Intégrer les parties prenantes pour améliorer la prise de décision

par Juan Carlos Barahona et Carlos Siri, Faculté de recherche et développement, INCAE Business School, Costa Rica

La participation du public est généralement définie comme les activités par lesquelles les préoccupations, les besoins, les intérêts et les valeurs des personnes sont intégrés dans les décisions et les actions relatives aux questions et aux enjeux publics.

L’intégration de formes directes de participation publique dans le travail de contrôle peut renforcer l’engagement des citoyens et éclairer la prise de décision des institutions supérieures de contrôle (ISC), comme l’a découvert le contrôleur général de la République du Costa Rica (CGR) lorsqu’il a envisagé le transfert de 4 milliards de dollars d’achats liés à la santé vers une plateforme nationale de passation de marchés numériques.

Un long débat national sur les marchés publics s’est achevé en 2015 lorsque les entités publiques ont été mandatées par la loi pour gérer les fonds publics et les achats par le biais d’une plateforme nationale de passation de marchés en ligne. Un débat s’en est suivi sur le choix de la plate-forme à utiliser.

Pour alimenter le débat, la direction du CGR a demandé l’avis des personnes directement concernées par la décision – les fonctionnaires costariciens – et a commandé un projet visant à impliquer activement les utilisateurs et les utilisateurs potentiels d’un tel système

En complément des méthodes plus traditionnelles, telles que les enquêtes, où les opinions personnelles peuvent se perdre dans des moyennes ou d’autres mesures, le projet a fait appel à la méthodologie Q pour recueillir et analyser divers points de vue.

Cette méthode a influencé les discussions finales sur l’utilisation de la plateforme d’approvisionnement électronique désignée, bien que le plus grand acheteur public du pays, Caja Costarricense de Seguridad Social (CCSS), ait fait partie de ceux qui ont rejeté l’adoption de la plateforme.

Q-METHODOLOGIE : LE PROCESSUS

Développement du hall d’entrée. Le discours est un ensemble de déclarations ou de points de vue individuels sur un sujet spécifique. Ces déclarations sont recueillies par le biais d’entretiens, de discussions ou d’autres sources.

Développement du Q-Set et du Q-Sorting. Les experts du domaine dérivent un ensemble plus restreint d’énoncés (Q-Set) à partir du discours. Chaque participant classe ce sous-ensemble à l’aide d’une grille de tri qui indique dans quelle mesure chaque affirmation reflète les opinions du participant. Les Q-Sorts sont ensuite collectés, analysés et mis en corrélation afin de déterminer d’éventuels modèles, qui forment des facteurs pouvant être regroupés en grappes d’opinions.

Q-METHODOLOGIE : LE PROCESSUS DE LA CGR

Les dirigeants de la CGR ont cherché à comprendre les blocages qui empêchent le transfert de 4 milliards de dollars de fonds publics vers la plateforme d’approvisionnement électronique, Sistema de Compras Públicas (SICOP).

Le hall d’entrée. Quarante fonctionnaires ont répondu à des questions directrices (mais non limitatives) par le biais de groupes de discussion et d’entretiens ouverts :

• Que pensez-vous de SICOP ?
• Qu’est-ce qui, dans le système, apporte le plus de valeur ajoutée ?
• Qu’est-ce qui, dans le système, apporte le moins de valeur ajoutée ?
• Lorsque vous avez utilisé le système pour la dernière fois, que s’est-il passé et pourquoi ?
• Décrivez votre meilleure et/ou pire expérience avec le système.

Les réponses reflètent l’ensemble des points de vue et constituent les 345 déclarations des participants. Des experts neutres ayant une connaissance syntaxique et sémantique de chaque énoncé ont construit un Q-Set – 35 énoncés qui ont ensuite été triés (classés) par des fonctionnaires de tout le pays (124 des 314 fonctionnaires invités ont finalement participé au Q-Sort).

Classement Q-Sort. Les participants ont d’abord répondu à l’ensemble de questions en glissant et déposant des affirmations dans trois catégories distinctes :

• C’est l’avis qui ressemble le moins au mien
• Neutre
• C’est l’avis qui ressemble le plus au mien

Ensuite, les participants ont classé chaque affirmation sur un continuum de préférence (voir tableau 1) en fonction du degré auquel l’affirmation “ressemble le moins à mon opinion” (-5) jusqu’à “ressemble le plus à mon opinion” (+5), en passant par zéro (neutre).

Après prise en compte de la validité des réponses, 101 classements de participants (48 utilisateurs et 53 utilisateurs potentiels de SICOP) ont été utilisés pour l’analyse.

Analyse Q et interprétation des facteurs. Les principaux points de vue communs (facteurs) ont été extraits et l’analyse a permis de réduire les points de vue individuels à deux facteurs de synthèse : (1) les utilisateurs qui comprennent suffisamment bien le système pour en connaître les défauts et (2) les utilisateurs qui pensent que le système est utile mais qu’il nécessite une attention particulière (voir tableau 2).

Le tableau 2 montre également la charge factorielle (négative ou positive) par affirmation, qui est également caractérisée comme “distinctive” ou “consensuelle” sur la base de la notation et des données qualitatives initiales.

Les statistiques suggèrent que le “Facteur 1” pourrait être principalement composé de réponses provenant d’un groupe de “super utilisateurs” qui connaissent parfaitement le système et sont capables de repérer les pièges d’une manière que les utilisateurs du “Facteur 2” ne peuvent pas.

Résumé

Les résultats montrent que le système de passation électronique des marchés publics est largement considéré comme utile par les utilisateurs et les utilisateurs potentiels, malgré un mécontentement général concernant la gestion du système. Les informations recueillies peuvent être utiles pour élaborer des stratégies de mise en œuvre et de gestion plus efficaces, par exemple en se concentrant sur le marketing et les opérations pour répondre aux opinions négatives, en établissant des plans d’action pour des facteurs distinctifs spécifiques et en concevant des réponses améliorées pour répondre aux besoins des clients.

Contribution et orientation future

Grâce à la méthodologie Q, CGR a pu recueillir les avis des parties prenantes, traiter ces perspectives d’une manière originale et utiliser les résultats du projet pour recadrer les délibérations sur le transfert de 4 milliards de dollars d’achats liés à la santé financés par l’État vers la plateforme d’approvisionnement en ligne (SICOP).

Ce projet a permis aux parties prenantes – celles qui sont directement affectées par la décision – de prendre part à la discussion et illustre la manière dont les ISC peuvent intégrer la participation du public dans leur travail de contrôle afin de mieux comprendre et d’impliquer les parties prenantes et d’influencer positivement les biens publics et la prestation de services.

Pour en savoir plus sur ce projet et sur la méthodologie Q en tant qu’outil d’amélioration de la participation du public, ainsi que pour obtenir une liste complète de références, veuillez contacter les auteurs : juan.barahona@incae.edu et siri.carlos@incae.edu.