Pensez grand ! – Tester une nouvelle approche pour les recommandations

Auteurs : Office national d’audit de la République de Lettonie; Agnese Jaunzeme, cheffe du secteur de l’audit; Silvija Nora Kalniņš, chef de la division de la stratégie et des relations internationales

La loi sur l’Office national d’audit stipule que l’Office national d’audit de Lettonie (ISC de Lettonie) a le droit de formuler des recommandations pour remédier aux déficiences constatées au cours de l’audit, ainsi que de fixer un délai dans lequel l’entité auditée doit notifier, par écrit, que les déficiences ont été résolues. En 2023, l’ISC de Lettonie a célébré son centenaire et, au fil du temps, l’Office national d’audit a affiné son approche en matière de formulation de recommandations et de facilitation de leur mise en œuvre par les entités auditées.

Le processus d’élaboration et de suivi de la mise en œuvre des recommandations de l’ISC de Lettonie peut être brièvement caractérisé par les étapes décrites dans la figure 1. Au stade le plus élémentaire, chaque conclusion définissait une recommandation et le délai dans lequel la notification de l’état d’avancement de la mise en œuvre de la recommandation devait être effectuée. Par la suite, cette approche a été développée en ajoutant une motivation à la recommandation et au délai. Cette approche a encore été développée avec l’élaboration et l’introduction d’une méthode de calcul de l’impact quantifiable des recommandations d’un audit (dans son intégralité).   

Les statistiques de l’ISC de Lettonie pour la période stratégique précédente, de 2018 à 2021, indiquent des résultats louables dans le domaine de la gestion des recommandations. Plus précisément, 94 % des recommandations en moyenne ont été mises en œuvre chaque année, avec seulement 2 % du temps de travail du département d’audit consacré à la gestion des recommandations.

Par ailleurs, l’ISC de Lettonie a adopté la pratique consistant à évaluer l’impact résultant de la mise en œuvre des recommandations. L’impact a été quantifié selon trois types – (1) réduction des dépenses, (2) augmentation des recettes budgétaires et (3) avantages pour les consommateurs. Le rendement financier calculé (pour chaque euro investi dans l’ISC de Lettonie) a été rendu public dans le cadre des résultats d’audit du rapport annuel de l’ISC de Lettonie. Le tableau 1 fournit des données sur le rendement financier au cours de la période écoulée depuis le lancement de cette approche. Il est important de noter l’aspect communication de cet objectif de rendement financier. Bien que le calcul de cette valeur soit complexe, la présentation du rendement financier réel peut être clairement communiquée et comprise par le public et les principales parties prenantes. Cela permet aux parties intéressées d’avoir une vue d’ensemble de la valeur apportée au budget national par le travail de l’ISC. 

Mais l’objectif ne peut être atteint sans le soutien et la coopération des entités auditées. Ce n’est qu’en travaillant ensemble – auditeurs et entités auditées – qu’il est possible d’obtenir un impact maximal.

Tableau 1. Valeurs des indicateurs d’impact quantifiables pour la période de 2018 à 2023.

L’ISC de Lettonie est restée vigilante malgré la performance notable du taux de mise en œuvre des recommandations par les entités auditées. En allant plus loin, grâce à des recherches sur la théorie du changement, les indicateurs de performance et l’examen de la réussite des méthodes d’autres ISC, notamment l’ISC de Lituanie, l’ISC de Lettonie s’est efforcée d’améliorer son approche de la formulation de recommandations conformément aux meilleures pratiques. Sur les quatre objectifs stratégiques définis dans la stratégie de l’ISC de Lettonie pour la période de 2022 à 2025, deux sont alignés sur les recommandations d’audit et leur impact :

• Le premier objectif stratégique est axé sur la promotion de dépenses publiques saines afin de maximiser les avantages pour le public ; et,
• Le deuxième objectif stratégique vise à accroître l’impact des travaux de l’Office national d’audit dans l’intérêt du public.

Ainsi, dans le cadre de la stratégie pour la période de 2022 à 2025, l’ISC de Lettonie a élaboré une solution conceptuelle et la met à l’essai dans le cadre des audits de performance. Cette solution consiste à axer les travaux de l’Office national d’audit et de l’entité auditée sur des changements tangibles et mesurables, au lieu de processus, d’actions ou d’activités fragmentés. 

