{"id":23550,"date":"2023-12-14T18:30:43","date_gmt":"2023-12-14T23:30:43","guid":{"rendered":"https:\/\/intosaijournal.org\/?post_type=journal-entry&p=23550"},"modified":"2023-12-14T18:30:11","modified_gmt":"2023-12-14T23:30:11","slug":"alimentez-vos-elements-de-preuve","status":"publish","type":"journal-entry","link":"https:\/\/intosaijournal.org\/fr\/journal-entry\/alimentez-vos-elements-de-preuve\/","title":{"rendered":"Alimentez vos \u00e9l\u00e9ments de preuve"},"content":{"rendered":"\n

par Loren Yager et Martin Alteriis, Centre d’excellence en mati\u00e8re d’audit de l’US Government Accountability Office<\/em><\/em><\/p>\n\n\n\n

Introduction<\/h2>\n\n\n\n

L’une des caract\u00e9ristiques des organisations et des rapports d’audit est l’accent mis sur les \u00e9l\u00e9ments probants pour \u00e9tayer les constatations et les recommandations ; il convient donc d’accorder une grande priorit\u00e9 \u00e0 toute technique susceptible de rendre ces \u00e9l\u00e9ments probants plus puissants. L’un des moyens d’y parvenir consiste \u00e0 examiner de pr\u00e8s trois des techniques utilis\u00e9es par les organisations d’audit pour recueillir des \u00e9l\u00e9ments probants : les enqu\u00eates, les entretiens semi-structur\u00e9s et les instruments de collecte de donn\u00e9es (ICD). <\/p>\n\n\n\n

Les enqu\u00eates constituent un outil pr\u00e9cieux pour les organismes d’audit lorsque les informations n\u00e9cessaires ne sont pas disponibles \u00e0 partir de sources documentaires, bien que le temps et les ressources n\u00e9cessaires \u00e0 la mise en \u0153uvre des enqu\u00eates en limitent l’utilisation. D’autre part, il semble qu’une meilleure compr\u00e9hension des entretiens semi-structur\u00e9s et des instruments de collecte de donn\u00e9es puisse ajouter de la rigueur aux audits sans n\u00e9cessiter un investissement aussi important. Par exemple, les organisations d’audit utilisent g\u00e9n\u00e9ralement une forme ou une autre d’entretiens dans tous leurs audits, et des changements modestes qui ajoutent de la structure au processus peuvent \u00eatre tr\u00e8s rentables sans grand investissement suppl\u00e9mentaire. De m\u00eame, de nombreux audits comportent une forme ou une autre d’inspection, qu’il s’agisse d’inspections d’installations physiques ou de documents de l’agence. L’utilisation d’une approche plus structur\u00e9e, telle que l’ICD, peut \u00e9galement donner plus de poids aux conclusions sans n\u00e9cessiter plus de temps ou de ressources. <\/p>\n\n\n\n

Figure 1 : Types de m\u00e9thodes de collecte de donn\u00e9es couramment utilis\u00e9es<\/strong><\/p>\n\n\n\n

\"\"<\/figure>\n\n\n\n

Enqu\u00eates<\/strong><\/strong><\/h2>\n\n\n\n

Les enqu\u00eates peuvent constituer un outil efficace pour la collecte d’\u00e9l\u00e9ments probants, en particulier lorsqu’il n’existe pas d’autres moyens de g\u00e9n\u00e9rer ce type d’informations. Par exemple, les enqu\u00eates sont souvent le seul moyen de collecter des informations sur les opinions des personnes interrog\u00e9es et, plus g\u00e9n\u00e9ralement, elles permettent de collecter des preuves testimoniales de mani\u00e8re plus rigoureuse. D’une certaine mani\u00e8re, les enqu\u00eates permettent de cr\u00e9er des \u00ab donn\u00e9es \u00bb \u00e0 partir de t\u00e9moignages. <\/p>\n\n\n\n

