التدقيق في الوقت الحقيقي: أداة لتعزيز الحوكمة الرشيدة والمساءلة عن الأموال العامة

من إعداد: فيليب ر. هير، دكتوراه، مستشار أول، مركز التميز في التدقيق

لمحة عامة

يمكن لعمليات التدقيق في الوقت الحقيقي أن تكمّل وتضيف إلى نطاق العمل الذي تتولّاه جهات التدقيق الوطنية وعلى صعيد الدول والمحلية، مما يوفّر مرئيات في الوقت المناسب ويعزِّز الرقابة وصنع القرار. وكما تبيّن في المناقشة الأخيرة التي أجرتها مجلة الإنتوساي بشأن الاستجابات لجائحة كوفيد-19، ساعدت عمليات التدقيق في الوقت الحقيقي في تتبُّع العقود والتمويل والخدمات. وعلى خلفية الجائحة، بالإضافة إلى تتبُّع التدخلات الحكومية بعد الأزمات المالية والاستجابة لجهود التعافي من الكوارث الطبيعية، تقدم تجربة التدقيق في الوقت الحقيقي دروساً مستفادة بشأن الطريقة التي يمكن بها للأجهزة العليا للرقابة المالية والمحاسبة المساهمة في الحوكمة الرشيدة والمساءلة عن الأموال العامة.

يتعيّن على جميع الجهات أن تتكيّف بصورة دورية لكي تبقى ضمن سياق عملها، ولا تشكِّل مكاتب التدقيق استثناءً. وتتمتّع هذه الأخيرة بموقع فريد يسمح لها بتقديم معلومات معمّقة عن الإنفاق الحكومي ونتائج المشاريع. وعلى هذا فهي تستفيد من ثقة العموم في تقديم تقارير موضوعية وقائمة على الوقائع. ومع ذلك، يتعيّن عليها أيضاً أن تعيد اختراع نفسها دورياً مع تقدم التكنولوجيا والبرمجيات، والسماح باستخراج البيانات من المعلومات المتاحة على نحو متزايد بشأن نتائج البرامج. وعلى نحو مماثل، فإنَّ المكاسب من توظيف الذكاء الاصطناعي بعناية تتيح احتمالات أخرى. وتعني هذه التطورات أيضاً أنَّ صنّاع السياسات والعموم قد يتلهّفون إلى الحصول على نتائج التدقيق.

وتتنافس جهات التدقيق أيضاً على المواهب. ويمكن أن تساعد فرصة العمل على تحديات الوقت الحقيقي التي يمكن أن يكون لها تأثير مباشر أكثر على عمليات البرنامج في تعيين أعضاء الفريق والاحتفاظ بهم.

خصائص عمليات التدقيق في الوقت الحقيقي

لا تنظر عمليات التدقيق في الوقت الحقيقي إلى السّنوات السّابقة إلا لتوفير السّياق والخلفية، وكما يوحي المصطلح، فإنّها توفِّر الإشراف النّشط على البرامج الجارية. ويمكن أن يشجِّع هذا على إجراء التصحيحات أثناء تنفيذ برامج الطوارئ أو المرئيات قبل بدء البرامج. ويمكن أن تركّز عمليات التدقيق في الوقت الحقيقي على الأمور المالية أو الامتثال أو الأداء أو مزيج من هذه الأمور الثلاثة. وتركّز بعض مكاتب التدقيق على مراحل مختلفة من دورة صلاحية المشروع أو البرنامج، كما هو موضح أدناه، اعتماداً على التحديات الفريدة التي تواجهها كل جهة خاضعة للتدقيق. وعلى هذا النحو، قد تستغرق عمليات التدقيق في الوقت الحقيقي ثلاثة إلى ستة أشهر أو قد تنظر مكاتب التدقيق إلى التقُّدم المُحرز والتحديات التي تواجهها بشكل دوري على مدى سنوات عديدة.

عمليات التدقيق ما قبل الترسية 

• مراجعة أهلية المستفيد قبل اتّخاذ القرارات بشأن العقود.
• تحديد ما إذا كانت قرارات الترسية تتوافق مع المعايير وممارسات المشتريات المعمول بها.