Grâce à cette approche, illustrée dans la figure 2, les changements positifs résultant de la mise en œuvre des recommandations seront clairs et facilement communiqués au public.

L’objectif de ce concept est d’introduire un nouveau principe dans le processus de gestion des recommandations : Une recommandation est considérée comme mise en œuvre lorsque la mise en œuvre des actions requises entraîne un changement positif et contribue à garantir autant que possible les avantages pour le public (tableau 2).

Tableau 2. Illustration du changement conceptuel.

Cette solution conceptuelle a déjà été testée dans le cadre de plusieurs audits de conformité et de performance. La figure 3 est une brève présentation de l’audit de performance intitulé « Forêts municipales – utilisation non efficiente des ressources publiques ». L’objectif de l’audit de performance était de déterminer si les actions des entités auditées concernant leurs ressources forestières étaient efficaces et efficientes. Au cours de la phase de planification de l’audit, les auditeurs ont défini des critères décrivant « comment cela devrait-il être ? » (l’entité auditée est informée des critères) et, après avoir obtenu des éléments probants, les auditeurs ont procédé à une évaluation comparant « la situation actuelle » à « comment cela devrait être ».

Dans le rapport d’audit, les auditeurs formulent des recommandations visant à faciliter la réalisation des critères reconnus comme partiellement ou non remplis. Le tableau 3 fournit des informations sur un exemple de critère jugé non respecté lors de l’audit.

Tableau 3. Exemple de recommandation et d’indicateurs à respecter.

En conséquence, ce formulaire contenant les recommandations, ainsi que le projet de rapport d’audit, est soumis à l’entité auditée pour examen et pour que l’entité spécifie les actions à entreprendre dans le cadre du processus de mise en œuvre des recommandations.

L’idée centrale du concept proposé est la suivante :

Au cours de la phase de planification de l’audit, l’auditeur établit des critères pour savoir « comment cela devrait être ». Après avoir recueilli des éléments probants, l’auditeur détermine que les processus au sein de l’entité auditée ne sont pas alignés sur la performance attendue. 

En conséquence, des recommandations sont formulées. Au cours de la période de mise en œuvre, l’entité auditée dispose d’un délai supplémentaire pour améliorer sa performance et ses indicateurs de performance en se concentrant sur la réalisation de la valeur cible du changement, plutôt que sur la mise en œuvre formelle de diverses actions l’une après l’autre.

Étant donné que le Parlement demande à l’ISC de Lettonie de rendre compte de l’état d’avancement de la mise en œuvre des recommandations d’audit, il est essentiel de souligner que, tout en conservant l’explication de la solution envisagée dans le concept, l’entité auditée rendra compte à l’Office national d’audit de l’état d’avancement de la mise en œuvre de toutes les recommandations formulées au cours de la prochaine période quinquennale (quel que soit le délai de mise en œuvre de la recommandation).  

À l’issue de ce délai, l’Office national d’audit évaluera les changements apportés et déterminera l’état de la mise en œuvre (mise en œuvre, non mise en œuvre, mise en œuvre partielle). Passé ce délai, l’Office national d’audit ne continuera plus à surveiller les actions de l’entité auditée liées à l’audit en question.

L’Office national d’audit, en évaluant les résultats potentiels de la mise en œuvre des recommandations et en tenant compte des suggestions du Parlement, peut décider de ne pas évaluer l’état d’avancement des activités de l’entité auditée. Il peut en revanche opter pour un audit de suivi afin d’évaluer les changements positifs réalisés.

Grâce à cette solution conceptuelle et à son application, ainsi qu’au calcul du rendement financier, l’ISC de Lettonie entend répondre à la nécessité de démontrer clairement les changements quantitatifs et qualitatifs résultant de chaque audit. Cette approche constituera une incitation supplémentaire pour les entités auditées à se concentrer davantage sur la réalisation de changements tangibles et mesurables, maximisant ainsi les avantages pour la société grâce à des efforts de collaboration.

Pour de plus amples informations, veuillez contacter l’ISC de Lettonie par courrier électronique : pasts@lrvk.gov.lv