ينشر بنك التنمية للبلدان الأمريكية دراسة حالة عن التدقيق المستمر في كشوف المرتبات

منذ عام 2015 ، تقوم المحكمة الفيدرالية للحسابات (TCU) بإجراء تدقيق مستمر لكشوف الرواتب ، أو FCFP . والهدف من ذلك هو تدقيق ومراقبة الموارد التي يتم إنفاقها على كشوف رواتب الإدارة العامة للتأكد من استخدامها وفقًا للتشريعات التي تنظم أجور الموظفين العموميين والمتقاعدين والمتقاعدين. تم إجراء التدقيق من قبل وحدة تنسيق التعاون الفني منذ عام 2015 وبحلول نهاية عام 2021 ، تم تحديد أكثر من 400000 مخالفة. ينتج عن هذا الإجراء وفورات سنوية متراكمة تبلغ 2 مليار ريال برازيلي للخزينة العامة.

حول بنك التنمية للبلدان الأمريكية (IDB) مبادرة المحكمة البرازيلية للحسابات إلى مذكرة فنية. ال سيتم استخدام دراسة الحالة كمرجع للأجهزة العليا للرقابة المالية (SAIs) في البلدان الأخرى التي تسعى إلى مكافحة الاحتيال والفساد.

قبل عام 2015 ، كانت وحدة تنسيق البرنامج (TCU) تنفذ عمليات تدقيق كشوف المرتبات من وحدة إلى عشر وحدات تخضع لولايتها القضائية أو وكالاتها كل عام. في عام 2021 وحده ، في الدورة السابعة من برنامج FCFP ، قامت وحدة تنسيق الدعم (TCU) بتدقيق كشوف رواتب 594 منظمة فيدرالية وقدمت معلومات عن 39 نوعًا مختلفًا من المخالفات ، مما أدى إلى توفير 405 مليون ريال برازيلي (0.1 ٪) من إجمالي كشوف الرواتب التي تم تدقيقها. منذ بداية برنامج FCFP ، حقق عمل المحكمة بالفعل مدخرات متراكمة تبلغ حوالي 2 مليار ريال برازيلي للأموال العامة .

“يتخطى منشور البنك الإسلامي للتنمية الإدارة العامة الفيدرالية وينتشر عبر هيئات التدقيق في البلدان الأخرى ، حيث يعمل كمصدر إلهام لإحالة قواعد البيانات في مجال الموظفين. وهو أيضًا حافز للفرق الداخلية لتحسين عملها بشكل متزايد ، والتفكير في الاحتمالات وتحسينات العملية. يمكن أن يكون أيضًا مرجعًا للإدارات الأخرى داخل المحكمة نفسها “، كما يقول نائب رئيس قسم تدقيق شؤون الموظفين (AudPessoal) ، Helton Onesio de Souza.

كيف يعمل تدقيق الرواتب المستمر (FCFP)

نظرًا لحجم وتعقيد كشوف رواتب الخدمة العامة البرازيلية ، فقد تم تحسين نظام التدقيق المستمر منذ تطويره. “تمكنا من إنشاء منصة تسهل عمل المدير. ومن خلالها ، تبلغ وحدة تنسيق التعاون الفني عن أدلة المخالفات المكتشفة في كشوف المرتبات ، والأحكام القانونية التي يُحتمل انتهاكها والاقتراحات المحتملة لإجراءات لتصحيح العيوب. جميع الاتصالات بين المحكمة ويتم تكوين المدير من خلال النظام ، مما يسرع من المراقبة والتحليل اللازم. ويوضح سوزا أن مركز تنسيق الشؤون السياسية والإدارية يتميز بخاصية تقريب المحكمة من المديرين بحيث يكون لديهم عناصر للمساعدة في حل المشكلات “.