مراجعات البرامج الجديدة أو الجارية

• يجب مراقبة المخرجات والنتائج والبيانات عند تنفيذ الجهات الخاضعة للتدقيق للمهام لتقييم التقدم على أساس الجداول الزمنية والمعايير والميزانيات.
• كما يجب القيام بزيارات ميدانية لتوثيق تقديم الخدمات كما تنصّ العقود.
  • يجب مثلاً تقييم ما إذا كان يتمّ التعامل مع الإمدادات مثل اللقاحات وتخزينها وحمايتها بشكل صحيح. ويمكن استكمال هذا الأمر بمراجعة العقود والفواتير والمخزون المتاح.
• يجب تشكيل فرقاء ترصد دراسات الحالة وتخطّطها وتتولّاها، وإجراء تحليلات بشأن الاتجاهات، والاجتماع مع المسؤولين للتحقّق من المعلومات في الوقت الحقيقي.

مزايا التدقيق في الوقت الحقيقي ومساهماته في الحوكمة الرشيدة

يمكن أن تكون عمليات التدقيق في الوقت الحقيقي مفيدة للغاية عند حدوث الأزمات أو عندما تكون المعلومات في الوقت المناسب مطلوبة لحماية الإمدادات والأصول التي تشتريها الحكومة، ومراقبة تقديم خدمات الصحة العامة، وتتبُّع جهود التعافي من الكوارث وإعادة البناء في أعقاب الأعاصير والزلازل والكوارث الطبيعية، ورصد جهود الاستقرار المالي، وإجراء المزيد من عمليات التدقيق الروتينية للبرامج القائمة التي تعتبر عرضة لخطر الهدر والاحتيال وإساءة الاستخدام، ومراجعة البرامج الرفيعة المستوى المنشأة حديثاً لتحديد ما إذا كان قد تمّ وضع ضمانات مالية وإدارية مناسبة. ويمكن لإعداد التقارير عن عمليات التدقيق في الوقت الحقيقي تحديد المشكلات وتصحيحها بسرعة وتحديد الفرص لإيجاد ضمانات إضافية، حسب الاقتضاء.

ونفّذ مكتب المساءلة الحكومية الأمريكي مجموعة متنوّعة من عمليات التدقيق في الوقت الحقيقي، مستفيداً من الخبرات لضمان الكفاءة والفعالية في مختلف القطاعات. على سبيل المثال، أثناء الأزمة المالية في عامي 2008 و2009، رصدت فرقاء المكتب بنشاط جهود قانون التعافي¹ وأعدّت التقارير بشأنها كل 60 يوماً، فشكّلت فرقاء متعدّدة الوظائف لتتبُّع الإنفاق والنتائج في 16 ولاية، وجمعت البيانات من العديد من الوكالات الفيدرالية وعلى صعيد الولايات بشأن النتائج الأوسع نطاقاً. وفي الآونة الأخيرة، تتبّع المكتب الاستجابة الفيدرالية لجائحة كوفيد-19 المموّلة من قانون المعونة والإغاثة والأمن الاقتصادي لفيروس كورونا، بالتنسيق مع الأجهزة العليا للرقابة المالية والمحاسبة ومكاتب التدقيق المحلية الأخرى.

تتميّز عمليات التدقيق في الوقت الحقيقي التي يجريها مكتب المساءلة الحكومي بحسن توقيتها وتشكيل فرقاء متعدّدة الوظائف. وتستفيد هذه الفرقاء من الخبرات في مجالات مثل الإسكان والنقل، فضلاً عن الدعم الفني من المهندسين والمحامين وخبراء المنهجيات. ويضمن هذا النهج أن تكون عمليات التدقيق شاملة وتوفّر مرئيات قيّمة. ويقدِّم الجدول التالي بعض الأمثلة عن فوائد التدقيق في الوقت الحقيقي.

