{"id":29749,"date":"2024-10-13T22:53:23","date_gmt":"2024-10-14T02:53:23","guid":{"rendered":"https:\/\/intosaijournal.org\/?post_type=journal-entry&p=29749"},"modified":"2024-10-24T15:46:43","modified_gmt":"2024-10-24T19:46:43","slug":"implementacion-de-recomendaciones-y-seguimiento-de-auditorias-la-modernizacion-de-los-almacenes-gubernamentales-en-el-reino-de-arabia-saudita","status":"publish","type":"journal-entry","link":"https:\/\/intosaijournal.org\/es\/journal-entry\/implementacion-de-recomendaciones-y-seguimiento-de-auditorias-la-modernizacion-de-los-almacenes-gubernamentales-en-el-reino-de-arabia-saudita\/","title":{"rendered":"Implementaci\u00f3n de recomendaciones y seguimiento de auditor\u00edas: la modernizaci\u00f3n de los almacenes gubernamentales en el Reino de Arabia Saudita"},"content":{"rendered":"\n

Coescrito por Abdulaziz S. Alarifi<\/strong> y Meshari A. Almunyif<\/strong>, Tribunal General de Cuentas, EFS del Reino de Arabia Saudita<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Antecedentes:<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

Inmersos en una \u00e9poca de r\u00e1pidos avances tecnol\u00f3gicos y crecientes retos administrativos, la necesidad de modernizar los sistemas de auditor\u00eda para mejorar la transparencia y la eficacia en la gesti\u00f3n de los recursos p\u00fablicos es cada vez m\u00e1s acuciante. El Reino de Arabia Saudita se vali\u00f3 durante d\u00e9cadas de una regulaci\u00f3n de los almacenes gubernamentales adoptada en 1983 que, en su momento, fue la m\u00e1s adecuada y efectiva con arreglo a las normas y requisitos. Aquella regulaci\u00f3n fue implementada bajo la supervisi\u00f3n del Ministerio de Finanzas (MdF) y proporcion\u00f3 unos cimientos s\u00f3lidos para una gesti\u00f3n de recursos eficiente y eficaz. Siendo este el contexto, la Entidad Fiscalizadora Superior del Reino (el Tribunal General de Cuentas (TGC)) asumi\u00f3 un papel fundamental de pionera en la transformaci\u00f3n digital y modernizaci\u00f3n de los sistemas, participando activamente en la reestructuraci\u00f3n y el desarrollo de las regulaciones para los almacenes gubernamentales. La \u00faltima de estas regulaciones se emiti\u00f3 en 2020, entrando en vigor previa comunicaci\u00f3n con las autoridades del gobierno, en particular el Ministerio de Finanzas, por un lado, y las autoridades superiores, por otro. En el marco de este proceso se introdujeron avanzados sistemas automatizados, se mejoraron los procedimientos gubernamentales y se activ\u00f3 la gobernanza administrativa con arreglo a las mejores pr\u00e1cticas, lo que contribuy\u00f3 a una significativa mejora en las operaciones y los servicios p\u00fablicos.<\/p>\n\n\n\n

El presente art\u00edculo busca ilustrar c\u00f3mo apoyar eficazmente la implementaci\u00f3n de las recomendaciones de auditor\u00eda y hacer un seguimiento de su cumplimiento. El enfoque descrito es un ejemplo paradigm\u00e1tico de cu\u00e1n importantes son la innovaci\u00f3n, la gobernanza, as\u00ed como la adopci\u00f3n de las mejores pr\u00e1cticas a la hora de modernizar los sistemas de auditor\u00eda nacionales. En el pasado, la gesti\u00f3n de almacenes se enfrentaba a importantes desaf\u00edos derivados de la falta de regulaciones y procedimientos eficaces, lo que afectaba negativamente a la eficiencia y efectividad operativa de los almacenes y se materializaba en dos aspectos b\u00e1sicos:<\/p>\n\n\n\n

    \n
  1. Aspecto regulador<\/strong>: Las regulaciones aplicadas desde la d\u00e9cada de 1980 estaban desfasadas y no manten\u00edan el ritmo de la evoluci\u00f3n administrativa y financiera moderna. <\/li>\n\n\n\n
  2. Aspecto laboral:<\/strong> En los antiguos m\u00e9todos de gesti\u00f3n de almacenes no exist\u00edan procedimientos pr\u00e1cticos claramente organizados, a la vez que los controles no estaban activados como era debido, lo que provocaba la mala utilizaci\u00f3n de los recursos.<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n

