Interamerikanische Entwicklungsbank veröffentlicht Fallstudie über die kontinuierliche Prüfung der Gehaltsabrechnung

Seit 2015 führt der föderale Rechnungshof (TCU) die kontinuierliche Prüfung der Gehaltsabrechnung( FCFP) durch. Ziel ist es , die Mittel, die für die Gehälter der öffentlichen Verwaltung ausgegeben werden, zu prüfen und zu überwachen, um sicherzustellen, dass sie im Einklang mit den Rechtsvorschriften verwendet werden, die die Bezüge der aktiven und pensionierten öffentlichen Bediensteten und der Rentner regeln. Die Prüfung wird von der TCU seit 2015 durchgeführt und hat bis Ende 2021 mehr als 400.000 Unregelmäßigkeiten festgestellt. Die Maßnahme führt zu kumulierten jährlichen Einsparungen von 2 Milliarden BRL für die öffentlichen Kassen.

Die Interamerikanische Entwicklungsbank (IDB) hat die Initiative des brasilianischen Rechnungshofs in eine technische Mitteilung umgewandelt. Die Fallstudie wird als Referenz für die Obersten Rechnungskontrollbehörden (ORKB) anderer Länder dienen, die Betrug und Korruption bekämpfen wollen.

Vor 2015 prüfte der TCU jährlich die Gehaltsabrechnungen von ein bis zehn seiner Zuständigkeit unterliegenden Einheiten oder Agenturen. Allein im Jahr 2021, im 7. FCFP-Zyklus, prüfte die TCU die Gehaltsabrechnungen von 594 föderalen Organisationen und lieferte Informationen über 39 verschiedene Arten von Unregelmäßigkeiten, was zu Einsparungen in Höhe von 405 Millionen BRL (0,1 %) der insgesamt geprüften Gehaltsabrechnungen führte. Seit Beginn des FCFP hat die Arbeit des Rechnungshofs bereits zu kumulierten Einsparungen in Höhe von etwa 2 Milliarden BRL für die öffentlichen Kassen geführt.

“Die IDB-Publikation geht über die föderale öffentliche Verwaltung hinaus und verbreitet sich über Rechnungsprüfungsorgane in anderen Ländern und dient als Inspiration für Querverweisdatenbanken im Personalbereich. Sie ist auch ein Anreiz für interne Teams, ihre Arbeit zunehmend zu verbessern, über neue Möglichkeiten und Prozessverbesserungen nachzudenken. Es kann auch eine Referenz für andere Abteilungen innerhalb des Rechnungshofs selbst sein”, sagt der stellvertretende Leiter der Prüfungsabteilung für Personal (AudPessoal), Helton Onesio de Souza.

Wie das Continuous Payroll Audit (FCFP) funktioniert

Angesichts des Umfangs und der Komplexität der Gehaltslisten des brasilianischen öffentlichen Dienstes wurde das System der kontinuierlichen Prüfung seit seiner Entwicklung verbessert . “Es ist uns gelungen, eine Plattform zu schaffen, die die Arbeit des Managers erleichtert. Über sie meldet die TCU die bei der Gehaltsabrechnung festgestellten Unregelmäßigkeiten, die möglicherweise verletzten Rechtsvorschriften und die möglichen Vorschläge für Verfahren zur Behebung der Mängel. Die gesamte Kommunikation zwischen dem Rechnungshof und dem Verwalter erfolgt über das System, was die Überwachung und die notwendige Analyse beschleunigt. Das FCFP hat die Eigenschaft, den Rechnungshof näher an die Verwalter heranzubringen, so dass diese über Elemente verfügen, die zur Lösung der Probleme beitragen”, erklärt Souza.

Jeder FCFP-Zyklus erstreckt sich über ein Jahr, das im April beginnt und im März endet. Der grundlegende Prüfungsprozess besteht aus vier Schritten: Sammlung von Daten, Anwendung von Prüfpfaden und Analyse der Daten, Einholung von Erklärungen zu Unregelmäßigkeiten bei den zuständigen Stellen, Analyse der von diesen Stellen gelieferten Erklärungen und Erstellung des Prüfungsberichts.

Die Daten werden aus drei Hauptdatenbanken entnommen: dem Integrierten Personalverwaltungssystem (Siape), der Extra-Siape (Datenbank mit den Gehaltslisten von Regierungsstellen, die nicht dem Siape-System folgen) und dem jährlichen Sozialinformationsbericht (Rais). Staatliche und kommunale Informationen können auch durch eine Kooperationsvereinbarung mit Rechnungsprüfungsorganen aus diesen Bereichen der Verwaltung erlangt werden.

Anhand der erhaltenen Datenbanken untersuchen die Programme auf automatisierte Weise 39 Prüfpfade, um Unregelmäßigkeiten zu ermitteln. Mögliche Unregelmäßigkeiten können aus verschiedenen Gründen auftreten: Unstimmigkeiten in den Daten in Bezug auf Informationen, die konsistent sein sollten, illegale Zahlungen und unregelmäßige Akkumulation von Stellen, zum Beispiel. Unregelmäßigkeiten bei der Gehaltsabrechnung können auf einer möglichen Unstimmigkeit beruhen oder aus einem vorsätzlichen Verhalten resultieren.

Jeder Prüfpfad wird dokumentiert, wobei die ihm zugrunde liegenden rechtlichen Kriterien, das Analyseverfahren und das technische Verfahren zur Durchführung der Analyse angegeben werden. Von 2015 bis 2021 wurden 415.125 Unregelmäßigkeiten festgestellt. Bei 45,8 % dieser Fälle handelt es sich um die unrechtmäßige Anhäufung von Stellen und Renten; 32,1 % betreffen Personen, die Zahlungen erhalten haben, auf die sie keinen Anspruch hatten; 7,6 % sind Unstimmigkeiten in den Personalakten und 4,5 % sind Verstöße gegen die Gehaltsobergrenze.

Sobald die Daten erhoben und analysiert sind, werden die aufgedeckten Beweise den der TCU unterstellten Einheiten zur Kenntnis gebracht, damit diese die Hinweise auf Unregelmäßigkeiten klären oder Korrekturmaßnahmen ergreifen können. Im Durchschnitt lag die Rücklaufquote der kontaktierten Einheiten zwischen 2015 und 2021 bei 50 %. Im Jahr 2020 lag die Quote bei 33 % und im Jahr 2021 bei 42 %.

Von den eingegangenen Antworten bezogen sich im Durchschnitt 40 % auf Angaben, die bestätigt und reguliert wurden. Andererseits waren etwa 36 % uneinheitlich, d. h. es gab Hinweise auf Unregelmäßigkeiten, die nicht bestätigt wurden.

2015 Die Daten und Erklärungen wurden weiterhin in Tabellenform übermittelt.

2017 Einführung von Systemen zum automatischen Empfang von Daten und zur besseren Verwaltung von Unregelmäßigkeitsfällen.

2018 Die Änderung ermöglicht den monatlichen Eingang von Daten und Gehaltsabrechnungen, so dass der Prozess fortlaufend ist und nicht nur zu einem bestimmten Zeitpunkt im Jahr untersucht wird.

2019 Entwicklung von Management-Informations-Dashboards, die einen leichteren Zugang zu Informationen und Fortschrittsmarkierungen zu einzelnen Themen ermöglichen.

2020 Einsatz von Instrumenten zur automatischen Analyse der von den Agenturen übermittelten Erklärungen.

2021 Intensivierung der Kommunikation zur Einleitung von Korrekturmaßnahmen bei Agenturen, bei denen es zu Unregelmäßigkeiten kommt.

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