Virtuelle Audit-Workshops erleichtern das Lernen und die Zusammenarbeit während der Pandemie

Die Pandemie hat die Rechnungshöfe vor viele Herausforderungen gestellt, aber auch Möglichkeiten geboten, neue und bessere Methoden zur Durchführung von Prüfungen zu entwickeln, die Zusammenarbeit zu fördern und professionelle Schulungen anzubieten.

von Loren Yager, GAO Center for Audit Excellence, und Hannah Maloney, USAID Office of the Inspector General

Zu den vielen einschneidenden Veränderungen, die die COVID-19-Krise mit sich gebracht hat, gehört auch der plötzliche Übergang zu einem virtuellen Arbeitsumfeld. Zu Beginn der Pandemie hatten einige Rechnungshöfe bereits erhebliche Fortschritte bei der Ermöglichung von Fernarbeit gemacht, während andere ihre Arbeit hauptsächlich persönlich durchführten, sei es, um eine Kultur der Zusammenarbeit zu schaffen, einen sicheren Umgang mit sensiblen Dokumenten zu gewährleisten, oder aufgrund einer begrenzten informationstechnischen Infrastruktur oder aus anderen Gründen. Die Pandemie hat die Rechnungshöfe vor viele Herausforderungen gestellt, aber auch Möglichkeiten geboten – selbst für diejenigen, die bereits mit der Fernarbeit begonnen hatten -, neue und bessere Methoden zur Durchführung von Prüfungen zu entwickeln, die Zusammenarbeit zu fördern und professionelle Schulungen anzubieten.

Während der Pandemie entwickelte das Office of Inspector General (OIG) der US-Behörde für internationale Entwicklung (USAID), das die Effizienz und Effektivität von Programmen und Abläufen der Behörde bewertet und Vorwürfe von Betrug, Verschwendung und Missbrauch untersucht, ein zweistündiges virtuelles Workshop-Format, um seine Schulungs- und Kooperationsziele zu erreichen. Dieses Format, das von den Teilnehmern mit Begeisterung angenommen wurde, kann für Oberste Rechnungskontrollbehörden (ORKB) von Interesse sein, die nach Möglichkeiten suchen, ihre Widerstandsfähigkeit zu verbessern und die Kontinuität ihrer Tätigkeit in einem virtuellen Arbeitsumfeld zu gewährleisten.

Früher Input von Teilnehmern

USAID OIG unternahm eine Reihe von Schritten, die zu diesem erfolgreichen Ansatz führten. Zunächst suchte das USAID OIG schnell nach Möglichkeiten, mit dem Center for Audit Excellence (CAE) des U.S. Government Accountability Office (GAO) zusammenzuarbeiten, um seine Schulungsaktivitäten von persönlichen Methoden auf die virtuelle Umgebung zu übertragen. Zweitens nutzte die Organisation ihre Schulungsaktivitäten, um Mitarbeitern aus verschiedenen Prüfungsteams die Möglichkeit zur Zusammenarbeit zu geben. Drittens wurden die Rückmeldungen der Teilnehmer sorgfältig berücksichtigt, um die Ausbildung kontinuierlich zu verbessern.

Schon früh wurde klar, dass die ganztägige Schulung, die üblicherweise stattfindet, wenn Reisen im Spiel sind, nicht das beste Modell für virtuelle Aktivitäten ist. Auf der Grundlage von Umfragen unter den Teilnehmern der ersten Sitzungen kamen die Mitarbeiter des USAID OIG zu dem Schluss, dass die zweistündigen virtuellen Sitzungen ausreichend Zeit boten, um das Thema zu vertiefen, und gleichzeitig nicht so lange dauerten, dass sie den Zeitplan störten oder die Teilnehmer übermäßig belasteten.

Ein zweiter übereinstimmender Kommentar in den ersten Sitzungen war, dass die Teilnehmer die Zusammenarbeit und den Kontakt mit ihren Kollegen in den Kleingruppenübungen sehr genossen. Dementsprechend änderten die Workshop-Entwickler das Format und legten mehr Wert auf Gruppendiskussionen und Übungen in den Gruppenräumen. Die Entwickler lernten auch, dass die Workshops relativ klein bleiben müssen (10 bis 12 Teilnehmer), damit jeder die Möglichkeit hat, sich aktiv zu beteiligen.

Die virtuellen Workshops ermöglichen verschiedene Arten der Vernetzung und Zusammenarbeit, je nach Teilnehmerkreis. Einige Workshops richten sich an neue Mitarbeiter und bieten ihnen die Möglichkeit, sich mit anderen aus ihrer Gruppe auszutauschen, auch wenn sie noch nie einen Fuß in das Büro gesetzt haben. Einige Workshops richten sich an erfahrenere Mitarbeiter auf demselben Niveau, so dass sie gemeinsam an der Lösung gemeinsamer Probleme arbeiten können. Andere Workshops stehen allen Teilnehmern offen, so dass eine Art virtuelles “Water Cooler” entsteht, in dem Mitarbeiter mit unterschiedlichem Erfahrungsstand zusammenkommen können. Und im Gegensatz zu persönlichen Schulungen kann das virtuelle Format Mitarbeiter an verschiedenen Standorten und sogar in verschiedenen Zeitzonen zusammenbringen, was in Krisenzeiten besonders wichtig sein kann.

