Los talleres virtuales de auditoría facilitan el aprendizaje y la colaboración durante la pandemia

La pandemia ha planteado muchos retos a las oficinas de auditoría, pero también ha ofrecido oportunidades para crear nuevos y mejores métodos de realizar auditorías, fomentar la colaboración y proporcionar formación profesional.

por Loren Yager, Centro para la Excelencia en Auditoría de la GAO, y Hannah Maloney, Oficina del Inspector General de USAID

Uno de los muchos cambios drásticos provocados por la crisis de COVID-19 ha sido el cambio repentino a un entorno de trabajo virtual. Al principio de la pandemia, algunas oficinas de auditoría ya habían dado pasos importantes para permitir el trabajo a distancia, mientras que otras realizaban el trabajo principalmente en persona, ya fuera para crear una cultura de trabajo colaborativo, garantizar la seguridad en el manejo de documentos sensibles, o debido a una infraestructura de tecnología de la información limitada o a otras razones. La pandemia ha planteado muchos retos a las oficinas de auditoría, pero también ha ofrecido oportunidades -incluso a las que ya tenían una ventaja en el trabajo a distancia- para crear nuevos y mejores métodos de realizar auditorías, fomentar la colaboración y ofrecer formación profesional.

Durante la pandemia, la Oficina del Inspector General de la Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional (USAID OIG) -que evalúa la eficiencia y eficacia de los programas y operaciones de la agencia e investiga las denuncias de fraude, despilfarro y abuso- desarrolló un formato de taller virtual de dos horas para alcanzar sus objetivos de formación y colaboración. Este formato, que ha sido acogido con entusiasmo por los participantes, puede ser de interés para las Entidades Fiscalizadoras Superiores (EFS) que busquen formas de mejorar su resistencia y garantizar la continuidad de las operaciones en un entorno de trabajo virtual.

Primeras aportaciones de los participantes

La OIG de USAID adoptó una serie de medidas que condujeron a este enfoque exitoso. En primer lugar, la OIG de USAID buscó rápidamente la forma de colaborar con el Centro para la Excelencia en Auditoría (CAE) de la Oficina de Rendición de Cuentas del Gobierno de Estados Unidos (GAO) para trasladar sus actividades de formación de los métodos presenciales al entorno virtual. En segundo lugar, la organización aprovechó sus actividades de formación para crear oportunidades de colaboración entre el personal de los distintos equipos de auditoría. En tercer lugar, incorporó cuidadosamente los comentarios de los participantes para introducir mejoras continuas en su formación.

Desde el principio quedó claro que la formación de jornada completa que suele impartirse cuando hay que viajar no era el mejor modelo para las actividades virtuales. Basándose en las encuestas realizadas a los participantes en las primeras sesiones, el personal de la OIG de USAID determinó que las sesiones virtuales de dos horas proporcionaban tiempo suficiente para profundizar en el tema, sin que su duración supusiera un trastorno para los horarios o una carga excesiva para los participantes.

Un segundo comentario constante en las primeras sesiones fue que los participantes disfrutaban enormemente colaborando y conectando con sus compañeros en los ejercicios de grupos reducidos. En consecuencia, los responsables del taller modificaron el formato para hacer mayor hincapié en los debates en grupo y los ejercicios en las salas de descanso. Los desarrolladores también aprendieron que los talleres deben ser relativamente reducidos (de 10 a 12 participantes) para que cada persona tenga la oportunidad de participar activamente.

Los talleres virtuales permiten distintos tipos de trabajo en red y colaboración, en función de los participantes. Algunos talleres se dirigen a los recién contratados, ofreciéndoles la oportunidad de interactuar con otros miembros de su grupo aunque nunca hayan puesto un pie en la oficina. Algunos talleres están dirigidos a personal con más experiencia del mismo nivel, de modo que puedan trabajar juntos para abordar retos comunes. Otros talleres están abiertos a todos los participantes, creando una especie de “enfriador de agua” virtual donde el personal con distintos niveles de experiencia puede conectarse. Y, a diferencia de la formación presencial, el formato virtual puede reunir al personal en múltiples ubicaciones e incluso zonas horarias, lo que puede ser especialmente importante en tiempos de crisis.

