Erstellung von Prüfungsberichten für eine wirksame öffentliche Kommunikation

von Aamir Fayyaz, Prüfungsdirektor, Office of the Auditor General von Pakistan

Prüfungsberichte (Finanz-, Ordnungsmäßigkeits- und Wirtschaftlichkeitsprüfungen) sind die wichtigsten Produkte der Obersten Rechnungskontrollbehörden (ORKB), wobei jede Art von Bericht ein anderes primäres Publikum hat: Rechnungsprüfer, Gesetzgeber und Aufsichtsbehörden bzw. die Öffentlichkeit.

Wirtschaftlichkeitsprüfungen sind oft langwierig und komplex, und die Öffentlichkeit ist ein vielfältiges Publikum, das wissen möchte, ob die Verwaltungen die öffentlichen Mittel in einer Vielzahl kritischer Bereiche sinnvoll einsetzen, darunter die Ziele für nachhaltige Entwicklung (SDGs), Dienstleistungen für marginalisierte Bevölkerungsgruppen, Initiativen zur Armutsbekämpfung, Gesundheitsprogramme und das öffentliche Beschaffungswesen (z. B. im Zuge der COVID-19-Krise). Diese Faktoren machen die Erstellung lesbarer Berichte zu einer schwierigen Aufgabe.

Wenn die ORKB jedoch das Endprodukt im Auge behalten (sogar während der ersten Prüfungsphasen) und Richtlinien befolgen, wie sie in diesem Artikel beschrieben werden, können sie lesbare Berichte erstellen, die eine wirksame Kommunikation mit den Bürgern ermöglichen und zu Diskussionen über kritische Themen beitragen.

Standardformat
Die Verwendung eines Standardformats für Wirtschaftlichkeitsprüfungsberichte, anstatt die Struktur dem Ermessen der einzelnen Prüfer zu überlassen, macht sowohl die Erstellung als auch die Lektüre des Berichts einfacher und berechenbarer.

Die ORKB Pakistan verwendet eine Vorlage mit Rubriken wie Organisationsmanagement, Beschaffung, Vermögensverwaltung, Finanzmanagement, Bauwesen, Überwachung und Bewertung usw. Unter diesen Überschriften befassen sich die Unterabschnitte mit Fragen der Effizienz, Wirtschaftlichkeit, Effektivität, Ethik, Umwelt, Transparenz und Nachhaltigkeit. Innerhalb jedes Unterabschnitts führt ein prägnantes Kriterium den Leser zu Schlussfolgerungen, die auf soliden Beweisen beruhen.

Relevante Themen
Wenn eine ORKB relevante Themen auswählt, die für eine möglichst große Zahl von Lesern von Interesse sind, werden mehr Bürgerinnen und Bürger die Berichte über Wirtschaftlichkeitsprüfungen lesen wollen. Zu diesem Zweck können die ORKB im Rahmen ihrer strategischen Planung eine formelle Risikobewertung durchführen – in Übereinstimmung mit den Internationalen Normen für Oberste Rechnungskontrollbehörden (ISSAI) 3000/89 – mit vordefinierten Risikoindikatoren wie “Wesentlichkeit” und “Relevanz der Themen für die SDGs”.

Im Jahr 2020 könnten beispielsweise Themen, die sich mit der Mobilisierung von Ressourcen und öffentlichen Ausgaben im Zuge der COVID-19-Pandemie befassen, das öffentliche Interesse an Prüfungsberichten steigern und die ORKB motivieren, die Erwartungen zu erfüllen. Die Auswahl trivialer oder überholter Themen könnte dazu führen, dass die Leser das Interesse verlieren oder den Bericht als irrelevant für ihre Anliegen abtun.

Wegweiser für den Leser
Die Auswahl relevanter Themen kann die Leser zwar dazu veranlassen, einen Bericht über eine Wirtschaftlichkeitsprüfung zu öffnen, doch um sicherzustellen, dass die Leser den Inhalt gründlich durchdenken und verdauen, ist es wichtig, im Text Orientierungshilfen zu geben, insbesondere bei der Navigation in einem Papierexemplar des Berichts.

Um ein effizientes Leseerlebnis zu ermöglichen, experimentiert SAI Pakistan derzeit mit der Verwendung von nachrichtenorientierten Themensätzen am Anfang der Abschnitte. Sie erinnern an die Schlagzeilen von Print- und elektronischen Medien und dienen als Zusammenfassung eines Abschnitts, was für viel beschäftigte Leser hilfreich ist. Die Zusammenfassung der Hauptaussage eines Abschnitts zu einem Themensatz erfordert sorgfältige Überlegungen. Ein Beispiel für den Vergleich zwischen einer traditionellen Überschrift und einem Themensatz:

• Traditionelle Rubrik: Verlust aufgrund von Überbeschaffung in Höhe von 5 Millionen Rupien.
• Satz zum Thema: Die Agentur gab 5 Millionen Rupien für die Beschaffung unnötiger Möbel aus, die auch nach der Eröffnung ihrer Einrichtungen noch eingelagert werden.