L’inconv\u00e9nient est que les enqu\u00eates dont la qualit\u00e9 est suffisamment \u00e9lev\u00e9e pour servir de preuves d’audit sont co\u00fbteuses et longues \u00e0 \u00e9laborer et \u00e0 mettre en \u0153uvre. L’une des distinctions essentielles entre les enqu\u00eates et les deux autres m\u00e9thodes de collecte est que l’\u00e9quipe d’audit n’est pas pr\u00e9sente lorsque les personnes interrog\u00e9es r\u00e9pondent \u00e0 l’enqu\u00eate. En revanche, les entretiens semi-structur\u00e9s et les instruments de collecte de donn\u00e9es sont administr\u00e9s ou compl\u00e9t\u00e9s par des membres de l’\u00e9quipe d’audit (voir figure 1). Cette distinction a des cons\u00e9quences sur le temps n\u00e9cessaire \u00e0 la pr\u00e9paration et aux tests pr\u00e9liminaires d’une enqu\u00eate. \u00c9tant donn\u00e9 que l’\u00e9quipe ne sera pas pr\u00e9sente pour r\u00e9pondre aux questions, les questions de l’enqu\u00eate doivent \u00eatre con\u00e7ues et mises en \u0153uvre de mani\u00e8re \u00e0 ne pas introduire de biais ou de confusion et \u00e0 g\u00e9n\u00e9rer un taux de r\u00e9ponse acceptable.<\/p>\n\n\n\n

La figure 2 illustre les \u00e9tapes n\u00e9cessaires pour mener \u00e0 bien une enqu\u00eate, bien que le temps n\u00e9cessaire puisse varier consid\u00e9rablement en fonction de facteurs tels que la taille et l’exp\u00e9rience de l’\u00e9quipe d’audit, la complexit\u00e9 et la sensibilit\u00e9 du sujet, ainsi que la taille et l’accessibilit\u00e9 de la population cible. <\/p>\n\n\n\n

Figure 2 : Principales \u00e9tapes de la mise en \u0153uvre de l’enqu\u00eate<\/strong><\/strong><\/p>\n\n\n\n

\"\"<\/figure>\n\n\n\n

Dans certains cas, les enqu\u00eates sont la meilleure m\u00e9thode disponible pour collecter les \u00e9l\u00e9ments probants n\u00e9cessaires \u00e0 un audit, mais comme pour toute d\u00e9cision impliquant un investissement important, le recours aux enqu\u00eates m\u00e9rite un examen minutieux des co\u00fbts et des avantages de cette technique par rapport \u00e0 d’autres m\u00e9thodes de collecte d’\u00e9l\u00e9ments probants. <\/p>\n\n\n\n

Entretiens semi-structur\u00e9s<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

D’autre part, il existe d’autres techniques de collecte de donn\u00e9es qui semblent avoir un potentiel important pour ajouter de la rigueur sans trop d’investissement suppl\u00e9mentaire. L’une d’entre elles, les entretiens \u00ab semi-structur\u00e9s \u00bb, se distingue des entretiens normaux par une combinaison de questions ouvertes et de questions ferm\u00e9es. Les questions ferm\u00e9es comportent un ensemble sp\u00e9cifique d’options pour les r\u00e9ponses, qui peuvent \u00eatre oui\/non, des fourchettes d’\u00e9tendue (grande \u00e9tendue, \u00e9tendue mod\u00e9r\u00e9e, petite \u00e9tendue), etc. <\/p>\n\n\n\n

Les entretiens semi-structur\u00e9s ont le potentiel d’ajouter de la rigueur au processus de collecte de donn\u00e9es, car les \u00e9quipes peuvent utiliser certaines des m\u00eames techniques de s\u00e9lection et de mise en \u0153uvre que celles utilis\u00e9es dans les enqu\u00eates. Il en r\u00e9sulte qu’il faut consacrer plus de temps \u00e0 la phase d’\u00e9laboration des entretiens, l’objectif \u00e9tant de disposer d’un instrument plus stable avant le d\u00e9but des entretiens. <\/p>\n\n\n\n

Figure 3 : L’ajout d’une structure aux entretiens permet de consacrer plus de temps au d\u00e9veloppement.<\/strong><\/p>\n\n\n\n

\"\"<\/figure>\n\n\n\n

D’autre part, cette planification pr\u00e9alable pr\u00e9sente deux avantages potentiels pour l’audit. D’une part, la planification de l’entretien tend \u00e0 r\u00e9duire le temps n\u00e9cessaire aux \u00e9tapes ult\u00e9rieures de l’audit, notamment en termes d’analyse et de documentation. Par exemple, si l’\u00e9quipe a int\u00e9gr\u00e9 des questions ferm\u00e9es dans l’entretien, comme dans l’exemple ci-dessous, l’\u00e9ventail des r\u00e9ponses est limit\u00e9. <\/p>\n\n\n\n