    Recomendaciones adoptadas:<\/strong><\/strong><\/h2>\n\n\n\n

    A partir de estos retos, el TGC formul\u00f3 varias recomendaciones – que fueron implementadas – para mejorar la gesti\u00f3n de los almacenes gubernamentales en el Reino de Arabia Saudita.<\/p>\n\n\n\n

    Sistemas automatizados de gesti\u00f3n de almacenes:<\/em> Hasta entonces, la gesti\u00f3n de almacenes se basaba en procedimientos en papel que cubr\u00edan las necesidades b\u00e1sicas de almacenaje y seguimiento. Pero con el avance de la tecnolog\u00eda y el incremento de los requisitos de control y seguimiento, estos procedimientos, que en su momento fueron eficaces, empezaron a acusar deficiencias, dando lugar a complicaciones que hicieron inoperantes los sistemas en soporte papel.<\/p>\n\n\n\n

    Hac\u00eda falta un nuevo sistema automatizado de gesti\u00f3n de almacenes para ajustarse a los m\u00e9todos de gesti\u00f3n modernos. Esta actualizaci\u00f3n estuvo acompa\u00f1ada, adem\u00e1s, de la inclusi\u00f3n de los requisitos necesarios para codificar los art\u00edculos de almac\u00e9n mediante c\u00f3digos QR, puesto que este es uno de los instrumentos m\u00e1s importantes a efectos de mejorar la supervisi\u00f3n y el control de los movimientos de art\u00edculos y de facilitar los procedimientos. El TGC tambi\u00e9n recomend\u00f3 a los almacenes gubernamentales adoptar entre sus m\u00e9todos de gesti\u00f3n el sistema \u201cfirst in, first out<\/em>\u201d (\u201cprimero en entrar, primero en salir\u201d).<\/p>\n\n\n\n

    Portal de transferencias:<\/em> Una nueva p\u00e1gina creada en el portal en l\u00ednea de las entidades gubernamentales, en la que se muestran los art\u00edculos de baja rotaci\u00f3n y los devueltos a los almacenes de la entidad en cuesti\u00f3n, permite a otras entidades gubernamentales beneficiarse de estos o proceder a su venta. <\/p>\n\n\n\n

    Formularios de almac\u00e9n:<\/em> Los formularios de gesti\u00f3n de almacenes est\u00e1n dise\u00f1ados e informatizados a efectos de registrar y realizar el seguimiento de los art\u00edculos de almac\u00e9n y aumentar as\u00ed la capacidad de supervisarlos y reducir el despilfarro econ\u00f3mico.<\/p>\n\n\n\n

    Automatizaci\u00f3n de formas y procedimientos de recuento de inventario:<\/em> La automatizaci\u00f3n de los procedimientos de recuento de existencias en todas sus formas, ya sea de forma completa o parcial, peri\u00f3dica o continua, resulta a la vez rentable y eficiente. Los procedimientos de gobernanza se activan en los procesos de recuento de inventario y se vinculan a sistemas automatizados. <\/p>\n\n\n\n

    Esta automatizaci\u00f3n ha contribuido a acelerar los recuentos de inventario y a facilitar su c\u00e1lculo mediante c\u00f3digos QR, sobre todo desde que los formularios de recuento de inventario tambi\u00e9n est\u00e1n automatizados. Asimismo, permite la autenticaci\u00f3n electr\u00f3nica de formularios, lo que facilita el intercambio de copias de los formularios de recuento de inventario, las actas de los comit\u00e9s de recuento y el env\u00edo autom\u00e1tico de los informes finales al TGC.<\/p>\n\n\n\n

    Todo el desarrollo y la automatizaci\u00f3n de los almacenes gubernamentales descritos han ido acompa\u00f1ados de la inversi\u00f3n del TGC en la creaci\u00f3n de un sistema de auditor\u00eda integrado que garantiza el m\u00e1ximo aprovechamiento de sus macrodatos (big data). Este sistema est\u00e1 integrado con los sistemas de almacenes de las entidades gubernamentales y es capaz de interpretar todos los formularios de los almacenes, analizarlos y emitir informes detallados que ayudan en la realizaci\u00f3n de las auditor\u00edas y en la elaboraci\u00f3n de las recomendaciones m\u00e1s adecuadas para las entidades gubernamentales con respecto a sus almacenes.<\/p>\n\n\n\n

