Prüfungen in Echtzeit: ein Instrument zur Verbesserung verantwortungsvoller Staatsführung und der Rechenschaftspflicht für öffentliche Gelder

Autor: Phillip R. Herr, Ph.D., leitender Berater, Zentrum für Prüfungsexzellenz

Überblick

Durch zeitnahe Einblicke sowie verbesserte Kontrolle und Entscheidungsfindung können Echtzeitprüfungen die Tätigkeiten nationaler, regionaler und lokaler Rechnungskontrollbehörden ergänzen sowie erweitern. Wie aus den jüngsten Auseinandersetzungen der INTOSAI-Zeitschrift mit den Reaktionen auf die COVID-19-Pandemie hervorgeht, trugen Echtzeitprüfungen dazu bei, den Überblick über Verträge, finanzielle Mittel und Dienstleistungen zu behalten. Vor dem Hintergrund der Pandemie, der Überwachung staatlicher Interventionen nach Finanzkrisen und der Reaktion auf Maßnahmen zur Bewältigung von Naturkatastrophen liefert Erfahrung mit Echtzeitprüfungen Erkenntnisse darüber, wie Oberste Rechnungskontrollbehörden (ORKB) zu verantwortungsvoller Staatsführung und Rechenschaftspflicht für öffentliche Gelder beitragen können.

Alle Organisationen müssen sich regelmäßig anpassen, um relevant zu bleiben, und Rechnungskontrollbehörden bilden da keine Ausnahme. Rechnungskontrollbehörden sind in einer einzigartigen Position, um Einblicke in staatliche Ausgaben und Projektergebnisse zu gewähren. Als solche profitieren sie vom öffentlichen Vertrauen darauf, dass sie objektive und faktenbasierte Berichte bereitstellen. Allerdings müssen sich Rechnungskontrollbehörden auch regelmäßig neu erfinden, da sich Technologien sowie Softwares weiterentwickeln und die Datengewinnung anhand von zunehmend leichter verfügbaren Informationen zu Programmergebnissen ermöglichen. Ebenso bieten die Vorteile eines sorgfältigen Einsatzes künstlicher Intelligenz (KI) zusätzliche Möglichkeiten. Diese Fortschritte führen auch dazu, dass politische Entscheidungsträgerinnen und -träger sowie die Öffentlichkeit im Hinblick auf die Veröffentlichung der Prüfungsergebnissen ungeduldig werden können.

Rechnungskontrollbehörden konkurrieren auch um Talente. Die Möglichkeit, in Echtzeit an Herausforderungen zu arbeiten, die sich unmittelbar auf die Programmaktivitäten auswirken können, kann bei der Einstellung und Bindung von Teammitgliedern behilflich sein.

Merkmale von Prüfungen in Echtzeit

Echtzeitprüfungen blicken nicht auf vergangene Jahre zurück – außer um Kontext und Hintergrundinformationen bereitzustellen – und bieten, wie der Begriff schon sagt, eine aktive Kontrolle laufender Programme. Dies kann zu Korrekturen während der Umsetzung von Notfallprogrammen führen oder zu Erkenntnissen, noch bevor die Programme in vollem Gange sind. Echtzeitprüfungen können den Schwerpunkt auf die Rechnungsführung, die Ordnungs- und Rechtmäßigkeit oder die Wirtschaftlichkeit oder eine Kombination dieser drei Bereiche legen. Einige Rechnungskontrollbehörden konzentrieren sich, wie unten dargelegt, je nach den einzigartigen Herausforderungen, mit denen die überprüften Stellen jeweils konfrontiert sind, auf verschiedene Phasen eines Projekts oder des Lebenszyklus eines Programms. Daher können Echtzeitprüfungen drei bis sechs Monate dauern. Rechnungskontrollbehörden können jedoch auch eine längerfristige Perspektive einnehmen und über mehrere Jahre hinweg regelmäßig über Fortschritte und Herausforderungen berichten.