Dieses Modell entspricht nicht nur den Anforderungen der Vernetzung, sondern auch denen des Lernens, denn in der sozialwissenschaftlichen Literatur gibt es zahlreiche Belege dafür, dass die Lernenden Wissen durch aktives Abrufen besser behalten als durch passives Wiederholen oder Zuhören. Die Workshops fördern das aktive Erinnern sowohl während der Präsentation als auch in den Nebenräumen.

Ein diskussionsintensives Workshop-Format

Im Laufe der Zeit hat sich das Format des Workshops zu einer Standardvorlage entwickelt, die mehrere pädagogische Techniken umfasst und ausreichend Zeit für Diskussionen und Interaktion bietet (siehe Abbildung unten). Die erste Stunde besteht aus Präsentationen und Diskussionen unter der Leitung des Dozenten. In der zweiten Stunde werden die Teilnehmer in Gruppenräume aufgeteilt, wo sie an einer Übung arbeiten, die ihnen die Möglichkeit gibt, das in der ersten Stunde Gelernte anzuwenden. Die verbleibende Zeit ist einem Briefing durch jede Gruppe und der Diskussion der Ergebnisse gewidmet.

In einer kürzlich durchgeführten Workshop-Reihe zu Methoden der Evidenzerhebung wurden beispielsweise auf den ersten Folien die Prüfungsbedingungen behandelt, unter denen bestimmte Methoden wie Umfragen, halbstrukturierte Interviews und Datenerhebungsinstrumente am besten geeignet sind. Während der Diskussion in der Klasse untersuchten die Teilnehmer die Vor- und Nachteile der drei Methoden in verschiedenen realen Szenarien. Im weiteren Verlauf der ersten Stunde stellte der Dozent die wichtigsten Punkte und Schritte bei der Umsetzung der einzelnen Methoden vor.

Die Übungen in den Gruppenräumen unterschieden sich je nach der Methode der Beweiserhebung, die die Teilnehmer diskutieren sollten:

• Erhebungen. Die Gruppen prüften eine Zusammenfassung einer vorgeschlagenen Umfrage unter den Mitgliedern des Beratenden Ausschusses und erörterten Fragen zum erwarteten Schwierigkeitsgrad der verschiedenen Schritte, zur vorgeschlagenen Art der Verabreichung, zu den Methoden der Vortests und zu den zu erwartenden Risiken.
• Halbstrukturierte Interviews und Datenerfassungsinstrumente. Die Gruppen erörterten, wie diese Methoden für bestimmte Arten der Aufsicht eingesetzt werden können, und erfuhren, wie ein rigoroser Planungsprozess zu besseren Prüfungsergebnissen führen kann.

Zentrale Herausforderungen

Diese virtuellen Workshops unterscheiden sich deutlich von den typischen Präsenzschulungen. Eine davon ist, dass die für die Diskussion vorgesehene Zeit (in der Abbildung grün dargestellt) mehr als 50 Prozent der Gesamtdauer ausmacht, was darauf hindeutet, dass die Beschäftigung der Teilnehmer mit dem Material wichtiger ist als die Menge des auf den Folien behandelten Materials.

Diese Struktur stellt die Entwickler und Ausbilder der Workshops vor mehrere große Herausforderungen. Der vielleicht wichtigste Punkt ist die Notwendigkeit, die Menge des in den Folien behandelten Materials unerbittlich zu begrenzen. Andernfalls werden die Übungen in den Gruppenräumen und die Gruppendiskussionen übereilt und weniger effektiv sein.

Eine weitere Herausforderung besteht darin, dass es Zeit und Übung braucht, um sinnvolle Übungen zu erstellen, die in der zur Verfügung stehenden Zeit durchgeführt werden können und die Gruppen dennoch dazu anregen, sich mit der Komplexität des Themas auseinanderzusetzen. Die Entwickler haben festgestellt, dass Vorabtests unerlässlich sind, um dieses Gleichgewicht in den Übungen herzustellen.

Schließlich müssen die Ausbilder in der Lage sein, den Unterricht in der virtuellen Umgebung zu leiten, da in diesem Workshop-Format keine Zeit verloren geht. Ziel ist es, dass die Technik in den Hintergrund tritt und die Teilnehmer sich auf den Stoff und die Zusammenarbeit mit den Kollegen konzentrieren können.

Schlussfolgerung

Die Pandemie hat zu schwerwiegenden Störungen in der Arbeitswelt geführt, aber effektive Organisationen finden Wege, sich anzupassen und sich angesichts einer Krise sogar zu verbessern. USAID OIG hat genau das getan, indem es sein Engagement für die Ausbildung beibehalten, mit CAE zusammengearbeitet und auf die Vorschläge der Mitarbeiter gehört hat. Das Ergebnis ist ein Workshop-Format, das auch nach dem Ende der Pandemie eine Schlüsselrolle in der beruflichen Entwicklung der Organisation spielen wird.

Hinweis: Die in diesem Artikel geäußerten Ansichten spiegeln nicht unbedingt die Ansichten von USAID, USAID OIG oder der Regierung der Vereinigten Staaten wider.