Mise en œuvre des recommandations et suivi de l’audit : Modernisation des entrepôts publics dans le Royaume d’Arabie Saoudite

Co-rédigé par Abdulaziz S. Alarifi et Meshari A. Almunyif, Cour générale des comptes, ISC du Royaume d’Arabie saoudite

Contexte :

À une époque où l’on assiste à des développements rapides dans les domaines technologiques et à des défis administratifs croissants, il est de plus en plus nécessaire de moderniser les systèmes d’audit afin d’améliorer la transparence et l’efficacité de la gestion des ressources publiques. Pendant des décennies, le Royaume d’Arabie Saoudite s’est appuyé sur une réglementation des entrepôts gouvernementaux adoptée en 1983, qui était, à l’époque, appropriée et efficace au regard des normes et des exigences. Cette réglementation, qui a été mise en œuvre sous la supervision du Ministère des finances (MOF), a constitué une base solide pour une gestion efficace et efficiente des ressources. Dans ce contexte, l’Institution supérieure de contrôle du Royaume (la Cour générale d’audit, GCA) a joué un rôle central dans la transformation numérique et la modernisation des systèmes en participant activement à la restructuration et à l’élaboration des réglementations relatives aux entrepôts gouvernementaux. La dernière de ces réglementations a été publiée en 2020 et est entrée en vigueur après sa communication avec les autorités gouvernementales, plus particulièrement le MOF d’une part, et les autorités supérieures d’autre part. Ce processus comprenait l’introduction de systèmes automatisés avancés, l’amélioration des procédures gouvernementales et l’activation de la gouvernance administrative conformément aux meilleures pratiques, ce qui a contribué à améliorer de manière significative les opérations et les services gouvernementaux.

Cet article vise à démontrer comment soutenir efficacement la mise en œuvre des recommandations d’audit et en assurer le suivi. Cette approche illustre parfaitement l’importance de l’innovation, de la gouvernance et de l’adoption des meilleures pratiques dans la modernisation des systèmes d’audit nationaux. Dans le passé, la gestion des entrepôts était confrontée à des défis majeurs résultant d’un manque de réglementations et de procédures efficaces, ce qui affectait négativement l’efficience et l’efficacité des opérations d’entreposage, les principaux défis étant représentés par deux aspects fondamentaux :

1. Aspect réglementaire : Les règlements appliqués depuis les années 1980 étaient considérés comme étant dépassés et ne correspondaient pas aux développements administratifs et financiers modernes. 
2. Aspect du travail : Les anciennes méthodes de gestion des entrepôts ne comportaient pas de procédures pratiques claires et organisées et les contrôles n’étaient pas correctement activés, ce qui entraînait une mauvaise utilisation des ressources.

Recommandations adoptées :

À partir de ces défis, la GCA a identifié plusieurs recommandations, qui ont été mises en œuvre, afin d’améliorer la gestion des entrepôts du gouvernement du Royaume d’Arabie Saoudite. 

Systèmes automatisés pour la gestion des entrepôts : Auparavant, la gestion des entrepôts reposait sur des procédures papier qui répondaient aux besoins de base en matière de stockage et de suivi. Cependant, ces procédures, malgré leur efficacité à l’époque, ont commencé à présenter des lacunes avec les progrès technologiques et l’augmentation des exigences en matière de contrôle et de suivi, ce qui a entraîné des complications dues au fait que les systèmes sur papier n’étaient plus efficaces. 

Un nouveau système automatisé de gestion des entrepôts a été nécessaire pour répondre aux procédures modernes de gestion des entrepôts. Cette mise à jour s’est également accompagnée de l’ajout d’exigences relatives à la codification des articles d’entrepôt par code QR, car il s’agit de l’un des moyens les plus importants pour améliorer la surveillance et le contrôle des mouvements d’articles et faciliter les procédures. La GCA recommande également aux entrepôts gouvernementaux d’adopter la méthode « premier entré, premier sorti » dans les procédures de gestion des entrepôts.

Portail des transferts : une nouvelle page créée sur le portail en ligne de l’entité gouvernementale, où les articles à faible rotation et les articles retournés des entrepôts de l’entité sont affichés pour permettre à d’autres entités gouvernementales d’en bénéficier ou de les vendre. 

Formulaires d’entrepôt : les formulaires de gestion d’entrepôt sont développés et entièrement automatisés de manière à ce que les articles d’entrepôt soient enregistrés et suivis afin d’accroître la capacité à les superviser et de réduire le gaspillage financier.

Automatisation des formulaires et procédures d’inventaire : l’automatisation des procédures d’inventaire sous toutes ses formes, qu’elles soient complètes ou partielles, périodiques ou continues, est à la fois rentable et efficace. Les procédures de gouvernance sont activées dans les processus d’inventaire et reliées aux systèmes automatisés. 

Cette automatisation a contribué à accélérer les inventaires et a facilité les calculs par codes QR, d’autant plus que les formulaires d’inventaire sont également automatisés. L’authentification électronique des formulaires facilite le partage des copies des formulaires d’inventaire, des procès-verbaux des comités d’inventaire et l’envoi automatique des rapports finaux à la GCA.

Le développement et l’automatisation des entrepôts gouvernementaux mentionnés ci-dessus se sont accompagnés d’un investissement de la GCA dans le développement d’un système d’audit intégré qui permet de tirer le meilleur parti de ses big-data. Ce système est intégré aux systèmes d’entrepôt des entités gouvernementales et est capable d’interpréter tous les formulaires d’entrepôt, de les analyser et d’émettre des rapports détaillés qui aident à la réalisation des audits et à l’élaboration des recommandations les plus appropriées aux entités gouvernementales concernant les entrepôts gouvernementaux.

