{"id":23609,"date":"2023-12-14T18:30:43","date_gmt":"2023-12-14T23:30:43","guid":{"rendered":"https:\/\/intosaijournal.org\/?post_type=journal-entry&p=23609"},"modified":"2023-12-19T03:49:56","modified_gmt":"2023-12-19T08:49:56","slug":"potencie-la-adecuacion-de-su-evidencia-de-auditoria","status":"publish","type":"journal-entry","link":"https:\/\/intosaijournal.org\/es\/journal-entry\/potencie-la-adecuacion-de-su-evidencia-de-auditoria\/","title":{"rendered":"Potencie la adecuaci\u00f3n de su evidencia de auditor\u00eda"},"content":{"rendered":"\n

Por Loren Yager y Martin Alteriis, Centro de Excelencia en Auditor\u00eda de la Oficina de Rendici\u00f3n de Cuentas del Gobierno de EE.UU.<\/em><\/em><\/p>\n\n\n\n

Introducci\u00f3n<\/h2>\n\n\n\n

Uno de los rasgos distintivos de las entidades fiscalizadoras y sus informes de auditor\u00eda es el \u00e9nfasis que ponen en la evidencia para fundamentar sus hallazgos y recomendaciones, por lo que cualquier t\u00e9cnica que albergue el potencial de hacer que esa evidencia sea a\u00fan m\u00e1s adecuada deber\u00eda gozar de m\u00e1xima prioridad. Una de las formas de activar ese potencial pasa por examinar a fondo las t\u00e9cnicas empleadas por las entidades fiscalizadoras para recopilar la evidencia: las encuestas, las entrevistas semiestructuradas y los instrumentos de recopilaci\u00f3n de datos (DCI, por sus siglas en ingl\u00e9s). <\/p>\n\n\n\n

Las encuestas constituyen una herramienta de inestimable valor para las entidades fiscalizadoras cuando no est\u00e1 disponible la informaci\u00f3n necesaria a partir de fuentes documentales, aunque el tiempo y los recursos que requieren para llevarlas a cabo limitan su uso. Como contrapartida, todo parece indicar que un mejor conocimiento de las entrevistas semiestructuradas y de los instrumentos de recopilaci\u00f3n de datos encierra el potencial de aportar rigor a las auditor\u00edas sin que ello suponga una inversi\u00f3n ingente. Por ejemplo, las entidades fiscalizadoras suelen recurrir a alg\u00fan tipo de entrevista en todas sus auditor\u00edas; introducir en este proceso algunos cambios menores que le a\u00f1adan estructura podr\u00eda resultar muy rentable y no requerir grandes inversiones adicionales. Del mismo modo, muchas auditor\u00edas implican inspecciones de alg\u00fan tipo, ya sea de las instalaciones f\u00edsicas o de los documentos del organismo. En este caso, la adopci\u00f3n de un enfoque m\u00e1s estructurado, como el basado en DCI, tambi\u00e9n puede potenciar la adecuaci\u00f3n de la evidencia sin que ello exija m\u00e1s tiempo o recursos.<\/p>\n\n\n\n

Figura 1: M\u00e9todos m\u00e1s comunes de recopilaci\u00f3n de datos<\/strong><\/p>\n\n\n\n

\"\"<\/figure>\n\n\n\n

Encuestas<\/strong><\/strong><\/h2>\n\n\n\n

Las encuestas pueden representar una herramienta eficaz para obtener evidencia de auditor\u00eda, sobre todo cuando no hay otra forma de conseguir la informaci\u00f3n requerida. De hecho, las encuestas a menudo son la \u00fanica v\u00eda para recabar informaci\u00f3n sobre las opiniones de los encuestados y, en l\u00edneas m\u00e1s generales, las encuestas ofrecen una manera de recopilar evidencia testimonial de un modo m\u00e1s riguroso. En cierto sentido, las encuestas brindan la oportunidad de convertir la evidencia testimonial en \u201cdatos\u201d. <\/p>\n\n\n\n