La formation vous a-t-elle permis d’acqu\u00e9rir les comp\u00e9tences n\u00e9cessaires pour effectuer les inspections ?<\/em><\/p>\n\n\n\n

a. dans une large mesure<\/em><\/p>\n\n\n\n

b. dans une mesure anim\u00e9e<\/em><\/p>\n\n\n\n

c. dans une faible mesure<\/em><\/p>\n\n\n\n

Dans ce cas, l’analyse et la documentation des questions structur\u00e9es sont grandement simplifi\u00e9es puisqu’il s’agit uniquement d’un d\u00e9compte des r\u00e9ponses. Le format semi-structur\u00e9 est \u00e9galement flexible puisque l’\u00e9quipe peut int\u00e9grer des questions ouvertes dont les r\u00e9ponses ne sont pas aussi faciles \u00e0 anticiper et \u00e0 cat\u00e9goriser \u00e0 l’avance.  <\/p>\n\n\n\n

Un avantage plus important des entretiens semi-structur\u00e9s est qu’ils peuvent g\u00e9n\u00e9rer des \u00e9l\u00e9ments probants et des conclusions d’audit plus puissants. Par exemple, si la question ci-dessus ne faisait pas partie d’un entretien semi-structur\u00e9, le r\u00e9sultat cl\u00e9 pourrait ressembler \u00e0 la d\u00e9claration de gauche de la figure 4 :<\/p>\n\n\n\n

Figure 4 : R\u00e9sultats typiques des entretiens non structur\u00e9s et semi-structur\u00e9s<\/strong><\/p>\n\n\n\n

\"\"<\/figure>\n\n\n\n

En revanche, si la m\u00eame question \u00e9tait pos\u00e9e \u00e0 toutes les personnes interrog\u00e9es de la m\u00eame mani\u00e8re, l’\u00e9quipe d’audit pourrait faire un rapport beaucoup plus pr\u00e9cis et percutant, comme dans la d\u00e9claration figurant dans la partie droite de la figure. Des questions suppl\u00e9mentaires dans le cadre d’un entretien semi-structur\u00e9 pourraient permettre d’obtenir des informations suppl\u00e9mentaires sur les aspects de la formation qui ont \u00e9t\u00e9 jug\u00e9s inad\u00e9quats, de sorte que le format de l’entretien semi-structur\u00e9 offre le meilleur des deux mondes pour un investissement modeste dans la phase de d\u00e9veloppement qui pr\u00e9c\u00e8de les entretiens. <\/p>\n\n\n\n

Instruments de collecte de donn\u00e9es (\u00e9galement connus sous le nom de formulaires de saisie des donn\u00e9es des analystes)<\/strong><\/strong><\/h2>\n\n\n\n

L’utilisation d’un ICD est la deuxi\u00e8me technique qui permet d’obtenir des r\u00e9sultats plus probants.  Il s’agit de formulaires structur\u00e9s de saisie de donn\u00e9es que les analystes administrent en suivant des proc\u00e9dures et des processus \u00e9labor\u00e9s pour l’audit.  De nombreuses organisations d’audit utilisent probablement ces outils d’une mani\u00e8re ou d’une autre, mais la possibilit\u00e9 d’ajouter de la rigueur aux audits gr\u00e2ce \u00e0 ces outils semble presque illimit\u00e9e. L’une des images les plus courantes d’un instrument de collecte de donn\u00e9es est celle d’un inspecteur en b\u00e2timent muni d’un presse-papiers et cochant chacun des \u00e9l\u00e9ments requis, bien qu’il soit plus courant aujourd’hui que le presse-papiers soit remplac\u00e9 par une sorte de tablette \u00e9lectronique. <\/p>\n\n\n\n

Cette forme d’instrument de collecte de donn\u00e9es peut \u00eatre utile aux auditeurs lorsqu’ils effectuent des inspections de b\u00e2timents, d’inventaires ou d’autres actifs physiques, et permet de s’assurer qu’un examen coh\u00e9rent est appliqu\u00e9 \u00e0 tous les cas s\u00e9lectionn\u00e9s en vue de l’examen. Toutefois, les instruments de collecte de donn\u00e9es peuvent \u00e9galement \u00eatre utilis\u00e9s pour renforcer la rigueur de l’examen des documents fournis par un minist\u00e8re ou un service. Par exemple, les auditeurs examinent fr\u00e9quemment des rapports d’avancement ou des contrats pour s’assurer que des exigences l\u00e9gales sp\u00e9cifiques sont respect\u00e9es, et il est souvent possible de cr\u00e9er un outil de collecte de donn\u00e9es qui permette aux auditeurs d’effectuer un examen plus coh\u00e9rent des documents. Comme dans le cas des entretiens semi-structur\u00e9s, il faut trouver un compromis entre le temps suppl\u00e9mentaire consacr\u00e9 \u00e0 la phase de d\u00e9veloppement et la facilit\u00e9 d’analyse et l’obtention de r\u00e9sultats plus probants. <\/p>\n\n\n\n