Klartext
Wie oft mussten Sie schon beim Lesen eines Prüfungsberichts ein Wörterbuch zu Rate ziehen? Die Verwendung einfacher Sprache ist eine wichtige Fähigkeit für Prüfer, die durch Schulung und Übung erlernt werden kann und am besten mit Selbstvertrauen ausgeübt wird. Es ist kein Stolz, ein schwieriges Wort zu verwenden, wenn ein einfaches ausreicht. Weitere Schlüsselelemente der einfachen Sprache sind kurze, einfache Sätze, Aktionsverben, der aktive Sprachgebrauch und das Vermeiden umständlicher Formulierungen. Zum Beispiel:

• Komplexer Satz: Es wurde festgestellt, dass das Projekt mit einer Verspätung von zwei Jahren fertig gestellt wurde, was der Staatskasse zusätzliche Kosten in Höhe von 50 Millionen Rupien und eine Verschwendung von ungenutzten Beständen in Höhe von 20 Millionen Rupien verursachte.
• Einfache Sätze: Wir haben festgestellt, dass die Agentur das Projekt mit zweijähriger Verspätung abgeschlossen hat. Diese Verzögerung führte zu zusätzlichen Kosten in Höhe von 50 Millionen Rupien und ungenutzten Beständen in Höhe von 20 Millionen Rupien.

Ausgewogene Argumente
Die Interessengruppen erwarten, dass die Berichte über Wirtschaftlichkeitsprüfungen ein unvoreingenommenes, ausgewogenes Bild vermitteln. Das bedeutet, dass in den Berichten zwar die Mängel aufgezeigt werden müssen, aber auch Verbesserungen erwähnt werden sollten.
Wenn beispielsweise Prüfer, die eine Preis-Leistungs-Analyse durchführen, feststellen, dass 20 Prozent der ausgewählten Beschaffungen im Hinblick auf die Kriterien der Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit mangelhaft sind, würde die Angabe, dass 80 Prozent der ausgewählten Beschaffungen die Kriterien erfüllen, ein allzu negatives Bild der Situation vermeiden. In ähnlicher Weise kann in Berichten ein ineffektiver Beschaffungsprozess bestätigt werden, während gleichzeitig anerkannt wird, dass der Prozess mit den einschlägigen Gesetzen und Vorschriften übereinstimmt.

Die Vermeidung von subjektiven Aussagen wie “es scheint”, “es scheint” und “gleichbedeutend mit” sowie von abwertenden Begriffen wie “Betrug”, “Unterschlagung”, “Veruntreuung” und “Missbrauch” (es sei denn, es liegen unwiderlegbare Beweise dafür vor) trägt zur Ausgewogenheit bei.

ORKB können auch über ein bestimmtes Vokabular verfügen, das sich im Laufe der Zeit entwickelt hat, und das Verfassen klarer und ausgewogener Berichte kann es erforderlich machen, dass die Prüfer das Prüfungswörterbuch der ORKB überarbeiten.

Abschließende Überprüfung der Lesbarkeit
Vor der Veröffentlichung eines Berichts können die Prüfer das “richtige Gefühl” mit Hilfe der Lesbarkeitsstatistiken von Microsoft Word überprüfen – ein nützliches Tool, das Dokumente anhand von 10 Merkmalen analysiert, darunter zwei spezielle Tests:

• Flesch Reading Ease bewertet Texte auf einer 100-Punkte-Skala; je höher die Punktzahl, desto leichter ist das Lesen. Eine Punktzahl zwischen 60 und 70 ist im Allgemeinen wünschenswert; da Prüfungsberichte jedoch häufig komplexe Themen behandeln, kann die Geschäftsleitung geeignete Punktzahlen für bestimmte Prüfungsprodukte festlegen. Die ORKB können auch Mindestpunktzahlen festlegen, die auf Variablen wie dem allgemeinen Bildungsstand der Öffentlichkeit und der Vertrautheit mit Prüfungsprodukten basieren.
• Flesch-Kincaid Grade Level bewertet den Text nach der US-Schulstufe. Eine Punktzahl von 7 bedeutet zum Beispiel, dass ein Schüler der 7. Klasse das Dokument verstehen kann. Um diesen Test anwenden zu können, müssen die ORKBn möglicherweise zunächst die Gleichwertigkeit des Bildungssystems ihres Landes mit den US-Niveaus feststellen. Nichtsdestotrotz gibt die Punktzahl einen grundlegenden Einblick in das Niveau des Leseverständnisses. Die meisten Dokumente sollten eine Punktzahl von 7 bis 8 erreichen, aber angesichts der Komplexität der Prüfungsthemen können auch höhere Punktzahlen akzeptabel sein.

Prüfer stehen vor großen Herausforderungen – nicht nur bei der Bewertung der Leistung staatlicher Stellen, sondern auch bei der Vermittlung komplexer Sachverhalte in einer klaren und einfachen Weise. Die Mühe, lesbare Berichte zu erstellen, ist es wert, und die Anwendung der oben genannten Leitlinien, gepaart mit professionellem Urteilsvermögen, wird dazu beitragen, dass die Prüfungsbemühungen die Öffentlichkeit mit größtmöglicher Wirkung erreichen. Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an den Autor unter aamir.paas@gmail.com.