Produire des rapports d’audit pour une communication publique efficace

par Aamir Fayyaz, directeur de l’audit, Bureau du vérificateur général du Pakistan

Les rapports d’audit (financier, de conformité et de performance) sont les principaux produits des institutions supérieures de contrôle (ISC), chaque type ayant un public primaire différent : les comptables, les législateurs et les régulateurs, et le public, respectivement.

Les audits de performance sont souvent longs et complexes, et le public est un public varié qui veut savoir si les administrateurs font un bon usage des ressources publiques dans un large éventail de domaines critiques, y compris les objectifs de développement durable (ODD), les services pour les populations marginalisées, les initiatives de réduction de la pauvreté, les programmes de santé et les marchés publics (par exemple, à la suite de la crise COVID-19). Ces facteurs font de la production de rapports lisibles un véritable défi.

Cependant, en gardant à l’esprit le produit final (même au cours des phases initiales de contrôle) et en suivant des lignes directrices, telles que celles détaillées dans cet article, les ISC peuvent produire des rapports lisibles, permettant une communication efficace avec les citoyens et contribuant à des discussions sur des questions essentielles.

Format standard
L’utilisation d’un format standard pour les rapports d’audit de performance, plutôt que de laisser la structure à la discrétion de chaque auditeur, rend la rédaction et la lecture du rapport plus faciles et plus prévisibles.

L’ISC Pakistan utilise un modèle dont les rubriques comprennent la gestion organisationnelle, la passation des marchés, la gestion des actifs, la gestion financière, la construction et les travaux, le suivi et l’évaluation, etc. Sous ces rubriques, des sous-sections traitent des questions d’efficience, d’économie, d’efficacité, d’éthique, d’environnement, de transparence et de durabilité. Dans chaque sous-section, un critère concis conduit le lecteur à des conclusions fondées sur des preuves solides.

Sujets pertinents
Le public sera plus nombreux à vouloir lire les rapports de contrôle de performance si l’ISC sélectionne des sujets pertinents, à fort impact et susceptibles d’intéresser le plus grand nombre de lecteurs. Pour ce faire, les ISC peuvent procéder à une évaluation formelle des risques dans le cadre de leur planification stratégique – conformément aux normes internationales des institutions supérieures de contrôle des finances publiques (ISSAI) 3000/89 – avec des indicateurs de risque prédéfinis tels que la “matérialité” et la “pertinence des sujets par rapport aux ODD”.

En 2020, par exemple, les sujets traitant de la mobilisation des ressources et des dépenses publiques à la suite de la pandémie de COVID-19 pourraient stimuler l’intérêt du public pour les rapports d’audit et motiver l’ISC à répondre aux attentes. Le choix de sujets insignifiants ou dépassés pourrait amener les lecteurs à se désintéresser du rapport ou à le rejeter parce qu’il n’est pas en rapport avec leurs préoccupations.

Guide pour le lecteur
Si le choix de sujets pertinents peut inciter les lecteurs à ouvrir un rapport d’audit de performance, il est important, pour s’assurer que les lecteurs examinent et assimilent le contenu en profondeur, de fournir des points de repère dans le texte, en particulier pour la navigation dans une version papier du rapport.

Pour faciliter la lecture, SAI Pakistan expérimente actuellement l’utilisation de phrases thématiques axées sur le message au début des sections. Rappelant les titres de la presse écrite et électronique, ils constituent le résumé d’une section, ce qui est utile pour les lecteurs pressés. Condenser le message principal d’une section pour développer une phrase thème demande une réflexion approfondie. Exemple de comparaison entre un titre traditionnel et une phrase thème :

• Rubrique traditionnelle: Perte due à des achats excédentaires s’élevant à 5 millions de roupies.
• Phrase thème: L’Agence a dépensé 5 millions de roupies pour l’achat de meubles inutiles, qui restent stockés même après l’ouverture de ses installations.