\u00c0 titre d’exemple, le texte de gauche est typique des constatations effectu\u00e9es si l’examen n’est pas men\u00e9 de mani\u00e8re structur\u00e9e. En revanche, si un instrument de collecte de donn\u00e9es est utilis\u00e9 et que les auditeurs peuvent classer la qualit\u00e9 de la documentation dans les trois cat\u00e9gories, les constatations peuvent \u00eatre r\u00e9sum\u00e9es dans le graphique de droite avec un impact nettement plus important. <\/p>\n\n\n\n

Figure 5 : R\u00e9sultats typiques des examens non structur\u00e9s par rapport \u00e0 l’utilisation d’un instrument de collecte de donn\u00e9es (ICD)<\/strong><\/p>\n\n\n\n

\"\"<\/figure>\n\n\n\n

L’\u00e9laboration d’un instrument de collecte de donn\u00e9es par l’\u00e9quipe d’audit pr\u00e9sente un autre avantage : toute mesure prise pour accro\u00eetre la rigueur de l’\u00e9valuation est susceptible de porter ses fruits \u00e0 d’autres \u00e9gards. Par exemple, l’\u00e9quipe devrait clarifier exactement le langage requis en s’appuyant sur les crit\u00e8res, tels que les conditions sp\u00e9cifiques qui m\u00e9riteraient une d\u00e9signation de \u00ab documentation partielle \u00bb par rapport \u00e0 une \u00ab documentation compl\u00e8te \u00bb. Ces r\u00e8gles contribueraient \u00e0 garantir une application coh\u00e9rente des crit\u00e8res et faciliteraient l’examen interne avant la publication. Ce type de rigueur serait particuli\u00e8rement utile lorsque l’entit\u00e9 audit\u00e9e conteste les conclusions et demande \u00e0 voir la m\u00e9thodologie. En l’absence d’un ensemble rigoureux de r\u00e8gles de d\u00e9cision et d’un d\u00e9compte clair des r\u00e9sultats, l’entit\u00e9 audit\u00e9e pourrait demander des modifications des constatations, mais avec un instrument de collecte de donn\u00e9es et des r\u00e8gles de d\u00e9cision claires, l’\u00e9quipe d’audit pourrait m\u00eame accueillir favorablement une remise en question de la m\u00e9thodologie et des constatations. <\/p>\n\n\n\n

Conclusion<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

L’un des \u00e9l\u00e9ments cl\u00e9s de la d\u00e9finition de l’audit de performance donn\u00e9e par la norme ISSAI consiste \u00e0 \u00ab fournir une opinion ou une conclusion ind\u00e9pendante et faisant autorit\u00e9, qui s’appuie sur des \u00e9l\u00e9ments probants<\/em> \u00bb. Par cons\u00e9quent, toute mesure que les auditeurs des administrations publiques peuvent prendre et qui permet d’obtenir des \u00e9l\u00e9ments probants plus puissants devrait \u00eatre une priorit\u00e9 absolue des organisations d’audit. En s’appuyant sur notre exp\u00e9rience aupr\u00e8s d’organisations d’audit am\u00e9ricaines et internationales, il appara\u00eet qu’une utilisation plus cibl\u00e9e des enqu\u00eates et un recours plus fr\u00e9quent aux entretiens semi-structur\u00e9s et aux instruments de collecte de donn\u00e9es sont susceptibles de renforcer les \u00e9l\u00e9ments probants et de maximiser l’impact positif des organisations d’audit. <\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

L’une des caract\u00e9ristiques des organisations et des rapports d’audit est l’accent mis sur les \u00e9l\u00e9ments probants pour \u00e9tayer les constatations et les recommandations ; il convient donc d’accorder une grande priorit\u00e9 \u00e0 toute technique susceptible de rendre ces \u00e9l\u00e9ments probants plus puissants. 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