Prüfungen vor der Vergabe

• Überprüfung der Zulässigkeit von Bietern, bevor Entscheidungen über die Vertragsvergabe getroffen werden.
• Feststellung, ob Vergaben den festgelegten Kriterien und der Beschaffungspolitik entsprechen.

Prüfungen neuer oder laufender Programme

• Überwachung von Leistungen, Ergebnissen und Daten, während die überprüften Stellen ihre Aufgaben erfüllen, um den Fortschritt anhand von Zeitplänen, Bezugsgrößen und Budgets zu beurteilen.
• Durchführung von Vor-Ort-Inspektionen, um zu dokumentieren, dass die Leistungen wie vertraglich vereinbart erbracht werden.
  • Beispielsweise wird geprüft, ob Lieferbestände wie Impfstoffe ordnungsgemäß gehandhabt, gelagert und geschützt werden. Dies kann durch die Überprüfung von Verträgen, Rechnungen und vorhandenen Beständen ergänzt werden.
• Einrichtung von Teams, die Fallstudien beaufsichtigen, planen und durchführen, Trendanalysen erstellen und sich mit den für die Umsetzung zuständigen Beamtinnen und Beamten treffen, um Informationen in Echtzeit abzugleichen.

Vorteile von Echtzeitprüfungen und Beitrag zu einer verantwortungsvollen Staatsführung

Echtzeitprüfungen können sehr nützlich sein, wenn Krisen auftreten oder zeitnahe Informationen erforderlich sind, um staatlich erworbene Versorgungsgüter und Vermögenswerte zu schützen, die Erbringung öffentlicher Gesundheitsdienstleistungen zu überwachen, Katastrophenhilfe und den Wiederaufbau nach Hurrikanen, Erdbeben und Naturkatastrophen zu verfolgen, Maßnahmen zur finanziellen Stabilisierung zu überwachen, routinemäßigere Prüfungen laufender Programme durchzuführen, bei denen ein hohes Verschwendungs-, Betrugs- sowie Missbrauchsrisiko besteht, und neu geschaffene, öffentlichkeitswirksame Programme zu prüfen, um festzustellen, ob angemessene finanzielle und verwaltungstechnische Vorkehrungen getroffen wurden. Durch die Berichterstattung über Echtzeitprüfungen können Probleme schnell erkannt und behoben sowie Möglichkeiten für die etwaige Einführung zusätzlicher Sicherheitsvorkehrungen ermittelt werden.

Die Oberste Rechnungskontrollbehörde der USA (Government Accountability Office; GAO) führte eine Reihe von Echtzeitprüfungen durch, bei denen sie ihr Fachwissen nutzte, um Effizienz und Wirksamkeit in verschiedenen Sektoren zu gewährleisten. So überwachten GAO-Teams in der Finanzkrise 2008–2009 die Maßnahmen zur Umsetzung des Konjunkturprogramms „Recovery Act”¹ aktiv und berichteten alle 60 Tage darüber. Dazu bildeten sie funktionsübergreifende Teams, um die Ausgaben und Ergebnisse in 16 Bundesstaaten zu verfolgen, und erhoben Daten zu allgemeineren Ergebnissen von Behörden auf bundesstaatlicher und nationaler Ebene. In jüngerer Zeit verfolgte das GAO die aus dem „Coronavirus Aid, Relief, and Economic Security Act“ (dt. etwa „Coronavirus-Hilfs-, Entlastungs- und Wirtschaftsschutzgesetz“), kurz CARES, finanzierten Maßnahmen der Bundesregierung zur Bekämpfung von COVID-19 und koordinierte sich dabei mit anderen ORKB sowie heimischen Rechnungskontrollbehörden.

