Analyse de l’élaboration, du suivi et de l’impact des recommandations en matière de contrôle des finances publiques au Pérou

Auteur: Arturo Alejandro ZEA MANRIQUE, Chef de l’organe de contrôle institutionnel du gouvernement régional d’Arequipa, Contraloría General de la República del Perú (SAI PERU)

Introduction

Au Pérou, il existe trois principaux types de services de contrôle dans la sphère gouvernementale : ex ante, simultané et ex post.

Le contrôle ex ante est mis en œuvre avant tout décaissement financier. L’autorisation ex ante demandée au Bureau du Contrôleur pour le paiement de services supplémentaires dans le cadre de projets d’investissement ou de construction en est un bon exemple. 

Le contrôle simultané, quant à lui, est appliqué pendant l’exécution des dépenses. Ce processus se déroule à tous les stades d’un projet d’investissement, depuis la planification et la conception initiales, en passant par la préparation du dossier technique, jusqu’à l’exécution et la clôture finale du projet. 

Enfin, le contrôle ex post est effectué une fois que les dépenses ont été exécutées. Cette étape comprend trois services clés : les audits, les services de contrôle spécifiques et les actions ex post d’office. Les audits, en particulier, sont classés en trois catégories : les audits financiers, les audits de conformité et les audits de performance. 

Ces audits jouent un rôle crucial dans la vérification du respect du cadre réglementaire applicable en vertu du principe de légalité. En outre, ils sont essentiels pour formuler des recommandations en vue d’engager des poursuites civiles, pénales et/ou administratives à l’encontre des agents publics responsables. Tout aussi importante est leur capacité à émettre des recommandations visant à améliorer la gestion publique, ce qui facilite le développement de stratégies efficaces pour optimiser les ressources publiques.

Processus d’élaboration des recommandations

Dans le cadre du processus d’audit, les recommandations sont élaborées au cours des étapes suivantes : 

• Planification de l’audit de conformité : Dès le stade de la planification, l’équipe d’audit utilise des techniques telles que les enquêtes et les tests de contrôle pour acquérir une connaissance approfondie de l’entité auditée, notamment de son cadre juridique, de son organisation, de sa gouvernance, de ses processus d’entreprise, de ses risques opérationnels et de ses indicateurs de performance. Au cours de cette phase, l’efficacité des contrôles internes est également évaluée afin de définir les procédures d’audit ultérieures. Il s’agit d’une étape cruciale car elle établit la base sur laquelle les recommandations finales seront élaborées.

• Exécution de l’audit : Au cours de la phase d’exécution, les auditeurs recueillent des preuves et des documents pertinents leur permettant d’évaluer si l’entité respecte les lois, les règlements et les politiques applicables. C’est à ce stade que les constatations sont identifiées et que les risques et les contrôles internes sont évalués. Chaque constatation est soigneusement documentée et accompagnée d’éléments probants qui étayent la conclusion de l’auditeur.

• Préparation du rapport d’audit : Une fois la collecte des preuves et l’analyse terminées, le rapport d’audit est préparé. Ce rapport comprendra non seulement les constatations et les éléments probants, mais aussi des recommandations visant à corriger les déficiences identifiées, à améliorer les processus et à renforcer les contrôles internes. Ces recommandations doivent être claires, réalisables et indiquer clairement la voie à suivre pour améliorer la gestion de l’entité auditée et, le cas échéant, inciter à engager des actions judiciaires ou administratives à l’encontre des fonctionnaires et agents soupçonnés d’avoir une responsabilité civile, pénale ou administrative.

Recommandation Procédures de suivi

Le suivi de ces recommandations est essentiel pour s’assurer qu’elles ont été effectivement mises en œuvre et qu’elles fonctionnent comme prévu. Le suivi de la mise en œuvre des recommandations est structuré en plusieurs étapes clés, conçues pour garantir une mise en œuvre efficace et systématique :

• Enregistrement et classification des recommandations : toutes les recommandations doivent être enregistrées dans une application informatique du Bureau du Contrôleur général. Les recommandations sont classées en fonction de leur nature, selon qu’elles visent à améliorer la gestion, à engager des actions administratives ou juridiques ou à remédier à des situations identifiées par des actions ex officio ex post.

