{"id":29513,"date":"2024-10-03T17:13:00","date_gmt":"2024-10-03T21:13:00","guid":{"rendered":"https:\/\/intosaijournal.org\/?post_type=journal-entry&p=29513"},"modified":"2024-10-24T11:49:41","modified_gmt":"2024-10-24T15:49:41","slug":"den-pruefungskreislauf-schliessen-eine-methode-zur-nachverfolgung-der-pruefungsempfehlungen","status":"publish","type":"journal-entry","link":"https:\/\/intosaijournal.org\/de\/journal-entry\/den-pruefungskreislauf-schliessen-eine-methode-zur-nachverfolgung-der-pruefungsempfehlungen\/","title":{"rendered":"Den Pr\u00fcfungskreislauf schlie\u00dfen: eine Methode zur Nachverfolgung der Pr\u00fcfungsempfehlungen"},"content":{"rendered":"\n

Autor: Guy McClain, PhD., au\u00dferordentlicher Professor f\u00fcr Pr\u00fcfwesen, Else School of Management, Millsaps College, USA<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Einleitung<\/h2>\n\n\n\n

Von Obersten Rechnungskontrollbeh\u00f6rden (ORKB) durchgef\u00fchrte Pr\u00fcfungen stellen wertvolle Instrumente dar, die zur Ermittlung von Risiken, Ineffizienzen und Verbesserungsm\u00f6glichkeiten f\u00fcr eine breite Palette staatlicher Programme beitragen. Diese Pr\u00fcfungen schlie\u00dfen die L\u00fccke zwischen Strategie und Praxis, indem sie den gepr\u00fcften Stellen zeitgerecht Pr\u00fcfungsergebnisse sowie konstruktives Feedback liefern. Zu diesem konstruktiven Feedback geh\u00f6ren Empfehlungen zur Leistungssteigerung und Empfehlungsumsetzung, um sicherzustellen, dass Strategien bzw. Normen eingehalten werden. Die Schlie\u00dfung des Pr\u00fcfungskreislaufs ist ein wesentlicher letzter Schritt im Pr\u00fcfungsverfahren. <\/p>\n\n\n\n

Sie ist allerdings weniger wirksam, wenn ORKB den Umsetzungsstatus der Pr\u00fcfungsempfehlungen nicht nachverfolgen. INTOSAI P-12: Wert und Nutzen von Obersten Rechnungskontrollbeh\u00f6rden hebt die Bedeutung der Nachverfolgung (Grundsatz 1) und der Berichterstattung \u00fcber Pr\u00fcfungsempfehlungen (Grundsatz 3) hervor.(2)<\/em> Nachverfolgung und Berichterstattung steigern das Vertrauen der \u00d6ffentlichkeit, indem sie die ORKB-T\u00e4tigkeiten transparenter machen. Au\u00dferdem k\u00f6nnen ORKB die aus der Nachverfolgung gewonnenen Informationen intern nutzen, um Leistungen bewerten sowie vergleichen und so ihre eigenen Qualit\u00e4tskontrollma\u00dfnahmen vorantreiben zu k\u00f6nnen. <\/p>\n\n\n\n

Eine j\u00fcngste Umfrage der INTOSAI-Arbeitsgruppe Evaluierung \u00f6ffentlicher Ma\u00dfnahmen und Programme zeigte, dass 72 % der Antwortenden die Umsetzung von Pr\u00fcfungsempfehlungen nachverfolgen, aber nur 45 % Informationen \u00fcber die Empfehlungsumsetzung ver\u00f6ffentlichen(3)<\/em>. Die Nachverfolgung von Empfehlungen erfolgt also im Allgemeinen, deren Ergebnisse werden jedoch normalerweise nicht verbreitet. Diese fehlende Transparenz ist besorgniserregend, da ein wachsender Korpus wissenschaftlicher Forschung die positive Wirkung der Offenlegung der Empfehlungsumsetzung auf die \u00f6ffentliche Meinung zu Lokalregierungen(4)<\/em> und \u00f6ffentlichen Diensten(5)<\/em> aufzeigt.<\/p>\n\n\n\n

Eine Methode zur Nachverfolgung von Pr\u00fcfungsempfehlungen<\/h2>\n\n\n\n

Die Entwicklung einer Methode f\u00fcr die Nachverfolgung der Umsetzung von Pr\u00fcfungsempfehlungen kann f\u00fcr mehr Transparenz gegen\u00fcber der \u00d6ffentlichkeit und eine bessere ORKB-interne Qualit\u00e4tskontrolle sorgen. Die unten angef\u00fchrten Schritte stellen allgemeine Richtlinien dar, da jede ORKB mit einzigartigen Umst\u00e4nden und Herausforderungen konfrontiert ist. Diese Richtlinien k\u00f6nnen als Ausgangspunkt f\u00fcr die Entwicklung einer Methode, die f\u00fcr ORKB und deren Interessengemeinschaften funktioniert, dienen.<\/p>\n\n\n\n