تعزيز صنع القرار	دعم الجهات الخاضعة للتدقيق والهيئات الرقابية في اتّخاذ قرارات مدروسة بسرعة، وتحسين الاستجابة الشاملة للقضايا الناشئة والكشف المبكر عن الأخطاء أو مشكلات الامتثال. يمكن أن يساعد تحديد الأخطاء أيضاً في منع المشكلات الثانوية من التفاقم إلى مشكلات أخطر.
تحسينات الكفاءة	تحديد أوجه القصور لدى الجهات الخاضعة للتدقيق بسرعة أكبر وتبسيط العمليات لتحسين الإنتاجية والرقابة.
تحسين الامتثال	المساعدة على ضمان التزام الجهات الخاضعة للتدقيق بالإرشادات ذات الصلة.
وفورات التكلفة	من شأن الكشف المبكر عن الأخطاء وأوجه القصور أن يحدَّ من إعادة العمل، ويقلّل من الهدر، ويؤدّي إلى توفير التكاليف وتخصيص الموارد بشكل أفضل.
شفافيّة أكبر	إبداء وجهات نظر في الوقت المناسب للعمليات وتعزيز ثقافة المساءلة.

نُهُج التدقيق في الوقت الحقيقي

في إمكان الأجهزة العليا للرقابة المالية والمحاسبة إتمام عمليات تدقيق في الوقت الحقيقي على النظم والمشكلات والنتائج. وكما هو موضح في أدلة وتوجيهات الإنتوساي الإرشادية² ، يمكن اتّباع هذه الأساليب من منظور تنازلي أو تصاعدي، اعتماداً على الأهداف والنطاق.

• النهج المستند للنظم لا يركّز في المقام الأول على السياسة أو الأهداف، بل على نظم الإدارة الحسنة الأداء كشرط لوضع سياسات تتّسم بالفعاليّة والكفاءة. (دليل الإنتوساي الإرشادي رقم 3910، البند 54).
• النهج المستند إلى المشكلات يتحقّق من المشكلات المعلنة ويحلّل الأسباب. (دليل الإنتوساي الإرشادي رقم 3910، البند 52).
• النهج القائم على النتائج يدرس الأداء الفعلي والنتائج والمخرجات ويربطها بمعايير تستند إلى أهداف السياسات وغاياتها. وغالباً ما تركّز الخلاصات على الانحراف عن المعايير وتهدف التوصيات إلى القضاء على مثل هذه الانحرافات. (دليل الإنتوساي الإرشادي رقم 3910، البند 51).

تركيز عمليات التدقيق في الوقت الحقيقي على عمليات البرنامج

عند إتمام عمليات التدقيق في الوقت الحقيقي، يتعيّن على المدققين أن يضعوا في اعتبارهم مختلف المخاطر التشغيلية، مثل سوء الإدارة المالية، والاحتيال، وممارسات الشراء الرديئة، وأحكام العقود الغامضة، وأوجه القصور في الضوابط الداخلية. ومن الضروري أيضاً اتّباع نهج عادل ومتوازن، والانفتاح على المعلومات التي تؤكّد التزام الجهات الخاضعة للتدقيق بالقوانين واللوائح التنظيمية، وتحقيق أهداف الأداء، وإيجاد طرق مبتكرة لتقديم الخدمات.

المخاطر والتحديات التي قد تواجهها الأجهزة العليا للرقابة المالية والمحاسبة 

يمكن أن تفرض عمليات التدقيق في الوقت الحقيقي العديد من التحديات، بما في ذلك المشكلات المتعلّقة بالوصول في أعقاب الكوارث الطبيعية أو حالات الطوارئ المتعلّقة بالصحة، وتدنّي جودة البيانات وإدارة المعلومات، ومخاوف الخصوصيّة، واحتمالات اتّخاذ قرارات متسرّعة. ويجب أن يكون المدققون على استعداد لمواجهة هذه التحديات وضمان جمع البيانات بشكل دقيق وكامل وتحليلها.

إدارة عمليات التدقيق في الوقت الحقيقي وإتمامها

تعدُّ الإدارة والتواصل الفعّالان من الأمور الحاسمة لإتمام عمليات التدقيق وإدارتها في الوقت الحقيقي. ويمكن أن يساهم تعيين التواريخ الرئيسية وعمليات تسجيل الوصول المنتظمة وتتبُّع التقدم نحو خطط المشاريع في ضمان إعداد تقارير دقيقة وفي الوقت المناسب.