El inconveniente es que las encuestas con un nivel de calidad suficiente para servir de evidencia de auditor\u00eda son costosas y su elaboraci\u00f3n y materializaci\u00f3n llevan mucho tiempo. Una de las diferencias cruciales entre las encuestas y los otros dos m\u00e9todos de recopilaci\u00f3n es que el equipo auditor no est\u00e1 presente cuando los encuestados cumplimentan la encuesta. En cambio, las entrevistas semiestructuradas y los instrumentos de recopilaci\u00f3n de datos son administrados o cumplimentados por miembros del equipo auditor (v\u00e9ase la figura 1). Esta diferencia repercute en el tiempo requerido para la preparaci\u00f3n y las pruebas previas que exige una encuesta. Puesto que el equipo no estar\u00e1 presente para poder responder a ninguna pregunta, las preguntas de la encuesta deben dise\u00f1arse y materializarse de forma que no den lugar a ning\u00fan tipo de sesgos o confusi\u00f3n y se obtenga un \u00edndice de respuesta aceptable.<\/p>\n\n\n\n

La figura 2 ilustra los pasos a seguir para completar con \u00e9xito una encuesta, aunque el tiempo requerido para ello puede variar mucho en funci\u00f3n de factores como la experiencia del equipo auditor, la complejidad y la sensibilidad del tema, o el tama\u00f1o de la muestra y la accesibilidad de la poblaci\u00f3n diana. <\/p>\n\n\n\n

Figura 2: Pasos clave para la realizaci\u00f3n de una encuesta<\/strong><\/p>\n\n\n\n

\"\"<\/figure>\n\n\n\n

Hay casos en los que las encuestas son el mejor m\u00e9todo disponible para recopilar la evidencia necesaria para una auditor\u00eda, pero, tal y como ocurre con cualquier decisi\u00f3n que implique una inversi\u00f3n importante, el uso de encuestas merece un examen cuidadoso de los costes y beneficios de esta t\u00e9cnica frente a otros m\u00e9todos de obtenci\u00f3n de evidencia de auditor\u00eda. <\/p>\n\n\n\n

Entrevistas semiestructuradas<\/strong><\/strong><\/h2>\n\n\n\n

Por otro lado, tambi\u00e9n existen otras t\u00e9cnicas para recopilar datos y que parecen albergar un potencial significativo a efectos de aportar rigor sin mucha inversi\u00f3n adicional. Una de ellas es la que se conoce como entrevista \u201csemiestructurada\u201d, que se diferencia de las entrevistas normales en que suele integrar una combinaci\u00f3n de preguntas abiertas y preguntas cerradas. Las preguntas cerradas ofrecen un conjunto determinado de opciones de respuesta, que pueden incluir s\u00ed\/no, escalas de medida (en gran medida, en cierta medida, en escasa medida), etc. <\/p>\n\n\n\n

Las entrevistas semiestructuradas ofrecen la posibilidad de aportar rigor al proceso de obtenci\u00f3n de evidencia, en tanto que los equipos de auditor\u00eda pueden utilizar, en parte, las mismas t\u00e9cnicas de selecci\u00f3n y materializaci\u00f3n que se aplican en las encuestas. No obstante, como el objetivo es disponer de un instrumento m\u00e1s estable antes de comenzar con las entrevistas, hace falta dedicar m\u00e1s tiempo a su fase de elaboraci\u00f3n. <\/p>\n\n\n\n

Figura 3: Al dar m\u00e1s estructura a las entrevistas, hace falta dedicar m\u00e1s tiempo a su elaboraci\u00f3n.<\/strong><\/p>\n\n\n\n

\"\"<\/figure>\n\n\n\n

La fase de documentaci\u00f3n tambi\u00e9n incluye la indexaci\u00f3n, referenciaci\u00f3n y respuesta a los comentarios de los auditados.<\/p>\n\n\n\n

En contrapartida, esta planificaci\u00f3n previa entra\u00f1a dos ventajas potenciales para la auditor\u00eda. Una es que el tiempo empleado en la planificaci\u00f3n de la entrevista tiende a reducir el requerido para las fases posteriores de la fiscalizaci\u00f3n, en particular, las de an\u00e1lisis y documentaci\u00f3n. Por ejemplo, si el equipo incorpora algunas preguntas cerradas en la entrevista al estilo de la que se muestra a continuaci\u00f3n, la gama de posibles respuestas es limitada. <\/p>\n\n\n\n