Modernisation de la structure organisationnelle des unités d’entreposage : l’évolution des exigences administratives et technologiques a fait naître le besoin d’une structure organisationnelle plus souple et plus efficace. Les unités d’entreposage ont été restructurées pour être reliées à leurs administrations, divisions et/ou départements respectifs et sont désormais organisées en fonction de la charge de travail et des besoins de chaque entité gouvernementale. Cette transformation structurelle vise à suivre les évolutions rapides et à améliorer l’efficacité administrative, puisque la dépendance administrative de l’unité d’entreposage est déterminée en fonction de la nature des tâches, de la spécialisation et de la formation administrative de chaque entité. Ce changement permet de répartir les tâches plus efficacement, d’améliorer la rapidité de réponse aux exigences opérationnelles et de réduire la bureaucratie. Le lien fonctionnel entre les entrepôts et d’autres départements, tels que les achats et les finances, renforce l’intégration et la coordination entre les différentes activités, ce qui facilite l’échange d’informations et améliore la gestion des ressources. 

Mise à jour des responsabilités des magasiniers : les responsabilités des magasiniers du gouvernement et certains titres ont été révisés. Par exemple, le poste de « commis aux cartes d’articles » n’avait plus lieu d’être. Pour répondre aux besoins des changements technologiques, ces emplois ou rôles ont été automatisés, et les efforts et l’attention ont été réorientés vers d’autres domaines de la gestion des entrepôts gouvernementaux et de la supervision des opérations, contribuant ainsi au développement des employés, en termes de rapidité et de précision du travail. 

Dispositions générales : en raison de l’expérience accumulée par la GCA dans l’application des meilleures pratiques en matière de contrôle, certaines dispositions générales et importantes ont été ajoutées :

• Établir des exigences pour les systèmes automatisés des entrepôts gouvernementaux afin d’accueillir et de gérer tous les types d’entrepôts, et les classer en fonction du type et de l’emplacement, de la gouvernance et de la répartition des pouvoirs dans les systèmes automatisés (tels que : contrôle « Maker » et « Checker ») ; ne pas accepter d’amendements aux mémorandums et aux procès-verbaux après leur approbation ; enregistrement et rapprochement immédiats des opérations de réception et de décaissement ; capacité d’extraire tous les types de rapports, et d’autres exigences qui garantissent des avantages maximaux des systèmes d’entrepôts automatisés.
• Ajouter des exigences en matière d’espace et de sécurité aux unités d’entreposage, telles que l’utilisation optimale des sols et des espaces, la disponibilité d’équipements de manutention et la facilité de mouvement, l’équipement des entrepôts avec des systèmes d’incendie, de sécurité et de sûreté, ainsi que d’autres exigences importantes.
• Séparer les bureaux du personnel administratif et d’approvisionnement des entrepôts, à l’exception du bureau du magasinier ou de l’officier de garde, qui serait situé à côté des zones de réception et de décaissement. Ces dispositions générales permettent de tirer le meilleur parti des entrepôts et d’optimiser l’investissement des fonds et des efforts publics.

Le rôle de la GCA va au-delà des aspects financiers et comprend également la vérification de plusieurs aspects non financiers essentiels qui affectent les performances globales des entrepôts :

• Localisation des entrepôts : analyser si les emplacements sont adaptés aux fonctions prévues, ce qui contribue à améliorer l’efficacité de la logistique.
• S’engager à appliquer toutes les exigences : veiller à ce que toutes les entités respectent les normes établies et les systèmes d’automatisation approuvés, afin de garantir l’efficacité et le développement continu.
• Adéquation des entrepôts : évaluer l’adéquation des entrepôts aux besoins de stockage et aux besoins opérationnels, afin de garantir une efficacité maximale.
• Compétence de l’élément humain responsable : vérification du niveau de performance des employés chargés de la gestion de l’entrepôt et évaluation de leur efficacité et de leur qualification pour mener à bien leurs tâches.

Grâce à ces efforts, la GCA s’efforce de renforcer le contrôle et la transparence, et d’améliorer la performance globale des unités d’entreposage. Ce rôle global souligne l’importance de l’ISC, non seulement en tant qu’organe de contrôle, mais aussi en tant que pilier fondamental du soutien et de l’amélioration des opérations gouvernementales.

Le succès des recommandations proposées passe par un suivi attentif afin de garantir leur mise en œuvre effective. Dans ce contexte, la GCA joue un rôle actif dans l’examen de la mise en œuvre des recommandations par le biais d’une coopération directe avec les entités gouvernementales concernées. Le suivi comprend des visites effectuées par des professionnels de la GCA sur le terrain pour vérifier la mise en œuvre des règlements et des procédures sur le terrain. En outre, les documents et les preuves nécessaires sont collectés pour évaluer l’étendue des progrès réalisés.  Des rapports périodiques sont soumis aux autorités supérieures afin de s’assurer que les résultats attendus atteignent les objectifs souhaités et d’identifier tout obstacle susceptible d’affecter l’efficacité requise. 

Conclusion:

Les entrepôts gouvernementaux du Royaume d’Arabie saoudite ont connu des transformations fondamentales grâce à des réglementations modernes et à l’introduction de rôles d’audit et de gouvernance. Les entités gouvernementales ont pu améliorer l’efficacité de leurs opérations et atteindre des niveaux élevés de transparence et d’efficacité. Le contrôle continu et les évaluations approfondies ont contribué de manière significative à l’amélioration des performances globales des entrepôts. Cette transformation a non seulement amélioré l’efficacité opérationnelle, mais aussi le niveau d’utilisation des ressources, ce qui démontre l’importance du rôle joué par les ISC dans la formulation de recommandations qui apportent une valeur ajoutée aux entités gouvernementales.