{"id":37390,"date":"2025-12-11T16:09:50","date_gmt":"2025-12-11T21:09:50","guid":{"rendered":"https:\/\/intosaijournal.org\/?post_type=journal-entry&p=37390"},"modified":"2025-12-16T02:46:46","modified_gmt":"2025-12-16T07:46:46","slug":"digitalisierung-der-vertragskontrolle-die-orkb-somalia-nimmt-eine-vorreiterrolle-ein","status":"publish","type":"journal-entry","link":"https:\/\/intosaijournal.org\/de\/journal-entry\/digitalisierung-der-vertragskontrolle-die-orkb-somalia-nimmt-eine-vorreiterrolle-ein\/","title":{"rendered":"Digitalisierung der Vertragskontrolle: Die ORKB Somalia nimmt eine Vorreiterrolle ein"},"content":{"rendered":"\n

von Noor Ali Farah, PR-Verantwortlicher, ORKB Somalia<\/em><\/strong><\/em><\/strong><\/p>\n\n\n\n

Ein Meilenstein in der Reform des \u00f6ffentlichen Sektors<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

Die Oberste Rechnungskontrollbeh\u00f6rde Somalia (Office of the Auditor General of Somalia; OAGS) hat mit der Einf\u00fchrung eines digitalen Vertragsmanagementsystems (Contract Management System; CMS) einen wichtigen Meilenstein erreicht \u2013 einen entscheidenden Schritt zur F\u00f6rderung von Transparenz, Rechenschaftspflicht und operativer Effizienz in staatlichen Institutionen. Als Teil einer umfassenderen Reformagenda f\u00fcr die \u00f6ffentliche Finanzverwaltung signalisiert das CMS Somalias Engagement f\u00fcr die Modernisierung der Verwaltungsstrukturen und steht im Einklang mit den weltweiten Bestrebungen zur Digitalisierung der Kontrolle des \u00f6ffentlichen Sektors. Diese Erfahrung liefert anderen Mitgliedern der Internationalen Organisation der Obersten Rechnungskontrollbeh\u00f6rden (INTOSAI) wertvolle Erkenntnisse, insbesondere jenen in Entwicklungsl\u00e4ndern oder fragilen Staaten, in denen der Aufbau transparenter Systeme nach wie vor h\u00f6chste Dringlichkeit hat.<\/p>\n\n\n\n

Beseitigung von Altlasten<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

Vor dieser Initiative war das Vertragsmanagement im \u00f6ffentlichen Sektor Somalias stark auf manuelle Systeme angewiesen. Manuelle, papierbasierte Abl\u00e4ufe f\u00fchrten zu ausgedehnten Ineffizienzen, h\u00e4ufigen Verz\u00f6gerungen sowie einem erh\u00f6hten Risiko f\u00fcr Betrug und Nichtkonformit\u00e4t. Die uneinheitliche Nachverfolgung von Vertr\u00e4gen und das Fehlen eines einheitlichen Systems erschwerten die \u00dcberpr\u00fcfung der Einhaltung von Vorschriften oder die Durchf\u00fchrung zeitnaher Pr\u00fcfungen, wodurch wirksame Kontrolle untergraben und potenzielle Misswirtschaft mit \u00f6ffentlichen Mitteln erm\u00f6glicht wurde. Ein fehlendes institutionelles Ged\u00e4chtnis versch\u00e4rfte diese Probleme weiter, da Dokumentation oft unvollst\u00e4ndig oder bei Pr\u00fcfungen schwer auffindbar war.<\/p>\n\n\n\n