\u00bfLa capacitaci\u00f3n le ha proporcionado las habilidades necesarias para llevar a cabo las inspecciones?<\/em><\/p>\n\n\n\n

a. en gran medida<\/em><\/p>\n\n\n\n

b. en cierta medida<\/em><\/p>\n\n\n\n

c. en escasa medida<\/em><\/p>\n\n\n\n

En tales casos, el an\u00e1lisis y la documentaci\u00f3n de las preguntas estructuradas se simplifican enormemente, ya que solo hay que realizar un recuento de las respuestas. El formato semiestructurado es, adem\u00e1s, flexible, gracias a que el equipo tiene la posibilidad de incorporar preguntas abiertas, en las que las respuestas no son tan f\u00e1ciles de anticipar y clasificar de antemano.  <\/p>\n\n\n\n

Una ventaja a\u00fan m\u00e1s significativa de las entrevistas semiestructuradas reside en que permiten obtener una evidencia y unos hallazgos de auditor\u00eda m\u00e1s adecuados. Por ejemplo, si la pregunta anterior no hubiera formado parte de una entrevista semiestructurada, el hallazgo principal podr\u00eda haber sido similar al enunciado que aparece a la izquierda en la figura 4:<\/p>\n\n\n\n

Figura 4: Hallazgos t\u00edpicos en entrevistas no estructuradas vs. entrevistas semiestructuradas<\/strong><\/p>\n\n\n\n

\"\"<\/figure>\n\n\n\n

En cambio, si el equipo auditor hiciera la misma pregunta a todos los encuestados de la misma manera, podr\u00eda informar de la evidencia de una forma mucho m\u00e1s precisa y adecuada, como en la afirmaci\u00f3n de la parte derecha de la figura. Adem\u00e1s, en una entrevista semiestructurada se podr\u00edan formular preguntas adicionales para averiguar qu\u00e9 aspectos de la capacitaci\u00f3n no resultaron satisfactorios, por lo que el formato de entrevista semiestructurada ofrece un enfoque con \u201clo mejor de ambos mundos\u201d, a cambio de una modesta inversi\u00f3n en la fase de elaboraci\u00f3n previa a la realizaci\u00f3n de las entrevistas. <\/p>\n\n\n\n

Instrumentos de recopilaci\u00f3n de datos (tambi\u00e9n conocidos como formularios de entrada de datos de an\u00e1lisis)<\/strong><\/p>\n\n\n\n

La segunda t\u00e9cnica susceptible de generar hallazgos m\u00e1s adecuados es el uso de un DCI.  Se trata de formularios estructurados de entrada de datos que los analistas administran siguiendo procedimientos y procesos desarrollados para la auditor\u00eda. Seguramente, muchas entidades fiscalizadoras ya est\u00e1n empleando estas herramientas de una forma u otra, pero las posibilidades de aportar rigor a las auditor\u00edas a trav\u00e9s de ellas parecen casi ilimitadas. Una de las im\u00e1genes m\u00e1s habituales de un instrumento de recopilaci\u00f3n de datos es la de un inspector de edificios con un portapapeles verificando cada uno de los elementos exigidos, aunque ahora tal vez sea m\u00e1s com\u00fan que el portapapeles se vea reemplazado por una tableta electr\u00f3nica o similar.<\/p>\n\n\n\n

Esta modalidad de instrumento de recopilaci\u00f3n de datos puede ser \u00fatil para los auditores cuando llevan a cabo inspecciones de edificios, de inventarios o de otros activos f\u00edsicos, adem\u00e1s de contribuir a asegurar la coherencia del examen de todos los casos seleccionados para su revisi\u00f3n. No obstante, los instrumentos de recopilaci\u00f3n de datos tambi\u00e9n se podr\u00edan utilizar para aportar rigor al examen de los documentos facilitados por un ministerio o departamento. Por ejemplo, los auditores revisan con frecuencia los informes de progreso o contratos para asegurarse de que se cumplen determinados requisitos legales, y a menudo, existe la posibilidad de crear un instrumento de recopilaci\u00f3n de datos que permita a los auditores hacer un examen m\u00e1s coherente de los documentos. Al igual que en el caso de las entrevistas semiestructuradas, es necesario encontrar un equilibrio entre el tiempo adicional en la fase de elaboraci\u00f3n y un an\u00e1lisis m\u00e1s simple con unos resultados m\u00e1s adecuados.<\/p>\n\n\n\n

