{"id":15022,"date":"2021-10-26T17:19:25","date_gmt":"2021-10-26T21:19:25","guid":{"rendered":"https:\/\/intosai.nclud.com\/journal-entry\/virtual-audit-workshops-facilitate-learning-collaboration-during-the-pandemic\/"},"modified":"2023-05-04T13:11:18","modified_gmt":"2023-05-04T17:11:18","slug":"virtual-audit-workshops-facilitate-learning-collaboration-during-the-pandemic","status":"publish","type":"journal-entry","link":"https:\/\/intosaijournal.org\/de\/journal-entry\/virtual-audit-workshops-facilitate-learning-collaboration-during-the-pandemic\/","title":{"rendered":"Virtuelle Audit-Workshops erleichtern das Lernen und die Zusammenarbeit w\u00e4hrend der Pandemie"},"content":{"rendered":"\n
\n

Die Pandemie hat die Rechnungsh\u00f6fe vor viele Herausforderungen gestellt, aber auch M\u00f6glichkeiten geboten, neue und bessere Methoden zur Durchf\u00fchrung von Pr\u00fcfungen zu entwickeln, die Zusammenarbeit zu f\u00f6rdern und professionelle Schulungen anzubieten.<\/h2>\n<\/blockquote>\n\n\n\n

von Loren Yager, GAO Center for Audit Excellence, und Hannah Maloney, USAID Office of the Inspector General<\/em><\/p>\n\n\n\n

Zu den vielen einschneidenden Ver\u00e4nderungen, die die COVID-19-Krise mit sich gebracht hat, geh\u00f6rt auch der pl\u00f6tzliche \u00dcbergang zu einem virtuellen Arbeitsumfeld. Zu Beginn der Pandemie hatten einige Rechnungsh\u00f6fe bereits erhebliche Fortschritte bei der Erm\u00f6glichung von Fernarbeit gemacht, w\u00e4hrend andere ihre Arbeit haupts\u00e4chlich pers\u00f6nlich durchf\u00fchrten, sei es, um eine Kultur der Zusammenarbeit zu schaffen, einen sicheren Umgang mit sensiblen Dokumenten zu gew\u00e4hrleisten, oder aufgrund einer begrenzten informationstechnischen Infrastruktur oder aus anderen Gr\u00fcnden. Die Pandemie hat die Rechnungsh\u00f6fe vor viele Herausforderungen gestellt, aber auch M\u00f6glichkeiten geboten – selbst f\u00fcr diejenigen, die bereits mit der Fernarbeit begonnen hatten -, neue und bessere Methoden zur Durchf\u00fchrung von Pr\u00fcfungen zu entwickeln, die Zusammenarbeit zu f\u00f6rdern und professionelle Schulungen anzubieten.<\/p>\n\n\n\n

W\u00e4hrend der Pandemie entwickelte das Office of Inspector General (OIG) der US-Beh\u00f6rde f\u00fcr internationale Entwicklung (USAID), das die Effizienz und Effektivit\u00e4t von Programmen und Abl\u00e4ufen der Beh\u00f6rde bewertet und Vorw\u00fcrfe von Betrug, Verschwendung und Missbrauch untersucht, ein zweist\u00fcndiges virtuelles Workshop-Format, um seine Schulungs- und Kooperationsziele zu erreichen. Dieses Format, das von den Teilnehmern mit Begeisterung angenommen wurde, kann f\u00fcr Oberste Rechnungskontrollbeh\u00f6rden (ORKB) von Interesse sein, die nach M\u00f6glichkeiten suchen, ihre Widerstandsf\u00e4higkeit zu verbessern und die Kontinuit\u00e4t ihrer T\u00e4tigkeit in einem virtuellen Arbeitsumfeld zu gew\u00e4hrleisten.<\/p>\n\n\n\n

Fr\u00fcher Input von Teilnehmern<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

USAID OIG unternahm eine Reihe von Schritten, die zu diesem erfolgreichen Ansatz f\u00fchrten. Zun\u00e4chst suchte das USAID OIG schnell nach M\u00f6glichkeiten, mit dem Center for Audit Excellence (CAE) des U.S. Government Accountability Office (GAO) zusammenzuarbeiten, um seine Schulungsaktivit\u00e4ten von pers\u00f6nlichen Methoden auf die virtuelle Umgebung zu \u00fcbertragen. Zweitens nutzte die Organisation ihre Schulungsaktivit\u00e4ten, um Mitarbeitern aus verschiedenen Pr\u00fcfungsteams die M\u00f6glichkeit zur Zusammenarbeit zu geben. Drittens wurden die R\u00fcckmeldungen der Teilnehmer sorgf\u00e4ltig ber\u00fccksichtigt, um die Ausbildung kontinuierlich zu verbessern.<\/p>\n\n\n\n