Este modelo responde no sólo a las necesidades de trabajo en red, sino también a las de aprendizaje, ya que existen numerosas pruebas en la literatura de ciencias sociales de que los alumnos retienen los conocimientos de forma más eficaz mediante el recuerdo activo que a través del repaso pasivo o la escucha. Los talleres fomentan el recuerdo activo tanto durante la presentación como en las salas de debate.

Un formato de taller rico en debates

Con el tiempo, el formato del taller ha evolucionado hasta convertirse en una plantilla estándar que incluye múltiples técnicas pedagógicas y deja tiempo suficiente para el debate y la interacción (véase la figura siguiente). La primera hora incluye presentaciones y debates dirigidos por un instructor. En la segunda hora, los participantes se dividen en grupos, donde colaboran en un ejercicio que les da la oportunidad de aplicar lo aprendido en la primera hora. El resto del tiempo se dedica a una sesión informativa de cada grupo y al debate de los resultados.

Por ejemplo, en una reciente serie de talleres sobre métodos de recopilación de pruebas, las primeras diapositivas trataban de las condiciones de auditoría en las que métodos específicos como las encuestas, las entrevistas semiestructuradas y los instrumentos de recopilación de datos eran los más adecuados. Durante el debate en clase, los participantes analizaron las ventajas e inconvenientes de utilizar los tres métodos en distintos escenarios de la vida real. Durante el resto de la primera hora, el instructor expuso las cuestiones clave y los pasos necesarios para aplicar cada método.

Los ejercicios de las salas de debate variaron en función del método de recopilación de pruebas que se pidió a los participantes que debatieran:

• Encuestas. Los grupos examinaron un resumen de una encuesta propuesta a los miembros del comité asesor y debatieron cuestiones sobre la dificultad prevista de los distintos pasos, el modo de administración sugerido, los métodos de prueba previa y los riesgos previstos.
• Entrevistas semiestructuradas e instrumentos de recogida de datos. Los grupos debatieron cómo utilizar estos métodos para tipos específicos de supervisión y aprendieron cómo un proceso de planificación riguroso puede arrojar resultados de auditoría más sólidos.

Principales retos

Hay diferencias significativas entre estos talleres virtuales y las típicas sesiones de formación en persona. Una es que el tiempo asignado al debate (representado en verde en la figura) representa más del 50% de la duración total, basándose en pruebas de que el compromiso de los participantes con el material es más importante que la cantidad de material cubierto en las diapositivas.

Esta estructura crea varios retos clave para los desarrolladores e instructores de los talleres. Quizá lo más significativo sea la necesidad de ser implacable a la hora de limitar la cantidad de material cubierto en las diapositivas. De lo contrario, los ejercicios en las salas y los debates en grupo serán precipitados y menos eficaces.

Otro reto es que se necesita tiempo y práctica para crear ejercicios significativos que puedan completarse en el tiempo disponible y que, al mismo tiempo, animen a los grupos a abordar las complejidades del tema. Los desarrolladores han comprobado que las pruebas previas son esenciales para lograr este equilibrio en los ejercicios.

Por último, los instructores deben ser expertos en la gestión del aula en el entorno virtual, ya que en este formato de taller no hay tiempo que perder. El objetivo es que la tecnología desaparezca en un segundo plano y permita a los participantes centrarse en el material y en la colaboración con sus colegas.

Conclusión

La pandemia ha causado graves trastornos en los entornos de trabajo, pero las organizaciones eficaces encuentran formas de adaptarse e incluso mejorar ante una crisis. USAID OIG hizo exactamente eso manteniendo su compromiso con la formación, colaborando con CAE y escuchando las sugerencias del personal. El resultado es un formato de taller que desempeñará un papel clave en el desarrollo profesional de la organización incluso después de que termine la pandemia.

Nota: Las opiniones expresadas en este artículo no reflejan necesariamente las de USAID, USAID OIG o el Gobierno de Estados Unidos.