1. Schritt: Pr\u00fcfungsempfehlungen erkl\u00e4ren<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

ORKB sind in einer Position, in der sie \u00fcber relevante Informationen verf\u00fcgen, die Programmleiterinnen und -leiter sowie andere gepr\u00fcfte Stellen unter Umst\u00e4nden nicht haben. Diese abgeschottete Herangehensweise an die staatliche Verwaltung sorgt mitunter f\u00fcr Missverst\u00e4ndnisse zwischen ORKB und der gepr\u00fcften Stelle. Daher ist es von gro\u00dfer Bedeutung, dass ORKB ihre Pr\u00fcfungsempfehlungen detailliert erl\u00e4utern. Die Einbindung der gepr\u00fcften Stellen in Diskussionen und die genaue Untersuchung der Daten hilft, sicherzustellen, dass sie die zugrunde liegenden Probleme vollst\u00e4ndig nachvollziehen k\u00f6nnen.<\/p>\n\n\n\n

Dabei besteht das Ziel darin, dass die gepr\u00fcfte Stelle anerkennt, dass die Empfehlungen wichtig sind, und es in ihrer Kontrolle liegt, sie umzusetzen. Auf der anderen Seite k\u00f6nnen die gepr\u00fcften Stellen Empfehlungen auch hinterfragen. Daher sollte die ORKB darauf vorbereitet sein, Fragen durch die Bereitstellung weiterer Nachweise ordnungsgem\u00e4\u00df zu beantworten oder Anpassungen vorzunehmen. Dieser Verhandlungsprozess braucht Zeit. R\u00e4umen ORKB die Zweifel und Gegenargumente der gepr\u00fcften Stelle jedoch nicht aus, wird der Mangel wom\u00f6glich versp\u00e4tet oder unangemessen behoben, da es keinen offenen Dialog zwischen ORKB und gepr\u00fcften Stellen gibt, um die Pr\u00fcfungsempfehlungen vollkommen nachvollziehen zu k\u00f6nnen.<\/p>\n\n\n\n

2. Schritt: Empfehlungen priorisieren und Zeitrahmen f\u00fcr die Umsetzung festlegen<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

Verschiedene Nachweisquellen haben unterschiedliche Wertigkeiten. Programmevaluierungen und Erfolgskontrollen stellen zwei zentrale Instrumente des ORKB-Programmmanagements dar, die sich allerdings in vielerlei Hinsicht unterscheiden. So bedient sich eine Programmevaluierung mitunter qualitativer Daten, w\u00e4hrend eine Erfolgskontrolle ausschlie\u00dflich quantitative Daten verwendet. Ungeachtet dessen k\u00f6nnen ORKB Empfehlungen, die auf Risikofaktoren beruhen, zum Beispiel potenzieller Wirkung, Ausrichtung auf die strategischen Ziele der gepr\u00fcften Stelle und Eind\u00e4mmungskosten, priorisieren. <\/p>\n\n\n\n

ORKB k\u00f6nnten Empfehlungen auch anhand der unterschiedlichen Zeitrahmen, die gepr\u00fcfte Stellen f\u00fcr die Umsetzung ben\u00f6tigen, priorisieren. Die Bedeutung der zeitlichen Planung kann nicht oft genug betont werden. Die Auswahl des richtigen Intervalls f\u00fcr den Zeitplan kann einen heiklen Balanceakt darstellen. Je l\u00e4nger das Intervall ist, desto wahrscheinlicher ist es, dass Informationen in Vergessenheit geraten. Extrem straffe Zeitpl\u00e4ne neigen dazu, das Problem herunterzuspielen, da die Umsetzung ernstzunehmender Empfehlungen erhebliche zeitliche Ressourcen erfordern kann. Wenn eine ORKB im Rahmen ihres Mandats die M\u00f6glichkeit hat, die Fristen f\u00fcr die Umsetzung der Anforderungen zu \u00e4ndern, sollte es bei der gepr\u00fcften Stelle eine eindeutige Kommunikationsperson geben, wodurch die Rechenschaftspflicht beg\u00fcnstigt wird. W\u00e4hrend die Zusammenarbeit mit der gepr\u00fcften Stelle im Pr\u00fcfungsverfahren (siehe 1. Schritt) w\u00fcnschenswert ist, wird gepr\u00fcften Stellen durch Fristen mitgeteilt, dass sie f\u00fcr die in den Pr\u00fcfungsempfehlungen genannten Korrekturen zust\u00e4ndig sind.<\/p>\n\n\n\n

Wenn diese unter das Mandat und in den Zust\u00e4ndigkeitsbereich der ORKB fallen, k\u00f6nnen Aktionspl\u00e4ne dazu beitragen, die Umsetzung der Empfehlungen sicherzustellen. Nach der Priorisierung ihrer Empfehlungen k\u00f6nnten ORKB daf\u00fcr sorgen, dass die gepr\u00fcften Stellen klare und detaillierte Aktionspl\u00e4ne f\u00fcr die Bew\u00e4ltigung jedes Problems in Zusammenarbeit und im Einvernehmen mit der ORKB erstellen. Ein solcher Aktionsplan sollte konkrete Schritte, Zust\u00e4ndigkeiten, Ressourcen und Zeitpl\u00e4ne enthalten.<\/p>\n\n\n\n