In Anerkennung dieser systemischen Probleme nahm das OAGS eine F\u00fchrungsrolle bei der Entwicklung sowie Einf\u00fchrung des CMS ein und verankerte es als Eckpfeiler der breiter gefassten Reformagenda f\u00fcr den \u00f6ffentlichen Sektor Somalias. Der Leiter der ORKB Somalia, S.E. Ahmed Isse Gutale, erkl\u00e4rte, dass das CMS \u201eeinen entscheidenden Schritt zur St\u00e4rkung der Staatsf\u00fchrung und zur Gew\u00e4hrleistung einer integren Verwaltung \u00f6ffentlicher Mittel darstellt\u201c. Die Entscheidung, auf eine digitale Kontrolle umzustellen, war strategisch und darauf ausgerichtet, Ineffizienzen zu beseitigen sowie Systeme aufzubauen, die sich parallel zu den wachsenden F\u00fchrungskompetenzen des Landes weiterentwickeln k\u00f6nnen.<\/p>\n\n\n\n

Aufbau eines auf Wirkung ausgerichteten Systems<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

Das CMS wurde im umfangreichen Austausch mit \u00f6ffentlichen Institutionen, internationalen Entwicklungspartnern und Pr\u00fcfungsfachleuten entwickelt, um sicherzustellen, dass es sowohl internationalen Normen als auch den spezifischen institutionellen Anforderungen Somalias entspricht. Das CMS ist mehr als nur eine technologische L\u00f6sung \u2013 es ist ein treibender Strategiefaktor f\u00fcr die St\u00e4rkung der Kontrolle und die Wiederherstellung des \u00f6ffentlichen Vertrauens in die Staatsf\u00fchrung. Seine benutzerfreundliche Oberfl\u00e4che und der rollenbasierte Zugriff erm\u00f6glichen es dem berechtigten Personal, in Echtzeit sicher auf Vertragsdaten zuzugreifen. Dies f\u00fchrte nicht nur zu transparenteren Vertr\u00e4gen, sondern auch zur St\u00e4rkung der beh\u00f6rden\u00fcbergreifenden Zusammenarbeit.<\/p>\n\n\n\n

Bei der Systementwicklung spielte die Einbindung der Stakeholder eine ausschlaggebende Rolle. Beamtinnen und Beamte, Beschaffungsbeauftragte, Rechtsberaterinnen und Berater sowie IT-Expertinnen und -Experten beteiligten sich an Systemtests und Feedbackschleifen. Mit diesem integrativen Ansatz wurde nicht nur sichergestellt, dass das CMS technisch einwandfrei ist, sondern auch, dass es praktisch auf die Arbeitsabl\u00e4ufe und Realit\u00e4ten der staatlichen Dienstleistungen in Somalia abgestimmt ist. Das Ergebnis ist ein robustes System, das Rechenschaftspflicht vom Vertragsabschluss bis zum Vertragsende f\u00f6rdert.<\/p>\n\n\n\n

Steigerung von Effizienz und Transparenz<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

Die Einf\u00fchrung des CMS brachte in mehreren Bereichen entscheidende Verbesserungen. Erstens verf\u00fcgt das System \u00fcber automatisierte Kontrollen f\u00fcr die \u00dcberpr\u00fcfung der Einhaltung gesetzlicher und regulatorischer Normen, wodurch nun erheblich weniger Gelegenheiten f\u00fcr Betrug bestehen. Unregelm\u00e4\u00dfigkeiten wie fehlende Genehmigungen oder doppelte Vertragseintr\u00e4ge werden nun fr\u00fchzeitig gemeldet, sodass Pr\u00fcferinnen und Pr\u00fcfer eingreifen k\u00f6nnen, bevor Probleme eskalieren. Beispielsweise wurde ein gro\u00dfer Beschaffungsvertrag, f\u00fcr den keine ordnungsgem\u00e4\u00dfe Genehmigung vorlag, automatisch vom CMS gemeldet, sodass rechtzeitig gepr\u00fcft und eine Abhilfema\u00dfnahme ergriffen werden konnte, bevor Mittel ausgezahlt wurden.<\/p>\n\n\n\n

