Bewährte Verfahren für Prüfungen der Rechnungsführung

Autor: Esnart Namukoko CFE AZICA MBA, Prüfer an der Obersten Rechnungskontrollbehörde Sambia

Wirksame Prüfungen der staatlichen Rechnungsführung sind ein wichtiges Instrument zur Förderung von Transparenz, Rechenschaftspflicht und guter Führung im öffentlichen Sektor. Oberste Rechnungskontrollbehörden (ORKB) spielen eine zentrale Rolle, wenn es darum geht, die öffentliche Finanzverwaltung zu bewerten und sicherzustellen, dass Amtsträgerinnen und -träger in Übereinstimmung mit Gesetzen, Richtlinien sowie ethischen Standards handeln. Dieser Beitrag skizziert bewährte Verfahren für Prüfungen der staatlichen Rechnungsführung, die sich auf die Internationalen Normen für Oberste Rechnungskontrollbehörden (ISSAI) stützen.

1. Planung und Risikobeurteilung

Die Prüfungsplanung bildet das Rückgrat einer erfolgreichen Prüfung der staatlichen Rechnungsführung – wie bei jeder anderen Prüfung auch. Das Prüfungspersonal muss sich zunächst mit den Tätigkeiten, dem Umfeld und den internen Kontrollsystemen der überprüften Stelle vertraut machen, anschließend eine Risikobeurteilung vornehmen und dann Prüfungsverfahren erarbeiten, um die Frage zu beantworten: „Ist der Rechnungsabschluss frei von wesentlichen Fehldarstellungen, sei es aufgrund von Betrug oder Fehlern?“

Eine Prüferin bzw. ein Prüfer sollte bei der Durchführung jeder Prüfungsphase die Leitlinien der ISSAI verstehen. Dazu gehören:

1. ISSAI 1310 Identifizierung und Beurteilung der Risiken wesentlicher falscher Darstellungen (ISA 315). Prüferinnen und Prüfer können Risiken nur dann identifizieren und beurteilen, wenn sie das zu prüfende Umfeld verstehen. Für das Prüfungspersonal ist es wichtig, das Umfeld der zu prüfenden Stelle zu verstehen. Dieses Verständnis hilft ihm, geeignete Prüfungsverfahren auszuarbeiten, um Risiken zu mindern und sicherzustellen, dass die Finanzberichterstattung zuverlässig ist.
2. ISSAI 100 Allgemeine Grundsätze der staatlichen Finanzkontrolle. Diese ISSAI unterstreicht die Bedeutung risikobasierter Ansätze in der staatlichen Finanzkontrolle.
3. ISSAI 2315 zur Identifizierung und Bewertung der Risiken durch Erlangung eines Verständnisses der Stelle und ihres Umfelds 

Werden bei einer Prüfung die ordnungsgemäße Planung und Risikobeurteilung vernachlässigt, kann es zu schwerwiegenden Folgen kommen, welche die Prüfungsqualität sowie die Glaubwürdigkeit der Erkenntnisse beeinträchtigen. Zu den größten Gefahren zählen:

• unvollständige Prüfungsabdeckung
• ineffiziente Ressourcennutzung
• Nichtfeststellung wesentlicher falscher Darstellungen
• Nichteinhaltung von Normen
• geringes Vertrauen der Stakeholder und
• höhere Wahrscheinlichkeit von Prüfungsfehlern

Schlecht geplante Prüfungen erhöhen das Risiko von Fehlern in Verfahren, Dokumentation und Berichterstattung, wodurch das Prüfungspersonal und die ORKB potenziell Reputations- oder Rechtsrisiken ausgesetzt sind.

Die Planung und die Risikobeurteilung bilden die Grundlage einer qualitativ hochwertigen, glaubwürdigen und effizienten Prüfung. Wird dieser Schritt übersprungen oder auf ein Minimum begrenzt, sind sowohl das Prüfungspersonal als auch die überprüfte Stelle vermeidbaren Risiken ausgesetzt.

2. Erheben von Prüfungsnachweisen und Dokumentation

Qualitativ hochwertige Prüfungen sind auf hinlängliche und angemessene Prüfungsnachweise angewiesen. Im Einklang mit ISSAI 1500 Prüfungsnachweise¹ und ISSAI 2230 Prüfungsdokumentation sollten Prüferinnen und Prüfer verschiedene Methoden einsetzen, unter anderem analytische Verfahren, Dokumentenprüfungen sowie Befragungen, um glaubwürdige Informationen zu erheben. Eine ordnungsgemäße Dokumentation gewährleistet die Integrität des Prüfpfads und bekräftigt die Prüfungsschlussfolgerungen. In Anlehnung an den Grundsatz der Association of Certified Fraud Examiners (dt. etwa „Verband der zertifizierten Betrugsermittlerinnen und -ermittler“), kurz ACFE, zur Kontrollkette sollten Prüferinnen und Prüfer alle Nachweise mit der gleichen Sorgfalt behandeln, als würden sie vor Gericht vorgelegt werden. Das bedeutet, dass stets klar und dokumentiert nachweisbar sein muss, wie Nachweise erhoben, abgelegt und weitergegeben werden, um ihre Integrität und Zulässigkeit zu gewährleisten. Die Behandlung von Prüfungsnachweisen als potenziell forensisch erhöht ihre Glaubwürdigkeit und stärkt die Objektivität der Prüfung. Die Schlüsselbegriffe für das Erheben von Prüfungsnachweisen sowie die Dokumentation lauten Zulänglichkeit und Angemessenheit.