    Modernizaci\u00f3n de la estructura organizativa de las unidades de almac\u00e9n:<\/em> A medida que iban cambiando los requisitos administrativos y tecnol\u00f3gicos, surg\u00eda la necesidad de una estructura organizativa m\u00e1s flexible y eficiente. Las unidades de almac\u00e9n se reestructuraron org\u00e1nicamente para vincularlas a sus respectivas administraciones, divisiones y\/o departamentos gubernamentales, y ahora se organizan en funci\u00f3n de la carga de trabajo y de los requerimientos de cada entidad gubernamental. Esta transformaci\u00f3n estructural busca seguir el ritmo de los r\u00e1pidos avances y aumenta la eficacia administrativa, ya que la dependencia administrativa de la unidad de almac\u00e9n se determina en t\u00e9rminos de la naturaleza de las tareas, la especializaci\u00f3n y la estructura administrativa de cada entidad. Gracias a este cambio, las tareas se distribuyen con mayor eficacia, lo que favorece una respuesta r\u00e1pida a las necesidades operativas y reduce la burocracia. El v\u00ednculo funcional entre los almacenes y los dem\u00e1s departamentos, como los de compras y finanzas, potencia la integraci\u00f3n y coordinaci\u00f3n entre las diferentes actividades, facilitando con ello el intercambio de informaci\u00f3n y la mejora en la gesti\u00f3n de los recursos. <\/p>\n\n\n\n

    Actualizaci\u00f3n de las responsabilidades de los empleados de almac\u00e9n:<\/em> Se han revisado las responsabilidades de los empleados de almacenes gubernamentales y algunas de sus categor\u00edas. Por ejemplo, el puesto de \u2018responsable de fichas de art\u00edculos\u2019 ya no hace falta. En funci\u00f3n de las necesidades derivadas de los cambios tecnol\u00f3gicos, estos puestos o funciones se han automatizado, al tiempo que se han desviado las iniciativas y la atenci\u00f3n hacia otros \u00e1mbitos de gesti\u00f3n de los almacenes gubernamentales y la supervisi\u00f3n operativa, en beneficio de la capacitaci\u00f3n de los empleados en t\u00e9rminos de rapidez y precisi\u00f3n del trabajo. <\/p>\n\n\n\n

    Disposiciones generales:<\/em> Habida cuenta de la experiencia acumulada por el TGC en la aplicaci\u00f3n de las mejores pr\u00e1cticas en el \u00e1mbito de la supervisi\u00f3n, se han a\u00f1adido algunas disposiciones generales importantes que, entre otras, son:<\/p>\n\n\n\n

      \n
    • El establecimiento de requisitos para que los sistemas automatizados de los almacenes gubernamentales permitan integrar y gestionar todo tipo de almacenes, clasific\u00e1ndolos seg\u00fan su tipo y ubicaci\u00f3n, gobernanza y reparto de competencias en los sistemas automatizados (tales como: control \u2018Maker\u2019 – \u2018Checker\u2019); la no aceptaci\u00f3n de enmiendas a los memorandos y actas despu\u00e9s de su aprobaci\u00f3n; el registro y cotejo inmediatos de las operaciones de recepci\u00f3n y despacho; la posibilidad de extraer todo tipo de informes; y otros requisitos que garanticen el m\u00e1ximo beneficio de los sistemas de almac\u00e9n automatizados.<\/li>\n\n\n\n
    • La incorporaci\u00f3n de requisitos en materia de espacio y seguridad a las unidades de almac\u00e9n, tales como el aprovechamiento \u00f3ptimo de suelos y superficies, la disponibilidad de equipos de manipulaci\u00f3n y la facilidad de movimiento, el equipamiento de los almacenes con sistemas de protecci\u00f3n y seguridad contra incendios, y otras exigencias importantes.<\/li>\n\n\n\n
    • La separaci\u00f3n de las oficinas del personal de administraci\u00f3n y de suministro de los almacenes, a excepci\u00f3n de la oficina del encargado de almac\u00e9n u oficial con funciones de custodia, que se situar\u00eda junto a las zonas de recepci\u00f3n y despacho. Estas disposiciones generales velan por sacar el m\u00e1ximo provecho de los almacenes e invertir de forma \u00f3ptima el dinero y el esfuerzo p\u00fablicos.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n

      La labor del TGC no se limita a los aspectos puramente econ\u00f3micos, sino que tambi\u00e9n incluye la verificaci\u00f3n de varios aspectos cr\u00edticos no econ\u00f3micos que inciden en el rendimiento global de los almacenes, entre ellos:<\/p>\n\n\n\n

