El Banco Interamericano de Desarrollo publica un estudio de caso sobre la auditoría continua de las nóminas

Desde 2015, el Tribunal Federal de Cuentas (TCU) lleva a cabo la Fiscalización Continua de las Nóminas, o FCFP. El objetivo es fiscalizar y controlar los recursos destinados a las nóminas de las administraciones públicas para garantizar que se utilizan conforme a la legislación que regula las retribuciones de los funcionarios en activo, jubilados y pensionistas. El TCU lleva realizando la auditoría desde 2015 y a finales de 2021 había detectado más de 400.000 irregularidades. La acción supone un ahorro anual acumulado de 2.000 millones de BRL para las arcas públicas.

El Banco Interamericano de Desarrollo (BID) convirtió la iniciativa del Tribunal de Cuentas brasileño en una nota técnica. El estudio de caso servirá de referencia para las Entidades Fiscalizadoras Superiores (EFS) de otros países que deseen combatir el fraude y la corrupción.

Antes de 2015, el TCU realizaba auditorías de nóminas de una a diez unidades bajo su jurisdicción u organismos al año. Sólo en 2021, en el 7º ciclo del FCFP, el TCU auditó nóminas de 594 organizaciones federales y proporcionó información sobre 39 tipos diferentes de irregularidades, generando un ahorro de 405 millones de BRL (0,1%) del total de nóminas auditadas. Desde el inicio del FCFP, el trabajo del Tribunal ya ha generado un ahorro acumulado de cerca de 2.000 millones de BRL a las arcas públicas.

“La publicación de la BID va más allá de la administración pública federal y se extiende a los órganos de auditoría de otros países, sirviendo de inspiración para cruzar bases de datos en el área de personal. También es un incentivo para que los equipos internos mejoren cada vez más su trabajo, piensen en nuevas posibilidades y mejoras de los procesos. También puede ser una referencia para otros departamentos del propio Tribunal”, afirma el jefe adjunto del Departamento de Auditoría de Personal (AudPessoal), Helton Onesio de Souza.

Funcionamiento de la auditoría continua de las nóminas (FCFP)

Dado el tamaño y la complejidad de las nóminas de los servicios públicos brasileños, el sistema de auditoría continua se ha mejorado desde su creación. “Conseguimos crear una plataforma que facilita el trabajo del gestor. A través de ella, el TCU reporta las evidencias de irregularidades detectadas en la nómina, las disposiciones legales potencialmente violadas y las posibles sugerencias de procedimientos para corregir las fallas. Toda la comunicación entre el Tribunal y el gestor se realiza a través del sistema, lo que agiliza el seguimiento y el análisis necesario. El FCFP tiene la característica de acercar el Tribunal a los gestores para que tengan elementos que ayuden a resolver los problemas”, explica Souza.

Cada ciclo del FCFP dura un año, comienza en abril y termina en marzo. El proceso básico de auditoría consta de cuatro pasos: recopilación de datos; aplicación de pistas de auditoría y análisis de los datos; solicitud de aclaraciones sobre irregularidades a las unidades bajo jurisdicción; análisis de las aclaraciones proporcionadas por estas unidades; y redacción del informe de auditoría.

Los datos se extraen de tres bases de datos principales: el Sistema Integrado de Gestión de Personal (Siape); el Extra-Siape (base de datos de nóminas de entidades gubernamentales que no siguen el sistema Siape); y el Informe Anual de Información Social (Rais). La información estatal y local también puede obtenerse mediante un acuerdo de cooperación con los organismos de auditoría de estas esferas de gobierno.

Con las bases de datos obtenidas, los programas exploran, de forma automatizada, 39 pistas de auditoría para identificar irregularidades. Los posibles fallos pueden deberse a varias razones: discrepancias en los datos en relación con información que debería ser coherente, pagos ilegales y acumulación irregular de puestos de trabajo, por ejemplo. Las irregularidades en las nóminas pueden basarse en una posible incoherencia o derivarse de un comportamiento intencionado.

Cada pista de auditoría está documentada, especificando los criterios legales en los que se basa, el procedimiento de análisis y el procedimiento técnico para llevar a cabo el análisis. De 2015 a 2021 se detectaron 415 125 irregularidades. De este total, el 45,8% son acumulaciones ilícitas de puestos de trabajo, pensiones; el 32,1% se refieren a personas que recibieron pagos a los que no tenían derecho; el 7,6% son incoherencias en los registros de personal; y el 4,5% corresponden a violaciones del tope salarial.

Una vez obtenidos y analizados los datos, la siguiente fase consiste en poner las pruebas detectadas en conocimiento de las unidades bajo la jurisdicción del TCU para que puedan aclarar los indicios de irregularidades o adoptar medidas correctoras. De media, la tasa de respuesta de las unidades contactadas entre 2015 y 2021 fue del 50%. En 2020, la tasa fue del 33% y en 2021, del 42%.

De las respuestas recibidas, una media del 40% se refería a indicaciones confirmadas y regularizadas. Por otra parte, alrededor del 36% eran incoherentes, es decir, indicios de irregularidades que no se confirmaron.

2015 Se siguieron recibiendo datos y aclaraciones en forma de hoja de cálculo.

2017 Implantación de sistemas para recibir datos automáticamente y gestionar mejor los casos de irregularidad.

2018 El cambio permite la recepción mensual de datos y nóminas, lo que hace que el proceso sea continuo en lugar de examinar un punto determinado en un momento del año.

2019 Desarrollo de cuadros de mando de información de gestión, que permitan un acceso más fácil a la información y marcadores de progreso sobre cuestiones individuales.

2020 Despliegue de herramientas para realizar análisis automatizados de las aclaraciones proporcionadas por las agencias.

2021 Intensificación de la comunicación para iniciar acciones correctivas por parte de los organismos que experimentan irregularidades continuas.

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