Die Effizienzsteigerungen sind betr\u00e4chtlich: Was im Hinblick auf Vertragsgenehmigungen fr\u00fcher Wochen oder Monate dauerte, kann nun innerhalb weniger Tage erledigt werden. Die zentralisierte digitale Plattform erm\u00f6glicht eine schnelle Dokumentation, sofortige Aktualisierungen und optimierte Genehmigungsprozesse, wodurch der Verwaltungsaufwand erheblich reduziert wird. Durch die Umstellung von manuellen auf automatisierte Arbeitsabl\u00e4ufe k\u00f6nnen Angestellte in Pr\u00fcf- sowie Finanzabteilungen ihre Zeit nun f\u00fcr Aufgaben in den Bereichen strategische Kontrolle und Leistungsbeurteilung nutzen.<\/p>\n\n\n\n

Dar\u00fcber hinaus brachte das CMS mehr Transparenz, indem es einen zentralen Speicherort f\u00fcr Vertragsinformationen bereitstellt, auf den berechtigte Stakeholder zugreifen k\u00f6nnen. Dies sorgte f\u00fcr mehr Offenheit zwischen staatlichen Institutionen und trug zu einer Kultur der Rechenschaftspflicht bei. Die M\u00f6glichkeit, Berichte und Analysen in Echtzeit zu erstellen, versetzte das OAGS zudem in die Lage, datengest\u00fctzte Entscheidungen zu treffen. Durch die Ermittlung von Vertragstrends, Ausrei\u00dfern sowie Konformit\u00e4tsl\u00fccken kann das Pr\u00fcfungspersonal nun risikobasierte Pr\u00fcfungen priorisieren und sich anstatt auf administrative Details auf systemische Schwachstellen konzentrieren.<\/p>\n\n\n\n

St\u00e4rkung von Sachkompetenzen und Kontrolle<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

Die Einf\u00fchrung des CMS ver\u00e4nderte auch die institutionellen Sachkompetenzen grundlegend. Die Einf\u00fchrung ging mit umfassenden Schulungen f\u00fcr OAGS-Mitarbeiterinnen und -Mitarbeiter einher. Dadurch wurden digitale Kompetenzen verbessert und eine Kultur des kontinuierlichen Lernens gef\u00f6rdert. Diese Investition in die personellen Ressourcen st\u00e4rkte die F\u00e4higkeit der Institution, das System langfristig zu verwalten und instand zu halten. Zudem wurden die Schulungen auch \u00fcber das OAGS hinaus auf das Personal von Ministerien und anderen staatlichen Stellen ausgeweitet. Dies trug zur Institutionalisierung digitaler Kontrollverfahren im breiteren \u00f6ffentlichen Sektor bei.<\/p>\n\n\n\n

Jede Transaktion und Ver\u00e4nderung wird vom CMS sorgf\u00e4ltig protokolliert, wodurch ein manipulationssicherer Pr\u00fcfpfad entsteht. Dies erwies sich als besonders n\u00fctzlich, um den Lebenszyklus von Vertr\u00e4gen im Auge zu behalten und um sicherzustellen, dass unbefugte \u00c4nderungen entdeckt werden. In der Praxis bedeutet das, dass jeder Eintrag im System mit einem Zeitstempel versehen sowie mit einem bestimmten Benutzerprofil verkn\u00fcpft ist, was eine forensische Rechenschaftspflicht erm\u00f6glicht, die bisher nicht m\u00f6glich war. Diese R\u00fcckverfolgbarkeit, die f\u00fcr der Pr\u00fcfung nachgelagerte Ermittlungen von entscheidender Bedeutung ist, verst\u00e4rkte die abschreckende Wirkung in Bezug auf Manipulation.<\/p>\n\n\n\n

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Schulung f\u00fcr Mitarbeiter des Rechnungshofs von Somalia. Quelle: Rechnungshof von Somalia.<\/figcaption><\/figure>\n\n\n\n

Bemerkenswerte erste Erfolge<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