        \n
      • La ubicaci\u00f3n de los almacenes: se analiza si las ubicaciones son las apropiadas para las funciones previstas, lo que contribuye a mejorar la eficiencia log\u00edstica.<\/li>\n\n\n\n
      • El compromiso con la aplicaci\u00f3n de todos los requisitos: se vela por que todas las entidades se ci\u00f1an a las normas establecidas y a los sistemas de automatizaci\u00f3n aprobados, asegurando la eficacia y el desarrollo continuos.<\/li>\n\n\n\n
      • La adecuaci\u00f3n de los almacenes: se eval\u00faa la adecuaci\u00f3n de los almacenes a las necesidades de almacenaje y operatividad, para garantizar la m\u00e1xima efectividad.<\/li>\n\n\n\n
      • La capacidad del personal responsable: se verifica el nivel de rendimiento de los empleados responsables de la gesti\u00f3n de los almacenes y se eval\u00faa su efectividad y cualificaci\u00f3n para desempe\u00f1ar sus tareas.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n

        Merced a esta labor, el TGC trabaja para potenciar la supervisi\u00f3n y la transparencia, am\u00e9n de mejorar el rendimiento global de las unidades de almac\u00e9n. Este amplio espectro de funciones pone de relieve la importancia de la EFS, no solo como \u00f3rgano supervisor, sino tambi\u00e9n como pilar fundamental de cara al apoyo y la optimizaci\u00f3n de las operaciones gubernamentales.<\/p>\n\n\n\n

        Uno de los elementos esenciales para el \u00e9xito de las recomendaciones propuestas es un seguimiento minucioso que garantice su implementaci\u00f3n efectiva. En este contexto, el TGC ostenta un papel activo en la revisi\u00f3n del cumplimiento de las recomendaciones a trav\u00e9s de la cooperaci\u00f3n directa con las entidades gubernamentales pertinentes. El seguimiento incluye visitas sobre el terreno realizadas por profesionales del TGC a fin de verificar in situ la aplicaci\u00f3n de las regulaciones y los procedimientos. Adem\u00e1s, se recopilan la documentaci\u00f3n y la evidencia necesarias para evaluar el grado de progreso alcanzado. Se presentan informes peri\u00f3dicos a las autoridades superiores para avalar que los resultados esperados alcanzan los objetivos deseados y para identificar cualquier obst\u00e1culo que pueda afectar a la efectividad requerida.<\/p>\n\n\n\n

        Conclusi\u00f3n<\/strong>:<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

        Los almacenes gubernamentales del Reino de Arabia Saudita han experimentado una serie de transformaciones fundamentales gracias a la adopci\u00f3n de regulaciones modernas y a la introducci\u00f3n de mecanismos de auditor\u00eda y gobernanza. Las entidades gubernamentales han conseguido mejorar la eficiencia operativa y alcanzar altos niveles de transparencia y eficacia. El monitoreo continuo y las evaluaciones exhaustivas han contribuido significativamente a mejorar el rendimiento global de los almacenes. Pero esta transformaci\u00f3n no solo increment\u00f3 la efectividad de las operaciones, sino que tambi\u00e9n elev\u00f3 el nivel de utilizaci\u00f3n de los recursos, lo que demuestra cu\u00e1n importante es el papel que desempe\u00f1an las EFS formulando recomendaciones que aportan valor a\u00f1adido a las entidades gubernamentales.<\/p>\n\n\n\n

        \"\"
        Los autores, Abdulaziz S. Alarifi (izquierda) y Meshari A. Almunyif (derecha). Fuente: Los autores, EFS Arabia Saud\u00ed<\/figcaption><\/figure>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