3. Schritt: Nicht von Technologie abh\u00e4ngig werden<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

Technologische Hilfsmittel k\u00f6nnen Nachverfolgungsunterfangen wesentlich verbessern. Automatisierte Fallverwaltungssysteme k\u00f6nnen ORKB dabei unterst\u00fctzen, zahlreiche Pr\u00fcfungen und deren Empfehlungen zu verwalten. Diese Prozessautomatisierung steht unter Umst\u00e4nden jedoch nur ORKB mit gro\u00dfen Budgets und einer ansehnlichen Belegschaft zur Verf\u00fcgung. <\/p>\n\n\n\n

Bei der Nachverfolgung von Pr\u00fcfungsempfehlungen geht es nicht um die Auswahl der richtigen Software. Bei einer wirksamen Nachverfolgung geht es um die Beibehaltung von Rechenschaftspflicht und klaren Erwartungen, wof\u00fcr nur wenig Technologie ben\u00f6tigt wird. Ein wirksames Nachverfolgungssystem kann mit einem Minimum an Technologie erstellt werden: zum Beispiel einem Textverarbeitungsprogramm, Tabellenkalkulationen sowie einem E-Mail- und Ablageprogramm.<\/p>\n\n\n\n

4. Schritt: Fortschritt mit einer Kultur der kontinuierlichen Verbesserung \u00fcberwachen<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

Durch den Aufbau einer Kultur der kontinuierlichen Verbesserung k\u00f6nnen ORKB das Beste aus ihren Pr\u00fcfungsempfehlungen herausholen. Diese Kultur besteht aus dem Prozess der Wissensbeschaffung, -bildung, -verbreitung und -anwendung, um die Leistung der gepr\u00fcften Stelle zu steigern. ORKB sollten die gepr\u00fcften Stelle dazu ermutigen, die Empfehlungen als Lern- und Wachstumsm\u00f6glichkeiten zu sehen und nicht als Kritik oder Versagen. Dieser kulturelle Wandel kann dazu beitragen, dass Pr\u00fcfungsempfehlungen proaktiv und erfolgreich umgesetzt werden.<\/p>\n\n\n\n

Der Aufbau einer solchen Kultur muss systematisch erfolgen. Durch die Festlegung von Pr\u00fcfungszielen, Pr\u00fcfungskennziffern und Fortschrittsmessungen kann dies erleichtert werden. ORKB sollten den Kommunikationsinhalt und -stil auf die Bed\u00fcrfnisse sowie Pr\u00e4ferenzen der gepr\u00fcften Stelle zuschneiden. Dabei soll die gepr\u00fcfte Stelle dazu animiert werden, die Verantwortung f\u00fcr die Pr\u00fcfungsempfehlungen zu \u00fcbernehmen.<\/p>\n\n\n\n

Die regelm\u00e4\u00dfige \u00dcberwachung ist unerl\u00e4sslich, um sicherzustellen, dass die gepr\u00fcfte Stelle die Empfehlungen erfolgreich umsetzt. Zu diesem Prozess geh\u00f6ren die Erfassung des Fortschritts und der von der gepr\u00fcften Stelle ergriffenen Ma\u00dfnahmen, die \u00dcberpr\u00fcfung der Wirksamkeit der vollzogenen Ver\u00e4nderungen sowie gegebenenfalls die Ermittlung potenzieller L\u00fccken oder zus\u00e4tzlicher Ma\u00dfnahmen, die f\u00fcr die Einhaltung der Empfehlungen erforderlich sind. Dieser Schritt sollte nicht mit den unter Umst\u00e4nden von ORKB verpflichtend durchzuf\u00fchrenden Kontrollpr\u00fcfungen verwechselt werden. Bei diesem Schritt geht es mehr darum, bei der gepr\u00fcften Stelle nachzufragen, um den Fortschritt zu beurteilen und Unterst\u00fctzung zu leisten.<\/p>\n\n\n\n

Fazit<\/h2>\n\n\n\n

Pr\u00fcfungsempfehlungen ermitteln Risiken f\u00fcr die erfolgreiche Ergebniserzielung im Einklang mit den politischen sowie gesetzlichen Anforderungen und heben Ma\u00dfnahmen zur Beseitigung dieser Risiken sowie Verbesserungsm\u00f6glichkeiten hervor. Mit diesem Vier-Schritte-Leitfaden k\u00f6nnen ORKB ihre Pr\u00fcfungsempfehlungen von einer Herausforderung in eine Chance verwandeln und dabei Fortschritt vorantreiben, das Risikomanagement optimieren und einen Mehrwert f\u00fcr die gepr\u00fcften staatlichen Programme schaffen.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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