Langage clair
Combien de fois avez-vous dû consulter un dictionnaire en lisant un rapport d’audit ? L’utilisation d’un langage clair et simple est une compétence importante pour les auditeurs, qui s’acquiert par la formation et la pratique et qu’il est préférable d’exercer en toute confiance. Il n’y a pas de fierté à utiliser un mot difficile quand un mot simple suffit. Parmi les autres éléments clés du langage clair, citons les phrases courtes et simples, les verbes d’action, la voix active et le fait d’éviter les phrases lourdes. Par exemple :

• Phrase complexe: Il a été constaté que le projet a été achevé avec un retard de deux ans, entraînant un surcoût de 50 millions de roupies pour le trésor public et un gaspillage de stocks inutilisés de 20 millions de roupies.
• Phrases simples: Nous avons constaté que l’agence avait achevé le projet avec deux ans de retard. Ce retard a entraîné un surcoût de 50 millions de roupies et un stock inutilisé de 20 millions de roupies.

Arguments équilibrés
Les parties prenantes attendent des rapports d’audit de performance qu’ils donnent une vision impartiale et équilibrée. Cela signifie que, si les rapports doivent identifier les déficiences, ils doivent également mentionner les améliorations.
Par exemple, si les auditeurs qui effectuent une analyse de l’optimisation des ressources constatent que 20 % des marchés sélectionnés présentent des lacunes au regard des critères d’économie et d’efficience, le fait d’indiquer que 80 % des marchés sélectionnés satisfont aux critères permet d’éviter de donner une image trop négative de la situation. De même, les rapports peuvent faire état d’un processus de passation de marchés inefficace tout en reconnaissant que le processus est conforme aux lois et réglementations en vigueur.

Le fait d’éviter les déclarations subjectives, telles que “il semble”, “il paraît” et “équivaut à”, ainsi que les termes péjoratifs tels que “fraude”, “détournement de fonds”, “appropriation illicite” et “abus” (à moins qu’il n’existe des preuves irréfutables à cet effet), contribue à l’équilibre de la situation.

Les ISC peuvent également disposer d’un vocabulaire particulier développé au fil du temps, et la rédaction de rapports clairs et équilibrés peut exiger des auditeurs qu’ils révisent le dictionnaire d’audit de l’ISC.

Contrôle final de lisibilité
Avant de publier un rapport, les auditeurs peuvent en vérifier la “réalité” grâce aux statistiques de lisibilité de Microsoft Word, un outil utile qui analyse les documents en fonction de dix caractéristiques, dont deux tests spéciaux :

• La facilité de lecture de Flesch évalue les textes sur une échelle de 100 points ; plus le score est élevé, plus la facilité de lecture est grande. Une note comprise entre 60 et 70 est généralement souhaitable ; toutefois, comme les rapports d’audit traitent souvent de thèmes complexes, la direction générale peut déterminer les notes appropriées pour des produits d’audit spécifiques. Les ISC peuvent également souhaiter fixer des scores minimums acceptables en fonction de variables telles que le niveau d’éducation générale du public et sa familiarité avec les produits de contrôle.
• Le niveau scolaire Flesch-Kincaid évalue les textes en fonction du niveau scolaire des écoles américaines. Par exemple, un score de 7 signifie qu’un élève de 7e année peut comprendre le document. Les ISC devront peut-être d’abord déterminer l’équivalence entre le système éducatif de leur pays et les niveaux scolaires américains pour pouvoir utiliser ce test. Néanmoins, le score donne une idée des niveaux de compréhension des lecteurs. La plupart des documents devraient viser un score de 7 à 8, mais compte tenu de la complexité des sujets d’audit, des scores plus élevés peuvent être acceptables.

Les auditeurs sont confrontés à des défis considérables, non seulement pour évaluer la performance des entités publiques, mais aussi pour communiquer de manière claire et simple sur des sujets complexes. Les efforts déployés pour produire des rapports lisibles en valent la peine, et l’utilisation des lignes directrices décrites ci-dessus, associée à un jugement professionnel, contribuera à garantir que les efforts d’audit atteignent le public avec un maximum d’impact. Pour plus d’informations, contactez l’auteur à l’adresse aamir.paas@gmail.com.