Schon fr\u00fch wurde klar, dass die ganzt\u00e4gige Schulung, die \u00fcblicherweise stattfindet, wenn Reisen im Spiel sind, nicht das beste Modell f\u00fcr virtuelle Aktivit\u00e4ten ist. Auf der Grundlage von Umfragen unter den Teilnehmern der ersten Sitzungen kamen die Mitarbeiter des USAID OIG zu dem Schluss, dass die zweist\u00fcndigen virtuellen Sitzungen ausreichend Zeit boten, um das Thema zu vertiefen, und gleichzeitig nicht so lange dauerten, dass sie den Zeitplan st\u00f6rten oder die Teilnehmer \u00fcberm\u00e4\u00dfig belasteten.<\/p>\n\n\n\n

Ein zweiter \u00fcbereinstimmender Kommentar in den ersten Sitzungen war, dass die Teilnehmer die Zusammenarbeit und den Kontakt mit ihren Kollegen in den Kleingruppen\u00fcbungen sehr genossen. Dementsprechend \u00e4nderten die Workshop-Entwickler das Format und legten mehr Wert auf Gruppendiskussionen und \u00dcbungen in den Gruppenr\u00e4umen. Die Entwickler lernten auch, dass die Workshops relativ klein bleiben m\u00fcssen (10 bis 12 Teilnehmer), damit jeder die M\u00f6glichkeit hat, sich aktiv zu beteiligen.<\/p>\n\n\n\n

Die virtuellen Workshops erm\u00f6glichen verschiedene Arten der Vernetzung und Zusammenarbeit, je nach Teilnehmerkreis. Einige Workshops richten sich an neue Mitarbeiter und bieten ihnen die M\u00f6glichkeit, sich mit anderen aus ihrer Gruppe auszutauschen, auch wenn sie noch nie einen Fu\u00df in das B\u00fcro gesetzt haben. Einige Workshops richten sich an erfahrenere Mitarbeiter auf demselben Niveau, so dass sie gemeinsam an der L\u00f6sung gemeinsamer Probleme arbeiten k\u00f6nnen. Andere Workshops stehen allen Teilnehmern offen, so dass eine Art virtuelles “Water Cooler” entsteht, in dem Mitarbeiter mit unterschiedlichem Erfahrungsstand zusammenkommen k\u00f6nnen. Und im Gegensatz zu pers\u00f6nlichen Schulungen kann das virtuelle Format Mitarbeiter an verschiedenen Standorten und sogar in verschiedenen Zeitzonen zusammenbringen, was in Krisenzeiten besonders wichtig sein kann.<\/p>\n\n\n\n

Dieses Modell entspricht nicht nur den Anforderungen der Vernetzung, sondern auch denen des Lernens, denn in der sozialwissenschaftlichen Literatur gibt es zahlreiche Belege daf\u00fcr, dass die Lernenden Wissen durch aktives Abrufen besser behalten als durch passives Wiederholen oder Zuh\u00f6ren. Die Workshops f\u00f6rdern das aktive Erinnern sowohl w\u00e4hrend der Pr\u00e4sentation als auch in den Nebenr\u00e4umen.<\/p>\n\n\n\n

Ein diskussionsintensives Workshop-Format<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

Im Laufe der Zeit hat sich das Format des Workshops zu einer Standardvorlage entwickelt, die mehrere p\u00e4dagogische Techniken umfasst und ausreichend Zeit f\u00fcr Diskussionen und Interaktion bietet (siehe Abbildung unten). Die erste Stunde besteht aus Pr\u00e4sentationen und Diskussionen unter der Leitung des Dozenten. In der zweiten Stunde werden die Teilnehmer in Gruppenr\u00e4ume aufgeteilt, wo sie an einer \u00dcbung arbeiten, die ihnen die M\u00f6glichkeit gibt, das in der ersten Stunde Gelernte anzuwenden. Die verbleibende Zeit ist einem Briefing durch jede Gruppe und der Diskussion der Ergebnisse gewidmet.<\/p>\n\n\n\n

\"Abbildung:<\/a><\/figure>\n\n\n\n

In einer k\u00fcrzlich durchgef\u00fchrten Workshop-Reihe zu Methoden der Evidenzerhebung wurden beispielsweise auf den ersten Folien die Pr\u00fcfungsbedingungen behandelt, unter denen bestimmte Methoden wie Umfragen, halbstrukturierte Interviews und Datenerhebungsinstrumente am besten geeignet sind. W\u00e4hrend der Diskussion in der Klasse untersuchten die Teilnehmer die Vor- und Nachteile der drei Methoden in verschiedenen realen Szenarien. Im weiteren Verlauf der ersten Stunde stellte der Dozent die wichtigsten Punkte und Schritte bei der Umsetzung der einzelnen Methoden vor.<\/p>\n\n\n\n

Die \u00dcbungen in den Gruppenr\u00e4umen unterschieden sich je nach der Methode der Beweiserhebung, die die Teilnehmer diskutieren sollten:<\/p>\n\n\n\n