Die Echtzeitprüfungen des GAO zeichnen sich durch ihre Aktualität und die Bildung funktionsübergreifender Teams aus. Diese Teams nutzen Fachkenntnisse, beispielsweise in den Bereichen Wohnungs- und Verkehrswesen, sowie die fachliche Unterstützung von externen Fachkräften aus den Feldern Technik, Recht und Methodik. Dieser Ansatz gewährleistet, dass die Prüfungen gründlich sind und wertvolle Erkenntnisse liefern. Die folgende Tabelle enthält einige Beispiele für die Vorteile von Echtzeitprüfungen.

verbesserte Entscheidungsfindung	Unterstützung der überprüften Stellen und Aufsichtsorgane bei einer schnellen sowie fundierten Entscheidungsfindung, Verbesserung der allgemeinen Reaktionsfähigkeit auf neu aufkommende Probleme und frühzeitige Erkennung von Fehlern oder Problemen bei der Einhaltung von Vorschriften. Die Ermittlung von Fehlern kann auch dazu beitragen, dass kleinere Problematiken nicht zu größeren Problemen eskalieren.
Effizienzsteigerungen	Schnellere Ermittlung von Ineffizienzen bei den überprüften Stellen und Optimierung der Verfahren für mehr Produktivität und Kontrolle.
bessere Recht- und Ordnungsmäßigkeit	Beitrag zur Gewährleistung, dass die überprüften Stellen relevante Leitlinien einhalten.
Kosteneinsparungen	Durch die frühzeitige Erkennung von Fehlern und Ineffizienzen können Überarbeitungen reduziert, Verschwendungen minimiert und Kosteneinsparungen sowie bessere Ressourcenverteilung erzielt werden.
mehr Transparenz	Bereitstellung zeitnaher Einblicke in Abläufe und Förderung einer Kultur der Rechenschaftspflicht.

Ansätze für Prüfungen in Echtzeit

ORKB können Systeme, Probleme und Ergebnisse in Echtzeit prüfen. Wie in den INTOSAI-Leitfäden ²dargelegt ist, können diese Ansätze je nach Zielen und Umfang mit einer Top-down- oder einer Bottom-up-Perspektive verfolgt werden.

• Ein systemorientierter Ansatz legt den Schwerpunkt nicht in erster Linie auf Maßnahmen oder Ziele, sondern auf gut funktionierende Verwaltungssysteme als Voraussetzung für wirksames und wirtschaftliches staatliches Handeln. (GUID 3910:54)
• Ein problemorientierter Ansatz prüft festgestellte Probleme und analysiert deren Ursachen. (GUID 3910:52)
• Ein ergebnisorientierter Ansatz untersucht die eigentliche Leistung, die tatsächlichen Ergebnisse sowie Auswirkungen und setzt diese in Beziehung zu Kriterien, die auf politischen Zielen und Vorgaben basieren. Erkenntnisse konzentrieren sich oft auf Abweichungen von den Kriterien und Empfehlungen zielen auf die Beseitigung dieser Abweichungen ab. (GUID 3910:51) 

Fokussierung von Echtzeitprüfungen auf Programmaktivitäten

Bei der Durchführung von Echtzeitprüfungen müssen Prüferinnen und Prüfer verschiedene operative Risiken berücksichtigen, zum Beispiel finanzielle Misswirtschaft, Betrug, schlechte Beschaffungsverfahren, vage Vertragsbestimmungen und Mängel bei der internen Kontrolle. Es ist auch wichtig, einen fairen und ausgewogenen Ansatz zu verfolgen und offen für Informationen zu sein, die belegen, dass die überprüften Stellen Gesetze und Vorschriften einhalten, Leistungsziele erreichen und innovative Wege zur Erbringung von Dienstleistungen finden.

Eventuelle Risiken und Herausforderungen für ORKB

Echtzeitprüfungen können mehrere Herausforderungen mit sich bringen, unter anderem Zugangsprobleme nach Natur- oder Gesundheitskatastrophen, schlechte Daten- und Informationsverwaltung, Datenschutzbedenken sowie die Gefahr, übereilte Entscheidungen zu treffen. Das Prüfungspersonal muss auf diese Herausforderungen vorbereitet sein und für eine genaue sowie vollständige Datenerhebung und -analyse sorgen.