استراتيجيات التدقيق في الوقت الحقيقي

في إمكان الأجهزة العليا للرقابة المالية والمحاسبة تحسين استراتيجياتها الخاصة بالتدقيق باستخدام أدوات جمع البيانات، وأساليب التدقيق المختلطة، ودراسات الحالة المعمّقة. وتوفر هذه الأدوات مرئيات قيّمة بشأن عمليات البرنامج وتساعد في تحديد مجالات التحسين بالإضافة إلى نجاحات البرنامج. ومن الأهميّة بمكان أيضاً مراعاة أخذ العينات وفهم إمكان التعميم على مروحة المستفيدين من البرنامج. وعلى نحو مماثل، يمكن استخدام بيانات السلاسل الزمنية لتحليل الأنماط، وتحديد الاتجاهات، وإبلاغ التوقّعات بشأن النتائج المستقبلية المحتملة، فضلاً عن أي تغييرات يمكن التوصية بها.

إدارة البيانات

يعدُّ تحديد أولويات جودة البيانات، والتركيز على مؤشرات الأداء الرئيسية، وضمان أمن البيانات وخصوصيتها، من الأمور الأساسية لإدارة المعلومات في عمليات التدقيق في الوقت الحقيقي. ويمكن أن تساعد المراجعة المنتظمة للمقاييس والمؤشرات وحدود الأهمية النسبية للأداء وتعديلها في استهداف موارد التدقيق النادرة. ويمكن أن يستخدم المدققون لوحات معلومات البيانات لإدارة المعلومات وتحديد المجالات التي يتمّ فيها إحراز تقدم والمجالات التي تأخّر فيها الأداء. وقد تتمكّن تحليلات البيانات والذكاء الاصطناعي من توفير مرئيات إضافية للموارد المستهدفة.

الأشياء التي يجب مراعاتها عند إتمام عمليات التدقيق في الوقت الحقيقي

يمكن أن يشكّل التحميل الزائد للبيانات تحدياً لفريق التدقيق. وقد يولّد التدقيق في الوقت الحقيقي كمية كبيرة من المعلومات، مما يؤدّي إلى إرباك الفرقاء إذا لم تتمّ إدارتها بشكل صحيح. وتتطلّب تصفية المرئيات ذات الصلة من الفوضى أهدافاً واضحة وممارسات قوية لإدارة البيانات. ويجب أيضاً إدارة المخاوف المتعلّقة بالخصوصية والأمن لأنَّ الرصد المستمر قد يثير مشكلات غير متوقعة. على سبيل المثال، يتعيّن على المدققين حماية معلومات المستفيدين وأماكن المواقع الحسّاسة، مثل أماكن تخزين الإمدادات المكلفة، وتوخّي الحذر بشأن إمكان إيجاد شعور بأنَّ الجهات الخاضعة للتدقيق تمتثل لإدارة دقيقة.

وتعتبر مقاومة الجهات الخاضعة للتدقيق حقيقيّة، وقد يواجه الذين ينفّذون عمليات التدقيق في الوقت الحقيقي مقاومة. كما يجب أن يكون المدققون على دراية بتأثير هوثورن الذي يشير باختصار إلى احتمال أن يغيّر الأشخاص سلوكهم أو أداءهم لأنّهم يدركون أنهم يخضعون للتدقيق.

ويمكن أن تكون زيادة تعقيد التدقيق أيضاً مصدر قلق محتمل. وقد تكون عمليات التدقيق في الوقت الحقيقي معقّدة في المواقف السّريعة التطور، مما قد يؤثّر في عملية جمع البيانات الجارية. ويمكن أن تحدث أيضاً إيجابيات أو سلبيات كاذبة. وهناك أيضاً خطر قيام الفرقاء بسرعة بتشكيل أحكام سلبية استناداً إلى تفاعل محدود مع الجهات الخاضعة للتدقيق أو مراجعة البيانات بسرعة كبيرة والتوصّل إلى استنتاجات خاطئة، مما يؤدّي إلى اتّخاذ قرارات متسرّعة محتملة.