    \n
  • Erhebungen.<\/strong><\/em> Die Gruppen pr\u00fcften eine Zusammenfassung einer vorgeschlagenen Umfrage unter den Mitgliedern des Beratenden Ausschusses und er\u00f6rterten Fragen zum erwarteten Schwierigkeitsgrad der verschiedenen Schritte, zur vorgeschlagenen Art der Verabreichung, zu den Methoden der Vortests und zu den zu erwartenden Risiken.<\/li>\n\n\n\n
  • Halbstrukturierte Interviews und Datenerfassungsinstrumente.<\/strong><\/em> Die Gruppen er\u00f6rterten, wie diese Methoden f\u00fcr bestimmte Arten der Aufsicht eingesetzt werden k\u00f6nnen, und erfuhren, wie ein rigoroser Planungsprozess zu besseren Pr\u00fcfungsergebnissen f\u00fchren kann.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n

    Zentrale Herausforderungen<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

    Diese virtuellen Workshops unterscheiden sich deutlich von den typischen Pr\u00e4senzschulungen. Eine davon ist, dass die f\u00fcr die Diskussion vorgesehene Zeit (in der Abbildung gr\u00fcn dargestellt) mehr als 50 Prozent der Gesamtdauer ausmacht, was darauf hindeutet, dass die Besch\u00e4ftigung der Teilnehmer mit dem Material wichtiger ist als die Menge des auf den Folien behandelten Materials.<\/p>\n\n\n\n

    Diese Struktur stellt die Entwickler und Ausbilder der Workshops vor mehrere gro\u00dfe Herausforderungen. Der vielleicht wichtigste Punkt ist die Notwendigkeit, die Menge des in den Folien behandelten Materials unerbittlich zu begrenzen. Andernfalls werden die \u00dcbungen in den Gruppenr\u00e4umen und die Gruppendiskussionen \u00fcbereilt und weniger effektiv sein.<\/p>\n\n\n\n

    Eine weitere Herausforderung besteht darin, dass es Zeit und \u00dcbung braucht, um sinnvolle \u00dcbungen zu erstellen, die in der zur Verf\u00fcgung stehenden Zeit durchgef\u00fchrt werden k\u00f6nnen und die Gruppen dennoch dazu anregen, sich mit der Komplexit\u00e4t des Themas auseinanderzusetzen. Die Entwickler haben festgestellt, dass Vorabtests unerl\u00e4sslich sind, um dieses Gleichgewicht in den \u00dcbungen herzustellen.<\/p>\n\n\n\n

    Schlie\u00dflich m\u00fcssen die Ausbilder in der Lage sein, den Unterricht in der virtuellen Umgebung zu leiten, da in diesem Workshop-Format keine Zeit verloren geht. Ziel ist es, dass die Technik in den Hintergrund tritt und die Teilnehmer sich auf den Stoff und die Zusammenarbeit mit den Kollegen konzentrieren k\u00f6nnen.<\/p>\n\n\n\n

    Schlussfolgerung<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

    Die Pandemie hat zu schwerwiegenden St\u00f6rungen in der Arbeitswelt gef\u00fchrt, aber effektive Organisationen finden Wege, sich anzupassen und sich angesichts einer Krise sogar zu verbessern. USAID OIG hat genau das getan, indem es sein Engagement f\u00fcr die Ausbildung beibehalten, mit CAE zusammengearbeitet und auf die Vorschl\u00e4ge der Mitarbeiter geh\u00f6rt hat. Das Ergebnis ist ein Workshop-Format, das auch nach dem Ende der Pandemie eine Schl\u00fcsselrolle in der beruflichen Entwicklung der Organisation spielen wird.<\/p>\n\n\n\n

    Hinweis: Die in diesem Artikel ge\u00e4u\u00dferten Ansichten spiegeln nicht unbedingt die Ansichten von USAID, USAID OIG oder der Regierung der Vereinigten Staaten wider.<\/em><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

    Zu den vielen einschneidenden Ver\u00e4nderungen, die die COVID-19-Krise mit sich gebracht hat, geh\u00f6rt auch der pl\u00f6tzliche \u00dcbergang zu einem virtuellen Arbeitsumfeld. Zu Beginn der Pandemie hatten einige Rechnungsh\u00f6fe bereits erhebliche Fortschritte bei der Erm\u00f6glichung von Fernarbeit gemacht, w\u00e4hrend andere ihre Arbeit haupts\u00e4chlich pers\u00f6nlich durchf\u00fchrten, sei es, um eine Kultur der Zusammenarbeit zu schaffen, einen sicheren Umgang mit sensiblen Dokumenten zu gew\u00e4hrleisten, oder aufgrund einer begrenzten informationstechnischen Infrastruktur oder aus anderen Gr\u00fcnden. 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