La auditoría en tiempo real: una herramienta que potencia la buena gobernanza y la rendición de cuentas sobre los fondos públicos
Autor: Phillip R. Herr, Ph.D., Asesor sénior, Centro de Excelencia en Auditoría
Panorama general
Las auditorías en tiempo real pueden complementar y ampliar el alcance de la labor realizada por las entidades y organizaciones de auditoría a escala federal, estatal y local, proporcionando información oportuna y mejorando los mecanismos de supervisión y de toma de decisiones. Tal y como quedó reflejado en el reciente debate en la Revista de la INTOSAI sobre las respuestas a la pandemia de COVID-19, las auditorías en tiempo real fueron de gran ayuda para rastrear los contratos, la financiación y los servicios relacionados. Con la pandemia como telón de fondo, y sobre la base del seguimiento de las intervenciones gubernamentales tras las crisis financieras y la respuesta a los esfuerzos de recuperación ante desastres naturales, las experiencias adquiridas en la fiscalización en tiempo real ya permiten extraer lecciones aprendidas sobre cómo las Entidades Fiscalizadoras Superiores (EFS) pueden potenciar la buena gobernanza y la rendición de cuentas sobre los fondos públicos.
Todas las organizaciones necesitan adaptarse periódicamente para mantener su relevancia, y las entidades de auditoría no constituyen una excepción. Las entidades de auditoría tienen una posición única a efectos de proporcionar información sobre el gasto público y los resultados de programas o proyectos y, gracias a ello, se benefician de la confianza pública de proporcionar informes objetivos y basados en hechos. Aun así, las entidades de auditoría también tienen que reinventarse cada cierto tiempo ante los avances de la tecnología y los programas de software, que permiten extraer datos de volúmenes de información cada vez mayores sobre los resultados de los programas; asimismo, las ventajas derivadas del aprovechamiento cuidadoso de la inteligencia artificial (IA) abren la puerta a nuevas posibilidades. Tales avances, sin embargo, también han dado pie a cierta impaciencia por parte de los responsables políticos y los ciudadanos por conocer los resultados de auditoría.
Por otra parte, las entidades de auditoría rivalizan por el talento. La oportunidad de trabajar en proyectos en tiempo real y lograr un impacto más inmediato sobre las operaciones del programa puede ayudar en la contratación y retención de los integrantes de un equipo auditor.
Características de la auditoría en tiempo real
Las auditorías en tiempo real no vuelven la vista atrás a ejercicios anteriores, salvo para proporcionar contexto y antecedentes, sino que, como el propio término indica, supervisan activamente los programas en curso. Esto favorece posibles correcciones durante la implementación de programas de emergencia o permite incluso una revisión de un programa antes de que se ponga en marcha. Las auditorías en tiempo real pueden estar enfocadas a aspectos financieros, de cumplimiento o de rendimiento, o a una combinación de los tres. Algunas entidades de auditoría se ocupan de varias fases del ciclo de vida de un programa o proyecto, tal y como se explica a continuación, en función de los retos específicos de cada auditado. Así, las auditorías en tiempo real pueden durar de tres a seis meses, pero también bastante más, ya que las entidades de auditoría tienen la posibilidad de optar por una perspectiva a más largo plazo e informar periódicamente y durante varios años de los progresos y desafíos.
Revisiones previas a la adjudicación
- Examinar la elegibilidad de los beneficiarios antes de decidir sobre la adjudicación de los contratos.
- Determinar si las decisiones de adjudicación se atienen a las prácticas de contratación y los criterios establecidos.
Revisiones de programas nuevos o en curso
- Monitorear los productos, resultados y datos en la medida que los auditados completan las tareas para valorar el progreso con respecto a los plazos, parámetros de referencia y presupuestos.
- Hacer visitas sobre el terreno para documentar la prestación de los servicios conforme a lo estipulado en los contratos.