تستمر كل دورة من دورات FCFP لمدة عام واحد ، تبدأ في أبريل وتنتهي في مارس. تتكون عملية التدقيق الأساسية من أربع خطوات: جمع البيانات ؛ تطبيق مسارات التدقيق وتحليل البيانات ؛ التماس توضيحات بشأن المخالفات من الوحدات الخاضعة للولاية القضائية ؛ تحليل التوضيحات التي قدمتها هذه الوحدات ؛ وصياغة تقرير التدقيق.

يتم استخراج البيانات من ثلاث قواعد بيانات رئيسية: نظام إدارة شؤون الموظفين المتكامل (Siape ) ؛ Extra-Siape (قاعدة بيانات كشوف رواتب الكيانات الحكومية التي لا تتبع نظام Siape) ؛ وتقرير المعلومات الاجتماعية السنوي (رايس) . يمكن أيضًا الحصول على المعلومات الحكومية والمحلية من خلال اتفاقية تعاون مع هيئات التدقيق من هذه المجالات الحكومية.

مع الحصول على قواعد البيانات ، تستكشف البرامج ، بطريقة آلية ، 39 مسار تدقيق لتحديد المخالفات. يمكن أن تنشأ العيوب المحتملة بسبب عدة أسباب: التناقضات في البيانات فيما يتعلق بالمعلومات التي يجب أن تكون متسقة ، والمدفوعات غير القانونية ، والتراكم غير المنتظم للوظائف الوظيفية ، على سبيل المثال. يمكن أن تستند المخالفات في كشوف المرتبات إلى تضارب محتمل أو تنبع من سلوك متعمد.

يتم توثيق كل مسار تدقيق ، وتحديد المعايير القانونية التي يستند إليها ، وإجراءات التحليل ، والإجراءات الفنية لإجراء التحليل. من عام 2015 إلى عام 2021 ، تم تحديد 415125 مخالفة . ومن هذا المجموع 45.8٪ تراكم غير مشروع للوظائف والمعاشات التقاعدية. 32.1٪ تتعلق بأفراد تلقوا مدفوعات لا يستحقونها ؛ 7.6 في المائة من حالات عدم الاتساق في سجلات الموظفين ؛ و 4.5٪ تتعارض مع سقف المرتبات.

بمجرد الحصول على البيانات وتحليلها ، فإن المرحلة التالية هي لفت انتباه الوحدات الخاضعة لولاية TCU إلى الأدلة المكتشفة حتى يتمكنوا من توضيح دليل المخالفات أو اتخاذ الإجراءات التصحيحية. في المتوسط ​​، كان معدل الاستجابة من الوحدات التي تم الاتصال بها بين عامي 2015 و 2021 هو 50٪. في عام 2020 كان المعدل 33٪ وفي عام 2021 أو 42٪.

من الإجابات التي تم تلقيها ، أشارت 40٪ في المتوسط ​​إلى مؤشرات تم تأكيدها وتقنينها. من ناحية أخرى ، كان حوالي 36٪ غير متسق ، أي مؤشرات وجود مخالفات لم يتم تأكيدها.

2015 تم استلام البيانات والتوضيحات في شكل جدول بيانات.

2017 تنفيذ أنظمة استقبال البيانات آلياً وإدارة أفضل لحالات المخالفات.

يتيح 2018 Change الاستلام الشهري للبيانات وكشوف المرتبات ، مما يجعل العملية مستمرة بدلاً من فحص نقطة معينة في الوقت المناسب في لحظة واحدة من العام.

2019 تطوير لوحات معلومات الإدارة ، مما يتيح سهولة الوصول إلى المعلومات وعلامات التقدم في القضايا الفردية.

2020 نشر الأدوات لإجراء التحليل الآلي للإيضاحات المقدمة من الوكالات.

2021 الاتصالات المكثفة لبدء الإجراءات التصحيحية من قبل الوكالات التي تواجه مخالفات مستمرة.

انقر هنا للوصول إلى منشور البنك الإسلامي للتنمية باللغات البرتغالية والإنجليزية والإسبانية.