وكما هي الحال مع أي عملية تدقيق، فإنَّ البيانات الدقيقة والكاملة – حجر الأساس للمهنة – بالغة الأهمية. وقد تؤدّي أي عيوب في جمع البيانات وتحليلها إلى تقييمات غير صحيحة أو استنتاجات خاطئة.

العمل مع الجهات الخاضعة للتدقيق

يجب التعامل مع الجهات الخاضعة للتدقيق لتحديد التوقّعات بشأن كيفية اختلاف التدقيق في الوقت الحقيقي عن العمل التقليدي. ومن الأهميّة بمكان الحفاظ على الشفافيّة وتعزيز الثّقة للنجاح في هذا النوع من التدقيق. ومن شأن تحديد توقّعات واضحة لكيفية اختلاف عمليات التدقيق في الوقت الحقيقي عن العمل الروتيني، وشرح احتياجات البيانات، ووضع القواعد الأساسيّة لضرورة إجراء العمل الميداني في الوقت المناسب، أن يساعد في ضمان التعاون وجمع البيانات بدقّة.

إعداد التقارير عن عمليات التدقيق في الوقت الحقيقي

تسمح التوصيات التي تأتي في الوقت المناسب، والتي ربما تمثّل الفائدة الرئيسية لعمليات التدقيق في الوقت الحقيقي، بتحديد المشكلات وتصحيحها عند ظهورها. ويسمح إعداد التقارير عن النتائج والتوصيات والمشاركة مع السلطات الرقابية أو تقديم الحقائق لإثراء النقاش العام بأن يكون لأعمال التدقيق في الوقت الحقيقي تأثير، مما يؤدّي إلى زيادة وضوح النتائج والتوصيات.

وستختلف الأطر الزمنية لإعداد التقارير بناءً على طبيعة التدقيق ونطاقه. ويمكن أن تؤثّر عوامل مثل حجم المشكلات المحدّدة، وضرورة اتّخاذ إجراءات فورية، ومدى توفّر موظّفي التدقيق على عملية إعداد التقارير. وقد تفضّل بعض مكاتب التدقيق إرسال خطابات إدارة دورية بينما تصدر مكاتب أخرى تقارير كاملة وتتلقّى ملاحظات الجهات الخاضعة للتدقيق.  ويمكن أن يساهم استخدام نبرة إيجابية مع الجهات الخاضعة للتدقيق وتحديد أفضل الممارسات في تحسين العلاقة ويؤدّي إلى تنفيذ التوصيات بشكل أفضل.

الخلاصة

تتيح عمليات التدقيق في الوقت الحقيقي العديد من الفوائد، بما في ذلك تعزيز عملية صنع القرار، وتحسين الامتثال، وتوفير التكاليف، وزيادة الشفافيّة. ومن خلال الاستفادة من نقاط القوة ومواجهة التحديات، تستطيع الأجهزة العليا للرقابة المالية والمحاسبة إتمام عمليات تدقيق فعّالة في الوقت الحقيقي تساهم في تحسين الحوكمة ومساءلة القطاع العام.

---

الحواشي

1.  يشير قانون التعافي إلى  قانون التعافي وإعادة الاستثمار الأمريكي لعام 2009. كان قانوناً فيدرالياً جرى اعتماده في الولايات المتحدة ردّاً على الركود الكبير بهدف تحفيز النشاط الاقتصادي، وإيجاد فرص العمل أو إنقاذها، والاستثمار في مشاريع لتحفيز النمو الطويل الأجل. ↩︎
2.  دليل الإنتوساي الإرشادي رقم 3910، مفاهيم أساسية لرقابة الأداء، 2019. تمَّ التنزيل في 25 أبريل/نيسان 2025 على https://www.issai.org/wp-content/uploads/2019/08/GUID-3910-Central-Concepts-for-Performance-Auditing.pdf.  ↩︎