- Por ejemplo, valorar si suministros como las vacunas están siendo manipulados, almacenados y custodiados adecuadamente. Esto puede complementarse con la revisión de contratos, facturas y existencias disponibles.
- Formar equipos para monitorear, planificar y acometer estudios de casos, realizar análisis de tendencias y reunirse con los responsables de la implementación para contrastar la información en tiempo real.
Ventajas de la auditoría en tiempo real y su contribución a la buena gobernanza
Las auditorías en tiempo real resultan muy útiles cuando estalla una crisis o hace falta información oportuna para salvaguardar los suministros y activos adquiridos por la Administración; para monitorear la prestación de los servicios sanitarios públicos; para hacer un seguimiento de las labores de recuperación y reconstrucción tras huracanes, terremotos y otros desastres naturales; para vigilar las medidas de estabilización financiera; para ejecutar auditorías más sistemáticas de programas en curso considerados de alto riesgo de despilfarro, fraude y abuso; y para revisar programas de alto perfil de nueva creación con objeto de determinar si se han establecido las garantías financieras y de gestión adecuadas. Los informes de las auditorías en tiempo real permiten detectar y corregir problemas con rapidez e identificar oportunidades para incorporar mecanismos de protección adicionales, según proceda.
La Oficina de Rendición de Cuentas del Gobierno de los Estados Unidos (GAO) ha llevado a cabo diversas auditorías en tiempo real, aprovechando su pericia para asegurar la eficiencia y eficacia en distintos sectores. A título de ejemplo, durante la crisis financiera de 2008-2009, los equipos de la GAO monitorearon activamente las medidas de la Ley de Recuperación1 e informaron sobre ellas cada 60 días, constituyendo equipos multidisciplinarios para el seguimiento de los gastos y resultados en 16 estados y recopilando datos de multitud de agencias federales y estatales sobre sus efectos más amplios. Más recientemente, la GAO rastreó la respuesta federal al COVID-19 financiada por la Ley de Ayuda, Alivio y Seguridad Económica por Coronavirus (CARES, por sus siglas en inglés), y se coordinó con otras EFS y entidades de auditoría nacionales.
Las auditorías en tiempo real de la GAO se caracterizan por su oportunidad y la constitución de equipos multidisciplinarios. Estos equipos aúnan conocimientos especializados, por ejemplo, en materia de vivienda y transporte, con el asesoramiento técnico de ingenieros, abogados y expertos en metodologías. Este enfoque asegura la exhaustividad de las auditorías y proporciona información de gran valor. La tabla que sigue muestra algunas de las ventajas de la auditoría en tiempo real.
| Mejora de la toma de decisiones | Respalda a los auditados y a los órganos de supervisión en la rápida toma de decisiones informadas, mejorando la capacidad de respuesta integral a las cuestiones emergentes y permitiendo la detección temprana de errores o problemas de cumplimiento. La identificación de errores también puede ayudar a evitar que problemas menores se conviertan en otros más graves. |
| Mejora de la eficiencia | Identifica más rápidamente las ineficiencias de los auditados y racionaliza los procesos para mejorar la productividad y el control. |
| Mejora de la conformidad | Ayuda a asegurar que los auditados se atengan a las directrices pertinentes. |
| Ahorro de costes | La detección temprana de errores e ineficiencias puede reducir los reprocesados, minimizar el despilfarro y propiciar el ahorro de costes y una mejor asignación de recursos. |
| Mejora de la transparencia | Proporciona una instantánea oportuna de las operaciones y fomenta una cultura de rendición de cuentas. |
Enfoques para la auditoría en tiempo real
Las EFS pueden efectuar auditorías en tiempo real sobre sistemas, problemas y resultados. Como indican las orientaciones de la INTOSAI2, estos enfoques pueden aplicarse desde una perspectiva de arriba-abajo (top-down perspective) o de abajo-arriba (bottom-up perspective), dependiendo de los objetivos y del alcance.
