures correctives. En moyenne, le taux de réponse des unités contactées entre 2015 et 2021 a été de 50 %. En 2020, le taux était de 33 % et en 2021, de 42 %.

Parmi les réponses reçues, 40 % en moyenne se réfèrent à des indications qui ont été confirmées et régularisées. D’autre part, environ 36 % étaient incohérents, c’est-à-dire qu’il s’agissait d’indications d’irrégularités qui n’ont pas été confirmées.

2015 Les données et les clarifications ont encore été reçues sous forme de feuilles de calcul.

2017 Mise en œuvre de systèmes permettant de recevoir automatiquement des données et de mieux gérer les cas d’irrégularités.

2018 Le changement permet la réception mensuelle des données et des feuilles de paie, ce qui rend le processus continu par opposition à l’examen d’un point donné dans le temps à un moment donné de l’année.

2019 Élaboration de tableaux de bord permettant d’accéder plus facilement aux informations et aux indicateurs de progrès sur les différentes questions.

2020 Déploiement d’outils permettant d’effectuer une analyse automatisée des clarifications fournies par les agences.

2021 Intensification de la communication afin d’initier des actions correctives par les agences connaissant des irrégularités permanentes.

Cliquez ici pour accéder à la publication de la BID en portugais, anglais et espagnol.