3. Berichterstattung über Erkenntnisse und Empfehlungen

Die Wirkung einer Prüfung wird maßgeblich davon beeinflusst, wie Prüfungserkenntnisse kommuniziert werden. ISSAI 1700 zur Bildung eines Prüfungsurteils und Erteilung eines Vermerks zum Abschluss² hebt die Bedeutung einer zeitnahen, klaren und objektiven Berichterstattung hervor. Prüfberichte sollten nicht nur Unregelmäßigkeiten aufzeigen, sondern auch praktikable Empfehlungen enthalten, die von der Führungsebene umgesetzt werden können. Der Mehrwert einer Prüfung ist abhängig davon, ob Empfehlungen zur Änderung der Situation und zur Schließung von Kontrolllücken abgegeben werden können.

4. Follow-up-Mechanismen

Ein robustes Follow-up-Verfahren stellt sicher, dass im Hinblick auf die Prüfungserkenntnisse Abhilfemaßnahmen ergriffen werden. ISSAI 3000 Grundsätze für die Wirtschaftlichkeitsprüfung ermutigt Prüferinnen und Prüfer, die Umsetzung der Empfehlungen im Rahmen des Prüfungszyklus zu beurteilen. Darüber hinaus wird in ISSAI 140 Qualitätskontrolle innerhalb der ORKB die Aufrechterhaltung der Prüfungsqualität durch systematische Follow-up-Überprüfungen betont.

5. Wahrung ethischer Standards sowie der Unabhängigkeit 

Es ist wichtig, die Integrität und Unabhängigkeit des Prüfungsverfahrens zu wahren. ISSAI 30 Pflichten- und Verhaltenskodex³ und ISSAI 10 Die Deklaration von Mexiko über ORKB-Unabhängigkeit weisen darauf hin, dass das Prüfungspersonal frei von unzulässiger Einflussnahme sein muss und seine Arbeit mit Integrität, Objektivität sowie Professionalität ausführen können muss.

Fazit

Durch die Einhaltung dieser bewährten Verfahren sowie des ISSAI-Rahmenwerks können Prüferinnen und Prüfer des öffentlichen Sektors die Glaubwürdigkeit, den Erfolg und die Wirksamkeit ihrer Arbeit steigern. Damit stärken sie das öffentliche Vertrauen und leisten einen wichtigen Beitrag zur soliden Verwaltung öffentlicher Ressourcen.

Glaubwürdigkeit ist der Schlüssel zu wirksamen Prüfungen. Wenn Prüfungen integer und professionell durchgeführt werden, fördern sie sowohl das Vertrauen in die Prüferinnen und Prüfer selbst als auch in die ORKB, für die diese tätig sind. Dieses Vertrauen wiederum erhöht den wahrgenommenen Wert der Prüfung und stärkt das Vertrauen der Öffentlichkeit in Kontrollmechanismen.

Fußnoten

1. Der Praxisleitfaden zu ISSAI 1200-1810 Prüfungen der Rechnungsführung wurde aus dem INTOSAI-Rahmenwerk zurückgezogen. Der Praxisleitfaden enthält ergänzende Leitlinien zu ISA 200 – Übergeordnete Ziele des unabhängigen Prüfers und Grundsätze einer Prüfung in Übereinstimmung mit den International Standards on Auditing. Die Praxisleitfäden sind nach wie vor informativ und hilfreich für die Anwendung der internationalen Normen und können hier abgerufen werden: https://www.issai.org/wp-content/uploads/2019/09/1d-Financial-Audit-Practice-Notes-Phase-1-_FINAL_-_2_-1.pdf (auf Englisch) ↩︎
2.  Der Praxisleitfaden zu ISSAI 1200-1810 Prüfungen der Rechnungsführung wurde aus dem INTOSAI-Rahmenwerk zurückgezogen. Siehe Link in Fußnote 1. ↩︎
3. ISSAI 30 wurde aus dem INTOSAI-Rahmenwerk zurückgezogen, kann jedoch hier abgerufen werden: https://www.issai.org/wp-content/uploads/2019/08/Withdrawn-ISSAI-30-E.pdf (auf Englisch) ↩︎