Leitung und Durchführung von Echtzeitprüfungen

Effektives Management und Kommunikation sind für Echtzeitprüfungen von entscheidender Bedeutung. Die Festlegung wichtiger Fristen, regelmäßige Kontrollen und die Überwachung des Fortschritts im Vergleich zu Projektplänen können dazu beitragen, eine zeitnahe und genaue Berichterstattung sicherzustellen.

Strategien für Echtzeitprüfungen

ORKB können ihre Prüfungsstrategien durch den Einsatz von Datenerhebungsinstrumenten, einem Mix aus Prüfungsmethoden und eingehenden Fallstudien verbessern. Diese Hilfsmittel liefern wertvolle Einblicke in die Programmaktivitäten und helfen, Verbesserungsmöglichkeiten sowie Programmerfolge zu ermitteln. Auch Überlegungen zur Stichprobenauswahl und ein Verständnis für eine mögliche Verallgemeinerung auf die Gesamtheit der Programmbegünstigten sind von entscheidender Bedeutung. Ebenso können Zeitreihendaten verwendet werden, um Muster zu analysieren, Trends zu erkennen und Prognosen über wahrscheinliche zukünftige Ergebnisse sowie zu empfehlende Änderungen zu erstellen.

Datenverwaltung

Die Priorisierung der Datenqualität, die Fokussierung auf wichtige Leistungskennzahlen sowie die Gewährleistung der Datensicherheit und des Datenschutzes sind für die Verwaltung von Daten in Echtzeitprüfungen von zentraler Bedeutung. Die regelmäßige Überprüfung und Anpassung von Kennzahlen, Indikatoren und Schwellenwerten für die Wesentlichkeit der Leistung kann dabei helfen, knappe Prüfungsressourcen gezielt einzusetzen. Prüferinnen und Prüfer können Daten-Dashboards nutzen, um Informationen zu verwalten und Bereiche, in denen Fortschritt erzielt wird, sowie Bereiche, in denen die Leistung hinter den Erwartungen zurückbleibt, zu ermitteln. Datenanalysen und KI können möglicherweise zusätzliche Erkenntnisse darüber liefern, wie Ressourcen gezielt eingesetzt werden können.

Bei Echtzeitprüfungen zu beachtende Punkte

Datenüberflutung kann für ein Prüfteam eine Herausforderung darstellen. Im Rahmen von Echtzeitprüfungen kann eine große Menge an Informationen generiert werden. Dies kann überfordernd sein, wenn nicht richtig damit umgegangen wird. Das Herausfiltern relevanter Erkenntnisse aus der Datenflut erfordert klare Ziele und eine robuste Datenverwaltung. Auch Datenschutz- und Sicherheitsbedenken müssen berücksichtigt werden, da eine kontinuierliche Kontrolle unerwartete Probleme aufwerfen kann. So müssen Prüferinnen und Prüfer Informationen über Begünstigte und die geografische Lage sensibler Standorte – wie die Lagerorte teurer Bestände – schützen und darauf achten, dass nicht der Eindruck entsteht, dass die überprüften Stellen mikrogemanagt werden.

Widerstand seitens der geprüften Stellen ist ein reales Szenario und diejenigen, die Echtzeitprüfungen durchführen, können auf Ablehnung stoßen. Das Prüfungspersonal muss sich auch des Hawthorne-Effekts bewusst sein. Kurz gesagt bezieht sich der Hawthorne-Effekt auf die Möglichkeit, dass Menschen ihr Verhalten oder ihre Leistung ändern, weil sie sich dessen bewusst sind, dass sie geprüft werden.