- El enfoque orientado al sistema no se centra principalmente en la política o los objetivos, sino en sistemas de gestión que funcionen bien como condición para políticas eficaces y eficientes. (GUID 3910:54)
- El enfoque orientado a problemas verifica los problemas “conocidos” y analiza sus causas. (GUID 3910:52)
- El enfoque orientado a los resultados estudia el desempeño real, los resultados y los productos y los relaciona con los criterios en los que se basan las metas y los objetivos políticos. A menudo, los hallazgos están enfocados a una desviación de los criterios y las recomendaciones tienen como objetivo eliminar tales desviaciones. (GUID 3910:51)
Focalización de la auditoría en tiempo real en las operaciones del programa
Al realizar auditorías en tiempo real, los auditores deben tener en cuenta diversos riesgos operativos, como la mala gestión financiera, el fraude, las malas prácticas de contratación, la vaguedad en los términos contractuales y las deficiencias en el control interno. También es esencial adoptar un enfoque justo y equilibrado, manteniéndose abierto a información que indique que los auditados cumplen las leyes y regulaciones, alcanzan los objetivos de rendimiento y desarrollan formas innovadoras de prestar sus servicios.
Posibles riesgos y desafíos para las EFS
Las auditorías en tiempo real pueden plantear una serie de desafíos, como son los problemas de acceso tras un desastre natural o una emergencia sanitaria, la mala calidad de los datos y de la gestión de la información, las inquietudes en torno a la privacidad o el riesgo de tomar decisiones de forma precipitada. Los auditores deben estar preparados para encararlos y asegurar, pese a todo, una recopilación y un análisis exacto y completo de los datos.
Gestión y ejecución de la auditoría en tiempo real
Para ejecutar y gestionar auditorías en tiempo real es crucial contar con unos mecanismos de gestión y comunicación efectivos. El establecimiento de fechas clave, los controles periódicos y el seguimiento del progreso con respecto a lo previsto en los planes de proyecto pueden servir para garantizar la oportunidad y exactitud de los informes.
Estrategias para la auditoría en tiempo real
Las EFS pueden potenciar sus estrategias de auditoría mediante el uso de herramientas de recolección de datos, métodos de auditoría mixtos y estudios de casos pormenorizados. Estas herramientas proporcionan una valiosa perspectiva de las operaciones de un programa y ayudan a identificar los ámbitos susceptibles de mejora, así como sus logros. Igual importancia revisten las consideraciones en materia de muestreo y la posible generalización al universo de beneficiarios del programa. Además, los datos de series temporales pueden utilizarse para analizar patrones, detectar tendencias e informar de predicciones sobre resultados futuros probables, así como de cualquier cambio recomendable.
Gestión de los datos
Para la gestión de la información en auditorías en tiempo real lo esencial es priorizar la calidad de los datos, centrarse en los indicadores clave de rendimiento y velar por la seguridad y privacidad de los datos. La revisión y el ajuste periódicos de los parámetros, indicadores y umbrales de materialidad del rendimiento pueden ayudar a focalizar los escasos recursos de auditoría. Los auditores pueden servirse de dashboards de datos para gestionar la información y determinar en qué ámbitos se está avanzando y en cuáles el rendimiento se ha quedado corto. El análisis de datos y la IA pueden aportar una perspectiva adicional para focalizar los recursos.
Aspectos a tener en cuenta en la auditoría en tiempo real
La saturación de datos puede ser un auténtico reto para un equipo de auditoría. La auditoría en tiempo real suele generar un ingente volumen de información que, si no se maneja adecuadamente, desborda a los equipos. A efectos de filtrar los datos relevantes del “ruido”, se requieren objetivos claros y métodos de gestión de datos sólidos. Asimismo, es necesario responder a las inquietudes en materia de privacidad y seguridad, ya que el monitoreo continuo puede plantear situaciones imprevisibles. En este sentido, los auditores tienen que salvaguardar, por ejemplo, la información relativa a los beneficiarios o emplazamientos sensibles, donde se almacenan productos de alto valor, y actuar con cautela para no transmitir la sensación a los auditados de que están siendo microgestionados.