• Plan d’action : les entités doivent élaborer un Plan d’action détaillant la manière dont elles mettront en œuvre les recommandations, en précisant les actions, les parties responsables, les délais et les ressources nécessaires. Ce plan d’action doit être examiné et approuvé par l’Organe de contrôle institutionnel (OCI) correspondant.

• Mise en œuvre et suivi : la mise en œuvre des recommandations relève de la responsabilité de l’entité auditée, tandis que l’OCI suit activement les progrès accomplis. Un registre actualisé de l’état d’avancement de la mise en œuvre de chaque recommandation doit être conservé dans l’application informatique.

• Évaluation et rapports : l’OCI devrait évaluer périodiquement l’état d’avancement de la mise en œuvre et préparer des rapports semestriels résumant les progrès accomplis, les difficultés rencontrées et les résultats obtenus. Ces rapports sont essentiels pour le contrôle permanent exercé par le Bureau du Contrôleur général.

• Publication et transparence : l’état de la mise en œuvre des recommandations et les rapports de suivi devraient être publiés sur le portail électronique de transparence de l’entité publique, garantissant ainsi la visibilité et la responsabilité vis-à-vis du public.

Ce processus vise non seulement à corriger les déficiences identifiées, mais aussi à renforcer les capacités administratives et opérationnelles des entités publiques, en garantissant la transparence et l’efficacité de la gestion des ressources de l’État.

Mise en œuvre des recommandations : Évaluation et gestion de l’impact

Pour évaluer l’impact de la mise en œuvre des recommandations, le processus commence par les rapports générés par les organes de contrôle institutionnels (OCI). Ces rapports détaillent le suivi de la mise en œuvre des recommandations dans les différentes entités publiques. Ces informations sont compilées dans les systèmes du Bureau du Contrôleur général, puis le processus de mise en œuvre et de suivi est consolidé et analysé. Par la suite, toutes ces données sont envoyées au Directeur adjoint du suivi et de l’évaluation afin de concevoir des stratégies visant à renforcer et à améliorer ce processus.

Le Directeur adjoint chargé du suivi et de l’évaluation est le service responsable de la supervision de la mise en œuvre et du suivi des recommandations à grande échelle. Ce Bureau contrôle et fournit des données de gestion consolidées reflétant l’état d’avancement du processus. En outre, il évalue les progrès réalisés dans la mise en œuvre des recommandations et les problèmes rencontrés. Sur la base de ces informations, il élabore des stratégies et des actions visant à accroître l’efficacité des recommandations et fournit des informations qui serviront de points d’attention pour les audits futurs. 

La pertinence des recommandations réside dans le fait qu’elles représentent le résultat d’un processus d’audit méticuleux. Elles découlent directement des constatations détectées, qui comprennent l’identification des responsabilités possibles et des points critiques de la gestion susceptibles de générer des irrégularités ou des découvertes supplémentaires. En outre, elles offrent à l’entité auditée la possibilité de mettre en œuvre des changements et d’appliquer les améliorations ou corrections suggérées, favorisant ainsi une gestion plus efficace et conforme à la réglementation.

Résultats de la mise en œuvre des recommandations et perspectives d’avenir

Malgré l’importance du contenu et de l’essence de ces recommandations, le taux de mise en œuvre n’a pas été optimal, principalement en raison du manque d’action des fonctionnaires responsables. 

Enfin, il est essentiel de souligner que l’affectation de personnel exclusivement chargé de l’enregistrement, du suivi, de l’évaluation et de la coordination avec l’entité auditée au sein des Organes de contrôle a eu un impact positif et direct sur la mise en œuvre des recommandations. Depuis 2021, une tendance à la hausse du pourcentage de recommandations mises en œuvre a été observée, en particulier après une année où le nombre de recommandations non mises en œuvre était plus élevé. Cette évolution souligne l’efficacité de la priorité accordée à un suivi structuré et systématique dans les objectifs institutionnels des institutions supérieures de contrôle des finances publiques.