Eine erhöhte Komplexität der Prüfung stellt womöglich ebenfalls ein Problem dar. Echtzeitprüfungen können in sich schnell verändernden Situationen komplex sein und potenziell Auswirkungen auf die laufende Datenerhebung haben. Es kann auch zu falsch positiven oder falsch negativen Ergebnissen kommen. Außerdem besteht die Gefahr, dass Teams aufgrund begrenzter Interaktion mit den zu prüfenden Stellen schnell negative Urteile fällen oder Daten zu schnell überprüfen und zu falschen Schlussfolgerungen gelangen, was möglicherweise zu übereilten Entscheidungen führen kann.

Wie bei jeder Prüfung sind genaue und vollständige Daten – das Fundament des Berufsstandes – von entscheidender Bedeutung. Etwaige Mängel bei der Datenerhebung und -analyse können zu falschen Beurteilungen oder fehlerhaften Schlussfolgerungen führen.

Zusammenarbeit mit den zu prüfenden Stellen

Sprechen Sie mit den zu prüfenden Stellen, um Erwartungen darüber abzuklären, inwiefern sich Echtzeitprüfungen von traditionellerer Arbeit unterscheiden. Transparenz und Vertrauen sind entscheidend für den Erfolg dieser Art von Prüfungen. Klare Erwartungen hinsichtlich der Unterschiede zwischen Echtzeitprüfungen und routinemäßigerer Arbeit, die Erläuterung des Datenbedarfs und die Festlegung von Grundregeln für zeitnahe Feldarbeit können zur Zusammenarbeit und einer genauen Datenerhebung beitragen.

Berichterstattung über Echtzeitprüfungen

Rechtzeitige Empfehlungen – der vielleicht größte Vorteil von Echtzeitprüfungen – ermöglichen es, Probleme zu ermitteln und zu beheben, sobald sie auftreten. Durch die Berichterstattung an sowie den Austausch mit Aufsichtsbehörden über die Erkenntnisse und Empfehlungen bzw. das Aufzeigen von Fakten als Grundlage für öffentliche Diskussionen können Echtzeitprüfungen Wirkung zeigen und zu einer höheren Sichtbarkeit von Erkenntnissen und Empfehlungen führen.

Die Berichterstattungszeiträume variieren je nach Art und Umfang der Prüfung. Faktoren wie das Ausmaß der festgestellten Probleme, die Notwendigkeit sofortiger Maßnahmen und die Verfügbarkeit des Prüfungspersonals können Einfluss auf die Berichterstattung nehmen. Einige Rechnungskontrollbehörden ziehen es möglicherweise vor, regelmäßig Managementbriefe zu versenden, während andere vollständige Berichte erstellen und die Stellungnahmen der geprüften Stellen einholen. Die Schaffung einer positiven Atmosphäre gegenüber den geprüften Stellen und die Ermittlung bewährter Verfahren können dazu beitragen, das Verhältnis zu verbessern und eine bessere Umsetzung der Empfehlungen zu bewirken.

Fazit

Echtzeitprüfungen bieten zahlreiche Vorteile: unter anderem eine verbesserte Entscheidungsfindung, bessere Recht- und Ordnungsmäßigkeit, Kosteneinsparungen sowie mehr Transparenz. Durch die Nutzung ihrer Stärken und die Bewältigung von Herausforderungen können ORKB wirksame Echtzeitprüfungen durchführen, die zu einer verantwortungsvolleren Staatsführung und mehr Rechenschaftspflicht im öffentlichen Sektor beitragen.

1. „Recovery Act“ bezieht sich auf den „American Recovery and Reinvestment Act“ aus dem Jahr 2009. Dabei handelte es sich um ein US-Bundesgesetz, das als Reaktion auf die große Rezession verabschiedet wurde, um die Wirtschaft anzukurbeln, Arbeitsplätze zu schaffen oder zu erhalten und in Projekte zur Förderung von langfristigem Wachstum zu investieren. ↩︎
2. INTOSAI GUID 3910, Grundbegriffe der Wirtschaftlichkeitsprüfung, 2019. Zugriff am 16. September 2025 unter https://www.issai.org/wp-content/uploads/2019/08/GUID-3910-Deutsch.pdf. ↩︎