La resistencia por parte de los auditados es una realidad, y puede que quienes realicen auditorías en tiempo real se topen con algún tipo de oposición. Además, los auditores deben ser conscientes del efecto Hawthorne que, en síntesis, incide en la posibilidad de que las personas modifiquen su conducta o desempeño por el hecho de saber que están siendo auditadas.
La creciente complejidad de las auditorías es otro posible motivo de preocupación. Las auditorías en tiempo real ejecutadas en situaciones en rápida evolución suelen ser más complejas, lo que puede influir en la recolección de datos que se está llevando a cabo. También pueden producirse falsos positivos o negativos. Así, existe el riesgo de que los equipos, debido a una interacción limitada con los auditados o a una revisión demasiado rápida de los datos, se formen juicios negativos de forma prematura y saquen conclusiones erróneas, provocando una toma de decisiones precipitada.
Y, como en cualquier otro tipo de auditoría, es fundamental disponer de la piedra angular de la profesión: unos datos exactos y completos. Un único fallo en la recolección y el análisis de los datos puede llevar a valoraciones incorrectas o conclusiones erróneas.
Cooperación con los auditados
Es preciso dialogar con los auditados para dejar claras las diferencias entre la auditoría en tiempo real y la más tradicional. Preservar la transparencia y fomentar la confianza es fundamental para el éxito de estas auditorías. El hecho de definir claramente en qué se diferencian las auditorías en tiempo real de las más rutinarias, explicar qué datos se necesitan y establecer reglas básicas para la realización oportuna del trabajo sobre el terreno puede ser de gran ayuda para garantizar la cooperación y la exactitud de los datos obtenidos.
Informes sobre la auditoría en tiempo real
Las recomendaciones oportunas, probablemente la principal ventaja de las auditorías en tiempo real, permiten localizar y corregir los problemas a medida que surgen. Informar y hacer partícipes a las autoridades supervisoras de los hallazgos y las recomendaciones o presentar hechos para informar el debate público es lo que hace que el trabajo de auditoría en tiempo real produzca un impacto y se traduzca en una mayor visibilidad de los hallazgos y las recomendaciones.
Los plazos de presentación de los informes variarán en función de la naturaleza y el alcance de la auditoría. Factores como la magnitud de los problemas detectados, la urgencia de las medidas y la disponibilidad del personal de auditoría pueden influir en la elaboración de un informe. Algunas entidades de auditoría pueden preferir el envío de cartas de gestión periódicas, mientras que otras emitirán informes completos y recogerán los comentarios de los auditados. Un tono positivo y la selección de las mejores prácticas pueden favorecer la buena sintonía con los auditados y propiciar una mejor implementación de las recomendaciones.
Conclusión
Las auditorías en tiempo real ofrecen numerosas ventajas, entre ellas la optimización de la toma de decisiones, la mejora de la conformidad, un ahorro de costes y una mayor transparencia. Aprovechando sus puntos fuertes y afrontando sus desafíos, las EFS podrán llevar a cabo auditorías en tiempo real efectivas y potenciar así una mejor gobernanza y rendición de cuentas del sector público.
Notas a pie
- El término “Ley de Recuperación” hace referencia a la Ley de Recuperación y Reinversión Estadounidense de 2009. Esta ley federal estadounidense fue aprobada en respuesta a la Gran Recesión con el objetivo de estimular la actividad económica, crear o salvar puestos de trabajo e invertir en proyectos para impulsar el crecimiento a largo plazo. ↩︎
- INTOSAI GUID 3910, Central Concepts for Performance Auditing, 2019. Descargado el 25 de abril de 2025, en: https://www.issai.org/wp-content/uploads/2019/08/GUID-3910-Central-Concepts-for-Performance-Auditing.pdf // (referencia GUID 3910 en español: Conceptos fundamentales de la auditoría operativa; 2022) ↩︎