Erste Ergebnisse waren vielversprechend. Bisher wurden \u00fcber 100 Vertr\u00e4ge \u00fcber das CMS abgewickelt, wobei die durchschnittliche Genehmigungszeit von \u00fcber 30 Tagen auf weniger als 10 Tage gesunken ist. Das System trug bereits dazu bei, auf mehrere nichtkonforme Vertr\u00e4ge hinzuweisen, die alle umgehend \u00fcberpr\u00fcft wurden. Diese neu gewonnene Effizienz schlug sich in einer schnelleren Leistungserbringung in Schl\u00fcsselsektoren wie dem Gesundheits-, Bildungs- und Infrastrukturwesen nieder, in denen Verz\u00f6gerungen direkte Auswirkungen auf das Wohlergehen der B\u00fcrgerinnen und B\u00fcrger haben k\u00f6nnen.<\/p>\n\n\n\n

Dar\u00fcber hinaus erm\u00f6glichte das CMS eine bessere Abstimmung unter den Beh\u00f6rden. Staatliche Institutionen arbeiten nun mit einer einheitlichen Datenquelle, wodurch Redundanzen und Inkonsistenzen, die das Vertragsmanagement zuvor geplagt hatten, beseitigt wurden. So k\u00f6nnen Vertr\u00e4ge, die beispielsweise vom Finanz- und Gesundheitsministerium gemeinsam verwaltet werden, nun nahtlos \u00fcber das CMS verfolgt werden, wodurch ebenfalls eine bessere Abstimmung der Beschaffungszeitrahmen, Budgetierung sowie Lieferungen erm\u00f6glicht wird.<\/p>\n\n\n\n

In einem bemerkenswerten Fall f\u00fchrte die Einf\u00fchrung des CMS in einem Ministerium zur fr\u00fchzeitigen Erkennung von Kostenabweichungen zwischen geplanten und tats\u00e4chlichen Ausgaben. Mithilfe des Analyse-Dashboards des CMS konnte das Pr\u00fcfungspersonal schnell eingreifen und Neuverhandlungen f\u00fchren, wodurch die \u00f6ffentliche Hand erhebliche Mitteleinsparungen erzielen konnte.<\/p>\n\n\n\n

Erkenntnisse f\u00fcr die INTOSAI-Gemeinschaft<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

Die Erfahrungen des OAGS bieten anderen INTOSAI-Mitgliedern, die \u00fcber \u00e4hnliche digitale Reformen nachdenken, praktische Einblicke. Zu den wesentlichen Erkenntnissen z\u00e4hlt, dass es sinnvoll ist, klein anzufangen. Da das System zun\u00e4chst in einem kleinen Rahmen ausgetestet wurde, konnten Probleme fr\u00fchzeitig erkannt und vor der vollst\u00e4ndigen Einf\u00fchrung schrittweise behoben werden. Der Schritt-f\u00fcr-Schritt-Ansatz stellte sicher, dass Nutzerinnen und Nutzer Vertrauen in das System aufbauten, w\u00e4hrend Entwicklerinnen und Entwickler Feedback einholten, um dessen Funktionen zu optimieren.<\/p>\n\n\n\n

Als ebenso wichtig erwiesen sich Investitionen in Schulungen. Die Sicherstellung, dass sowohl das Pr\u00fcfungspersonal als auch die Nutzerinnen und Nutzer die Funktionen des Systems verstehen, trug zu einer reibungsloseren Einf\u00fchrung und effektiveren Nutzung bei. Ein Supportteam f\u00fcr Nutzerinnen und Nutzer wurde eingerichtet: Es beantwortete Fragen, hielt Auffrischungsschulungen ab und holte Feedback f\u00fcr kontinuierliche Verbesserungen ein. Dieses Supportsystem trug dazu bei, die digitale Kluft zu \u00fcberbr\u00fccken und eine langfristige Nutzerbindung zu f\u00f6rdern.<\/p>\n\n\n\n

Eine weitere wichtige Erkenntnis betrifft die Bedeutung des Kontexts. Das CMS wurde zwar unter Verwendung international bew\u00e4hrter Verfahren entwickelt, aber an den rechtlichen Rahmen und die institutionellen Sachkompetenzen Somalias angepasst. Diese Anpassung an die \u00f6rtlichen Gegebenheiten gew\u00e4hrleistete die Relevanz und Benutzerfreundlichkeit des Systems. Dar\u00fcber hinaus f\u00f6rderte die Stakeholdereinbindung w\u00e4hrend des gesamten Entwicklungs- sowie Einf\u00fchrungsverfahrens ein Gef\u00fchl der Zugeh\u00f6rigkeit und des Vertrauens \u2013 ein entscheidender Faktor f\u00fcr den Erfolg des Systems.<\/p>\n\n\n\n