A t\u00edtulo de ejemplo, el texto de la izquierda es t\u00edpico de los hallazgos obtenidos cuando la revisi\u00f3n no se lleva a cabo de forma estructurada. Si, por el contrario, se utiliza un instrumento de recopilaci\u00f3n de datos y los auditores tienen la posibilidad de clasificar la calidad de la documentaci\u00f3n en tres categor\u00edas, los hallazgos podr\u00edan resumirse en un gr\u00e1fico como el de la derecha, con un impacto significativamente mayor.<\/p>\n\n\n\n

Figura 5: Hallazgos t\u00edpicos de revisiones no estructuradas vs. uso de un instrumento de recopilaci\u00f3n de datos (DCI)<\/strong><\/p>\n\n\n\n

\"\"<\/figure>\n\n\n\n

Una de las ventajas adicionales de que el equipo auditor elabore un instrumento de recopilaci\u00f3n de datos es que cualquier paso que se d\u00e9 para incrementar el rigor de la evaluaci\u00f3n probablemente tambi\u00e9n reportar\u00e1 otros beneficios. Entre ellos, el que el equipo tendr\u00eda que aclarar exactamente qu\u00e9 lenguaje es el requerido en funci\u00f3n de los criterios, como, por ejemplo, cu\u00e1les son las condiciones espec\u00edficas que merecer\u00edan una designaci\u00f3n de \u201cdocumentaci\u00f3n parcial\u201d frente a \u201cdocumentaci\u00f3n completa\u201d. Estas reglas ayudar\u00edan a garantizar una aplicaci\u00f3n coherente de los criterios y facilitar\u00edan la revisi\u00f3n interna previa a la publicaci\u00f3n. Este tipo de rigor resultar\u00eda especialmente valioso si el auditado discrepara de los hallazgos y pidiera conocer la metodolog\u00eda. Sin un conjunto riguroso de reglas de decisi\u00f3n y un recuento claro de los resultados, el auditado podr\u00eda exigir cambios en los hallazgos, mientras que, con un instrumento de recopilaci\u00f3n de datos y reglas de decisi\u00f3n claras, el equipo auditor podr\u00eda incluso acoger de buen grado un desaf\u00edo a la metodolog\u00eda y sus hallazgos. <\/p>\n\n\n\n

Conclusi\u00f3n<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

Un elemento clave de la definici\u00f3n de auditor\u00eda de desempe\u00f1o en el marco de las ISSAI es \u201cproporcionar una visi\u00f3n o conclusi\u00f3n independiente y rectora basada en la evidencia de auditor\u00eda<\/em>\u201d. Por tanto, cualquier paso que puedan dar los auditores p\u00fablicos para obtener una evidencia m\u00e1s adecuada deber\u00eda ser una de las principales prioridades de las entidades fiscalizadoras. En base a nuestra experiencia con entidades fiscalizadoras estadounidenses e internacionales, todo parece indicar que un uso m\u00e1s selectivo de las encuestas y la utilizaci\u00f3n m\u00e1s frecuente de entrevistas semiestructuradas e instrumentos de recopilaci\u00f3n de datos poseen el potencial necesario para potenciar la adecuaci\u00f3n de la evidencia de auditor\u00eda y maximizar el impacto positivo de las entidades fiscalizadoras.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

Uno de los rasgos distintivos de las entidades fiscalizadoras y sus informes de auditor\u00eda es el \u00e9nfasis que ponen en la evidencia para fundamentar sus hallazgos y recomendaciones, por lo que cualquier t\u00e9cnica que albergue el potencial de hacer que esa evidencia sea a\u00fan m\u00e1s adecuada deber\u00eda gozar de m\u00e1xima prioridad. 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