        Inmersos en una \u00e9poca de r\u00e1pidos avances tecnol\u00f3gicos y crecientes retos administrativos, la necesidad de modernizar los sistemas de auditor\u00eda para mejorar la transparencia y la eficacia en la gesti\u00f3n de los recursos p\u00fablicos es cada vez m\u00e1s acuciante. El Reino de Arabia Saudita se vali\u00f3 durante d\u00e9cadas de una regulaci\u00f3n de los almacenes gubernamentales adoptada en 1983 que, en su momento, fue la m\u00e1s adecuada y efectiva con arreglo a las normas y requisitos. Aquella regulaci\u00f3n fue implementada bajo la supervisi\u00f3n del Ministerio de Finanzas (MdF) y proporcion\u00f3 unos cimientos s\u00f3lidos para una gesti\u00f3n de recursos eficiente y eficaz. Siendo este el contexto, la Entidad Fiscalizadora Superior del Reino (el Tribunal General de Cuentas (TGC)) asumi\u00f3 un papel fundamental de pionera en la transformaci\u00f3n digital y modernizaci\u00f3n de los sistemas, participando activamente en la reestructuraci\u00f3n y el desarrollo de las regulaciones para los almacenes gubernamentales. La \u00faltima de estas regulaciones se emiti\u00f3 en 2020, entrando en vigor previa comunicaci\u00f3n con las autoridades del gobierno, en particular el Ministerio de Finanzas, por un lado, y las autoridades superiores, por otro. En el marco de este proceso se introdujeron avanzados sistemas automatizados, se mejoraron los procedimientos gubernamentales y se activ\u00f3 la gobernanza administrativa con arreglo a las mejores pr\u00e1cticas, lo que contribuy\u00f3 a una significativa mejora en las operaciones y los servicios p\u00fablicos.<\/p>\n","protected":false},"author":293,"featured_media":29732,"template":"","meta":{"_acf_changed":false,"footnotes":""},"journal-categories":[3945],"content-tags":[953,3946,954,3947],"country":[3016],"region":[1338],"section":[932],"coauthors":[3930,3931],"class_list":["post-29749","journal-entry","type-journal-entry","status-publish","has-post-thumbnail","hentry","journal-categories-q3-2024-es","content-tags-audit-effectiveness-es","content-tags-audit-follow-up-es","content-tags-audit-impact-es","content-tags-recommendations-es","country-saudi-arabia-es","region-arabosai-es","section-featured-articles-es"],"acf":[],"yoast_head":"\nImplementaci\u00f3n de recomendaciones y seguimiento de auditor\u00edas: la modernizaci\u00f3n de los almacenes gubernamentales en el Reino de Arabia Saudita - INTOSAI Journal<\/title>\n<meta name=\"robots\" content=\"index, follow, max-snippet:-1, max-image-preview:large, max-video-preview:-1\" \/>\n<link rel=\"canonical\" href=\"https:\/\/www.intosaijournal.org\/es\/journal-entry\/implementacion-de-recomendaciones-y-seguimiento-de-auditorias-la-modernizacion-de-los-almacenes-gubernamentales-en-el-reino-de-arabia-saudita\/\" \/>\n<meta property=\"og:locale\" content=\"es_ES\" \/>\n<meta property=\"og:type\" content=\"article\" \/>\n<meta property=\"og:title\" content=\"Implementaci\u00f3n de recomendaciones y seguimiento de auditor\u00edas: la modernizaci\u00f3n de los almacenes gubernamentales en el Reino de Arabia Saudita - INTOSAI Journal\" \/>\n<meta property=\"og:description\" content=\"Inmersos en una \u00e9poca de r\u00e1pidos avances tecnol\u00f3gicos y crecientes retos administrativos, la necesidad de modernizar los sistemas de auditor\u00eda para mejorar la transparencia y la eficacia en la gesti\u00f3n de los recursos p\u00fablicos es cada vez m\u00e1s acuciante. 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El Reino de Arabia Saudita se vali\u00f3 durante d\u00e9cadas de una regulaci\u00f3n de los almacenes gubernamentales adoptada en 1983 que, en su momento, fue la m\u00e1s adecuada y efectiva con arreglo a las normas y requisitos. Aquella regulaci\u00f3n fue implementada bajo la supervisi\u00f3n del Ministerio de Finanzas (MdF) y proporcion\u00f3 unos cimientos s\u00f3lidos para una gesti\u00f3n de recursos eficiente y eficaz. Siendo este el contexto, la Entidad Fiscalizadora Superior del Reino (el Tribunal General de Cuentas (TGC)) asumi\u00f3 un papel fundamental de pionera en la transformaci\u00f3n digital y modernizaci\u00f3n de los sistemas, participando activamente en la reestructuraci\u00f3n y el desarrollo de las regulaciones para los almacenes gubernamentales. 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En el marco de este proceso se introdujeron avanzados sistemas automatizados, se mejoraron los procedimientos gubernamentales y se activ\u00f3 la gobernanza administrativa con arreglo a las mejores pr\u00e1cticas, lo que contribuy\u00f3 a una significativa mejora en las operaciones y los servicios p\u00fablicos.","og_url":"https:\/\/www.intosaijournal.org\/es\/journal-entry\/implementacion-de-recomendaciones-y-seguimiento-de-auditorias-la-modernizacion-de-los-almacenes-gubernamentales-en-el-reino-de-arabia-saudita\/","og_site_name":"INTOSAI Journal","article_modified_time":"2024-10-24T19:46:43+00:00","og_image":[{"width":1024,"height":680,"url":"https:\/\/www.intosaijournal.org\/wp-content\/uploads\/2024\/08\/1-2-1024x680.png","type":"image\/png"}],"twitter_card":"summary_large_image","twitter_site":"@intosaijournal","twitter_misc":{"Est. reading time":"9 minutes","Written by":"Abdulaziz S. Alarifi, Meshari A. 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