Anderen INTOSAI-Mitgliedern \u2013 insbesondere jenen, die in fragilen Umfeldern t\u00e4tig sind \u2013 zeigt die Erfahrung Somalias die Machbarkeit und die Vorteile der digitalen Kontrolle auf, selbst bei begrenzten Ressourcen. Durch einen Schritt-f\u00fcr-Schritt-Ansatz, der auf Zusammenarbeit und Kontextbewusstsein fu\u00dft, k\u00f6nnen Oberste Rechnungskontrollbeh\u00f6rden (ORKB) Technologien wirksam einsetzen, um f\u00fcr mehr Rechenschaftspflicht zu sorgen.<\/p>\n\n\n\n

Ausblick: eine Vision f\u00fcr Integration und Innovation<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

Das OAGS plant, die Einbindung des CMS auf andere digitale Plattformen auf nationaler Ebene auszuweiten, darunter \u00f6ffentliche Beschaffungs- und Finanzmanagementsysteme. Dies erm\u00f6glicht einen umfassenderen \u00dcberblick \u00fcber Staatsausgaben und sorgt f\u00fcr verst\u00e4rkte Rechenschaftspflicht bei der Leistungserbringung. Durch die Zusammenf\u00fchrung von Beschaffungs- und Zahlungsdaten k\u00f6nnen Pr\u00fcferinnen und Pr\u00fcfer den gesamten finanziellen Lebenszyklus eines Vertrags verfolgen: von der Ausschreibung und Auswahl bis zur Auszahlung und Fertigstellung.<\/p>\n\n\n\n

ORKB-Leiter Gutale bekundete auch Interesse daran, moderne Technologien wie k\u00fcnstliche Intelligenz und maschinelles Lernen zu nutzen, um die F\u00e4higkeiten des CMS in den Bereichen Prognosen und Betrugserkennung weiter zu verbessern. Diese Innovationen k\u00f6nnten dazu beitragen, Unregelm\u00e4\u00dfigkeitsmuster \u00fcber mehrere Vertr\u00e4ge hinweg aufzudecken, und dem Pr\u00fcfungspersonal Fr\u00fchwarnsignale f\u00fcr systemische Probleme liefern, bevor sich diese in finanziellen Verlusten niederschlagen.<\/p>\n\n\n\n

Dar\u00fcber hinaus erw\u00e4gt das OAGS die Einrichtung eines \u00f6ffentlich zug\u00e4nglichen Dashboards, \u00fcber das B\u00fcrgerinnen und B\u00fcrger sowie zivilgesellschaftliche Organisationen wichtige Vertragsinformationen einsehen k\u00f6nnen. Ein solcher Schritt w\u00fcrde nicht nur die Transparenz f\u00f6rdern, sondern auch die Einbindung von B\u00fcrgerinnen und B\u00fcrgern in die Kontrolle \u00f6ffentlicher Ressourcen st\u00e4rken.<\/p>\n\n\n\n

Die Reise des OAGS hin zur Digitalisierung der Vertragskontrolle zeigt, wie Technologien ORKB dabei unterst\u00fctzen k\u00f6nnen, ihre Aufgaben effektiver zu erf\u00fcllen. In einem fragilen Kontext wie dem somalischen ist das CMS ein eindrucksvolles Beispiel daf\u00fcr, wie Innovation, Engagement und Zusammenarbeit bedeutende institutionelle Ver\u00e4nderungen bewirken k\u00f6nnen. Angesichts der weiteren Reformen steht das CMS als Symbol f\u00fcr die Entschlossenheit Somalias, einen transparenteren, rechenschaftspflichtigeren und effizienteren \u00f6ffentlichen Sektor aufzubauen.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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